Organizasyon şemaları

Farklı yapı ve biçimlerde organizasyon şemaları vardır. En çok kullanılanlarından bazılarını aşağıda bulabilirsiniz.

Önce, organizasyon şeması ile organizasyon yapısı arasındaki farkı netleştirelim. Organizasyon şeması kişiler bazında oluşturulurken, organizasyon yapısı ise görev bazlıdır. Organizasyon yapıları, şirketteki her rolün sorumluluk, hesap verme ve yetkisini genel hatlarıyla gösterir. Organizasyon şemalarından farklı olarak, bu yapılar sıklıkla değişiklik göstermez. Organizasyon yapıları, işletmenin genel görev ve vizyonuna dayandığı için düzenli değişiklikler nadiren olur. İşletmenize en uygun organizasyonu bulma konusunda göz önünde bulundurulabilecek iki temel tür vardır: mekanik ve organik. Mekanik yapılar hiyerarşik ve yukarıdan aşağıya yapılıdır (göreve göre yukarıdan aşağıya şema gibi). Bir mekanik yapıdaki departmanlar genellikle, çalışan sorumluluklarının ve faaliyet alanlarının net tanımlandığı bir dizi kesin kurala uyar. Organik yapılar ise daha iş birliğine dayalı, daha esnek bir sistemi temsil eder (düz şema gibi). Organik yapılarda görevler arası çalışmalar daha fazladır, kontrol tabana daha fazla yayılır ve merkezi kontrol daha azdır. En iyi organizasyon yapısı, işletme olarak nasıl çalışmak istediğinize bağlıdır. Çalışanlar için esneklik ve daha fazla özerklik istiyorsanız, en uygunu organik yapıdır. Bir hiyerarşi içinde kesin tanımlı rol ve sorumlulukları tercih ediyorsanız mekanik yapı daha iyi bir seçenek olacaktır.

Bir organizasyon şeması oluşturmanın işletmenize yardımcı olabileceği bazı durumlar burada verilmektedir.

Her bir ekip üyesinin şirket hiyerarşisindeki yerini net bir şekilde tanımlayın. Herkes yapıdaki yerini ve kime bağlı olduğunu görebilir.

Farklı departmanların görevler arası iş birliğini kolaylaştırmak için nasıl birlikte çalışacağını netleştirin.

Kaynakları, ekip yapısına ve yetkinliklerine göre etkili bir şekilde dağıtın.

Bir proje ekibini veya tüm bir işletmeyi yeniden yapılandırırken, organizasyon şemaları yeni işletme yapısını planlayıp bu planı ayrıntılı olarak tanımlamanıza olanak sağlar.

İşletme büyüdükçe yeni işe alımları planlamak için bir organizasyon şeması kullanın. Yeni çalışanlara nerede gereksiniminiz olacağını ve rollerinin neler olması gerektiğini net bir şekilde belirleyin.

Organizasyon şemaları, işe uyum sürecinde yararlı olur. Yeni çalışanlara şirket yapısını, farklı departmanlardaki çalışma arkadaşlarını ve bağlı oldukları yöneticileri tanıtabilirsiniz.

İşletmelerin organizasyon şemaları kullanmalarının birçok nedeni vardır. Örnekler arasında şirket hiyerarşisini anlamak, geliştirilecek alanları saptamak, çalışanların konumlarını net anlamalarını sağlamak ve departmanlar arasında iletişimi geliştirmek sayılabilir. Sağlanan bu faydalara daha ayrıntılı bakalım.

İşletme hiyerarşinizin net bir şekilde kavranması, şirketteki herkesin yararınadır. Yönetim kadroları açısından ekiplerin nasıl birlikte çalıştıklarını ve herkesin şirket yapısındaki konumunu görselleştirmeye yardımcı olur. Çalışanlar açısından kime karşı sorumlu olduklarını ve büyük resim içindeki konumlarını gösterir. Basit bir şekilde ifade etmek gerekirse, bir organizasyon şeması, şirketlerin hedeflerine ulaşmak için etkili bir şekilde nasıl iletişim kurulacağını ve nasıl bir arada çalışılacağını daha iyi anlamalarına yardımcı olur.

Organizasyon şemasıyla, şirket yapınızdaki verimsiz noktaları saptayabilir ve nasıl iyileştirmeler yapılacağını belirleyebilirsiniz. Ekibinizin birlikte nasıl çalışacağını, yapının nerelerde güçlendirilebileceğini belirleyebilir ve bu bilgilere dayanarak gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.

