การแมปกระบวนการ

การแมปกระบวนการทำให้เกิดความชัดเจน และทำให้เกิดกระบวนการต่าง ๆ ทั้งที่เป็นกระบวนการใหม่และกระบวนการที่มีอยู่เดิมในองค์กร ลองดูที่เหตุผลหลักบางประการที่ทำให้การแมปกระบวนการมีความสำคัญ:

ใช้แผนที่กระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการต่าง ๆ ของคุณ ขจัดขอบเขตที่ไม่จำเป็น และลดความซับซ้อนของกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่เริ่มต้นถึงสิ้นสุด

แชร์แผนที่กระบวนการกับสมาชิกภายในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจากภายนอก เพื่อทำให้เกิดความสอดคล้องกันทั่วทั้งธุรกิจ

ส่งเสริมให้บุคคลต่าง ๆ ปรับปรุงการสื่อสารของตนเองโดยการระบุถึงกระบวนการของโครงการของคุณอย่างชัดเจน แสดงให้ทุกคนที่มีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ทราบว่า หน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขาคืออะไร และพวกเขาต้องปรึกษาใคร หากมีข้อสงสัย การดำเนินการนี้จะมีประโยชน์ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง กับทีมแบบข้ามสายงานซึ่งอาจไม่คุ้นเคยกับสมาชิกในทีมจากแผนกอื่น

จัดทำเอกสารกระบวนการของคุณ เพื่อให้คุณสามารถสร้างมาตรฐานให้กับเวิร์กโฟลว์ของคุณทั่วทั้งธุรกิจ ย้อนกลับไปที่แผนที่กระบวนการในอนาคต เพื่อวิเคราะห์ลักษณะการดำเนินกระบวนการ และทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็น

ก่อนเริ่มวางแผนและจัดการโครงการที่ใกล้จะมาถึงของคุณโดยใช้แผนที่กระบวนการ สร้างภาพขั้นตอนทั้งหมดของกระบวนการของคุณ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลและทรัพยากรที่จำเป็นต้องใช้เพื่อดำเนินการตามโครงการได้สำเร็จ

สัญลักษณ์ในแผนที่กระบวนการที่เป็นมาตรฐานมีที่มาจากภาษายูเอ็มแอล (Unified Modeling Language, UML) ซึ่งเป็นรูปแบบมาตรฐานสำหรับการสร้างแผนที่กระบวนการ รายการต่อไปนี้คือสัญลักษณ์ที่พบได้บ่อยที่สุดที่คุณจำเป็นต้องทราบ:

การดำเนินการ งาน หรือปฏิบัติการที่จำเป็นต้องทำให้เสร็จสมบูรณ์สำหรับกระบวนการ เพื่อให้งานเกิดความคืบหน้า

ระยะรอคอยหรือความล่าช้าใด ๆ ที่เกิดขึ้นในกระบวนการ

การดำเนินการเกี่ยวกับงานที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการที่มีขนาดใหญ่กว่า

ขั้นตอนเริ่มแรกที่กำหนดขั้นตอนอื่นในกระบวนการ

ระบุทิศทางของแผนที่กระบวนการ

จุดเข้าและจุดออกจากกระบวนการของคุณ

ระบุถึงการตัดสินใจที่จำเป็นต้องทำ ลูกศรที่เริ่มต้นจากที่นี่มักจะมีป้ายกำกับต่อไปนี้: จริง เท็จ ใช่ หรือไม่ใช่

ข้อมูลหรือออบเจ็กต์ที่เข้าสู่หรือออกจากกระบวนการ

ขั้นตอนจัดทำเอกสาร

ขั้นตอนหนึ่งในกระบวนการที่มีการจัดเก็บข้อมูล

รายการข้อมูลที่คัดเลือกไว้ซึ่งจัดเก็บในโครงสร้างมาตรฐาน

รายการต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของประเภทต่าง ๆ ของแผนที่กระบวนการ และแนวทางการใช้แผนที่กระบวนการของธุรกิจต่าง ๆ

