ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์คืออะไร

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือด้านภาพที่มีประโยชน์ซึ่งบริษัทต่าง ๆ ใช้เพื่อลดความซับซ้อนและวางแผนกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ โดยคล้ายกับ ผังงาน ในลักษณะที่อาศัยปัจจัยกระตุ้นการมองเห็นเพื่อเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการที่ธุรกิจเห็นว่ามีความจำเป็นโดยคล้ายกับผังงานในลักษณะที่อาศัยปัจจัยกระตุ้นการมองเห็นเพื่อเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการที่ธุรกิจเห็นว่ามีความจำเป็น เนื่องจากมนุษย์เป็นสิ่งมีชีวิตที่เรียนรู้จากภาพเป็นหลัก การที่สามารถดูแผนที่กระบวนการหรือลำดับของเวิร์กโฟลว์จะช่วยเสริมสร้างความเข้าใจให้มากขึ้น ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์แสดงขั้นตอนในกระบวนการและแบ่งการดำเนินการที่ซับซ้อนออกเป็นส่วนย่อยที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์ต่อธุรกิจและผู้จัดการที่ต้องการทำความเข้าใจผู้ที่มีบทบาทที่แตกต่างกันในกระบวนการทางธุรกิจและขั้นตอนที่ผู้คนต้องดำเนินการเพื่อให้กระบวนการสำเร็จลุล่วง

สัญลักษณ์ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ทั่วไป

มีสัญลักษณ์มาตรฐานที่ใช้กันทั่วไปในไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ เช่นเดียวกันกับที่มีในผังงาน การทำความเข้าใจสัญลักษณ์ทั่วไปที่ใช้ในไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ถือเป็นเรื่องที่มีประโยชน์ เพื่อให้คุณสามารถนำไปใช้ได้อย่างสอดคล้องกัน ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถอ่านไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ใด ๆ ก็ตามที่สร้างสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ สร้างขึ้นได้อย่างง่ายดาย รายการต่อไปนี้คือสัญลักษณ์ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ทั่วไปในบางส่วน:

วงรี

วงรีแสดงถึงจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการนั้น ๆ

สี่เหลี่ยมผืนผ้า

สัญลักษณ์สี่เหลี่ยมผืนผ้าในไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มักจะเป็นการให้คำแนะนำในลำดับขั้นตอนดังกล่าว

สี่เหลี่ยมข้าวหลามตัด

ข้าวหลามตัดแสดงถึงการตัดสินใจที่ต้องดำเนินการภายในกระบวนการ การตัดสินใจเหล่านี้มักจะแยกออกเป็นสองฟาก/แนวทางอื่น

วงกลม

วงกลมเป็นสัญลักษณ์ที่พบได้ไม่บ่อย เพราะไม่ใช่ทุกไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่จะใส่สัญลักษณ์วงกลมลงไป อย่างไรก็ตาม จะมีการใช้วงกลมตลอดเวลาเพื่อแสดงการข้ามการดำเนินการหรือระบุขั้นตอนที่คุณจำเป็นต้องหาทางเลี่ยง

ลูกศรและเส้นเชื่อมต่อ

ลูกศรและเส้นเชื่อมต่อระบุทิศทางที่ลำดับขั้นตอนที่มุ่งหน้าไปภายในกระบวนการ สัญลักษณ์และรูปร่างที่กล่าวถึงข้างต้นล้วนแล้วแต่ใช้ลูกศรและตัวเชื่อมต่อเป็นจุดอ้างอิงภายในไดอะแกรม

ทำไมไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์จึงมีความสำคัญ

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ได้รับความนิยมมากขึ้นในโลกการทำงานอย่างมืออาชีพ และถูกนำไปใช้งานในแวดวงต่าง ๆ เพื่อช่วยบันทึกข้อมูลและชี้แจงกระบวนการ เพราะฉะนั้นแล้ว ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์จะสามารถช่วยคุณและทีมของคุณได้อย่างไร ต่อไปนี้คือข้อดีบางส่วนของการสร้างและนำไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ไปใช้:

เห็นภาพรวมของกระบวนการ

มนุษย์ส่วนใหญ่เป็นสิ่งมีชีวิตที่เรียนรู้จากภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการกับประเด็นที่เป็นนามธรรมและมีความซับซ้อนซึ่งไม่สามารถนิยามออกมาเป็นคำพูดได้ง่าย ๆ เสน่ห์ของไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์อยู่ที่ความเรียบง่าย การแมปกระบวนการทั้งหมดในหน้าเดียวโดยใช้รูปร่าง สี และสัญลักษณ์ทำให้เข้าใจการทำงานและกระบวนการที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้นมาก

