แผนภูมิองค์กร
แผนภูมิองค์กรช่วยให้คุณสร้างภาพโครงสร้างภายในของบริษัทของคุณได้ คุณสามารถระบุความสัมพันธ์ ปรับปรุงการประสานงาน และกำหนดขอบข่ายที่ต้องปรับปรุง ทั้งหมดนี้ได้ภายในแผนภูมิเดียว
80 ล้าน ผู้ใช้ทั่วโลกไว้วางใจ Miro
แผนภูมิองค์กรสามารถใช้เพื่อแสดงโครงสร้างของบริษัท ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ หรือสายเชนการบังคับบัญชา ใช้โปรแกรมสร้างแผนภูมิองค์กร เพื่อสร้างแผนภูมิของคุณเองได้อย่างง่ายดาย หรืออ่านเพื่อใช้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน
แผนภูมิองค์กรคืออะไร
แผนภูมิองค์กรระบุถึงลักษณะการดำเนินงานของบริษัทของคุณ แผนภูมิองค์กรมีขึ้นครั้งแรกประมาณปีพ.ศ.2397 คิดค้นโดย Daniel McCallum โดยทั่วไป ใช้ในแวดวงวิศวกรรมจนถึงช่วงทศวรรษปีพ.ศ.2463 ในวันนี้ แผนภูมินี้กลายเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์สำหรับธุรกิจต่าง ๆ ในหลากหลายอุตสาหกรรม ดังเช่นที่รู้จักกันในชื่อว่า แผนภูมิองค์กร (หรือแผนผังองค์กร) แผนภูมิโครงสร้างองค์กรเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของผู้คนภายในองค์กร มีความคล้ายคลึงกับแผนผังครอบครัว (Family tree) หรือ แผนภูมิเครือญาติ แต่แสดงความสัมพันธ์ในการทำงานแทนความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดเช่นนั้น แผนภูมิองค์กรระบุถึงลักษณะการดำเนินงานของบริษัทของคุณ แผนภูมิองค์กรมีขึ้นครั้งแรกประมาณปีพ.ศ.2397 คิดค้นโดย Daniel McCallum โดยทั่วไป ใช้ในแวดวงวิศวกรรมจนถึงช่วงทศวรรษปีพ.ศ.2463 ในวันนี้ แผนภูมินี้กลายเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์สำหรับธุรกิจต่าง ๆ ในหลากหลายอุตสาหกรรม ดังเช่นที่รู้จักกันในชื่อว่า แผนภูมิองค์กร (หรือแผนผังองค์กร) แผนภูมิโครงสร้างองค์กรเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสัมพันธ์ของผู้คนภายในองค์กร มีความคล้ายคลึงกับแผนผังครอบครัว (Family tree) หรือแผนภูมิเครือญาติ แต่แสดงความสัมพันธ์ในการทำงานแทนความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดเช่นนั้น ในแผนภูมิองค์กร กล่องต่าง ๆ จะแสดงถึงพนักงาน โดยกล่องเหล่านี้มักประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้: • ชื่อ (และในบางครั้งคือ ภาพถ่าย) • ข้อมูลติดต่อ • บทบาทหน้าที่และตำแหน่งงาน • หน้าที่ความรับผิดชอบ • ความสัมพันธ์ทางวิชาชีพระหว่างบุคคล เส้นและลูกศรต่าง ๆ จะเชื่อมโยงกล่องเหล่านี้เข้าด้วยกัน แสดงให้เห็นถึงตำแหน่งที่บุคคลอยู่ในลำดับขั้นของบริษัท และความสัมพันธ์ที่มีซึ่งกันและกัน
ประเภทของแผนภูมิองค์กร
แผนภูมิองค์กรมีโครงสร้างและรูปแบบที่แตกต่างกัน รายการต่อไปนี้คือรูปแบบบางอย่างที่พบบ่อยที่สุด
แผนภูมิองค์กรตามหน้าที่จากบนลงล่าง (Functional top-down organizational chart)