นักวิเคราะห์ธุรกิจและนักพัฒนาทางเทคนิคใช้ไดอะแกรม BPMN เพื่อสร้างภาพรวมของกระบวนการของธุรกิจทั้งหมด เป้าหมายคือ เพื่อสร้างความเข้าใจร่วมกันของขั้นตอนดำเนินการในธุรกิจของคุณ ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ ไดอะแกรมนี้ช่วยเสริมประสิทธิภาพให้กับการสื่อสาร และปรับปรุงผลิตผลให้ดีขึ้นทั่วทั้งองค์กร

ไดอะแกรมแบบเลนว่ายน้ำ (Swimlane Diagram) คือผังงานกระบวนการที่แสดงถึงผู้มีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับบางส่วนของกระบวนการหนึ่ง ๆ แผนภาพนี้จะถูกแบ่งออกเป็นแถว (หรือเลน) ที่แยกออกจากกัน โดยแต่ละแถวแสดงถึงทีมหรือแผนกที่ต่างกันรายการหนึ่ง รูปทรงในแต่ละเลนแสดงถึงการดำเนินการต่าง ๆ และลูกศรแสดงความคืบหน้าของกระบวนการ เมื่อการดำเนินการแต่ละรายการเสร็จสมบูรณ์

แผนภาพห่วงโซ่คุณค่า (Value chain diagram) (หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า การวิเคราะห์ห่วงโซ่คุณค่า หรือแผนผังสายธารคุณค่า (Value stream mapping)) ช่วยในการวิเคราะห์กิจกรรมต่าง ๆ ของธุรกิจของทีมงานต่าง ๆ เป้าหมายคือ เพื่อดูว่าคุณมีข้อได้เปรียบในเชิงการแข่งขันอย่างไร โดยการปรับปรุงกระบวนการในปัจจุบันของคุณ กล่องต่าง ๆ ที่เชื่อมโยงกันแสดงถึงกระบวนการหนึ่งในเวอร์ชันที่เรียบง่าย เพื่อการทำความเข้าใจอย่างรวดเร็ว ด้วยภาพรวมพื้นฐานนี้ คุณจะสามารถแสดงภาพขั้นตอนต่าง ๆ ของบริษัทของคุณ' เพื่อยกระดับคุณค่าของลูกค้า

แผนที่กระบวนการมักแสดงกระบวนการที่ซับซ้อนโดยแยกย่อยออกมา แต่การสร้างแผนที่กระบวนการไม่จำเป็นต้องมีความซับซ้อน ปฏิบัติตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้เพื่อสร้างแผนที่กระบวนการที่ประสบความสำเร็จได้อย่างง่ายดายสำหรับคุณและทีมของคุณ

ด้วยการใช้เทมเพลตแผนที่กระบวนการ คุณจะสามารถข้ามเข้าไปและเริ่มกำหนดกระบวนการต่าง ๆ ของคุณได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ปรับแต่งเค้าโครงที่มีอยู่เดิมเพื่อสร้างแผนที่กระบวนการที่สะท้อนภาพกระบวนการของคุณ เพิ่มคอลัมน์ บันทึกย่อช่วยเตือน หรือรูปทรง — ไม่ว่าคุณจะต้องใช้สิ่งใดเพื่อสร้างแผนที่กระบวนการที่แม่นยำ

