Gantt-schema

Vad är ett Gantt-schema?

Ett Gantt-schema är ett verktyg för att organisera och hantera projekt. Det är ett horisontellt stapeldiagram som beskriver ett projekts alla uppgifter gentemot en tidslinje. Att skapa ett Gantt-schema hjälper projektledare att visualisera de nödvändiga uppgifterna och hålla reda på projektets framsteg.

Schemat är uppkallat efter dess skapare Henry Gantt, som utvecklade det i början av 1900-talet för att visa ett projektschema. Han använde dessa grafer för systematiska och rutinmässiga verksamheter som att hantera anställdas produktivitet.

Det finns i dag många skäl till att använda ett Gantt-schema inom projektstyrning. De gör det lättare för projektteamen att hantera sina uppgifter, förbättrar resursallokeringen och identifierar beroenden.

Strukturen för ett Gantt-schema består vanligtvis av två sektioner. Den horisontella axeln visar de enskilda uppgifterna medan den vertikala axeln visar arbetets tidslinje. Staplar läggs sedan till i diagrammet för att representera varje uppgifts varaktighet.

Gantt-scheman kan även innehålla milstolpar, tilldelade personer och beroenden mellan uppgifter (mer om detta senare).

Vilka är de främsta fördelarna med att använda ett Gantt-schema?

Gantt-scheman är ett viktigt verktyg för att hålla dina projekt på rätt spår och leverera resultat. Nedan är några av de viktigaste fördelarna med att använda ett Gantt-schema mer i detalj:

Organisera projektuppgifter effektivt

Ett Gantt-schemas enkla struktur gör det enkelt att organisera projektuppgifterna. Du lägger helt enkelt till uppgifterna i diagrammet, schemalägger deras start- och slutdatum och placerar dem i projektet i rätt ordning.

Ett Gantt-schemas format gör även att projektteamen kan se alla uppgifter på en och samma plats, vilket hjälper dem att följa framstegen och organisera projektets struktur.

Identifiera beroenden

Beroenden är en serie uppgifter som bestämmer i vilken ordning arbetsuppgifterna ska utföras. För att ett projekt ska gå framåt måste uppgifter som är beroende av varandra slutföras i en viss ordning. Att inte göra detta kan fördröja hela projektet.

Låt oss till exempel säga att ditt projekt har tre uppgifter som är beroende av varandra: A, B och C. Uppgift B kan inte starta förrän Uppgift A är klar, vilket betyder att Uppgift B är beroende av Uppgift A. Utöver detta kan Uppgift C inte starta förrän Uppgift B är klar.

Projektledare kan använda Gantt-scheman för att identifiera dessa beroenden. Stapeldiagramstrukturen gör det lättare att upptäcka dessa uppgifter och följa dem när projektet fortskrider. Du kan även lägga till pilar mellan uppgifter som är beroende av varandra för att förtydliga ordningen för resten av projektgruppen.

Förbättra samarbetet i teamet

Ett Gantt-schema hjälper projektteamen att samarbeta. Dess struktur är lätt att förstå, vilket innebär att alla kan se vilka uppgifter de är ansvariga för, vem som är ansvarig för andra uppgifter och hur varje persons arbete passar in i den större bilden.

För att ytterligare förbättra samarbetet kan du använda en onlineplattform för att skapa och dela ditt Gantt-schema med projektteamet och andra intressenter.

Genom att skapa ett Gantt-schema online kan dsitans- och hybridteam arbeta virtuellt tillsammans för att leverera det färdiga projektet. Det innebär även att projektteamen alltid har tillgång till den mest uppdaterade versionen av ett projekt. De har åtkomst till Gantt-schemat i realtid för att se hur saker och ting fortskrider och vad de behöver göra för att få saker att röra sig framåt.

Vad utgör ett bra Gantt-schema?

Här är några nyckelkomponenter som hjälper dig att få ut bästa möjliga resultat från ditt Gantt-schema:

Förtydliga dina projektmål

Du måste vara tydlig med dina projektmål innan du skapar ett Gantt-schema. Om du inte är det kanske du saknar den riktning du behöver för att kunna slutföra projektet.

Den goda nyheten är att det finns metoder du kan använda för att skapa tydliga projektmål. Ta en titt på SMART-målramverket som ett exempel. SMART är en akronym för Specifikt, Mätbart, Accepterat, Realistiskt och Tidsatt. Den uppmuntrar dig att tänka strategiskt kring dina mål för att säkerställa att de är så tydliga och relevanta som möjligt.

Förstå vilka uppgifter som är kritiska

Kritiska uppgifter är aktiviteter som försenar ett projekts slutdatum om de inte slutförs i tid. Att identifiera dessa uppgifter i ditt Gantt-schema kan hjälpa dig att förbättra uppgiftsprioriteringen, skapa en realistisk projekttidslinje och se till att ditt projekt håller sig inom budgeten.

Du kan använda tekniken för programutvärdering och -granskning (PERT, Program Evaluation and Review Technique) för att identifiera kritiska uppgifter i ett projekt. Ta en titt på vår PERT-diagrammall för att få reda på mer.

Definiera uppgifter tydligt

Även om Gantt-scheman kan ge en överblick över ditt projekt på hög nivå måste du fortfarande definiera de nödvändiga uppgifterna tydligt. Om en gruppmedlem kommer till en uppgift som inte innehåller tillräckligt med information måste de prata med en annan gruppmedlem för att få en bättre förståelse.

Detta kan bromsa ett projekts framsteg och det är därför viktigt att alla uppgifter är tydligt beskrivna.

