การวางแผน PI

มีประโยชน์มากมายจากการดำเนินการเซสชันการวางแผน PI กับทีมของคุณ เป้าหมายหลักของงานการวางแผน PI คือเพื่อ:

การประสานงานแบบข้ามสายงานเป็นเรื่องยุ่งยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมแบบกระจายและระยะไกล ทุกคนมีความเข้าใจตรงกัน  ด้วยกิจกรรมการวางแผน PI — ไม่ว่าพวกเขาจะมาจากแผนกใดก็ตาม

การวางแผน PI ระบุถึงเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของบริษัทของคุณ ผู้เข้าร่วมทุกคนรู้ว่าเป้าหมายสุดท้ายคืออะไร เหตุใดจึงสำคัญ และจะบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

การวางแผน PI เป็นกระบวนการทำงานร่วมกัน เป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยมสำหรับทีมงาน Agile ในการสร้างความสัมพันธ์ และพัฒนาความไว้วางใจกับสมาชิกคนอื่น ๆ ในทีม

การวางแผน PI ช่วยให้คุณสามารถเสริมประสิทธิภาพให้กับกระบวนการ และยืนยันว่าทีมของคุณได้รับการจัดระเบียบทั่วทั้งธุรกิจ ผลลัพธ์ที่ได้คือ ลูกค้าของคุณจะได้รับประสบการณ์ที่ราบรื่นยิ่งขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น และมีภาพรวมที่ดีกว่า

การตัดสินใจไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับทีมแบบข้ามสายงานที่มีคนจำนวนมาก ใช้งานการวางแผน PI เพื่อรวมทีมเข้าไว้ด้วยกัน เพื่อทำการตัดสินใจหลังรับทราบข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

ใช้เซสชันการวางแผน PI เพื่อระบุถึงขอบเขตที่สำคัญที่สุดของงานของคุณ และมุ่งเน้นไปที่รายการการดำเนินการที่จะช่วยให้คุณบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณได้

สมาชิกในทีมต่อไปนี้ร่วมสร้างงานการวางแผน PI:

ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ีมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการนำเสนอวิสัยทัศน์ของโครงการ และไมล์สโตนใด ๆ ที่กำลังจะมาถึง พวกเขาจะทบทวนแผนแบบร่างเพื่อให้แน่ใจว่า จะสามารถจัดการการไหลของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ มุมมองของพวกเขายังมีคุณค่าต่อกระบวนการวางแผน PI โดยส่วนใหญ่แล้ว เป็นเพราะพวกเขาเข้าใจความต้องการของลูกค้าอย่างเต็มที่ ข้อมูลที่ได้รับจากพวกเขาช่วยรับรองว่าเป้าหมายและทิศทางได้เพิ่มคุณค่าให้กับผู้ใช้เป้าหมาย

เจ้าของผลิตภัณฑ์รักษาและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ค้างอยู่ของผลิตภัณฑ์ และมุ่งเน้นที่การวางแผนดำเนินการซ้ำ นอกจากนี้ พวกเขายังมีหน้าที่รับผิดชอบในการอธิบายถึงเป้าหมายและวิสัยทัศน์ของการบริหารจัดการระดับบน ให้กับคนที่เหลือของทีม นอกเหนือจากนี้ พวกเขายังมีหน้าที่รับิผดชอบในการร่างแบบวัตถุประสงค์ของ PI ประเมินความคืบหน้า และรายงานเกี่ยวกับระบบวัดที่สำคัญ

วิศวกรระบบอาณัติสัญญาณ (Release train engineer, RTE) คือผู้นำและโค้ชของ Agile Release Train (ART) พวกเขาจัดตั้งหัวหน้าของบอร์ดการวางแผน PI มีบทบาทหน้าที่ในการวางแผน จัดการ และอำนวยความสะดวกของงานการวางแผน PI

ผู้ตรวจสอบกระบวนการ (Scrum master) ในการวางแผน PI จะจัดการและเป็นผู้นำกระบวนการต่าง ๆ ในระหว่างงานดังกล่าว และอำนวยความสะดวกในการเตรียมความพร้อมด้วย RTE นอกจากนี้ ยังทบทวนความสามารถของทีม ทำให้แน่ใจว่า ทีมสามารถทำงานที่จำเป็นให้สำเร็จได้ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและวัตถุประสงค์ ผู้ตรวจสอบกระบวนการมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับการสร้าง Timebox (การสร้างตารางเวลางาน) ระบุถึงส่วนพึ่งพา และระบุถึงข้อกำกวมใด ๆ ในระหว่างเซสชันการแบ่งกลุ่มย่อย

