Vad är ett dataflödesdiagram?

Definiera dataflödesdiagram

Ett dataflödesdiagram kartlägger sekvensen för information, aktörer och steg inom en process eller ett system. Det använder en uppsättning definierade symboler, som var och en representerar olika steg och personer som behövs för att en process ska kunna utföras korrekt.

Diagrammet kan vara lika enkelt eller komplicerat som systemet det representerar och skapas enklast med ett verktyg för dataflödesdiagram. Dataflödesdiagram används oftast för att visuellt representera dataflödet i ett affärsinformationssystem. Såsom visas i exemplet av dataflödesdiagram nedan, illustrerar dessa diagram hur data bearbetas inom ett system med hjälp av en uppsättning indata och utdata.

Som namnet antyder fokuserar ett dataflödesdiagram på data och information. Detta skiljer det från ett arbetsflödesdiagram eller flödesschemasom kan fokusera på en annan process eller ett annat system inom ett företag. Ett viktigt tips för att identifiera skillnaden mellan ett flödesschema och ett dataflödesdiagram är att titta på hur pilarna används. Pilarna i ett flödesschema representerar händelseordningen medan pilarna i ett dataflödesdiagram representerar dataflödet. Ett dataflödesdiagram hjälper företag och entreprenörer att förstå varifrån data kommer, hur de behandlas i ett system och var de hamnar efter bearbetning.

Fördelar med dataflödesdiagram

Ett dataflödesdiagram visar grafiskt funktionerna och processerna i ett system, vilket hjälper till att fånga upp, lagra och manipulera informationen. Denna visuella representation är ett utmärkt kommunikativt verktyg som kan skickas fram och tillbaka mellan användaren och systemutvecklaren. Här beskrivs några av fördelarna med dataflödesdiagram mer i detalj:

Sätter gränser

Att implementera ett dataflödesdiagram hjälper till att beskriva och avgränsa ett systems gränser. Utan ett dataflödesdiagram kan det vara svårt för ett företag att förstå var ett system börjar och slutar. Genom att sätta specifika gränser finns en tydlig avgränsning på plats.

Förbättrar kommunikationen

Ett dataflödesdiagram kan hjälpa till att främja grafisk kommunikation mellan systemdesigner och användare. Detta kan hjälpa ingenjörer och utvecklare att förstå användarens behov och önskemål.

Effektivt visualiseringsverktyg

Att representera en komplex datastruktur med hjälp av ett dataflödesdiagram gör det enklare att tolka. Dataflödesdiagram hjälper team att visualisera data och steg som är involverade i mjukvarusystemets processer. Visualisering är avgörande för att förklara processer tydligt och göra dem enklare att komma ihåg.

Representerar logik

Dataflödesdiagram stödjer logiken bakom dataflödet inom ett system. Utan denna logiska underbyggnad och förståelse kan det hända att icke-tekniska personer som är involverade i ett projekt inte förstår hur indata blir till utdata.

Symboler i dataflödesdiagram

Det finns en uppsättning standardiserade symboler som används för att illustrera komponenterna i ett dataflödesdiagram. Genom att använda dessa konsekventa notationer blir det enklare för alla i ditt team att läsa och förstå ditt diagram.

Extern enhet

Externa enheter är aktörer, källor, sänkor eller terminatorer. De är komponenter utanför systemet som skickar eller tar emot data till och från systemet. I allmänhet är de externa enheterna källorna och destinationerna för systemets indata och utdata.

Process

Processen är det som omvandlar inkommande data till användbara utdata.

Datalagring

Datalagringkomponenten är det som lagrar data i systemet. I allmänhet representeras dessa komponenter av filer.

Dataflöde

Dataflödeskomponenter är pipelines genom vilka data överförs i systemet. I ett diagram representeras dessa komponenter i allmänhet av pilar och anslutningar.

Dataflödesdiagram och UML

Innan vi tittar på de olika typerna av dataflödesdiagram behöver vi gå igenom hur dessa diagram passar in i Unified Modeling Language (UML). UML-diagram och dataflödesdiagram ser likadana ut, men det finns ett par viktiga skillnader. UML är ett modelleringsspråk som används i objektorienterad mjukvaruutveckling. Mjukvaruutvecklare använder till exempel UML för att ge en mer detaljerad översikt över en process och förklara hur mjukvaruutveckling går till. Det finns 14 officiella typer av UML-diagram. Dataflödesdiagram visar hur data strömmar genom ett system. De kan likna UML-diagram, men är inte avsedda att representera detaljer om mjukvarulogik. Vid användning av UML kan ett aktivitetsdiagram vara mer användbart än ett dataflödesdiagram. Detta beror på att ett dataflödesdiagram är en grafisk representation av hur data strömmar genom ett system. I denna mall för UML-aktivitetsdiagramrepresenteras sekvensen av aktiviteter på samma sätt som dataflödet genom ett system.

Nivåer i dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram är skiktade. Varje lager i diagrammet blir mer detaljerat och invecklat eftersom det fokuserar på en viss del av systemet eller uppgifterna. Nivåerna i ett dataflödesdiagram representeras vanligtvis av nivå 0 till nivå 2, men vissa ovanligt komplicerade system kan behöva att diagrammet dyker så djupt som till nivå 3. Hur djupt diagrammet behöver vara beror på hur noggrant du behöver studera detaljerna.