Organizasyon şeması, şirkette veya projede herkesin rolünü netleştirir. İster hiyerarşik olsun, ister yatay, herkes büyük resim içindeki konumunu, ekiplerinin kime bağlı olduğunu, tavsiye ve rehberlik için kime başvurabileceklerini bilir.

Resmi ilişkileri açık ve ayrıntılı şekilde tanımlayarak, ekip üyeleri arasında daha iyi bir iletişim hattı oluşturun. Bu özellikle görevler arası çalışan, üyelerinin kime ulaşmaları gerektiğini tam olarak bilemeyebileceği ekiplere yardımcı olur. Bir organizasyon şeması kullanılıyorsa, ekip üyelerinin diğer departmanlardan kimlerle iletişim kurabileceği nettir.

Organizasyon şemaları bir işletmeye netlik ve yapı sağlarken, süreç boyunca karşılaşabileceğiniz bazı güçlükler vardır.

Yeni işe alımlar, şirket pozisyon değişiklikleri ve çalışanların değişimi nedeniyle, organizasyon şemanızın zaman içinde değişmesi kaçınılmazdır. Yani organizasyon şemalarının sürekli güncel tutulması gerekir ve bu da zaman alabilen bir şeydir. Neyse ki Miro bu süreci hızlı ve kolay hale getiriyor. Çevrimiçi şemalarımızla, şirket bilgilerinizi birkaç tıklamayla güncellersiniz ve değişiklikleriniz şirketin geri kalanı tarafından hemen görünür hale gelir.

Organizasyon şemaları ekip üyelerinin bireysel olarak birlikte nasıl çalıştıklarını veya iyi bir iş ilişkisine sahip olup olmadıklarını göstermez. Yönetim tarzını da göstermez ve tüm iletişim yöntemlerini ayrıntılı olarak vermez. Tüm bu bilgiler işletmenizin başarısı bakımından önemlidir. Bu yüzden, organizasyon şemasını oluştururken bunu göz önünde bulundurun.

Organizasyon şemaları, şirketinizin genelleştirilmiş bir temsilidir, yani çok fazla ayrıntı veremez. Bu nedenle, organizasyon şemaları, şirketinizdeki kişilerin önemi veya etkisi konusunda yanıltıcı bir resim sunabilir. Daha fazla bilgiye gereksiniminiz varsa, daha ayrıntılı bilgi veren bir organigraf (organigram) kullanabilirsiniz.

İşletmenize ilişkin iyi yapılandırılmış bir organizasyon şeması oluşturmak için bu adım adım kılavuza bakın.

Öncelikle şemayı neden oluşturduğunuzu saptayarak başlayın. Çalışanlara şirket yapısını görsel olarak sunma amaçlı dahili bir belge mi olacak? Yönetime yönelik, geliştirilmesi gereken alanları belirleme amaçlı mı? İşletmeyi nasıl büyütmeyi planladığınızı göstermek amacıyla yatırımcılara ve önemli paydaşlara gösterecek misiniz? Organizasyon şemanızın doğru bilgiler içerdiğinden ve doğru yapılandırıldığından emin olmak için amacını bilmeniz gerekir.

Organizasyon şemanızın amacını netleştirdikten sonra sıra size gereken tüm bilgileri toplamaya gelir. Bu aşamada çalışanlar, şirketteki rolleri ve sorumlulukları tanımlanır.

Şirket yapınıza en uygun organizasyon şeması biçimini seçin. Hiyerarşik bir yapı istiyorsanız, göreve göre yukarıdan aşağıya türde şema veya bölüme göre şema iyi bir seçim olabilir. Daha esnek ve daha az hiyerarşik düzey olan bir düzen istiyorsanız düz şemayı düşünün.

Organizasyon şeması oluşturmak, hele karmaşık bir şirket yapınız varsa, zorlu bir süreç olabilir. Süreci daha kolay yönetilir hale getirmek için, işletmenize uygun özellikler ve yapı sunan platformları kullandığınızdan emin olun. Örneğin Miro'ya bakın. Dijital çalışma alanımızda, ekiplerin özel organizasyon şemaları oluşturmasına olanak sağlayan özellikler bulunmaktadır. Kendi markanızı ekleyebilir, panoyu ekip üyelerinizle paylaşabilir, kendi dosya ve resimlerinizi yükleyebilirsiniz.