นักพัฒนาวางแผน ออกแบบ ทดสอบ และบำรุงรักษาระบบต่าง ๆ ของซอฟต์แวร์ ในระหว่างการวางแผน PI พวกเขาจะเข้าร่วมในเซสชันการแบ่งกลุ่มย่อย เพื่อช่วยปรับปรุงเรื่องราวของผู้ใช้ให้ละเอียดยิ่งขึ้น ระบุถึงความเสี่ยงต่าง ๆ และช่วยให้เจ้าของผลิตภัณฑ์ดำเนินการให้เสร็จสิ้นตามวัตถุประสงค์ของ PI

การวางแผนในห้องใหญ่คือคำเรียกอีกชื่อหนึ่งของการวางแผน PI แต่เป็นการระบุว่า การประชุมของทีมเป็นแบบพบหน้า ในปัจจุบัน ทีมงานส่วนมากเลือกที่จะใช้รูปแบบ ไฮบริด ในการจัดการประชุมดังกล่าวนี้ ทำให้ทีมงานแบบกระจายสามารถเข้าร่วมเซสชันต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายจากที่ใดก็ตามที่อยู่ และเมื่อการประชุมจัดขึ้นทางออนไลน์ ทีมงานต่าง ๆ จะสามารถบันทึกเซสชันต่าง ๆ และทบทวนได้อีกในอนาคต

หัวข้อการประชุมเพื่อวางแผน PI ที่ประสบความสำเร็จควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

เจ้าของธุรกิจเริ่มต้นโดยการอธิบายเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันของธุรกิจ พวกเขาจะใช้วิสัยทัศน์ของบริษัทเพื่ออนาคต และระบุว่าโซลูชันธุรกิจที่มีอยู่จะจัดการกับความต้องการปัจจุบันของลูกค้าได้อย่างไร

การจัดการผลิตภัณฑ์แสดงให้เห็นถึงวิสัยทัศน์ปัจจุบัน โดยมักจะแสดงให้เห็นถึงคุณลักษณะอีก 10 ข้อถัดไปของผลิตภัณฑ์ หรือรายการเร่งด่วนที่สุดในงานค้างของผลิตภัณฑ์ จากนั้น ผู้จัดการผลิตภัณฑ์จะมุ่งเน้นที่การเปลี่ยนแปลงใด ๆ จากเซสชันการวางแผน PI ครั้งล่าสุด

นักพัฒนา (หรือสถาปนิกระบบ) จะระบุถึงวิสัยทัศน์ของสถาปัตยกรรม ซึ่งรวมถึงการเปลี่ยนแปลงที่สนับสนุน Agile ใด ๆ สู่แนวทางปฏิบัติเพื่อพัฒนา

RTE นำเสนอกระบวนการวางแผน และระบุถึงผลลัพธ์ที่คาดหวัง

ผู้เข้าร่วมแบ่งออกเป็นทีมของตนเพื่อประเมินความสามารถสำหรับการทำซ้ำแต่ละครั้ง จากนั้น ทีมงานจะสร้างแผนแบบร่างโดยสรุปการทำซ้ำแต่ละครั้ง เซสชันนี้มีกำหนดเวลา (ใช้ตัวจับเวลาของ Miro ในการจัดการสิ่งนี้)

ทีมงานนำเสนอเอาต์พุตของการวางแผนที่สำคัญ ซึ่งรวมถึงความสามารถของทีม วัตถุประสงค์ของ PI ความเสี่ยงและส่วนพึ่งพา ทีมต่าง ๆ ทบทวนแผนแบบร่างทั้งหมด และให้คำติชม

แผนแบบร่างมักจะแสดงถึงความท้าทายที่ต้องเอาชนะ เช่น ขอบเขตที่จำกัด ความสามารถ ทรัพยากร และส่วนพึ่งพาที่ขัดแย้งกัน ฝ่ายบริหารจะใช้เวลาบางส่วนในการค้นหาคำตอบเกี่ยวกับวิธีการรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ RTE ทำให้การประชุมนี้ดำเนินการตามกำหนดได้