ในขั้นตอนนี้ ได้เวลาระบุถึงกระบวนการแล้ว คุณกำลังแมปกระบวนการขายใช่หรือไม่ เป็นกระบวนการภายในใช่หรือไม่ เป็นเส้นทางลูกค้าใช่หรือไม่ รายการนี้ถือเป็นหัวใจสำคัญของแผนที่กระบวนการของคุณ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณและบุคคลที่เหลือของทีมจะต้องทราบว่า คุณกำลังพยายามทำสิ่งใดให้สำเร็จอยู่ การจัดการประชุมเป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยมในการจัดการทีมของคุณให้สอดคล้องกันในขอบข่ายนี้ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบพบหน้าหรือทางออนไลน์ ให้รวมตัวทีมงานของคุณเพื่อพูดคุยถึงกระบวนการ และเหตุผลที่คุณต้องการสร้างหรือแก้ไขปรับปรุง โดยไม่จำเป็นต้องเป็นการประชุมที่ใช้เวลานานและมีรายละเอียดมาก ตราบเท่าที่ทุกคนเข้าใจเกี่ยวกับกระบวนการนี้ และเหตุผลที่คุณแมปกระบวนการ แสดงว่าคุณอยู่ในระหว่างกระบวนการที่ถูกต้องแล้ว

ขั้นตอนถัดไปคือ การมุ่งเน้นที่กิจกรรมที่เกี่ยวข้องตลอดทั้งกระบวนการ ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อระดมสมองสำหรับระยะต่าง ๆ และแสดงภาพลักษณะการทำงานของกระบวนการ มีเทคนิคการระดมสมองต่าง ๆ ให้เลือกสรร ดังนั้น ให้ค้นหาเทคนิคที่เหมาะสำหรับคุณและทีมของคุณมากที่สุด จากนั้น จัดการเซสชัน และพูดคุยถึงขั้นตอนสำคัญทั้งหมดของกระบวนการ การเรียงลำดับขั้นตอนของกระบวนการให้เหมาะสมในระยะนี้ไม่ใช่เรื่องสำคัญ แต่อาจเป็นประโยชน์สำหรับทีมบางทีม การแมปขั้นตอนเชิงเส้นจะช่วยให้คุณไม่พลาดขั้นตอนที่สำคัญใด ๆ นอกจากนี้ คุณยังอาจต้องการเพิ่มโครงสร้างโดยการระบุตำแหน่งและเวลาที่เริ่มต้นและหยุดกระบวนการ

เมื่อพร้อมเริ่มต้นกระบวนการแล้ว ตอนนี้ ได้เวลากำหนดสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้องแล้ว ด้วยลักษณะนี้ ใครก็ตามที่ดูแผนที่กระบวนการจะเข้าใจความหมายและความเชื่อมโยงขององค์ประกอบต่าง ๆ

