Organisationsscheman

Vad är ett organisationsschema?

Ett organisationsschema beskriver hur ditt företag fungerar. Det kan användas för att visa ett företags struktur, relationerna mellan avdelningar eller befälsordningen. Generera din egen med vårt verktyg för organisationsscheman, eller läs vidare för att ta reda på mer om de olika typerna och hur de kan användas.

Vad ska ett organisationsschema innehålla?

Organisationsscheman kallas ibland även organigram. Dessa företagsstrukturdiagram visar människors relationer inom en organisation. De liknar släktträd eller släktskapsdiagram , men visar arbetsrelationer snarare än familjerelationer. I ett organisationsschema representerar rutorna medarbetare. Dessa rutor innehåller ofta följande information:

• Namn (och ibland foton) • Kontaktuppgifter • Roller och yrkestitlar • Ansvarsområden • Professionella relationer mellan individer

Linjer och pilar kopplar ihop dessa rutor och visar var individerna befinner sig i företagshierarkin samt hur de förhåller sig till varandra.

Typer av organisationsscheman

Organisationsscheman finns i olika strukturer och format. Här är några av de vanligaste.

Hierarkiskt organisationsschema

Ett hierarkiskt diagram erbjuder en hierarkisk struktur för ditt företag. Det går från en teammedlem högst upp i diagrammet (vanligtvis VD:n eller koncernchefen) ner till övriga medarbetare baserat på deras roller i företaget. Under VD:n kan till exempel försäljningschefen, marknadsföringschefen och produktchefen finnas. Var och en av dessa avdelningschefer kommer under sig att ha ett team som rapporterar till dem. Detta format ger medarbetarna tydlighet. De vet vad de har för roll, vem de arbetar med och vem de rapporterar till. Diagrammet ger också en tydlig väg för professionell utveckling. En av de viktigaste utmaningarna med denna typ av organisationsschema är kommunikation som avgränsas i silos. När varje avdelning ansvarar för sitt eget arbete kan den tvärfunktionella kommunikationen ofta gå fel. För att se till att den här strukturen fungerar effektivt måste team kommunicera effektivt inom hela verksamheten (det är där en kollaborativ plattform som Miro kan hjälpa till).

Platt organisationsschema

Ett platt (eller horisontellt) organisationsschema visar få eller inga ledningsnivåer. Med denna typ av organisationsstruktur främjar företaget omfattande självstyrning och beslutsfattande från teammedlemmarnas sida. Detta organisationsschema uppmuntrar mindre övervakning från ledningen och mer engagemang från medarbetarna. Det kan vara motiverande för medarbetarna, men det är en knepig struktur att skala upp när ett företag växer. Platta organisationsscheman är vanligare för mindre företag som inte kräver en tydlig befälsordning. Det är inte ovanligt att växande företag rör sig från ett platt organisationsschema till ett hierarkiskt när de utvecklar olika avdelningar.

Avdelningsbaserat organisationsschema

Ett avdelningsbaserat organisationsschema är en version på hög nivå av en hierarkisk struktur, vilket gör det möjligt för olika delar av företagsverksamheten att kontrollera sina egna resurser. Avdelningar kan delas upp på olika sätt. De inkluderar marknader, produkter och till och med geografiska platser. Avdelningar kan fungera som en egen mini-företagsverksamhet inom företaget. De kan till exempel ha egna marknadsförings-, IT- och HR-försäljningsteam. Detta tillvägagångssätt erbjuder flexibilitet att reagera på branschförändringar, uppmuntrar autonomi och gör det möjligt för avdelningarna att erbjuda sina kunder ett anpassat tillvägagångssätt. Dessa strukturer används främst av större organisationer med områden som arbetar oberoende av varandra. Men precis som med det hierarkiska organisationsschemat kan avdelningsstrukturer ofta bli till silor. Tvärfunktionell kommunikation kan vara svår, vilket kan leda till duplicering och överutnyttjande av resurser.