แผนภูมิองค์กรตามหน้าที่จากบนและล่างนำเสนอโครงสร้างตามลำดับขั้นสำหรับธุรกิจของคุณ เริ่มต้นด้วยสมาชิกในทีมหนึ่งคนที่ด้านบนสุดของแผนภูมิ (มักเป็นประธานบริหารหรือซีอีโอ) หลังจากนั้น ตามด้วยพนักงานอื่น ๆ โดยอ้างอิงจากลำดับขั้นบทบาทหน้าที่ในบริษัท ตัวอย่างเช่น ด้านล่างของซีอีโอ คุณอาจมีหัวหน้าฝ่ายขาย หัวหน้าฝ่ายการตลาด และหัวหน้าฝ่ายผลิตภัณฑ์ โดยภายใต้หัวหน้าแผนกแต่ละแผนกนี้ จะมีทีมงานที่ขึ้นตรงต่อพวกเขาด้วย รูปแบบนี้นำเสนอความกระจ่างชัดแก่พนักงาน พวกเขาจะรู้ว่าบทบาทหน้าที่ของตนเองคืออะไร ใครที่ทำงานด้วย และใครที่พวกเขาขึ้นตรงด้วย นอกจากนี้ แผนภูมินี้ยังแสดงถึงเส้นทางที่ชัดเจนสำหรับการเติบโตทางวิชาชีพ หนึ่งในปัจจัยสำคัญของแผนภูมิองค์กรประเภทนี้คือ ไซโลการสื่อสาร เมื่อแต่ละแผนกมีหน้าที่รับผิดชอบสำหรับงานของตนเอง การสื่อสารแบบข้ามสายงานมักลงเอยด้วยความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน และเกิดความผิดพลาดขึ้น เพื่อให้แน่ใจว่าโครงสร้างนี้จะให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ ทีมงานจำเป็นต้องสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งธุรกิจ (ซึ่งเป็นที่ที่ใช้แพลตฟอร์มประสานการทำงานเช่น Miro สามารถให้ความช่วยเหลือได้)
แผนภูมิองค์กรแบบแบน (Flat organizational chart)
แผนภูมิองค์กรแบบแบน (หรือแผนภูมิองค์กรแนวนอน) แสดงถึงระดับการบริหารจัดการเพียงเล็กน้อยหรือไม่แสดงเลย ด้วยโครงสร้างองค์กรประเภทนี้ บริษัทจะส่งเสริมให้สมาชิกในทีมขยายการจัดการตนเองและการตัดสินใจให้กว้างขวางขึ้น แผนภูมิองค์กรนี้สนับสนุนให้มีการกำกับดูแลจากฝ่ายบริหารน้อยลง และมีการมีส่วนร่วมของพนักงานมากขึ้น โครงสร้างลักษณะนี้สามารถให้อำนาจแก่พนักงานมากขึ้น แต่ถือเป็นโครงสร้างที่มีกลอุบายเอื้อต่อการเพิ่มขนาดองค์กรได้ดีเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น แผนภูมิองค์กรแบบแบนยังพบได้ทั่วไปมากกว่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็กกว่าที่ไม่จำเป็นต้องมีสายโซ่คำสั่งที่ชัดเจน ทั้งนี้ ไม่ใช่เรื่องปกติสำหรับการสร้างการเติบโตให้กับธุรกิจในการเปลี่ยนจากแผนภูมิองค์กรแบบแบน เป็นแผนภูมิตามหน้าที่จากบนลงล่าง เมื่อพวกเขามีการพัฒนาแผนกต่าง ๆ
แผนภูมิองค์กรตามหน่วยงาน (Divisional organizational chart)
