Akış şemaları

Akış şeması bir süreci veya iş akışını görsel olarak açıklayan bir şema türüdür. Standartlaştırılmış akış şeması sembollerini ve tanımlarını kullanan akış şemaları görsel olarak bir sürecin farklı adımlarını ve kararlarını açıklar. Akış şemaları uzun yıllardır mühendislikten eğitime, bilgisayar programcılığından proje yönetimine çeşitli alanlarda oldukça popülerdir. Akış şemaları basit ve karmaşık süreçleri aktarmakta faydalıdır, yani inanılmaz derecede dinamik ve çok yönlüdürler. Akış şemasına bakan bir kişi bir sürece dair yüksek düzeyde bilgi edinebilir. Normalde akış şeması çeşitli semboller kullanılarak çizilir, her biri bir sıra veya süreç içinde farklı bir adımı gösterir. Bir akış şemasında genelde eylemler, malzemeler, hizmetler, girdiler ve çıktılar da dahil olmak üzere çeşitli elemanlar bulunur. Bir karar vermeniz gerekiyorsa, süreçten ve bu karar hakkında bilgi vermek için gerekli farklı elemanlardan emin değilseniz bir akış şeması kullanmak süreci büyük oranda basitleştirecektir.

Süreçleri görselleştirmek için bir akış şeması kullanmak işletmeniz veya günlük hayatınız için bile faydalı olabilir. Bir akış şemasının size ve ekibinize yardımcı olma yollarını aşağıda görebilirsiniz.

Akış şemaları çeşitli farklı bağlamlarda ve sektörlerde kullanılır. Sizin veya şirketinizin hangi sektörde faaliyet gösterdiği gerçekten önemli değildir, bir akış şeması süreçlerin ve faaliyetlerin kolayca anlaşılmasına yardımcı olması için kullanılabilir.

Yeni bir süreç oluşturmak, sürecin adımlarını ve ardından gerçekleşecek olayları belgelendirmenizi gerektirir. Akış şeması kullanmak bu süreci belgelendirmenize yardımcı olur ve bir bütün olarak süreci anlamanızı kolaylaştırır.

İnternette yer alan yüzlerce akış şeması örneği şirketler tarafından karmaşık süreçleri anlamak ve tamamlamak için kullanılmaktadır. Bu akış şemalarını şirketinizin bir son ürüne veya hedefe ulaşmak için eylemleri veya olayları nasıl sıralaması gerektiğini daha iyi anlamak için kullanabilirsiniz.

Dünya genelinde ayrıntılı akış şemaları göndermek uzun ve zaman alıcı toplantıların yerini tamamen alabilir. Akış şemalarını anlamak kolaydır ve bir süreç için görsel bir belge sağlarlar. Oldukça etkili iletişim araçlarıdırlar.

Standart akış şeması şekilleri ve sembolleri çoğu akış şemasının taslağının oluşturulmasında kullanılır. Her bir sembol, bir sıra veya süreç içindeki farklı bir elemanı veya adımları temsil eder. Aşağıdaki akış şemasını kullanarak etkili bir akış şeması sürecinin taslağını oluşturun.

Bir akış şemasındaki oval uç noktayı temsil eder. Bu, bir sıra içindeki başlangıçları ve duruşları belirtir.

Paralelkenar bir girdiyi veya çıktıyı belirtir.

Dikdörtgenler eylemleri belirtir.

Elmaslar bir kararın alınması gerektiğini belirtir. Bunlar genelde alınan karara bağlı olarak iki alternatif yola ayrılır.

Akış çizgileri ve oklar sırada gidilen yönleri temsil eder.

Bir akış şeması oluşturmadan önce görselleştirmek istediğiniz süreç için hangi akış şemasının türünün en iyisi olduğuna karar vermeniz gerekir. Yüzlerce farklı akış şeması türü vardır ve her birinin özgün kullanımları ve sonuçları vardır. Aşağıda en yaygın ve kullanışlı akış şemalarından dördünü bulabilirsiniz.