ในขั้นตอนนี้ คุณจะสามารถสร้างแผนที่กระบวนการให้เสร็จสิ้น ทบทวนขั้นตอนของกระบวนการ ไม่ว่าจะระบุถึงขั้นตอนทั้งหมดที่เกี่ยวข้องแล้วหรือไม่ และตรวจสอบให้แน่ใจว่า แสดงถึงกระบวนการได้อย่างถูกต้องแม่นยำแล้ว รายการต่อไปนี้คือคำถามบางข้อที่คุณสามารถถามตนเอง เพื่อให้แน่ใจว่าแผนที่กระบวนการของคุณมีทุกสิ่งที่จำเป็นแล้ว: กระบวนการนี้มีการดำเนินการอย่างที่ควรจะเป็นหรือไม่ หากมีขอบเขตใด ๆ ที่สิ่งต่าง ๆ ไม่ได้ดำเนินการอย่างราบรื่น โปรดย้อนกลับไปที่บอร์ดร่างภาพเพื่อทำสิ่งต่าง ๆ ให้เหมาะสม มีสิ่งที่ซ้ำซ้อนหรือไม่ คุณต้องลบการดำเนินการที่ซ้ำซ้อนใด ๆ ออก เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการต่าง ๆ ของคุณมีประสิทธิภาพในระดับสูงสุดเท่าที่ทำได้ หมายความถึง การตัดทอนส่วนต่าง ๆ ของกระบวนการที่ไม่จำเป็นต่อการสร้างความสำเร็จของกระบวนการ สมาชิกในทีมจะปฏิบัติตามกระบวนการใช่หรือไม่ หากกระบวนการนี้ไม่สามารถปฏิบัติตามได้ง่าย หรือหากสมาชิกในทีมไม่สามารถปฏิบัติตามได้ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม คุณอาจจะต้องคิดทบทวนใหม่เกี่ยวกับโครงสร้างกระบวนการ มีขั้นตอนใดขาดหายไปหรือไม่ เมื่อคุณมองดูที่แผนที่กระบวนการ ให้ดำเนินการตามแต่ละขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกสิ่งเหมาะสมถูกต้องแล้ว หากมีบางสิ่งขาดหายไป ตอนนี้ ได้เวลาเพิ่มลงไปให้ถูกต้องแล้ว หลังตอบคำถามเหล่านี้แล้ว แผนที่กระบวนการของคุณจะมีความถูกต้องแม่นยำและทันสมัยมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ก่อนแชร์แผนที่กระบวนการขั้นสุดท้ายนี้กับทีมของคุณ คุณจะต้องระบุถึงความสำเร็จก่อน หมายถึง การระบุเป้าหมายที่กระบวนการของคุณควรทำให้บรรลุได้ แนวทางการวางแผนสู่ความสำเร็จ และแนวทางการตรวจวัดความสำเร็จ เพื่อกำหนดคำจำกัดความของความสำเร็จที่ชัดเจนและสามารถตรวจวัดได้ โปรดดูที่ เป้าหมาย SMART กรอบงานของเป้าหมาย SMART ช่วยให้ทีมสามารถสร้างเป้าหมายที่เจาะจง วัดผลได้ และเป็นจริงได้ คุณจะสามารถวางแผนได้อย่างแม่นยำว่ากระบวนการของคุณมีเป้าหมายที่จะทำอะไร โดยใช้รูปแบบนี้ คุณสามารถใช้เพื่อติดตามความคืบหน้าของตนเองได้ตลอดกระบวนการ และทราบได้ เมื่อกระบวนการของคุณเข้าถึงเป้าหมายแล้ว หากกระบวนการนี้ไม่ได้บรรลุเป้าหมาย คุณสามารถทบทวนได้ว่ามีสิ่งใดผิดพลาด และดำเนินการต่าง ๆ ให้เหมาะสมเพื่ออนาคต

เมื่อกำหนดเป้าหมายเสร็จสิ้นแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือ การแชร์แผนที่กระบวนการขั้นสุดท้ายกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง ซึ่งอาจเป็นสมาชิกในทีม ไคลเอ็นต์ หัวหน้างาน ซัพพลายเออร์ ลูกค้า หรือบุคคลใดที่ได้รับผลกระทบจากลักษณะการดำเนินงานของกระบวนการ เปิดโอกาสให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้ทบทวน และเพิ่มความคิดเห็น ถามคำถาม และให้คำติชมได้โดยตรงบนแผนที่กระบวนการ เมื่อต้องดำเนินการทบทวนข้อเสนอแนะ แผนที่กระบวนการจะทำให้เป็นเรื่องง่ายขึ้นสำหรับคุณ คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนไปมาระหว่างแพลตฟอร์มต่าง ๆ หรือพูดคุยกับทุกคนเป็นรายบุคคล แต่คุณสามารถเข้าถึงแผนที่กระบวนการทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย และดูคำติชมทั้งหมดได้ในที่เดียว หลังจากทบทวนบันทึกต่าง ๆ แล้ว คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่จำเป็นก่อนเริ่มใช้กระบวนการ

แผนที่กระบวนการต่าง ๆ ไม่ใช่ขั้นตอนสุดท้าย การเปลี่ยนแปลงย่อมเกิดขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างธุรกิจใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงโดยสมบูรณ์ของลูกค้าของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการจากธุรกิจของคุณ กระบวนการของคุณจะต้องปรับเปลี่ยนเพื่อให้ทันต่อสภาพแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา หมายความว่า เราต้องทบทวนแผนที่กระบวนการของคุณเพื่อทำการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และทำการเปลี่ยนแปลงที่เกี่ยวข้องเพื่อให้เป็นปัจจุบันตลอดเวลา