แผนภูมิองค์กรตามหน่วยงานคือเวอร์ชันระดับบนสุดของโครงสร้างแบบลำดับชั้น ซึ่งช่วยให้ส่วนต่าง ๆ ของธุรกิจสามารถควบคุมทรัพยากรของตนเองได้ โดยหน่วยงานต่าง ๆ อาจแยกออกจากกันได้ในลักษณะที่หลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายการตลาด ผลิตภัณฑ์ และแม้แต่ตำแหน่งที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ ทั้งนี้ หน่วยงานต่าง ๆ สามารถดำเนินงานได้ราวกับเป็นธุรกิจขนาดเล็กของตนเองภายในบริษัท ตัวอย่างเช่น พวกเขาสามารถมีฝ่ายการตลาด ฝ่ายไอที ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และทีมงานฝ่ายขายของตนเองได้ แนวทางนี้นำเสนอความสามารถที่ยืดหยุ่นในการตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของอุตสาหกรรม ส่งเสริมให้เกิดอิสรภาพในการปกครองตนเอง และทำให้หน่วยงานต่าง ๆ สามารถนำเสนอแนวทางแบบกำหนดเองสำหรับผู้บริโภคของพวกเขาได้ องค์กรที่มีขนาดใหญ่กว่าจะใช้โครงสร้างแบบนี้ได้ดีที่สุดด้วยขอบข่ายการทำงานที่เป็นอิสระจากกันและกัน อย่างไรก็ตาม โครงสร้างตามหน่วยงานนี้จะมีลักษณะคล้ายกับแผนภูมิองค์กรตามหน้าที่จากบนลงล่าง คือมักเกิดปัญหาไซโล (องค์กรทำงานแบบตัวใครตัวมัน ขาดการประสานงานที่ดีเพื่อให้บรรลุความสำเร็จในภาพรวม) การสื่อสารแบบข้ามสายงานอาจเป็นไปได้ยาก ซึ่งอาจนำไปสู่การทำงานซ้ำซ้อนและใช้ทรัพยากรสิ้นเปลือง
แผนภูมิองค์กรแบบเมทริกซ์ (Matrix organizational chart)
แผนภูมิองค์กรแบบเมทริกซ์เป็นกริดที่แสดงถึงทีมงานแบบข้ามสายงาน เนื่องจากการทำงานแบบข้ามสายงานนี้ทำให้สมาชิกในทีมทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานจากแผนกที่แตกต่างกัน และขึ้นตรงต่อผู้จัดการหลายฝ่าย แผนภูมิองค์กรแบบเมทริกซ์เป็นโครงสร้างที่มีความซับซ้อนมากกว่าแผนภูมิตามลำดับขั้นแบบง่าย แต่ทำให้ผู้จัดการสามารถคัดสรรผู้คนจากทีมงานต่าง ๆ ให้ทำงานในโครงการที่เจาะจงได้ง่าย อย่างไรก็ตาม โครงสร้างนี้ยังอาจก่อให้เกิดความขัดแย้งเกี่ยวกับปริมาณแรงงานและบุคคลที่ว่างและพร้อมสำหรับการทำงานในบางโครงการ
โครงสร้างองค์กรแบบใดดีที่สุด
อันดับแรก แยกระหว่างความแตกต่างของแผนภูมิองค์กรกับโครงสร้างองค์กรออกจากกันก่อน แผนภูมิองค์กรขึ้นอยู่กับบุคคล ในขณะที่โครงสร้างองค์กรขึ้นอยู่กับหน้าที่การทำงาน โครงสร้างองค์กรระบุถึงหน้าที่ความรับผิดชอบ ภาระความรับผิด และอำนาจหน้าที่ของแต่ละบทบาทในบริษัท แตกต่างจากแผนภูมิองค์กร คือมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่บ่อยนัก ขึ้นอยู่กับหน้าที่การทำงานในภาพรวม และวิสัยทัศน์ของธุรกิจ ดังนั้น การเปลี่ยนแปลงเป็นประจำจึงเกิดขึ้นได้ยาก สำหรับการเฟ้นหาโครงสร้างองค์กรที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ มีประเภทหลักที่ต้องพิจารณาสองรายการ ได้แก่: แบบจักรกล และแบบสิ่งมีชีวิต โครงสร้างแบบจักรกล (Mechanistic structure) เป็นโครงสร้างแบบลำดับขั้นจากบนลงล่าง (เช่นเดียวกับแผนภูมิตามหน้าที่จากบนลงล่าง) แผนกต่าง ๆ ในโครงสร้างแบบจักรกลมักจะเป็นไปตามชุดกฎที่ชัดเจน ซึ่งประกอบด้วยหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับพนักงานและขอบเขตการดำเนินการ โครงสร้างแบบสิ่งมีชีวิต (Organic structure) แสดงให้เห็นถึงระบบที่ยืดหยุ่นและมีการประสานงานร่วมกันมากกว่า (แบบเดียวกับแผนภูมิแบบแบน) โครงสร้างแบบนี้จะมีการทำงานแบบข้ามสายงานมากกว่า มีช่วงการควบคุมที่กว้างกว่า และมีการกระจายอำนาจมากกว่า โครงสร้างองค์กรที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับแนวทางการทำงานของคุณในฐานะธุรกิจ หากคุณต้องการความยืดหยุ่นและอิสระในการปกครองตนเองมากกว่าสำหรับพนักงาน โครงสร้างแบบสิ่งมีชีวิตจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด แต่หากคุณต้องการให้มีบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ชัดเจนภายในลำดับขั้น โครงสร้างแบบจักรกลจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า
การใช้แผนภูมิองค์กร
รายการต่อไปนี้คือสถานการณ์บางอย่างที่การสร้างแผนภูมิองค์กรอาจมีประโยชน์สำหรับธุรกิจของคุณ
1. เพื่อระบุสายโซ่คำสั่ง
ระบุอย่างชัดเจนถึงตำแหน่งของสมาชิกในทีมภายในลำดับขั้นของบริษัท ทุกคนสามารถมองเห็นตำแหน่งของตนเองในโครงสร้างและผู้บังคับบัญชาที่ตนเองขึ้นตรง
2. เพื่อระบุถึงความสัมพันธ์แบบข้ามสายงาน
ระบุอย่างชัดเจนถึงลักษณะการประสานงานของแผนกต่าง ๆ เพื่อให้เกิดการประสานงานแบบข้ามสายงานที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
3. เพื่อจัดสรรทรัพยากร
จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพตามโครงสร้างและความสามารถของทีม
4. เพื่อสร้างโครงสร้างใหม่
ไม่ว่าจะเป็นการสร้างโครงสร้างใหม่สำหรับทีมงานโครงการหรือธุรกิจทั้งหมดก็ตาม แผนภูมิองค์กรจะช่วยให้คุณสามารถวางแผนและกำหนดโครงสร้างธุรกิจใหม่ทั้งหมดได้
5. เพื่อการวางแผนการเติบโต
ใช้แผนภูมิองค์กรเพื่อวางแผนการจ้างบุคลากรใหม่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น ระบุได้อย่างชัดเจนว่าคุณจำเป็นต้องมีพนักงานใหม่ในตำแหน่งใดและบทบาทหน้าที่ของพวกเขาควรเป็นอย่างไร
6. เพื่อให้การสนับสนุนพนักงานใหม่
แผนภูมิองค์กรมีประโยชน์ในระหว่างกระบวนการปฐมนิเทศ คุณสามารถสร้างความคุ้นเคยกับพนักงานใหม่ได้ด้วยโครงสร้างบริษัท เพื่อนร่วมงานในแผนกอื่น ๆ ของพวกเขามีใครบ้าน และใครที่พวกเขาขึ้นตรงด้วย
ความสำคัญของแผนภูมิองค์กรคืออะไร
มีหลายเหตุผลที่ทำให้ธุรกิจต่าง ๆ ใช้แผนภูมิองค์กร เพื่อให้เข้าใจลำดับขั้นของบริษัท เพื่อระบุถึงขอบเขตที่ต้องปรับปรุง เพื่อนำเสนอความชัดเจนให้กับพนักงาน และเพื่อปรับปรุงการสื่อสารระหว่างแผนก ๆ ต่าง ทั้งหมดนี้เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนเท่านั้น มาดูประโยชน์เหล่านี้อย่างละเอียดมากขึ้นดีกว่า
1. เพื่อให้เข้าใจลำดับขั้นของบริษัท