Om du använder Miro för att skapa ditt Gantt-schema kan du lägga till detaljerad information i varje aktivitetsfält. Klicka bara på fältet så visas ett popup-fönster. I det här fönstret kan du skriva en uppgiftsbeskrivning, lägga till taggar, ändra stapelfärgerna och uppdatera uppgiftens status.

Hur man skapar ett Gantt-schema för ett projekt

Vi har beskrivit några enkla steg som du kan följa för att skapa ditt eget Gantt-schema. Det första är att granska projektets omfattning.

Granska projektets omfattning

Innan du skapar ditt Gantt-schema behöver du en tydlig bild av projektets omfattning.

Projektets omfattning beskriver viktiga aspekter av ditt projekt. Det inkluderar projektets mål, leveranser, krav, uppgifter, kostnader och deadlines. Det är oftast ett document men kan även vara i ett annat format.

Ta en titt på vår Projektomfattningsmall för att se projektets omfattning i en Kanban struktur.

Att förstå ditt projekts omfattning ger dig en bra position för att skapa ett framgångsrikt Gantt-schema.

Du har en tydlig bild av vad projektet innebär, vad målen är och varför projektet ska utföras. Därför kommer du att kunna lägga till alla relevanta uppgifter, deadlines och milstolpar i schemat.

Lägg till projektuppgifter

Efter att ha granskat projektets omfattning kan du börja lägga till projektuppgifter till Gantt-schemat. Det är här staplarna kommer in i bilden.

Varje stapel i ett Gantt-schema representerar en uppgift och dess varaktighet. Beroende på ditt Gantt-schemas struktur kan dessa staplar även visa vad uppgiften innebär och vem som tilldelats den.

Du kan även kategorisera uppgifter utifrån typen av arbete. Du kan till exempel dela upp uppgifter i följande kategorier:

Försäljning

Marknadsföring

Finansiering

Drift

Produktutveckling

IT

Att dela upp uppgifter i olika kategorier ger dig en bättre överblick över ett projekt. Det gör det även lättare för olika team att se vilka uppgifter de är ansvariga för – vilket är särskilt användbart om ditt projekt är komplext. Genom att kategorisera uppgifter kan teamen enkelt se vilka uppgifter som är relevanta för dem, i stället för att se varenda uppgift i projektet.

Välj en tidsram

Med alla uppgifter nu i schemat kan du lägga till varaktigheten för varje uppgift. Om du använder en onlineplattform som Miro kan du välja ett start- och slutdatum i mallen. Stapeln kommer därefter att automatiskt hoppa till rätt plats i schemat.

Oroa dig inte om du inte vet hur mycket tid du ska uppskatta för varje uppgift. Det finns olika sätt att uppskatta uppgiftens varaktighet, som följande:

Förstå vad uppgiften innebär

Du måste först veta vilka aktiviteter som krävs för att slutföra uppgiften. Vad är det önskade resultatet? Är uppgiften komplicerad? Behövs det flera personer? All denna information hjälper dig att bedöma hur lång tid uppgiften bör ta.

Granska historiska data

Ta en titt på tidigare projekt för att få reda på hur lång tid uppgifterna har tagit förut. Du kan använda denna information för att uppskatta hur lång tid dina nuvarande projektuppgifter bör ta.

Prata med tilldelade personer

Om du har liten eller ingen erfarenhet av vissa delar av projektet är det en bra idé att prata med personer från arbetsområdet. De kommer att ha de insikter du behöver för att hjälpa dig att avgöra hur lång tid varje uppgift bör ta.

Begär godkännande från nyckelintressenter

När alla uppgifter finns i schemat kommer du att ha en tydligare bild av hur lång tid projektet kommer att ta att slutföra. Du kan dela denna information med viktiga intressenter för att hålla dem uppdaterade och be om deras godkännande innan du går vidare.

När du kommit överens om projektets tidslinje kan du lägga till informationen i projektschemat. Att documentera denna information hjälper till att förhindra scope creep (okontrollerade ändringar av projektomfattning), vilket kan orsaka förseningar och hindra dig från att slutföra projektet.

Identifiera beroenden

Nu när ditt Gantt-schema har fått klartecken kan du lokalisera beroenden. Detta innebär att upptäcka uppgifter som inte kan gå framåt förrän andra uppgifter har påbörjats eller slutförts.

Oftast blir beroenden uppenbara när du kartlägger dina projektuppgifter. Om inte måste du leta efter uppgifter som inte kan utförad förrän vissa händelser inom en tidigare uppgift har skett. När detta kartlagts kan du lägga till pilar mellan uppgifter som är beroende av varandra för att visa vilka uppgifter som är kritiska för projektets slutförande.

Dela det med ditt projektteam

När Gantt-schemat är klart delar du det med ditt projektteam för granskning. Detta gör att ditt team kan ställa frågor och ge feedback om projektet.

Om du använder Miro för att hantera ditt Gantt-schema kan du dela diagrammet med ditt projektteam och de kommer att kunna lägga till kommentarer direkt i schemat. På så sätt blir det lättare för dig att granska deras feedback.

Starta projektet

När alla är på plats kan du äntligen starta projektet. Fast arbetet är inte över än.

När arbetet fortskrider måste du hänvisa till Gantt-schemat för att följa projektets framsteg. Detta hjälper dig att ta itu med eventuella problem som kan ha dykt upp och se till att projektet närmar sig leverans.

När det kommer till att kontrollera projektets framsteg kan det vara användbart att använda ett onlineverktyg. Det låter dig kontrollera uppgifternas framsteg i realtid och snabbt rätta till saker om de inte går som planerat.

Det betyder även att ditt projektteam alltid har åtkomst till den mest uppdaterade versionen av schemat. De kan omedelbart se hur projektet går, vilka uppgifter de fortfarande behöver slutföra och vilka uppgifter som andra teammedlemmar arbetar på.