Süreç akış şeması tüm akış şeması türlerinin en basit olanıdır. Genellikle yeni projeleri ve operasyonları haritalandırmak için kullanılırlar. Mühendisler ve yazılım geliştiriciler genelde süreç akış şemalarını ilerlemeyi haritalandırmak ve bir projeyi tamamlamak için atmaları gereken adımları anlamak için kullanırlar.

Kulvar akış şeması gerçek bir başlangıcı veya sonu olmayan bir süreci görsel olarak temsil ettiği için bu ada sahiptir. Bunun yerine bir kulvar şemasında yer alan süreçler ve insan eylemleri döngüler halinde gerçekleşen ve bir kereden fazla tamamlanan eylemlerdir. Bir Kulvar Şeması Şablonu kullanarak tekrarlanması gereken süreci haritalandırabilirsiniz ve bir işlem dizisinin bozulmasını önleyebilirsiniz.

Veri akış şemaları bir programın veya yazılım parçasının geliştiricileri ve kullanıcıları arasındaki iletişim boşluğu arasında köprü oluşturmak için kullanılır. Bu akış şeması türü önemli oranda bilgi ve nispeten daha az akış şeması sembolü içerdiğinden özel bir şemadır. Miro’nun Veri Akış Şeması Şablonu ne kadar karmaşık olursa olsun herhangi bir sistemin adımlarını veya aktörlerini görsel olarak göstermeyi kolaylaştırır.

Bir iş akışı şeması kullanırken amaç olayların veya süreçlerin etkili bir sırada haritalandırılmasıyla tutarlı ve kaliteli bir çıktı elde etmektir. Akış şemaları genelde belirlenebilir bir sonucu olan standartlaştırılmış prosedür setlerinin haritalandırılması için kullanılır.

Artık akış şemalarını nerede nasıl kullanacağınızı ve neden önemli görsel araçlar olduklarını anladığınıza göre sıra bir tane oluşturmaya geldi. Miro'nun akış şeması oluşturucusu ekibinizle kapsamlı akış şemaları oluşturmak ve planlamak için harika bir araçtır. Aracı kullanırken bu adım adım kılavuzu uygulayın.

Akış şemanızı oluşturmadan önce ilk başta neden bir akış şeması oluşturduğunuzu anlamanız gerekmektedir. Akış şemanızın göstermesini istediğiniz hedefleri ve sonuçları not alın ve şemanın açıklamasını istediğiniz süreçleri tanımlayın. Bir akış şemasında çok fazla sayıda amaç elde etmeye çalışma konusunda dikkatli olun. Kolay anlaşılabilir olmalarını sağlamak için akış şemanızı mümkün olduğunca basit tutmak en iyisidir. Bir şemada çok fazla şey yapmaya çalıştığınızı fark ederseniz her bir süreç veya bilgi grubu için birden fazla akış şeması yapmayı değerlendirin.

Bir şablon kullanmak süreçlerinizi nasıl belirteceğinizi anlamanıza yardımcı olur ve size sembollerinizi eklemeye başlamadan önce güçlü bir başlangıç noktası verir. Bir şablonla başlamak zamandan tasarruf etmenizi sağlar ve beraberinde standartlaştırılmış akış şeması sembolleri getirir. Miro, sizin ve ekibinizin kullanabileceği geniş bir akış şeması şablonları kütüphanesine sahiptir.

Akış şeması sembollerine ve şekillerine bir kez daha bakın ve görsel süreçlerinizi oluşturmaya başlayın. Dizinizde yer alan farklı bileşenleri belirleyin ve iyi bir iş akışı oluşturmak için uygun şekiller ekleyin.

Bir sonraki adım bağlantı çizgilerini ve okları bu seçilen olay ve sembol dizisine eklemektir.