การมีแผนผังที่แสดงลำดับขั้นของธุรกิจของคุณอย่างชัดเจนมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทุกคนในบริษัท สำหรับฝ่ายบริหาร แผนภูมิองค์กรจะช่วยให้ทีมมองเห็นภาพได้อย่างชัดเจนว่าจะทำงานร่วมกันได้อย่างไร และทุกคนอยู่ตำแหน่งใดบ้างภายในโครงสร้างของบริษัท สำหรับพนักงาน แผนภูมินี้แสดงข้อมูลของบุคคลที่พวกเขาขึ้นตรงด้วย และตำแหน่งที่พวกเขามีอยู่ในภาพรวมที่กว้างใหญ่ยิ่งขึ้น กล่าวอย่างง่าย ๆ คือ แผนภูมิองค์กรช่วยให้บริษัทต่าง ๆ เข้าใจถึงวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้ดีขึ้น รวมถึงวิธีการทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของบริษัท
2. เพื่อระบุถึงขอบเขตที่ต้องปรับปรุง
ด้วยแผนภูมิองค์กร คุณจะสามารถเน้นความไร้ประสิทธิภาพต่าง ๆ ในโครงสร้างบริษัทของคุณให้เห็นเด่นชัดขึ้น รวมถึงระบุถึงวิธีการปรับปรุง คุณจะระบุได้ถึงแนวทางการทำงานร่วมกันของทีมงาน และสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ในโครงสร้างดังกล่าว และคุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้โดยอ้างอิงจากข้อมูลนี้เป็นหลัก
3. เพื่อนำเสนอความชัดเจน
แผนภูมิองค์กรทำให้บทบาทหน้าที่ของทุกคนในบริษัทหรือโครงการกระจ่างชัด ไม่ว่าจะเป็นแผนภูมิแบบลำดับขั้นหรือในแนวนอน ทุกคนจะรู้ว่าพวกเขามีตำแหน่งแห่งที่ในที่ใดในภาพรวมที่กว้างใหญ่มากขึ้น ใครอยู่ในทีมเดียวกันบ้าง และใครที่พวกเขาสามารถขอรับคำแนะนำและแนวทางต่าง ๆ
4. เพื่อปรับปรุงการสื่อสารให้ดีขึ้น
นำเสนอสายการสื่อสารที่ดียิ่งขึ้นระหว่างสมาชิกในทีม โดยการระบุถึงความสัมพันธ์ที่เป็นทางการอย่างชัดเจน สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง โดยเฉพาะสำหรับทีมงานแบบข้ามสายงาน ซึ่งบุคคลต่าง ๆ อาจไม่ทราบแน่ชัดว่าตนเองต้องติดต่อถึงใครบ้าง เมื่อใช้แผนภูมิองค์กร เป็นเรื่องชัดเจนว่าสมาชิกในทีมจะสามารถติดต่อใครจากแผนกอื่น ๆ ได้บ้าง
มีข้อบกพร่องใดบ้างที่ต้องตระหนักถึง
แม้แผนภูมิองค์กรจะมอบความกระจ่างชัดและโครงสร้างของธุรกิจ แต่ยังคงมีเรื่องท้าทายบางประการที่คุณอาจพบตลอดกระบวนการ
ซึ่งอาจล้าสมัยได้อย่างรวดเร็ว
ด้วยผู้ได้รับว่าจ้างหน้าใหม่ นักขับเคลื่อนภายในบริษัท และการหมุนเวียนของพนักงาน จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่แผนภูมิองค์กรของคุณจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป หมายความว่า แผนภูมินี้จำเป็นต้องเป็นข้อมูลล่าสุดเสมอ ซึ่งอาจใช้เวลาค่อนข้างมากในการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม การใช้ Miro จะช่วยให้กระบวนการนี้รวดเร็วและง่ายดาย ด้วยแผนภูมิออนไลน์ของเรา คุณจะสามารถอัปเดตข้อมูลของบริษัทได้เพียงการคลิกไม่กี่ครั้ง และบุคคลอื่น ๆ ทั้งหมดในบริษัทจะสามารถมองเห็นการเปลี่ยนแปลงที่คุณดำเนินการไว้ในทันที
แผนภูมินี้จะเน้นเฉพาะความสัมพันธ์ทางวิชาชีพเท่านั้น