ก่อนเริ่มดำเนินการซ้ำใหม่ใด ๆ เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องระบุถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ทีมงานจะจัดหมวดหมู่ความเสี่ยงเหล่านี้เข้าสู้หนึ่งในห้าหมวดหมู่ หมวดหมู่ที่หนึ่งคือ Resolved (แก้ไขแล้ว) ซึ่งหมายความว่า ทีมงานทั้งหมดยอมรับว่าไม่มีความเสี่ยงอีกต่อไป หมวดหมู่ที่สองคือ Owned (เป็นเจ้าของ) ซึ่งหมายความว่า มีผู้ที่ใช้สิทธิ์ความเป็นเจ้าของในการจัดการความเสี่ยงที่ยังไม่ได้รับการแก้ไข หมวดหมู่ที่สามคือ Accepted (ยอมรับ) ซึ่งรวมถึงความเสี่ยงที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ และเพียงแค่จำเป็นต้องทำความเข้าใจและยอมรับ หมวดหมู่ที่สี่คือ Mitigated (บรรเทาแล้ว) ซึ่งทีมต่าง ๆ ค้นหาคำตอบเกี่ยวกับวิธีการลดผลกระทบจากความเสี่ยง และสุดท้าย หมวดหมู่ที่ห้าคือ Confidence Vote (การลงคะแนนความมั่นใจ) Confidence Vote (การลงคะแนนความมั่นใจ) ในการวางแผน PI ช่วยให้ทีมสามารถลงคะแนนระดับความมั่นใจของพวกเขาว่า ทีมงานจะบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ หลังจากรับมือกับความเสี่ยงทั้งหมด

ทีมงานจะทำการวางแผนใหม่ และรับมือกับความเสี่ยงต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นเพื่อให้บรรลุระดับความมั่นใจในระดับสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้

ในระยะสุดท้ายของการประชุม RTE จะเป็นผู้นำในการย้อนอดีตแบบคร่าว ๆ โดยครอบคลุมถึงสิ่งที่เคยดำเนินไปด้วยดี สิ่งที่ไม่ได้ดำเนินไปด้วยดี และสิ่งที่สามารถปรับปรุงแก้ไขได้สำหรับเซสชันต่อไป ปริมาณเวลาที่คุณกำหนดให้แต่ละทีมเหล่านี้ล้วนขึ้นอยู่กับท่าน ไม่มีคำว่าผิดหรือถูก แต่โปรดระลึกไว้เสมอว่า เป็นเรื่องยากกว่าสำหรับสมาชิกในทีมที่จะยังคงจดจ่อได้ตลอดเวลา หากพวกเขาเข้าร่วมการประชุมในระบบเสมือน จัดให้มีการพักเบรกที่เพียงพอตลอดเซสชันเพื่อให้พวกเขารู้สึกตื่นตัวและมีส่วนร่วมอยู่เสมอ

ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เรียบง่ายสามขั้นตอนนี้เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับเซสชันการวางแผน PI ถัดไปของคุณ

งานเกี่ยวกับการวางแผน PI ล่วงหน้าช่วยให้ทุกสิ่งดำเนินไปได้อย่างราบรื่นในวันจัดงาน คุณจะแน่ใจได้ว่า ทุกทีมพร้อมแล้วสำหรับเซสชัน ผู้คนที่จำเป็นทุกคนได้รับเชิญแล้ว และเทคโนโลยี (หรือสถานที่ หากการประชุมเป็นแบบพบหน้า) พร้อมสำหรับดำเนินการแล้ว นี่คือขอบข่ายสำคัญสามประการของการวางแผน PI ล่วงหน้า: ความพร้อมขององค์กร ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเตรียมการเกี่ยวกับขอบเขตการวางแผนเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนพร้อมแล้วสำหรับการประชุม และยังหมายถึงการจัดลำดับความสำคัญของธุรกิจให้เหมาะสมล่วงหน้าก่อนเริ่มการประชุม เพื่อให้มีประสิทธิภาพสูงสุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และตรวจสอบว่าได้มอบหมายบทบาทหน้าที่สำคัญทั้งหมดแล้ว ความพร้อมของเนื้อหา เพื่อให้แน่ใจถึงวิสัยทัศน์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม ทีมต่าง ๆ จำเป็นต้องมีเนื้อหาที่เหมาะสมทั้งหมดไว้ก่อน ซึ่งรวมถึงการบรรยายสรุปสำหรับผู้บริหารเพื่อกำหนดสถานะปัจจุบันของธุรกิจ สินค้าค้างส่งที่เป็นปัจจุบัน และการบรรยายสรุปเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ของสถาปัตยกรรม ความพร้อมด้านโลจิสติกส์ การจัดการระบบโลจิสติกส์เป็นส่วนที่สำคัญอย่างยิ่งของการวางแผน PI เกี่ยวข้องกับการวางแผนเกี่ยวกับสถานที่ (ณ สถานประกอบการหรือทางออนไลน์) การจัดหาเทคโนโลยีที่เหมาะสม และการเลือกช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม การวางแผน PI ล่วงหน้ามีความจำเป็นเมื่อใด ตามหลักการแล้ว การวางแผน PI ล่วงหน้าควรเกิดขึ้นอย่างน้อยสี่สัปดาห์ก่อนงานการวางแผน PI จริง เพื่อให้ทุกคนมีเวลาเพียงพอในการวางแผนและจัดการข้อมูลและระบบโลจิสติกส์ที่จำเป็น

