Süreç Haritalama

Süreç haritalama sayesinde, hem yeni hem de mevcut iş süreçlerine netlik kazandırılır ve iş süreçleri düzene sokulur. Süreç haritalamanın önemli olmasını sağlayan ana nedenlerden bazılarına bakalım

İş süreçlerinizi standartlaştırmak için süreç haritası kullanın. Gereksiz noktaları çıkarın ve başından sonuna kadar sürecin tamamını basitleştirin.

İşletme genelinde hizalama sağlamak için süreç haritasını dahili ekip üyeleriniz ve harici paydaşlarınız ile paylaşın.

Proje süreçlerinizin çerçevesini net bir şekilde çizerek kişileri daha iyi iletişim kurmaya teşvik edin. Sürece kimlerin dahil olduğunu, her birinin sorumluluklarını ve soruları olduğunda kime başvurmaları gerektiğini herkese gösterin. Bu da özellikle diğer departmanlardan gelen ekip üyelerini iyi tanınmadığı çapraz fonksiyonel ekiplerde faydalıdır.

İşletme genelinde iş akışlarını standartlaştırabilmek için iş süreçlerinizi belgeleyin. İş sürecinin nasıl ilerlediğini analiz etmek ve gerekirse değişiklikler yapmak için iş haritasına daha sonra geri dönün.

Süreç haritasıyla yaklaşan projeleri daha iyi planlayın ve organize edin. Projeyi başarıyla gerçekleştirmek için ihtiyacınız olan bilgilere ve kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olabilmek için iş süreçlerinizin tüm aşamalarını görselleştirin.

Standartlaştırılmış süreç haritası sembolleri, süreç haritası oluşturmak için standartlaştırılmış bir format olan Birleştirilmiş Modelleme Dilinden (UML) alınmıştır. Etkili bir biçimde süreç haritası tasarlamak için bu sembolleri ve neyi temsil ettiklerini anlamanız gerekir. Bilmeniz gereken en yaygın kullanılan sembollerden bazıları aşağıdadır:

Sürecin ilerlemesi için tamamlanması gereken bir eylem, görev veya işlem

Sürecin herhangi bir noktasındaki bekleme dönemi veya gecikme

Daha büyük bir sürecin parçası olan bir görev ile ilişkili eylemler

Süreçte diğer bir adımın koşullarını hazırlayan başlangıç adımı

Süreç haritasının yönünü gösterir

Sürecinizin giriş ve çıkış noktaları

Bir karar alınması gerektiğini gösterir. Buradan kutudan çıkan okların üzerinde genellikle şu etiketler bulunur: doğru, yanlış, evet veya hayır

Sürece giren veya süreçten çıkan bilgiler veya nesneler

Bir belge üretilmesiyle sonuçlanan adım

Süreçte verilerin saklandığı adım

Standart bir yapıda saklanan bir veri seçkisi

Farklı süreç haritası örneklerini ve işletmelerin bunları nasıl kullandığıyla ilgili bilgileri aşağıda bulabilirsiniz.

İş analistleri ve teknik geliştiriciler, iş süreçlerinin kapsamlı bir çerçevesini çizmek için BPMN şemalarını kullanır. Amaç, işletmenizde kullandığınız süreçleri herkesin anlamasını sağlamaktır. Böylece, bu şema organizasyon genelinde iletişimi standartlaştırır ve üretkenliği artırır.

Kulvar şeması bir sürecin farklı parçalarından kimlerin sorumlu olduğunu gösteren bir süreç akış şemasıdır. Şema ayrı şeritlere (veya kulvarlara) bölünmüştür ve her kulvar farklı bir ekibi veya departmanı temsil eder. Her kulvardaki biçimler eylemleri gösterir ve oklar da her bir eylem tamamlandığında sürecin nasıl ilerleyeceğini gösterir.

Değer zinciri şeması (aynı zamanda değer zinciri analizi veya değer zinciri haritası olarak da adlandırılır) ekiplerin iş etkinliklerini analiz etmesine olanak tanır. Amaç mevcut süreçlerinizi geliştirerek nasıl rekabet avantajı kazanabileceğinizi görmektir. Bağlantılı kutular, sürecin daha hızlı anlaşılabilmesini sağlamak için basitleştirilmiş bir versiyonunu temsil eder. Bu temel bakış açısıyla, şirketinizin müşteri değerini iyileştirmek için atacağı adımları görselleştirebilirsiniz.

Süreç haritaları genellikle karmaşık süreçleri aşamalarına ayırır, ancak süreç haritası oluşturmak karmaşık olmak zorunda değildir. Kendiniz ve ekibiniz için kolayca başarılı bir süreç haritası oluşturmak için şu basit adımları takip edin.

Süreç haritası şablonu kullanarak birkaç tıklamayla işe koyulup süreçlerinizi çizmeye başlayabilirsiniz. Sizin iş sürecinizi yansıtan bir süreç haritası oluşturmak için mevcut tasarımı özelleştirin. Yeni sütunlar, yapışkan notlar veya biçimler, yani doğru bir süreç haritası oluşturmanız gereken her şeyi ekleyin

Şimdi de sırada sürecin ne türde olduğunu belirlemek var. Bir satış sürecinin mi haritasını çıkarıyorsunuz? Yoksa şirket içi bir sürecin mi? Ya da müşteri yolculuğu? Bu sorunun yanıtı süreç haritasının temelini oluşturur, bu nedenle sizin ve ekibinizin geri kalanının ne elde etmek istediğinizi bilmeniz gerekir. Bir toplantı düzenlemek, ekibinizi bu konuda uyumlu hale getirmenin harika bir yoludur. Süreç hakkında konuşmak ve neden bir süreç oluşturmak veya var olan süreci iyileştirmek istediğinizi tartışmak için ekibinizi yüz yüze veya çevrimiçi olarak bir araya toplayın. Uzun ve ayrıntılı bir toplantı olmasına gerek yoktur. Herkes süreci ve sizin neden bu süreci haritalamak istediğinizi anlıyorsa doğru yoldasınız.