แผนภูมิองค์กรจะไม่แสดงถึงแนวทางการทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีมแต่ละคน หรือพวกเขามีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีหรือไม่ นอกจากนี้ แผนภูมินี้จะไม่แสดงรูปแบบการบริหารจัดการ และไม่ระบุถึงวิธีการสื่อสารทั้งหมด ข้อมูลทั้งหมดนี้มีความสำคัญต่อความสำเร็จของธุรกิจ ดังนั้น โปรดพิจารณาอย่างถี่ถ้วนด้วยขณะทำการสร้างแผนภูมิองค์กร
เนื่องจากแผนภูมิจะไม่แสดงภาพทั้งหมดเสมอไป
แผนภูมิองค์กรเป็นการนำเสนอบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายความว่าสามารถให้รายละเอียดได้มาก ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคือ พวกเขาสามารถแต่งเติมภาพที่อาจชักจูงให้เกิดความเข้าใจผิดเกี่ยวกับความสำคัญต่าง ๆ หรือจูงใจผู้คนที่บริษัทของคุณ หากคุณต้องการข้อมูลในเชิงลึกมากยิ่งขึ้น คุณสามารถใช้ออร์แกนิกราฟ (Organigraph) ซึ่งนำเสนอรายละเอียดมากกว่า
วิธีการสร้างแผนภูมิองค์กร
ลองดูกันที่แนวทางแบบทีละขั้นตอนนี้เพื่อสร้างแผนภูมิองค์กรที่มีโครงสร้างที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณ
1. กำหนดขอบเขตของคุณ
เริ่มดำเนินการโดยยืนยันถึงสาเหตุที่ทำให้คุณสร้างแผนภูมิขึ้นในตอนแรก แผนภูมินี้จะใช้เป็นเอกสารภายในบริษัทสำหรับพนักงาน เพื่อใช้ดูภาพโครงสร้างของบริษัทใช่หรือไม่ สำหรับให้ฝ่ายบริหารใช้ในการระบุถึงขอบเขตที่ต้องปรับปรุงใช่หรือไม่ คุณจะแสดงแผนภูมินี้แก่นักลงทุนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายสำคัญ เพื่อแสดงให้เห็นถึงแนวทางที่คุณวางแผนสร้างการเติบโตให้กับธุรกิจใช่หรือไม่ คุณจะต้องทราบวัตถุประสงค์ของแผนภูมิองค์กรเพื่อให้แน่ใจว่า แผนภูมินี้มีข้อมูลที่เหมาะสมและมีโครงสร้างที่ถูกต้อง
2. รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
หลังจากทราบวัตถุประสงค์การใช้งานแผนภูมิองค์กรแล้ว ตอนนี้ ได้เวลารวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการแล้ว โดยรวมถึงการระบุตัวพนักงาน บทบาทหน้าที่ในบริษัท และหน้าที่ความรับผิดชอบของพวกเขา
3. เลือกรูปแบบแผนภูมิองค์กรของคุณ
เลือกรูปแบบแผนภูมิองค์กรที่เหมาะกับโครงสร้างบริษัทของคุณมากที่สุด หากคุณต้องการโครงสร้างแบบลำดับขั้น แผนภูมิตามหน้าที่จากบนลงล่าง หรือแผนภูมิตามหน่วยงานอาจเป็นตัวเลือกที่ดี สำหรับสิ่งที่มีความสามารถในการยืดหยุ่นมากขึ้น และระดับของลำดับขั้นที่น้อยกว่า ให้พิจารณาใช้แผนภูมิแบบแบน
4. เลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสม
การสร้างแผนภูมิองค์กรอาจเป็นกระบวนการที่จุกจิกน่าเบื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณมีโครงสร้างบริษัทที่ซับซ้อน เพื่อทำให้กระบวนการง่ายต่อการจัดการยิ่งขึ้น โปรดแน่ใจว่าได้ใช้แพลตฟอร์มที่นำเสนอฟีเจอร์และโครงสร้างที่เหมาะสำหรับธุรกิจของคุณ ใช้ Miro เป็นตัวอย่าง เวิร์กสเปซบนระบบดิจิทัลของเรามีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ช่วยให้ทีมสามารถสร้างแผนภูมิองค์กรแบบกำหนดเองได้ เพิ่มการสร้างแบรนด์ของคุณเอง แชร์บอร์ดกับสมาชิกในทีมของคุณ และอัปโหลดไฟล์และรูปภาพของคุณเอง
5. ป้อนข้อมูลเข้า
เมื่อสามารถใช้งานแพลตฟอร์มของคุณได้แล้ว และข้อมูลทั้งหมดพร้อมสำหรับใช้งาน ให้เพิ่มพนักงานทั้งหมดไปที่บอร์ดของคุณ โดยระบุข้อมูลให้มีจำนวนมากหรือน้อยตามที่คุณคิดว่าจำเป็น ตัวอย่างเช่น ทีมงานบางส่วนชอบที่จะเพิ่มข้อมูลติดต่อและภาพถ่ายของพนักงาน ในขณะที่ทีมงานอื่นอาจใช้เพียงชื่อและตำแหน่งงานเท่านั้น เลือกแบบที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณมากที่สุด — ไม่มีแบบใดผิดหรือถูก ตราบเท่าที่คุณยังคงใส่ชื่อและตำแหน่งงานของพวกเขาไว้ด้วย
6. รวมทีมงานเข้าไว้ด้วยกัน
เริ่มเพิ่มโครงสร้างไปที่แผนภูมิของคุณโดยการรวมทีมงานเข้าไว้ด้วยกัน แนวทางในการดำเนินการนี้ขึ้นอยู่กับโครงสร้างที่คุณกำลังใช้อยู่ โปรดดูที่หัวข้อ “ประเภทของแผนภูมิองค์กร” เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีการจัดระเบียบทีมงานของคุณโดยอ้างอิงจากแผนภูมิองค์กรที่คุณเลือก
7. ระบุความสัมพันธ์และสายโซ่คำสั่ง
เมื่อมีการจัดกลุ่มทีมงานและคุณมีโครงสร้างบางส่วนในแผนภูมิองค์กรแล้ว การระบุความสัมพันธ์ภายในทีมจึงเป็นประโยชน์มาก โดยจะช่วยให้ทุกคนมีความคุ้นเคยกับบุคคลในทีม และความสัมพันธ์ซึ่งกันและกันของบุคคลแต่ละรายในลำดับขั้นโดยรวม นอกจากนี้ ยังเป็นโอกาสในการระบุถึงความสัมพันธ์แบบข้ามสายงานในแผนกต่าง ๆ และความสัมพันธ์แบบด้านข้างระหว่างฝ่ายบริหาร
8. แชร์แผนภูมิกับทีมงานของคุณ
เมื่อแผนภูมินี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้แชร์กับทีมงานของคุณหรือผู้มีส่วนใด้ส่วนเสียใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง หากคุณต้องการรวบรวมคำติชมบนแผนภูมิ เวิร์กสเปซของ Miro ยังมีพื้นที่ให้ผู้ใช้เพิ่มความคิดเห็น และข้อเสนอแนะโดยตรงไปที่เวิร์กสเปซของคุณ ในลักษณะนี้ คุณจะสามารถมองเห็นคำติชมของพวกเขาได้ทันที และทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นใด ๆ ไปที่แผนภูมิ
9. ปรับปรุงแผนภูมิให้ทันสมัยเสมอ
ดังที่ระบุไว้แล้ว โครงสร้างบริษัทไม่ได้ถูกกำหนดไว้ตายตัว มีผู้คนหน้าใหม่เข้าร่วม พนักงานปัจจุบันเปลี่ยนตำแหน่ง และบางรายก็หลีกเลี่ยงที่จะลาออกไม่ได้ เพื่อให้แผนภูมิองค์กรของคุณมีประโยชน์และมีความเกี่ยวข้องเสมอ โปรดแน่ใจว่าได้อัปเดตข้อมูลเป็นปัจจุบันเสมอเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น หากคุณใช้แผนภูมิองค์กรทางออนไลน์ คุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงแบบเสมือนได้อย่างง่ายดาย และทุกคนจะสามารถเข้าถึงการปรับปรุงแก้ไขของคุณได้แบบเรียลไทม์