เพิ่มประสิทธิภาพ

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ช่วยทำให้มั่นใจว่าทุกคนในทีมเข้าใจขั้นตอนที่ตนเองต้องดำเนินการในลำดับขั้นตอนดังกล่าว สิ่งนี้ช่วยให้ทุกคนเข้าใจบทบาทที่ตนเองต้องลงมือทำและความสำคัญของบทบาทของตนเองในการดำเนินการให้สำเร็จลุล่วง การทำความเข้าใจ "ภาพรวมที่กว้างขึ้น" ประเภทนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและช่วยให้สมาชิกในทีมดำเนินการตามกระบวนการได้เร็วยิ่งขึ้น

สื่อสารให้เข้าใจได้ดียิ่งขึ้น

หนึ่งในส่วนที่มีประโยชน์มากที่สุดในการใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์คือในโครงการที่จำเป็นต้องทำความเข้าใจและสื่อสารกระบวนการที่มีความสำคัญ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์กลายเป็นส่วนหนึ่งของการบันทึกข้อมูลที่ช่วยให้เกิดความโปร่งใสและการสื่อสารภายในทีม การลดความซับซ้อนของการดำเนินการที่เข้าใจยากด้วยสัญลักษณ์ รูปร่าง และคำจำกัดความยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการสื่อสารในบางเรื่องสื่อสารออกมาเป็นคำพูดได้ยาก

ดูว่าใครรับผิดชอบส่วนไหน

ไดอะแกรมช่วยให้เห็นภาพกระบวนการของเวิร์กโฟลว์จากมุมมองจากบนลงล่าง หลังจากที่วิเคราะห์ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ทุกคนจะทราบใครมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง สิ่งนี้ช่วยส่งเสริมให้เกิดความรับผิดชอบและความเข้าใจว่าสมาชิกในทีมแต่ละคนทำหน้าที่ที่จุดไหนเมื่อมองจากภาพรวม

ระบุจุดติดขัดและวิธีปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สามารถใช้ติดตามความคืบหน้าได้ เช่นเดียวกับที่ใช้เพื่อทำความเข้าใจว่าความคืบหน้ามีรายละเอียดแตกย่อยที่จุดไหน การแสดงให้เห็นภาพลำดับขั้นตอนและผู้ดำเนินการที่ทำให้กระบวนการคืบหน้าไปพร้อมกันยังช่วยระบุว่าขั้นตอนใดในลำดับขั้นของกระบวนการที่ดำเนินการช้าลงโดยไม่จำเป็น หรือหยุดโดยสิ้นเชิง นี่จะช่วยสามารถให้สามารถปรับปรุงกระบวนการให้ดียิ่งได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มผลิตภาพและประสิทธิภาพให้กับบริษัทของคุณ

เมื่อไหร่ที่ควรใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมืออเนกประสงค์ที่สามารถสร้างความชัดเจนให้กับเวิร์กโฟลว์หรือกระบวนการของบริษัทได้ เพื่อให้คุณเข้าใจถึงประโยชน์ของสิ่งเหล่านี้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของแวดวงที่ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์อย่างยิ่ง

การพัฒนาซอฟต์แวร์

ในหลายกระบวนการพัฒนาซอฟต์แวร์ มีนักพัฒนาและสมาชิกในทีมหลายคนจากส่วนต่าง ๆ ของโลกเข้ามาทำงานร่วมกัน การใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์อย่างง่าย เช่นเดียวกันกับที่อยู่ใน เทมเพลตแผนการทำงานด้านเทคโนโลยีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าทุกคนรู้บทบาท ความรับผิดชอบของตน และต้องขึ้นต่อใครบ้างเทมเพลตแผนการทำงานของเทคโนโลยี นอกจากนี้ มันยังช่วยให้สามารถติดตามความคืบหน้าในการพัฒนาซอฟต์แวร์ได้ง่ายยิ่งขึ้น

อีคอมเมิร์ซ

ในโลกของอีคอมเมิร์ซ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สามารถแสดงข้อมูลลูกค้าที่เข้ามาดูร้านค้าผ่านทางออนไลน์ได้ นี่สามารถช่วยให้ นักออกแบบ UX ทำความเข้าใจวิธีแนะนำลูกค้าด้วยขั้นตอนที่จำเป็นในการซื้อผลิตภัณฑ์หรือว่าจ้างบริการได้ดียิ่งขึ้น

