Vad är ett flödesschema?

Förklaring av flödesscheman

Ett flödesschema är en typ av diagram som förklarar en process eller ett arbetsflöde visuellt. Standardiserade symboler och definitioner i kombination med ett flödesschema är ett praktiskt sätt att visuellt beskriva olika steg och beslutspunkter i processer. Flödesscheman har varit populära inom en mängd olika områden i många år – från teknik och utbildning till programmering och projektledning. Flödesscheman är användbara för att kommunicera enkla och komplexa processer och är otroligt dynamiska och mångsidiga. En granskare ska kunna titta på ett flödesschema och få en överblick över en process på hög nivå. Normalt ritas ett flödesschema med hjälp av olika symboler, som var och en visar olika steg i en sekvens eller process. Det finns vanligtvis en mängd olika element i ett flödesschema såsom åtgärder, material, tjänster, indata och utdata. Om du måste ta ett beslut och är osäker på processen och de olika elementen som krävs för ett informerat beslut kan ett flödesschema förenkla processen avsevärt.

Fördelar med att skapa ett flödesschema

Användning av ett flödesschema för att visualisera processer kan gynna ditt företag eller till och med din vardag. Här är några sätt som ett flödesschema kan hjälpa dig och ditt team.

Visuell klarhet

Den kanske viktigaste fördelen med att använda ett flödesschema är att man kan visualisera och förstå processerna i en komplicerad operation i ett enkelt format. Många företag inom tillverkning, logistik och administrativa branscher använder flödesscheman för att korrekt illustrera viktiga sekvenser. Det går även att använda flödesscheman till att göra det enklare för potentiella intressenter att förstå de arbetsflöden som ditt företag kommer att använda.

Förbättrad kommunikation

Ett användbart ställe att använda ett flödesschema är under möten när ditt team behöver förstå och kommunicera viktiga processer. Att förenkla en komplex operation med flödesschemasymboler och definitioner är ett effektivt sätt att tydligt kommunicera information, som annars skulle vara svår att diskutera.

Korrekt dokumentation

Att använda ett flödesschema för att rita upp processer inom ett företag är ett bra sätt att dokumentera vad som behöver göras. Det är även ett utmärkt sätt att förstå företagets framsteg när det gäller att slutföra en uppgift. Användning av digitala flödesscheman är ett utmärkt sätt att införliva papperslös dokumentation i ditt arbetsflöde.

När ska man använda flödesscheman?

Flödesscheman används i en mängd olika sammanhang och branscher. Det spelar egentligen ingen roll inom vilken sektor du eller ditt företag verkar – ett flödesschema kan användas för att enkelt förstå processer och verksamheter.

Här är några verkliga exempel på när flödesscheman kan användas effektivt:

När man utformar och planerar en process

Att komma på en ny process kräver att man dokumenterar stegen och sekventiella händelser i processen. Användning av ett flödesschema hjälper till att dokumentera denna process och ökar förståelsen av processen som helhet.

Att studera en process för ökad förståelse

Hundratals exempel på flödesscheman online har använts av företag för att slutföra och förstå komplexa processer. Man kan studera dessa flödesscheman för att bättre förstå hur företaget bör dela upp åtgärder och händelser för att nå en viss slutprodukt eller mål.

Kommunicera en process

I många företag världen över kan utskick av detaljerade flödesscheman ersätta långa och tidskrävande möten. Flödesscheman är enkla att förstå och ger ett visuellt dokument över en process. De är extremt effektiva kommunikationsverktyg.

Flödesschemasymboler

De flesta flödesscheman använder sig av standardformer och standardsymboler. Varje symbol representerar olika element/steg i en sekvens eller process. Använd följande flödesschemaformer för att utforma en effektiv process.

Oval

En oval i ett flödesschema representerar terminalen. Detta indikerar start och stopp inom en sekvens.

Parallellogram

Parallellogram indikerar indata eller utdata.

Rektangel

Rektanglar indikerar åtgärder.

Romb

Romber indikerar beslut som måste tas. Dessa leder vanligtvis till två olika vägar baserat på beslutet som tas.

Flödeslinjer

Flödeslinjer och pilar representerar riktningarna i sekvensen.

