Veri akış şeması

Veri akış şeması bir süreç veya sistem içindeki bilginin, aktörlerin ve aşamaların sırasını haritalamanıza yarar. Her biri farklı aşamaları ve bir süreci doğru şekilde tamamlamak için gerekli kişileri temsil eden belirli semboller kullanır. Bir şema temsil ettiği sisteme göre son derece basit veya karmaşık olabilir ama bir şema oluşturmanın en kolay yolu Veri Akış Şeması Aracını kullanmaktır. Veri akış şemaları genellikle bir iş bilgileri sisteminde veri akışını görsel olarak temsil etmek için kullanılır. Aşağıdaki veri akış diyagramında gösterildiği gibi, bu şemalar girdileri ve çıktıları olan bir sistem dahilinde verinin nasıl işlendiğini resimler.

Veri akış şeması bir sistem içindeki işlemleri ve fonksiyonları grafik olarak gösterir ve böylece bilgiyi edinmek, kaydetmek, ve değiştirmek mümkün olur. Bu görsel temsil, kullanıcı ve sistem geliştiricisi arasında gidip gelebilecek harika bir iletişim aracıdır. İşte veri akış şemalarının daha detaylı faydaları:

Bir veri akış şemasının bileşenlerini göstermek için standart semboller kullanılmaktadır. Sürekli aynı notasyonları kullanmak ekipteki herkes için okumayı ve anlamayı kolaylaştırır.

Dış varlıklar aktörler, kaynaklar, alıcılar, sonlandırıcılardan oluşmaktadır. Bunlar sistemin dışında var olan ve sistemden veri gönderip alan bileşenlerdir. Dış varlıklar genellikle sistem girdi çıktılarının varış noktaları ve kaynaklarıdır.

İşlem bileşeni gelen veriyi kullanılabilir bir çıktıya dönüştürür.

Veri deposu bileşeni sistemde veriyi depolar. Bu bileşenler genellikle dosyalar şeklinde temsil edilir.

Veri akış bileşenleri verinin sisteme iletildiği hatlardır. Bir şemada, bu bileşenler genellikle bağlayıcılar ve oklarla temsil edilirler.

Veri akış şema tiplerini incelemeden önce, bu şemaların Birleştirilmiş Modelleme Dili (BMD) dünyasına nasıl uyum sağladığını anlayalım. BMD şemaları ve veri akış şemaları benzese de bazı temel ayrılıkları vardır. BMD, nesne yönelimli yazılım geliştirmede kullanılan bir modelleme dilidir. Mesela, yazılım geliştiriciler bir işlemin detaylı bakışını sunmak ve yazılım mühendisliği nasıl yapılır anlatmak için BMD kullanırlar. 14 resmi BMD şema tipi vardır. Öte yandan, veri akış şemaları bir sistemde verinin nasıl aktığını gösterir. BMD şemalarına benzerler ama görevleri yazılım mantığının detaylarını temsil etmek değildir. BMD kullanırken, bir faaliyet şeması bir veri akış şemasından daha kullanışlı olabilir. Bunun nedeni, bir veri akış şemasının bir sistemde veri akışlarının grafik temsili olmasıdır. Aşağıdaki BMD faaliyet şema şablonunda görüldüğü gibi, faaliyet sırası bir sistemde veri akışına benzer bir şekilde temsil edilir.

Veri akış şemaları katmanlıdır. Sistemin veya verinin belirli bir parçasına odaklanan şemanın her bir katmanı derinleşir ve daha karmaşık bir hal alır. Veri akış şemasında seviyeler genellikle Seviye 0'dan Seviye 2'ye kadar temsil edilir ve bazı istisnai derecede karmaşık sistemler şemanın Seviye 3 derinliğine inmesini gerektirebilir. İncelemek istediğiniz detay seviyesi şemanın ne kadar derine ineceğini belirler.

Seviye 0 genellikle veri akış şemasının bağlam seviyesidir. Odaklı değildir ve belirli bir sistem parçasında sıfırın üzerine çıkmaz. Onun yerine, 0 Seviyesinde, basit bir veri akış şeması bağlamı belirleyerek tekli, yüksek seviye işlem göstererek basit bir sistem görüntülemesi sağlayacaktır.

Şemanın 1. Seviyesi işlerin daha detaylı olduğu ve haritanın daha odaklı olduğu seviyedir. 1. Seviye bir sistem veya işlem dahilindeki ana fonksiyonları gösterir. Veri akış şemasının 1. Seviyesi, 0. Seviyede spesifik bölüm görüntülerinin ayrıntılandırılmasıyla ve açıklanmasıyla oluşur.

2. Seviye daha da derinleşir ve 1. Seviye şemasının spesifik bölümlerini haritalar ve analiz eder. Seviyeler derinleştikçe, şemada daha çok metin belirir. Bu nedenle, pek çok sistem tasarımcısı 2. Seviyeden daha derine inmemeyi tercih eder. Ancak, bazı karmaşık ve çetrefilli sistemler için daha derine inmek, iki seviye ileri gitmek gerekebilir.