Akış şemanız diğerlerini etkileyen bir süreç ortaya koyuyorsa akış şemanızı ilgili kişilerle paylaşın. Ekibinizi akış şemanızda sizinle iş birliğine davet etmeniz herkesin duruma hakim olmasını sağlar. Miro ile ekip üyeleri geri bildirim sağlayabilir ve yorumlarla ve yapışkan notlarla tamamen bir sanal alanda önerilerini sunabilir. Bu bağlamsal iş birliği ekibinizin herkes için faydalı, net bir akış şeması ortaya çıkarmasına yardımcı olacaktır.

Sistemler ve süreçler sürekli değişmektedir bu nedenle bu süreçleri gösteren akış şemalarının da değişmesi gerekir. Akış şemanıza düzenli olarak yeniden göz atarak ve gerekli değişiklikleri yaparak akış şemanızı güncel tutun. Miro’da online akış şemasına sahip olmak akış şemanızda güncelleme ve iyileştirmeler yapmanızı ve bu değişiklikleri izlemenizi kolaylaştırır.

Miro’nun akış şeması oluşturucusunu kullanmadan önce bu akış şeması örneklerini bir referans noktası gibi düşünebilirsiniz. Aşağıdaki akış şemaları bir akış şemasının çok yönlülüğünün ve faydalarının örnekleridir.

Akış şeması taslağı oluşturma maceranıza başlama yolundasınız. Geriye sadece mükemmel akış şemasını oluşturmak için birkaç ipucunun ve en iyi uygulamanın üzerinden geçmek kaldı.

Akış şemalarının önemli bir özelliği de kolayca okunabilir ve anlaşılabilir olmasıdır. Tüm süreci görmek için sayfalarda gezinmek istemezsiniz. Tek sayfa olarak tutmak basit olmasını sağlar ve görselleştirmeyi kolaylaştırır.

Akış şemanızda kullandığınız sembollerin ve şekillerin tutarlı olması tüm sürecin düzenli ve kolay anlaşılabilir olmasına yardımcı olacaktır. Her bir sembol süreç içinde farklı bir unsur temsil eder. Çeşitli farklı semboller kullanırsanız sürecin ilerlemesini okumanız ve anlamanız zor olabilir. Tutarlılık, anlaşılabilir bir görsel süreç oluşturmada önemli bir yere sahiptir.

Yukarıda açıklandığı üzere bu, akış şemanızı oluşturmanın en önemli adımıdır. Akış şemaları en iyi özel bir süreci temsil etmek için kullanılırlar. Bu şemanın odağının dağılmamasına yardımcı olur.

Akış şemaları okuduğumuz ve yazdığımız yönde akmalıdır. Bu akış şemasının yapısının basit olmasını ve kolay anlaşılmasını sağlar.

Oluşturduğunuz akış şemasının, özellikle de bir iş süreci akış şemasıysa, ekibinizdeki diğer insanları etkilemesi kaçınılmazdır. Aynı sistem için çeşitli akış şemaları oluşturmaktansa ekibinizde sürecin bir parçası olan insanları dahil edin. Miro ile akış şemanızı Slack, e-posta veya özel bağlantı üzerinden iş birliği yaptıklarınızla kolayca paylaşabilirsiniz.

Güncel olmayan ve hatalı bir akış şemasına sahip olmak iyi değildir. Aslında bu kafa karışıklığına ve yanılmalara neden olabilir ve sonucunda da ekibiniz için ciddi sorunlara yol açabilir. Sisteminiz veya süreçleriniz değiştikçe alış şemanızı en son adımlar ve bilgilerle güncel tuttuğunuzdan emin olun. Ekibiniz akış şeması belgelerinizi düzenli olarak kullanıyorsa o zaman güncelliklerini korumak daha kolay olur. Alternatif olarak ekibinizin akış şemalarını yeniden değerlendirebileceğiniz ve gerekli değişiklikleri yapabileceğiniz toplantılar planlayın.