Typer av flödesscheman

Innan du skapar ett flödesschema måste du bestämma vilken typ av flödesschema som är bäst för den process du vill illustrera. Det finns hundratals typer av flödesscheman, som vart och ett har sina unika användningsområden och resultat. Nedan beskrivs fyra av de flödesscheman som är de vanligaste och mest användbara.

Processflödesschema

Ett processflödesschema är den mest grundläggande typen av flödesschema. Det används ofta för att kartlägga nya projekt och verksamheter. Ingenjörer och mjukvaruutvecklare använder ofta processflödesscheman för att kartlägga framsteg och förstå de steg de behöver ta för att slutföra ett projekt.

Swimlane-flödesschema

Swimlane-flödesschemat fick sitt namn eftersom det visuellt representerar en process utan början eller slut. Processerna och handlingarna som utförs av personer i ett swimlane-diagram upprepas och slutförs mer än en gång. Med hjälp av en mall för swimlane-diagram kan du kartlägga en process som behöver upprepas och därmed förhindra att sekvensen blir rörig.

Dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram används för att överbrygga kommunikationsgapet mellan utvecklare och användare av ett program eller en mjukvara. Denna typ av flödesschema är specialiserad eftersom den innehåller en stor mängd information och relativt få flödesschemasymboler. Miros mall för dataflödesdiagram gör det enkelt att visuellt visa stegen eller aktörerna i ett system, oavsett hur komplicerat det är.

Arbetsflödesdiagram

När du använder ett arbetsflödesdiagramär målet att kartlägga en effektiv sekvens av händelser eller processer som resulterar i ett konsekvent och kvalitativt resultat. Arbetsflödesdiagram används ofta för att kartlägga en standardiserad uppsättning procedurer med ett bestämbart resultat.

Så skapar man ett flödesschema

Nu när du förstår var och när man använder flödesscheman och varför de är viktiga visuella verktyg är det dags att lära dig hur man skapar ett. Miros flödesschemaverktyg är ett fantastiskt verktyg för att bygga och planera omfattande flödesscheman med ditt team. Använd verktyget och följ denna steg-för-steg-guide:

1. Förstå syftet med ditt flödesschema

Innan du börjar skapa ditt flödesschema måste du förstå varför du skapar ett flödesschema. Skriv ner de mål och resultat du vill att ditt flödesschema ska avbilda och identifiera de processer du vill att diagrammet ska förklara. Var försiktig med att försöka uppnå för många mål i ett flödesschema. Det är bäst att hålla flödesschemat så enkelt som möjligt för att göra det enkelt att förstå. Om du märker att du försöker uppnå för mycket i ett diagram bör du överväga att skapa mer än ett flödesschema för varje process eller varje informationsgrupp.

2. Använd en flödesschemamall

Användning av en grundläggande flödesschemamall kan hjälpa dig att förstå hur du ska illustrera dina processer och ger dig en stark utgångspunkt innan du börjar lägga till dina symboler. Att börja med en mall sparar tid samtidigt som den erbjuder standardiserade flödesschemasymboler.

Om du behöver något mer komplext har Miro en stor samling flödesschemamallar som du och ditt team kan använda.

3. Lägg till flödesschemaformer

Ta en titt på flödesschemats symboler och former som diskuterats ovan och börja skapa din visuella process. Identifiera de olika komponenterna i din sekvens och lägg till lämpliga former för att skapa ett bra arbetsflöde.

4. Anslut former med linjer och pilar

Nästa steg är att lägga till de anslutande linjerna och pilarna för att sekvensera de valda händelserna och symbolerna.

5. Samarbeta på ditt flödesschema

Om ditt flödesschema visar en process som påverkar andra personer kan du dela ditt flödesschema med relevanta personer. Att bjuda in ditt team till att samarbeta med dig på ditt flödesschema säkerställer att alla är med på noterna. Med Miro kan teammedlemmar ge feedback och förslag tillsammans med kommentarer och anteckningar, allt på ett enda virtuellt utrymme. Detta kontextuella samarbete hjälper ditt team att skapa ett tydligt flödesschema, som är användbart för alla.