Matrisbaserat organisationsschema

Ett matrisbaserat organisationsschema är ett rutnät som visar tvärfunktionella team. På grund av denna tvärfunktionalitet arbetar teammedlemmarna med kollegor från olika avdelningar och rapporterar till flera chefer. Ett matrisbaserat organisationsschema är en mer komplex struktur än ett enkelt hierarkiskt schema, men gör att chefer enkelt kan välja personer från olika team för att arbeta med specifika projekt. Detta kan dock även orsaka vissa konflikter i fråga om kapacitet och vem som är tillgänglig för vissa projekt.

Vilken organisationsstruktur är bäst?

Låt oss först klargöra skillnaden mellan ett organisationsschema och en organisationsstruktur. Ett organisationsschema är baserat på personer, medan en organisationsstruktur är baserad på funktioner. Organisationsstrukturer beskriver ansvar, ansvarighet och befogenheter för varje roll i företaget. Till skillnad från organisationsscheman ändras de inte ofta. De är baserade på verksamhetens övergripande funktion och vision, så regelbundna förändringar är sällsynta. När du ska hitta den bästa organisationsstrukturen för ditt företag så finns det två huvudtyper att överväga: mekanistiska strukturer och organiska strukturer. Mekanistiska strukturer är hierarkiska och går uppifrån och ner (som det hierarkiska organisationsschemat). Avdelningar i en mekanistisk struktur följer normalt en tydlig uppsättning regler, vilka inkluderar tydliga ansvarsområden för medarbetare och verksamhetsområden. Organiska strukturer representerar ett mer kollaborativt, flexibelt system (som det platta organisationsschemat). De har fler tvärfunktionella funktioner, ett bredare kontrollintervall och större decentralisering. Vilken organisationsstruktur som är bäst beror på hur företaget vill arbeta. Om man vill ha flexibilitet och mer självständighet för medarbetarna passar en organisk struktur bäst. Om man föredrar tydligt definierade roller och ansvarsområden inom en hierarki är mekanistiska strukturer det bästa valet.

Användningsområden för organisationsscheman

Här är några situationer där det kan vara till stöd för ditt företag att skapa ett organisationsschema.

För att identifiera befälsordningen

Beskriv tydligt var varje teammedlem befinner sig i företagshierarkin. Alla kan se sin plats i strukturen och vem de rapporterar till.

För att beskriva tvärfunktionella relationer

Förtydliga hur olika avdelningar arbetar tillsammans för att strömlinjeforma tvärfunktionellt samarbete.

För att allokera resurser

Genom att ha allt utformat på ett visuellt sätt kan du effektivt fördela resurser baserat på teamstrukturer och -förmågor.

För att omstrukturera

Oavsett om du omstrukturerar ett projektteam eller ett helt företag, kan du använda organisationsscheman för att planera och kartlägga en helt ny affärsstruktur.

För tillväxtplanering

Använd ett organisationsschema för att planera nyanställningar i takt med att företaget växer. Identifiera tydligt var du behöver nya medarbetare och vilka roller de ska ha.

För att stödja nya medarbetare

Organisationsscheman är till hjälp under introduktionsprocessen. Du kan göra nya medarbetare bekanta med företagsstrukturen och vilka deras kollegor är tvärs över olika avdelningar samt vem de ska rapportera till.

Vilken betydelse har ett organisationsschema?

Det finns många anledningar till att företag använder organisationsscheman. För att förstå företagshierarkin, identifiera förbättringsområden, erbjuda medarbetarna tydlighet och förbättra kommunikationen mellan avdelningarna är bara några exempel. Låt oss se närmare på dessa fördelar.

För att förstå företagshierarkin

Att ha ett gediget grepp om hierarkin i företaget är fördelaktigt för alla på företaget. För ledningen hjälper det till att visualisera hur team arbetar tillsammans och var alla befinner sig i företagsstrukturen. För medarbetarna visar det vem de behöver rapportera till och hur de passar in i helheten. Enkelt uttryckt hjälper ett organisationsschema företag att bättre förstå hur man kommunicerar effektivt och hur man arbetar tillsammans för att uppnå företagets mål.