การผลิต

เดิมทีไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ถูกนำใช้ไปในอุตสาหกรรมการผลิต โดยแสดงลำดับขั้นตอนที่ทีมผู้ผลิตต้องดำเนินการเพื่อสร้างผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพสูงและคุณภาพคงที่ การแมปกระบวนการและลำดับขั้นตอนออกมาให้เห็นโดยใช้ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มีส่วนช่วยทำให้มั่นใจในคุณภาพ

การแพทย์

ขั้นตอนทางการแพทย์มักจะสามารถแมปออกมาให้เห็นภาพได้ง่ายตามลำดับขั้นตอนเชิงเส้น ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มีประโยชน์สำหรับการกำหนดกระบวนการมาตรฐานที่ผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์สามารถปฏิบัติตามได้เมื่อทำการผ่าตัด

ประเภทของไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สามารถมีได้หลายรูปแบบ ไดอะแกรมประเภทต่าง ๆ เหล่านี้ทำหน้าที่ต่างกันและนำมาใช้ได้ที่สุดในบริบทที่แตกต่างกัน ไดอะแกรมประเภทแต่ละประเภทมาพร้อมกับคำอธิบายไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ในรูปแบบเฉพาะพร้อมการใช้งานและสัญลักษณ์ที่เฉพาะเจาะจง ต่อไปนี้คือไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์บางประเภทที่ได้รับความนิยมสูงสุด:

ผังงาน

A ผังงาน ประกอบด้วยรูปร่างและสัญลักษณ์ต่าง ๆ ซึ่งแต่ละแบบจะอธิบายขั้นตอนต่าง ๆ ภายในลำดับขั้นตอนหรือกระบวนการ รูปร่างเหล่านี้แสดงถึงองค์ประกอบต่าง ๆ ของเวิร์กโฟลว์ เช่น การดำเนินการ เอกสาร บริการ อินพุต และเอาต์พุต การใช้ผังงานเพื่ออธิบายเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยให้เห็นภาพว่างานต่าง ๆ จะดำเนินไปอย่างไรระหว่างทรัพยากรต่าง ๆ ภาพรวมในรูปแบบภาพกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจหรือระบบสามารถช่วยในการตัดสินใจและระบุจุดติดขัดได้

ไดอะแกรมแบบเลนว่ายน้ำ (Swimlane diagram)

เทมเพลต ไดอะแกรมแบบเลนว่ายน้ำ ชื่อของไดอะแกรมมแบบเลนว่ายน้ำนั้นเหมาะมาก เนื่องจากเป็นการจำลองเลนในสระว่ายน้ำให้ออกมาเป็นภาพ แต่ละเลนมีกระบวนการและสมาชิกในทีมของตนเอง และไดอะแกรมแสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่าการดำเนินการของสมาชิกต่าง ๆ ในทีมส่งผลต่อคนอื่น ๆ ที่อยู่ในเลนอื่นอย่างไร ไดอะแกรมสวิมเลนมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีแผนกและทีมต่าง ๆ ที่ต้องพึ่งพาซึ่งกันและกัน การเห็นว่าทุกคนทำงานร่วมกัน แต่ในขณะเดียวกันก็เห็นการทำงานของตัวเองยังสร้างความชัดเจนให้กับกระบวนการที่ซับซ้อนได้ด้วย ด้วยวิธีนี้ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์จึงทำหน้าที่เป็นแหล่งข้อเท็จจริงที่ทุกคนในองค์กรสามารถนำมาอ้างอิงได้

ไดอะแกรมบล็อก

ไดอะแกรมบล็อกคือไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ประเภทหนึ่งที่นำมาใช้กับระบบเป็นหลัก ซึ่งตรงข้ามกับกระบวนการหรือการดำเนินธุรกิจที่ซับซ้อน เมื่อ สร้างบล็อกไดอะแกรมแต่ละบล็อกจะแสดงถึงการเป็นส่วนหนึ่งของระบบ ระบบนี้อาจเป็นระบบเชิงกลหรือเชิงเทคนิค และแต่ละส่วนจะเชื่อมต่อกับส่วนถัดไปในระนาบ แต่ละบล็อกมีความสำคัญที่ช่วยให้ระบบเดินหน้าต่อไป และเช่นเดียวกันกับไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์อื่น ๆ ไดอะแกรมบล็อกช่วยให้เห็นภาพว่าระบบดังกล่าวทำงานอย่างไร