รายการที่คุณจำเป็นต้องเตรียมการก่อนการประชุมคือ อินพุตของคุณ เนื่องจากมีความจำเป็นอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของเซสชันการวางแผน PI ของคุณ จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทราบอย่างแน่นอนถึงความหมายของอินพุต และวิธีเตรียมการ รายการต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของอินพุตของการวางแผน PI: การบรรยายสรุปสำหรับผู้บริหาร จำเป็นต้องเตรียมความพร้อมสำหรับการบรรยายสรุปล่วงหน้า เพื่อจัดระเบียบทีมต่าง ๆ และให้บริบทสำหรับเซสชันของคุณ แผนการทำงานและวิสัยทัศน์ คุณจำเป็นต้องทราบคำจำกัดความที่ชัดเจนของทิศทางธุรกิจและวิสัยทัศน์ของฝ่ายบริหารสำหรับอนาคต สิ่งที่ค้างอยู่ของโปรแกรม เตรียมรายการฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ซึ่งจัดลำดับความสำคัญไว้แล้ว ก่อนเริ่มการประชุม เพื่อให้คุณสามารถพูดคุยว่า จำเป็นต้องมุ่งเน้นที่รายการใดในกำหนดเวลาที่ใกล้จะมาถึง ตอนนี้ มาดูกันที่เอาต์พุตกันบ้าง เอาต์พุตคือผลลัพธ์ใด ๆ ที่เป็นจับต้องได้จากเซสชันการวางแผนของคุณ ผลลัพธ์สองประการของการวางแผน PI บ่งชี้ว่า เซสชันประสบความสำเร็จ: วัตถุประสงค์ PI ที่มุ่งมั่น ความมุ่งมั่นของทีมในระหว่างการวางแผน PI จะส่งผลถึงชุดเป้าหมาย SMART ที่ระบุถึงสิ่งที่คุณตั้งใจจะบรรลุให้สำเร็จในกำหนดการที่ใกล้จะมาถึง แต่ละทีมอาจมีเป้าหมายของตนเองในการมุ่งเน้น ขึ้นอยู่กับสิ่งที่คุณพูดคุยในระหว่างเซสชัน บอร์ดโปรแกรม บอร์ดโปรแกรมระบุถึงวันที่ส่งมอบของคุณ ส่วนพึ่งพาระหว่างทีม ไมล์สโตน และไทม์ไลน์ของงาน เอาต์พุตเหล่านี้จะเป็นเครื่องกำกับการสิ้นสุดเซสชันการวางแผน PI ของคุณ ช่วยแนะนำกำหนดการในอนาคตของคุณ และช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายของตนเองก่อนกลับไปที่บอร์ดร่างภาพสำหรับการประชุมการวางแผน PI .หม่

ต้องการวางแผนดำเนินการเซสชันการวางแผน PI แบบเสมือนหรือไม่ คุณต้องการซอฟต์แวร์ที่เหมาะสำหรับคุณและทีม Agile ของคุณ ในกรณีที่แพลตฟอร์มไม่เหมาะสม อาจเป็นเรื่องยากที่จะดำเนินการประชุมให้ประสบความสำเร็จ หากต้องการค้นหาแพลตฟอร์มที่เหมาะสม ลองนึกถึงฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่คุณต้องการใช้เพื่อให้การประชุมของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด เรามีข้อเสนอแนะบางประการให้แก่คุณ: การแชทผ่านวิดีโอที่มีคุณภาพระดับสูงสุด หากบุคคลเข้าร่วมการประชุมในระบบเสมือน คุณจะต้องมีแพลตฟอร์มการโทรติดต่อทางวิดีโอคุณภาพสูง ด้วยวิธีการนี้ ทุกคนจะสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยปราศจากการติดขัดใด ๆ เวิร์กสเปซสำหรับการทำงานร่วมกัน เวิร์กสเปซสำหรับการทำงานร่วมกันในระบบเสมือนช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถทำงานร่วมกันได้ตลอดเซสชัน การใช้เวิร์กสเปซทางออนไลน์ช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถเพิ่มความคิดเห็น ส่งข้อความ และแชร์ข้อมูลกับสมาชิกในทีมได้อย่างง่ายดาย ตัวจับเวลา ติดตามการประชุมให้เป็นไปตามขั้นตอนโดยใช้ตัวจับเวลา ช่วยให้ทีมต่าง ๆ มีการดำเนินการที่กระชับและมีผลิตผลเท่าที่เป็นไปได้ในระหว่างเซสชัน