För att identifiera förbättringsområden

Med ett organisationsschema kan du belysa ineffektivitet i din företagsstruktur och identifiera hur du kan göra förbättringar. Du kan identifiera hur ditt team arbetar tillsammans och var strukturen kan förbättras, samt genomföra de förändringar som krävs baserat på denna information.

För att skapa klarhet

Ett organisationsschema förtydligar allas roll i företaget eller projektet. Oavsett om det är hierarkiskt eller platt vet alla hur de passar in i helheten, vem som är med i deras team och vem de kan vända sig till för råd och vägledning.

För att förbättra kommunikationen

Erbjud en bättre kommunikation mellan teammedlemmarna genom att tydligt kartlägga formella relationer. Detta är särskilt användbart för tvärfunktionella team, där individer kanske inte vet exakt vem de ska kontakta. Med ett organisationsschema på plats är det tydligt vem teammedlemmar kan kontakta på andra avdelningar.

Finns det några nackdelar man behöver känna till?

Även om organisationsscheman ger ett företag tydlighet och struktur, finns det vissa utmaningar du kan ställas inför under processens gång.

De kan snabbt bli föråldrade

Med nyanställda, interna omflyttningar och personalomsättning är det oundvikligt att ditt organisationsschema förändras över tid. Detta innebär att medarbetare ständigt behöver hålla sig uppdaterade, vilket kan vara tidskrävande. Lyckligtvis gör användningen av Miro denna process snabb och enkel. Med våra online-diagram kan du uppdatera din företagsinformation med några klick, och dina ändringar blir omedelbart synliga för resten av företaget.

De fokuserar enbart på professionella relationer

Organisationsscheman visar inte hur enskilda teammedlemmar arbetar tillsammans eller om de har en god arbetsrelation. De visar inte heller ledarstil och kartlägger inte alla kommunikationsmetoder. All denna information är viktig för ditt företags framgång, så ta hänsyn till detta när du skapar ditt organisationsschema.

De visar inte alltid hela bilden

Organisationsscheman är en strömlinjeformad representation av ditt företag, vilket innebär att de inte är så detaljerade. Som ett resultat kan de måla upp en vilseledande bild av vilken betydelse eller vilket inflytande människor på ditt företag har. Om du behöver en större insikt kan du använda en organigraf, som erbjuder mer detaljer.

Så här gör du ett organisationsschema

Ta en titt på den här steg-för-steg-guiden för att skapa ett välstrukturerat organisationsschema för ditt företag.

1 Definiera omfattningen

Börja med att befästa varför du skapar diagrammet över huvud taget. Ska det vara ett internt dokument för medarbetare att använda för att visualisera företagsstrukturen? Är det för att ledningen ska identifiera förbättringsområden? Kommer du att visa det för investerare och viktiga intressenter för att visa hur du planerar att få verksamheten att växa? Du måste känna till syftet med ditt organisationsschema för att se till att det innehåller rätt information och att det är strukturerat på rätt sätt.

2 Samla in relevant information

Efter att ha klargjort syftet med organisationsschemat är det dags att samla in all den information du behöver. Detta omfattar att identifiera medarbetare, deras roll i företaget och deras ansvarsområden.

3 Välj format på organisationsschemat

Välj det format på organisationsschemat som bäst passar din företagsstruktur. Om du vill ha en hierarkisk struktur kan det hierarkiska organisationsschemat eller det avdelningsbaserade organisationsschemat vara ett bra val. För större flexibilitet och färre hierarkiska nivåer bör du överväga det platta diagrammet.

4 Välj rätt plattform

Att skapa ett organisationsschema kan vara en utdragen process, i synnerhet om du har en komplex företagsstruktur. För att göra processen enklare att hantera, se till att använda plattformar som erbjuder rätt funktioner och struktur för ditt företag. Ta Miro som exempel. Vår digitala arbetsyta har funktioner som gör det möjligt för team att skapa anpassade organisationsscheman. Lägg till din egen företagsprofil, dela tavlan med medlemmar i ditt team och ladda upp dina egna filer och bilder.