Nivå 0 i ett dataflödesdiagram

Nivå 0 är vanligtvis kontextnivån för ett dataflödesdiagram. Den är ofokuserad och inriktar sig normalt inte på en viss del i systemet. Ett enkelt dataflödesdiagram ger istället en grundläggande översikt över systemet på nivå 0, placerar det i ett sammanhang och visar en enda process på hög nivå.

Nivå 1 i ett dataflödesdiagram

Nivå 1 i diagrammet är platsen där saker blir mer detaljerade och kartan mer fokuserad. Nivå 1 belyser huvudfunktionerna i processen eller systemet. Nivå 1 i ett dataflödesdiagram är platsen där specifika avsnitt av översikten av nivå 0 börjar brytas ner och förklaras.

Nivå 2 i ett dataflödesdiagram

Nivå 2 går ytterligare ett steg djupare och börjar kartlägga och analysera specifika delar av nivå 1-diagrammet. Ju djupare nivåerna går, desto mer textbaserat blir diagrammet. Det är därför många systemdesigner föredrar att inte gå djupare än nivå 2. För vissa komplicerade system kan det dock vara nödvändigt att gå ytterligare 1–2 nivåer djupare.

Typer av dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram är uppdelade i två kategorier baserat på flödet som behöver visualiseras. Ett dataflödesdiagram kan antingen vara ett logiskt dataflödesdiagram eller ett fysiskt dataflödesdiagram. Varje typ av diagramundergrupp har sitt syfte och sina fördelar.

Logiskt dataflödesdiagram

Logiska dataflödesdiagram fokuserar mer på verksamheten och processerna i ett företag. De beskriver "vad" och presenterar detta i en grafisk representation. Logiska dataflödesdiagram visar vad verksamheten sysslar med, vad den tillhandahåller och vad den vill uppnå. De beskriver affärshändelserna och den information eller de data som krävs för att dessa händelser ska äga rum. Användning av ett logiskt dataflödesdiagram är fördelaktigt eftersom det kartlägger flödet av affärsåtgärder. Det hjälper dig att förstå vilka typer av funktioner ditt företag har eller kanske vill lägga till.

Fysiskt dataflödesdiagram

Ett fysiskt dataflödesdiagram visar grafiskt implementeringen av affärssystem. Det representerar "hur" i motsats till "vad". Det berättar hur data rör sig genom systemet och hur systemet fungerar. Denna typ av dataflödesdiagram inkluderar saker såsom filer, mjukvara och hårdvara i ett system. Fysiska och logiska dataflödesdiagram ger olika perspektiv på samma dataflöde. De kan användas tillsammans för att skapa en helhetsförståelse för en process.

Då ska man använda ett dataflödesdiagram

Dataflödesdiagram användes ursprungligen för att visa dataflödet i ett datorsystem. I dag används de dock i olika stadier av idéutveckling och design inom olika branscher. De är särskilt fördelaktiga för företag som är mycket beroende av data och information. Följande är exempel på var dataflödesdiagram används:

Mjukvaruutveckling

Mjukvaruingenjörer använder dataflödesdiagram för att designa mjukvarans grunder och arkitektur innan de går över till kodningsstadiet vid mjukvaruutveckling. Dessa diagram kan även användas som ett pågående systemanalysverktyg för att mäta framstegen och implementera förbättringar i ett system.

Företagsledning

Ledningen måste förstå de processer som gör företaget framgångsrikt. Ett dataflödesdiagram är ett användbart verktyg för att designa mer flexibla processer och generellt förbättra ett företags processer. Det kan användas för att effektivisera de dagliga systemen och arbetsflödet i ett företag.

Databasutveckling

I dagens digitala värld har nästan alla företag en digital komponent som förlitar sig på en komplex databasstruktur för lagring av användares information. Dataflödesdiagram hjälper till att kartlägga och plotta rörelsen och lagringen av data i dessa onlinedatabaser. I en värld där det är otroligt viktigt med cybersäkerhet och dataskydd skapar dataflödesdiagram en tydlig väg för utvecklare och företag.

Så skapar man ett dataflödesdiagram

Nu när du förstår vad ett dataflödesdiagram är och var dessa diagram är implementerade är det dags att skapa ett själv. Nedan finns en användbar steg-för-steg-guide för skapande av ett omfattande dataflödesdiagram med Miros mall för dataflödesdiagram.

Steg 1

Börja med att sortera dina indata och utdata. De processer du vill kartlägga ska ha både indata och utdata. Detta säkerställer att ditt dataflödesdiagram är komplett och inte har några lösa trådar.

Steg 2

Starta diagrammet på nivå 0 så att du kan få en förståelse för systemet i dess sammanhang. Denna översikt är användbar och berättar om du behöver gå in mer i detalj på de djupare nivåerna av systemet.

Steg 3

Fortsätt till nivå 1. Det är här du lägger till kött på strukturens ben. Under nivå 1 vill du börja lägga till fler processer och steg i strukturen i takt med att du börjar fokusera mer på specifika system inom verksamheten. Kom ihåg att implementera de standardiserade symbolerna och formerna för dataflödesdiagram som nämns ovan.

Steg 4

Upprepa steg 3 och gå djupare varje gång du vill finslipa ett specifikt system eller en specifik process. Det finns inget tak för antalet nivåer du kan lägga till. Men kom ihåg att du vill att diagrammet ska vara enkelt att förstå. Dela ditt diagram med dina teammedlemmar och bjud in dem att lämna feedback, ställa frågor och komma med förslag. Miro gör det enkelt att arbeta med ditt team på en delad kanvas och att samarbeta i realtid.