Sıradaki adım, süreç boyunca hangi etkinliklerin dahil edildiğine odaklanmaktır. Farklı aşamalar hakkında beyin fırtınası yapmak ve sürecin nasıl işlediğini görselleştirmek için ekibiniz ile birlikte çalışın. Çeşitli beyin fırtınası teknikleri vardır. Bunların arasından sizin ve ekibiniz için en uygun olanını bulun. Daha sonra bir oturum düzenleyin ve tüm kilit süreç adımlarını tartışın. Süreç adımlarının bu aşamada sıraya sokulması zorunlu değildir, ancak bazı ekipler için faydalı olabilir. Aşamaları doğrusal olarak haritalamak hiçbir kilit adımı atlamadığınızdan emin olmanızı sağlar. Ayrıca sürecin nerede ve ne zaman başlayıp biteceğini belirleyerek sürecin genel yapısını da tanımlayabilirsiniz.

Süreç hazır olduğunda, ilgili sembolleri atama zamanı gelir. Böylece, süreç haritasına bakan herkes farklı parçaların ne anlama geldiğini aralarındaki ilişkileri anlayabilir.

Artık süreç haritasına son şeklini verebilirsiniz. Akışı gözden geçirin, ilgili tüm adımların eklenip eklenmediğini kontrol edin ve süreci doğru temsil ettiğini doğrulayın. Süreç haritanızda gerekli her şeyin bulunduğundan emin olmak için kendinize sorabileceğiniz bazı sorular vardır: Süreç gerektiği gibi çalışıyor mu? İşlerin sorunsuz ilerlemediği konular varsa, bunu düzeltmek için planlama aşamasına geri dönün. Zorunlu olmayan herhangi bir şey var mı? Süreçlerinizin mümkün olduğunca verimli olması için zorunlu olmayan eylemleri çıkarmalısınız. Bu da sürecin başarısı için hayati olmayan parçaların kesilip atılması anlamına gelir. Ekip üyeleri süreci takip ediyor mu? Sürecin takip edilmesi kolay değilse veya ekip üyeleri herhangi bir nedenle süreci takip edemiyorsa, kurduğunuz yapı üzerinde yeniden düşünmeniz gerekebilir. Eksik adımlar var mı? Süreç haritasına baktığınızda, her şeyin yerli yerinde olduğundan emin olmak için her adımın üzerinden geçin. Herhangi bir şey eksikse, eklemenin tam zamanıdır. Bu soruları yanıtladıktan sonra, süreç haritanız mümkün olduğu kadar güncel ve doğru bir hale gelecektir.

Süreç haritanızın son halini ekibiniz ile paylaşmadan önce, başarıyı tanımlamanız gerekiyor. Bu da süreciniz ile ne elde edileceğini, buna ulaşmayı nasıl planladığınızı ve başarıyı nasıl ölçeceğinizi belirlemeniz anlamına gelir. Açıkça tanımlanmış ve ölçülebilir bir başarı tanımı için, AKILLI hedeflere bakın. AKILLI hedefler çerçevesi ekiplerin açıkça tanımlanmış, ölçülebilir ve gerçekçi hedefler oluşturmasına yardımcı olur. Bu modeli kullanarak sürecinizle neyi amaçladığınızı kesin bir şekilde çizebilirsiniz. Süreç boyunca ilerlemeyi takip etmek ve sürecin hedefine ne zaman ulaştığını görmek için bunu kullanabilirsiniz. Süreç hedefine ulaşmazsa, nelerin yanlış gittiğini gözden geçirebilir ve ilerisi için bunları düzeltebilirsiniz.

Hedefleriniz belirlendikten sonra, artık süreç haritasının son halini ilgili paydaşlar ile paylaşabilirsiniz. Bunlar ekip üyeleri, süpervizörler, tedarikçiler, müşteriler veya sürecin nasıl işlediğinden etkilenen herkes olabilir. İlgili tüm paydaşların süreç haritasını incelemesini, yorumlarını eklemesini, sorular sormasını ve doğrudan süreç haritası üzerinde geri bildirim vermesini sağlayın. Sıra önerilerini incelemeye geldiğinde süreç haritası bunu sizin için kolaylaştırır. Farklı platformlar arasında gidip gelmenize veya herkesle tek tek konuşmanıza gerek kalmaz. Bunun yerine süreç haritasına çevrimiçi olarak erişebilir ve tüm geri bildirimleri tek bir noktada görebilirsiniz. Bu notları inceledikten sonra, süreci başlatmadan önce gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.

Süreç haritaları nihai değildir. Yeni bir iş yapılandırması söz konusuysa veya müşterilerinizin sizden istedikleri tamamen değiştiyse, birtakım değişiklikler kaçınılmaz olarak karşınıza çıkacaktır. Süreçlerinizin değişen iş ortamının ihtiyaçlarını adapte olması gerekecektir. Bu da süreç haritanızı sürekli iyileştirme için gözden geçireceğiniz ve güncel kalmasını sağlamak için ilgili değişiklikleri yapacağınız anlamına gelir.