Veri akış şemaları görselleştirilmesi gereken akışa göre iki kategoriye ayrılır. Veri akış şeması mantıksal veri akışı veya fiziksel veri akış şeması olabilir. Her bir şema altkümesinin kendi hedefi ve yararları vardır.

Mantıksal veri akış şemaları daha çok bir işin faaliyetlerine veya işlemlerine odaklanırlar. "Ne"'yi tarif ederler ve bu metriği grafiksel olarak gösterirler. Mantıksal veri akış şemaları işin ne olduğunu, ne sağladığını, ve ne yapmak istediğini gösterirler. İş etkinliklerini ve bu etkinlikler için gerekli olan bilgi veya veriyi tasvir ederler. Mantıksal bir veri akış şeması kullanmak iş eylemlerinin akışını haritaladığı için son derece yararlıdır. İşinizin işlev tiplerini saptamanızı ve gerekirse daha fazlasını eklemenizi sağlar.

Fiziksel veri akış şeması iş sistemlerinin uygulamasını grafiksel olarak gösterir. "Ne" yerine "Nasıl"ı temsil eder. Size bir sistem dahilinde verinin nasıl hareket ettiğini ve sistemin nasıl çalıştığını söyler. Bu tip bir veri akış şeması dosyalar, yazılım ve bir sistem donanımı gibi şeyler içerir. Fiziksel ve mantıksal veri akış şemaları aynı veri akışının farklı perspektiflerini sunarlar. Birlikte tüm bir işlemin bütüncül anlaşılması için kullanılabilirler.

Veri akış şemaları aslında bir bilgisayar sisteminde veri akışını göstermek amacıyla kullanılıyordu. Fakat günümüzde, pek çok endüstride fikir geliştirme ve tasarımın farklı aşamalarında kullanılmaktadır. Özellikle veri ve bilgiye ağırlık veren firmalarda kullanılması son derece yararlıdır. Aşağıdakiler veri akış şemalarının kullanıldığı alanlara örneklerdir:

Yazılım mühendisleri veri akış şemalarını yazılım temelleri ve yazılım geliştirmede kodlama safhası başlamadan önce mimari tasarlamak için kullanırlar. Öte yandan, bu şemalar süregelen bir sistem analiz aracı olarak bir sistemin ilerlemesini ölçmek ve iyileştirmelerin uygulaması için de kullanılır.

Yönetim, işletmeyi başarılı kılan işlemleri tamamen anlamalıdır. Veri akış şeması daha çevik işlemler tasarlamak ve genel olarak bir şirketin işlemlerini iyileştirmek için kullanışlıdır. Bir iş akışını ve gündelik sistemleri düzene sokmak için kullanılabilir.

Dijital çağda, neredeyse her firmanın kullanıcı bilgilerini depolamak için karmaşık veritabanı yapısına dayalı online bir bileşeni vardır. Veri akış şemaları hareketi haritalamak ve planlamak konusunda ve bu online veritabanları dahilinde veri depolamaya yardımcı olur. Siber güvenlik ve veri korumanın esas olduğu dünyamızda, veri akış şemaları geliştiriciler ve firmaların izlemesi gereken yolu netlikle gösterir.

Veri akış şemasının ne olduğunu ve bu şemaların nerede uygulanacağını anladığınıza göre, şimdi kendiniz için bir tane oluşturmanın zamanı geldi. Aşağıda Miro Veri Akış Şeması Şablonunu kullanarak nasıl içerikli bir veri akış şeması oluşturacağınızı etap etap anlatan bir rehber bulabilirsiniz.

Girdilerinizi ve çıktılarınızı düzenlemekle başlayın Haritalamak istediğiniz her işlemin en az bir girdisi ve bir çıktısı olmalıdır. Böylece veri akış şemanız tamamlanır ve boşta kalan kısımları olmaz.

Sistem bağlamını anlamak için şemayı 0. Seviyeden başlatın. Genel görüntü sistemin derin seviyelerinde daha detaylı bilgiye ihtiyacınız olup olmadığını anlamanız için yararlıdır.

1. Seviyenin içine girin Bu seviyede yapı iskeletine eklemeler yapacaksınız. 1. Seviye tasvirinde, işiniz dahilinde belirli sistemlere odaklandığınız için yapınıza daha çok etap ve işlem eklemekle başlamak isteyeceksiniz. Yukarıda bahsedilen standartlaştırılmış veri akış şeması sembollerini ve şekillerini uygulamayı unutmayın.

3. Adımı tekrar edin ve spesifik bir sistemi veya işlemi her detaylandırmak istediğinizde daha derine inin. Eklemek istediğiniz seviye sayısına ilişkin bir kısıtlama yoktur. Ama unutmayın, şemanın kolay anlaşılabilir olmasını istiyorsunuz. Şemanızı ekip arkadaşlarınızla paylaşın ve onları geri bildirim için davet edin, sorular sorun, ve önerilerde bulunun. Miro ekibinizle paylaşımlı bir tuvalde gerçek zamanda çalışmayı ve işbirliği yapmayı kolaylaştırır.