5 Mata in informationen

När plattformen är på plats och all information redo lägger du till alla medarbetare på din tavla. Inkludera så mycket eller så lite information du tycker behövs. Till exempel föredrar vissa team att lägga till kontaktuppgifter och foton på medarbetarna, medan andra helt enkelt använder sina namn och yrkestitlar. Välj vad som fungerar bäst för dig och ditt team – det finns inget som är rätt eller fel, så länge deras namn och yrkestitlar är med.

6 Gruppera team tillsammans

Börja lägga till struktur i ditt diagram genom att gruppera team tillsammans. Exakt hur du gör detta beror på vilken struktur du använder. Se avsnittet ”Typer av organisationsscheman” för att läsa mer om hur du organiserar dina team baserat på det valda organisationsschemat.

7 Identifiera relationer och befälsordningen

När team är grupperade och du har en viss struktur i ditt organisationsschema är det användbart att identifiera relationer inom team. Det hjälper alla att bli förtrogna med vem som är med i deras team och hur alla relaterar till varandra i den övergripande hierarkin. Det är också en chans att identifiera tvärfunktionella relationer mellan avdelningar och laterala relationer inom ledningen.

8 Dela det med ditt team

När schemat är klart kan du dela det med ditt team eller andra relevanta intressenter. Om du vill samla in feedback på diagrammet låter Miros arbetsyta användarna lägga till kommentarer och förslag direkt på din arbetsyta. På så sätt kan du direkt se deras feedback och göra nödvändiga ändringar i schemat.

9 Håll det uppdaterat

Som nämnts är företagsstrukturer inte huggna i sten. Nya personer tillkommer, medarbetare byter tjänst internt och vissa kommer oundvikligen att sluta. För att ditt organisationsschema ska vara fortsatt användbart och relevant måste du uppdatera det när förändringar sker. Om du använder ett online-organisationsschema kan du enkelt göra ändringar virtuellt och alla kan komma åt dina ändringar i realtid.

Exempel på organisationsscheman

Ta en titt på några exempel på organisationsscheman för att få lite inspiration till dina egna organisationsscheman.

Företagsbaserat organisationsschema

Ett företagsbaserat organisationsschema beskriver din företagsstruktur. Det visar din rapporteringsstruktur, hur olika avdelningar relaterar till varandra och hur företagsfunktionerna fungerar inom din verksamhet. Ett företagsbaserat organisationsschema används ofta för företag som antingen vill omstrukturera sin verksamhet eller försöka förstå den befintliga strukturen. Det är också särskilt användbart för nya medarbetare, eftersom det gör det möjligt för dem att bekanta sig med ditt företag och se helheten.

Skapa ett företagsbaserat organisationsschema →

Projektbaserat organisationsschema

Ett projektbaserat organisationsschema strukturerar personalen för ett kommande projekt. Det gör det möjligt för projektledarna att se varje persons roll, hierarkin för alla i projektgruppen och befälsordningen. Detta schema är också ett bra verktyg för att identifiera projekthinder – till exempel potentiella resursbrister – eftersom det gör det möjligt för projektledarna att visualisera eventuella problem och göra de förbättringar som behövs.

Skapa ett projektbaserat organisationsschema →

Karta över organisationsförändringar

En karta över organisationsförändringar skiljer sig något från ett traditionellt organisationsschema, men det är ändå ett användbart exempel. Kartan ger dig en översikt över de olika aktiviteter du kan utföra för att omorganisera din verksamhet. Om du planerar att omstrukturera din verksamhet eller projekt är denna karta ett bra sätt att täcka allt. Du kan visualisera scenarier, kartlägga olika intressenter och planera exakt hur du förväntar dig att det nya systemet kommer att fungera. När kartan är klar har du hittat din idealväg för organisationsförändringar.

Skapa en karta över organisationsförändringar →