ตัวอย่างแผนภูมิองค์กร
มาดูกันที่ตัวอย่างแผนภูมิองค์กรบางรายการเพื่อสร้างแรงบันดาลใจบางอย่างให้กับคุณสำหรับแผนภูมิองค์กรของคุณเอง
แผนภูมิองค์กรแบบธุรกิจ (Business organizational chart)
แผนภูมิองค์กรแบบธุรกิจระบุถึงโครงสร้างของบริษัทของคุณ โดยแสดงโครงสร้างการบริหาร ความสัมพันธ์ระหว่างแผนกต่าง ๆ และลักษณะการทำงานของหน้าที่ต่าง ๆ ในองค์กรภายในธุรกิจของคุณ แผนภูมิองค์กรแบบธุรกิจมักใช้สำหรับบริษัทต่าง ๆ ที่ต้องการจัดโครงสร้างธุรกิจใหม่ หรือทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้างเดิมที่มีอยู่ นอกจากนี้ ยังมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่ เนื่องจากแผนภูมินี้ช่วยให้พวกเขาคุ้นเคยกับบริษัทของคุณ และมองเห็นภาพรวมที่กว้างใหญ่ขึ้น
แผนภูมิองค์กรแบบโครงการ (Project organizational chart)
แผนภูมิองค์กรแบบโครงการแสดงถึงโครงสร้างของบุคลากรในโครงการที่กำลังจะมีขึ้น ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นบทบาทหน้าที่ของแต่ละบุคคล ลำดับขั้นของทุกคนในทีมโครงการ และสายโซ่คำสั่ง แผนภูมินี้ยังเป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการระบุถึงสิ่งกีดขวางของโครงการ — เช่น ช่องว่างของทรัพยากรที่อาจเกิดขึ้น — เนื่องจากช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถมองเห็นปัญหาใด ๆ และทำการปรับปรุงที่จำเป็น
แผนที่การเปลี่ยนแปลงองค์กร (Organizational change map)
แผนที่การเปลี่ยนแปลงองค์กรมีความแตกต่างเล็กน้อยจากแผนภูมิองค์กรแบบดั้งเดิม แต่ยังคงเป็นตัวอย่างที่มีประโยชน์ โดยช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมของกิจกรรมต่าง ๆ ที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อจัดระเบียบธุรกิจของคุณใหม่ หากคุณกำลังวางแผนรื้อโครงสร้างธุรกิจหรือโครงการของคุณใหม่ แผนภูมินี้เป็นแนวทางที่ยอดเยี่ยมในการครอบคลุมฐานของคุณทั้งหมด คุณสามารถมองเห็นสถานการณ์ต่าง ๆ กำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ และวางแผนได้อย่างชัดเจนถึงความคาดหวังของคุณว่าระบบใหม่จะมีประสิทธิภาพอย่างไร เมื่อแผนที่นี้เสร็จสมบูรณ์ คุณจะพบเส้นทางที่เหมาะสำหรับคุณมากที่สุดสำหรับการเปลี่ยนแปลงองค์กร
สร้างแผนภูมิองค์กรด้วย Miro
เวิร์กสเปซดิจิทัลของ Miro ช่วยให้ทีมต่าง ๆ สามารถประสานงานกันได้แบบเสมือนจริง ไม่ว่าพวกเขาจะอยู่ที่ใด เพิ่มความคิดเห็น แชร์บันทึก และช่วยให้ทุกคนตามทันการพัฒนาล่าสุดด้วยแผนภูมิองค์กรของคุณ หากต้องการเริ่มดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว เพียงกรอกข้อมูลในเทมเพลตแผนภูมิองค์กร หรือสร้างใหม่ด้วยตนเองโดยใช้ โปรแกรมสร้างแผนภูมิองค์กร