สัญลักษณ์แบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ไดอะแกรมสัญลักษณ์แบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPMN) คือตัวอย่างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่ผู้จัดการและนักวิเคราะห์ธุรกิจใช้เป็นหลัก พวกเขาใช้ไดอะแกรมนี้เพื่อแสดงให้เห็นภาพกระบวนการทางธุรกิจ เช่น การจัดการบัญชีเงินเดือนหรือการสรรหาบุคลากร ไดอะแกรมได้รับการวิเคราะห์และปรับให้เหมาะสมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพภายในกระบวนการที่มีความสำคัญในบริษัท

ไดอะแกรม SIPOC

เทมเพลต ไดอะแกรม SIPOC จะแสดงค่าความคลาดเคลื่อนจริงค่าแรกจากที่แตกต่างไปจากหน้าตาตัวอย่างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์มาตรฐาน แทนที่จะแสดงลำดับขั้นตอนและเหตุการณ์ภายในโปรแกรมด้วยภาพ ไดอะแกรม SIPOC จะใช้รูปแบบที่มีลักษณะคล้ายตารางเพื่อสรุปอินพุตและเอาต์พุตของกระบวนการ นี่สามารถช่วยเพิ่มความโปร่งใสและความเข้าใจให้กับกระบวนการได้มากขึ้น

ไดอะแกรมกิจกรรม UML

ไดอะแกรมกิจกรรม UML ให้ภาพมุมกว้างหรือ "ภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น" แทนที่จะให้ภาพทุกสิ่งที่เกิดขึ้นภายในบริษัทหรือองค์กรของคุณ ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ประเภทนี้จะดูส่วนที่เป็นองค์ประกอบของกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดมากกว่าเวิร์กโฟลว์การทำงานในภาพที่เล็กลงไป เมื่อใช้ เครื่องมือไดอะแกรมกิจกรรม UMLคุณจะสามารถวางแผนและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับกระบวนการของบริษัทได้จากระดับบนลงล่าง ในการสร้างหนึ่งไดอะแกรม คุณสามารถทำความเข้าใจส่วนต่าง ๆ และบทบาทที่ทำให้กระบวนการขับเคลื่อนไปได้อย่างง่ายดาย

วิธีสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์

พร้อมสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ของคุณเองแล้วหรือยัง นี่คือคำแนะนำทีละขั้นตอนในการสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่ครบสมบูรณ์:

1. เลือกขั้นตอน

ก่อนสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ ให้ระบุหนึ่งกระบวนการที่จะจัดทำเอกสารไดอะแกรม การแสดงให้เห็นภาพหนึ่งกระบวนการต่อไดอะแกรมนั้นมีประโยชน์ในการทำให้ไดอะแกรมของคุณไม่ซับซ้อนและอ่านยากจนเกินไป

2. กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุด

นี่จะช่วยสร้างโครงร่างของโครงการก่อนที่จะเพิ่มรายละเอียดปลีกย่อย เช่นเดียวกันกับกระบวนการที่ซับซ้อนหลาย ๆ ขั้นตอน การกำหนดขั้นตอนแรกและขั้นตอนสุดท้ายของเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้คุณเข้าใจทิศทางและช่วยให้คุณดำเนินการตามเป้าหมายได้

3. รวบรวมข้อมูล

ไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่ประกอบด้วยส่วนขับเคลื่อนจำนวนมาก โดยแต่ละคนจะมีบทบาทที่แตกต่างกัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รวบรวมข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ รวมถึงอินพุต เอาต์พุต และผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง สิ่งสำคัญคือคุณต้องพูดคุยกับทุกคนที่อยู่ในไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เพื่อทำความเข้าใจความรับผิดชอบของคนเหล่านั้นใน "ภาพรวมที่ใหญ่ขึ้น" สิ่งนี้จะช่วยก่อให้เกิดความรับผิดชอบและทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

4. ออกแบบเวิร์กโฟลว์

ตอนนี้คุณพร้อมที่จะเชื่อมโยงขั้นตอนที่เด่น ๆ และจุดเชื่อมต่อระหว่างจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใขสัญลักษณ์และรูปร่างของไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์เป็นอย่างดีเพื่อสร้างไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่สั้นกระชับและชัดเจนซึ่งทุกคนในทีมสามารถเข้าใจได้ สำหรับแต่ละขั้นตอนในเวิร์กโฟลว์ ให้สร้างสัญลักษณ์ที่เกี่ยวข้อง และเชื่อมโยงกับรูปร่างก่อนหน้านี้