Platformunuz belliyse ve tüm bilgiler hazırsa, çalışanların hepsini panonuza ekleyin. Az veya çok, gerektiği kadar bilgi koyun. Örneğin bazı ekipler çalışanların iletişim bilgilerini ve fotoğraflarını eklemeyi tercih ederken, bazıları da yalnızca ad ve iş unvanlarını kullanır. Siz ve ekibiniz için en işe yarar olanı seçin. Ekip üyelerinin adları ve iş unvanları olduktan sonra, hata yapma olasılığınız yoktur.

Ekipleri gruplar halinde toplayarak şemanıza yapı eklemeye başlayın. Bunun tam olarak nasıl yapılacağı, kullandığınız yapıya göre değişir. Ekiplerinizin seçtiğiniz organizasyon şemasına göre nasıl organize edileceğini öğrenmek için "organizasyon şeması türleri" bölümümüze bakın.

Ekipler gruplandırıldıktan ve organizasyon şemanıza biraz yapı kazandırıldıktan sonra, ekipler içindeki ilişkileri belirlemek yararlıdır. Bu, herkesin ekiplerinde kimler olduğunu ve genel hiyerarşi içinde her bir kişinin bir diğeriyle ilişkisini öğrenmelerine yardımcı olacaktır. Ayrıca, departmanlar arasında görevler arası ilişkileri ve yönetim içindeki yatay ilişkileri saptama şansı da elde edilir.

Şema tamamlanınca ekibinizle veya ilgili paydaşlarla paylaşın. Şemanız hakkında geri bildirim almak isterseniz, Miro'nun çalışma alanı kullanıcıların çalışma alanınıza doğrudan yorum eklemelerine olanak sağlar. Bu sayede geri bildirimlerini hemen görebilir ve şemanızda gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz.

Belirttiğimiz gibi şirket yapıları sabit değildir. Yeni insanlar katılır, mevcut çalışanların pozisyonu değişir ve bazılarının ayrılması da kaçınılmazdır. Organizasyon şemanızı yararlı ve alakalı halde tutmak için, değişiklikler olduğunda mutlaka güncelleyin. Bir çevrimiçi organizasyon şeması kullanıyorsanız, değişiklikleri sanal olarak kolayca yapabilirsiniz ve herkes bu değişikliklerinize gerçek zamanlı olarak erişebilir.

Kendi organizasyon şemalarınıza esin kaynağı olarak birkaç organizasyon şeması örneğine bakın.

İşletme organizasyon şeması, şirket yapınızı genel hatlarıyla gösterir. Bu şema, raporlama yapınızı, farklı departmanların birbirleriyle ilişkisini ve işletmenizde kurumsal işleyişin nasıl olduğunu gösterir. İşletme organizasyon şeması, işletme yapısını değiştirmek veya mevcut yapıyı anlamak isteyen şirketler için sıklıkla kullanılır. Bu şema özellikle yeni çalışanlara şirketinizi tanıtarak ve daha büyük resmi görmelerini sağlayarak yardımcı olur.

Proje organizasyon şeması, başlayacak projenin personelini yapılandırır. Bu şema, proje yöneticilerinin her bir kişinin rolünü, proje ekibindeki herkesin hiyerarşisini ve komuta zincirini görmelerini sağlar. Ayrıca, proje yöneticilerinin sorunları görselleştirip gerekli iyileştirmeleri yapmalarına olanak sağladığı için, projenin önündeki engelleri (örneğin potansiyel kaynak eksiklikleri) belirlemek için de harika bir araçtır.

Organizasyon değişikliği haritası, geleneksel organizasyon şemasından biraz farklıdır ama yine de yararlı bir örnektir. İşletmenizi yeniden organize etmek için yapabileceğiniz farklı etkinliklerin genel bir görünümünü verir. İşletmenizi veya projenizi yeniden yapılandırmak istiyorsanız bu şema tüm ayrıntıları ele almanız için harika bir yoldur. Senaryoları görselleştirebilir, farklı paydaşları belirleyebilir ve yeni sistemin işleyişine ilişkin öngörünüzü tam olarak planlayabilirsiniz. Harita tamamlanınca, organizasyon değişikliğiniz için ideal rotanızı bulmuş olacaksınız.