6. Håll ditt flödesschema uppdaterat

System och processer förändras ständigt, vilket innebär att flödesscheman som visar dessa processer också behöver förändras. Håll ditt flödesschema uppdaterat genom att regelbundet gå igenom det och göra nödvändiga ändringar. Att ha ett flödesschema online i Miro gör det enkelt att uppdatera och ändra ditt flödesschema samt att spåra ändringar.

Tre exempel på flödesscheman

Innan du börjar använda Miros onlineverktyg för flödesscheman bör du ta en titt på dessa exempel på flödesscheman som referens. Följande är exempel på ett flödesschemas mångsidighet och användbarhet.

Flödesschema för webbplats

Att skapa en webbplats är mycket mer komplicerat än vad många tror. Att skapa navigeringsmenyer, organisera innehåll och anpassa en webbplats utseende är exempel på viktiga steg som krävs för att skapa en webbplats som folk vill besöka. Denna flödesschemamall för en webbplats erbjuder ett robust processdiagram för att skapa en fantastisk användarcentrerad upplevelse online.

Beslutsträd

Oavsett inom vilken bransch du är verksam så finns det många olika resultat som ditt företag kan ställas inför baserat på dina beslut. Fjärilseffekten av dina beslut innebär att du måste tänka på alla möjliga resultat och hur de kan påverka ditt företag. Denna flödesschemamall för ett beslutsträd visar hur du kartlägger olika beslut och deras resultat så att du kan bestämma dig för den bästa möjliga vägen.

Tvärfunktionellt flödesschema

De flesta flödesscheman är tvärfunktionella på så sätt att de redogör för olika möjliga utfall. Swimlane-diagram är särskilt tvärfunktionella eftersom de hjälper till att visualisera företags bidrag och projektrelationer. Denna mall för ett tvärfunktionellt flödesschema hjälper dig att förstå elementen och sambanden mellan de olika faserna i ett projekt.

Tips att tänka på när du skapar ett flödesschema

Du är på god väg att påbörja din resa med flödesscheman. Allt som återstår är att gå igenom några tips och bästa praxis för att skapa det perfekta flödesschemat.

Håll ditt flödesschema på en sida

En viktig egenskap hos flödesscheman är att de måste vara lättlästa och begripliga. Du vill inte behöva bläddra igenom flera sidor för att se processen. Att hålla allt på en sida gör det enklare och effektiviserar visualiseringen.

Använd symboler, former och färger konsekvent

Att använda symboler och former konsekvent i flödesschemat gör det enklare att förstå processen. Varje symbol måste representera ett annat element i processen. Om du använder en mängd olika symboler blir det svårt att läsa processen och förstå hur den fortskrider. Konsekvens är nyckeln när man skapar en förståelig visuell process.

Förstå syftet med ditt flödesschema innan du skapar det

Som förklarat ovan är detta ett viktigt steg i skapandet av ditt flödesschema. Flödesscheman används bäst för att representera en specifik process. Detta hjälper till att hålla diagrammet fokuserat.

Data ska flöda från vänster till höger

Flödesscheman ska flyta i samma riktning som vi läser och skriver. Detta hjälper till att hålla flödesschemats struktur enkel och lättförståelig.

Få alla involverade

Det är mer än troligt att flödesschemat du har skapat kommer att påverka andra personer i ditt team, i synnerhet om det är ett flödesschema för affärsprocesser. Istället för att skapa flera flödesscheman för samma system kan du involvera personerna i ditt team som är en del av processen. Med Miro kan du enkelt dela ditt flödesschema med samarbetspartner var som helst via Slack, e-post eller en privat länk.

Gör relevanta ändringar efter behov

Det är ingen poäng med ett flödesschema som är inaktuellt och felaktigt. I själva verket kan detta orsaka förvirring och felaktigheter, vilket i sin tur kan orsaka allvarliga problem för ditt team. När ditt system eller din process ändras ska du se till att du håller ditt flödesschema uppdaterat med de senaste stegen och aktuell information. Om ditt team använder flödesschemadokumentationen regelbundet blir det enklare att hålla flödesschemat uppdaterat. Alternativt kan du schemalägga möten då du kan omvärdera ditt teams flödesscheman och göra nödvändiga ändringar.