Составление карт бизнес-процессов

Картирование бизнес-процессов вносит конкретику и организованность как в новые, так и существующие процессы. Ознакомьтесь с рядом основных причин использования карт бизнес-процессов:

Оптимизируйте бизнес-процессы с помощью карты процессов. Избавьтесь от ненужных групп процессов и упростите весь процесс от начала до конца.

Поделитесь картой процессов с членами команды вашего отдела и внешними партнерами для обеспечения согласованности в рамках всей деятельности.

Мотивируйте людей улучшать коммуникацию, четко описывая процессы проекта. Разъясните всем, кто принимает участие в процессе, каковы их обязанности и к кому обращаться в случае возникновения вопросов. Карты особенно полезны для кросс-функциональных команд, которые могут быть незнакомы с членами команды из других отделов.

Документируйте бизнес-процессы, чтобы потом стандартизировать все рабочие процессы на предприятии. Вернитесь к карте процесса через некоторое время, чтобы проанализировать ход выполнения процесса и внести необходимые изменения.

Эффективнее планируйте и организовывайте предстоящие проекты с помощью карты бизнес-процессов. Визуализируйте все этапы бизнес-процессов, чтобы убедиться в наличии информации и ресурсов, необходимых для успешного выполнения проекта.

Стандартизированные символы на картах процессов взяты из унифицированного языка моделирования (UML), который является стандартным для создания карт процессов. Чтобы получить эффективно работающую карту процессов, необходимо понимать символы и их значение. Мы расскажем о некоторых самых распространенных, о которых необходимо знать:

Действие, задача или операция, которую необходимо выполнить, чтобы процесс двигался вперед

Период ожидания или задержка на каком-либо этапе процесса

Действия, связанные с задачей, которая является частью более крупного процесса

Этап подготовки к выполнению другого шага в рамках процесса

Указывает направление потока действий карты процесса

Точки начала и окончания процесса

Точка, где необходимо принять решение. Исходящие из нее стрелки обычно носят пометки «истина», «ложь», «да» или «нет»

Информация и объекты, которые поступают в процесс или покидают его

Этап процесса, на котором составляется документ

Этап процесса, на котором осуществляется хранение информации

Набор данных с упорядоченной структурой

Вот несколько примеров различных типов карт процессов и того, как предприятия их используют.

Бизнес-аналитики и технические разработчики используют BPMN-диаграммы для создания подробного представления о бизнес-процессах. Цель — создать общее представление о процедурах на предприятии. В результате эта диаграмма позволяет упорядочить коммуникацию и повысить производительность в организации.

Диаграмма плавательных дорожек — это блок-схема процесса, на которой показано, кто отвечает за определенные части процесса. Диаграмма разбивается на отдельные строки (или дорожки), каждый из которых представляет отдельную команду или отдел. Фигуры на каждой дорожке представляют собой действия, а стрелки показывают, как продвигается процесс после выполнения каждого действия.

Диаграмма цепочки создания ценности (также известная как анализ цепочки создания ценности или картирование потока создания ценности) позволяет командам анализировать бизнес-операции. Цель — понять, как можно получить конкурентное преимущество за счет совершенствования текущих процессов. Соединенные блоки представляют собой упрощенную версию процесса для быстрого понимания. С помощью этого простого обзора можно наглядно продемонстрировать действия компании по повышению потребительской ценности.

Карты процессов часто используются для деления сложных процессов, но создание такой карты необязательно должно быть сложным само по себе. Выполните эти простые действия, чтобы создать эффективную карту процессов для себя и своей команды.

Шаблон карты процессов позволит приступить к созданию карты процессов в несколько щелчков мышью. Настройте предложенный макет, чтобы создать карту, отражающую именно ваши процессы. Добавляйте новые столбцы, заметки или фигуры — все необходимое для создания точной карты процесса

Теперь пришло время определить процесс. Необходимо составить карту процесса продаж? Внутреннего процесса? Пути клиента? Это будет основой карты процесса, поэтому важно, чтобы и вы, и остальные члены команды знали, чего именно необходимо достичь. Проведение встречи — отличный способ объединить команду для решения этого вопроса. Независимо от типа встречи, будь то личная или онлайн-встреча, соберите свою команду, чтобы обсудить процесс и то, почему вы хотите его организовать или улучшить. Встреча необязательно должна длиться долго. Когда все поняли процесс и смысл его карты, считайте, что вы на правильном пути.

Следующий шаг — разобраться, какие мероприятия проводятся в течение всего процесса. Вместе с командой проведите мозговой штурм относительно различных этапов и представьте, как происходит процесс. Существуют различные методы мозгового штурма, поэтому используйте тот, который лучше всего подходит вам и вашей команде. Затем проведите сеанс и обсудите все ключевые этапы процесса. Упорядочивание этапов процесса на данном шаге не является обязательным, но может быть полезным для некоторых команд. Линейное отображение этапов поможет не пропустить ни одного важного шага. Также можно разметить структуру, определив, в какой точке и в какой момент процесс начинается и завершается.

Когда процесс налажен, пришло время определить используемые символы. Благодаря этому любой, кто видит карту процесса, поймет, что означают различные элементы и как они связаны между собой.

Теперь можно завершить работу над картой процесса. Проанализируйте, как протекает процесс, были ли включены все необходимые этапы, и убедитесь, что карта точно отражает процесс. Вот несколько вопросов, которые можно задать себе для проверки, что ваша карта процесса содержит все необходимое: Процесс выполняется как задумано? Если имеются области, где что-то идет не так, вернитесь к доске и устраните неполадку. Нет ли чего-нибудь лишнего? Чтобы обеспечить максимальную эффективность ваших процессов, необходимо исключить все лишние действия. Это подразумевает исключение тех частей процесса, которые не являются обязательными для достижения успеха. Будут ли члены команды следовать процессу? Если процессу сложно следовать или если члены команды по какой-либо причине не могут этого делать, может потребоваться пересмотреть его структуру. Не пропущены ли какие-либо шаги? Просматривая карту процесса, пройдитесь по каждому шагу, чтобы убедиться, что ничего не упущено. Если чего-то не хватает, самое время добавить это. После получения ответа на все эти вопросы, составленная карта процесса будет максимально точной и актуальной.

Прежде чем поделиться готовой картой процесса со своей командой, необходимо определить успех. Это подразумевает определение результатов вашего процесса, как планируется их достичь и как измерять успешность проекта. Для создания точного и измеримого определения успеха, ознакомьтесь со SMART-целями. Структура SMART-целей помогает командам устанавливать конкретные, измеримые и реалистичные цели. Такая модель позволит точно определить цели, на достижение которых направлен процесс. С ее помощью можно следить за развитием событий и видеть, когда процесс достигнет поставленной цели. Если процесс не достиг поставленной цели, можно проанализировать, что пошло не так, и исправить ситуацию на будущее.

Теперь, когда цели определены, можно поделиться готовой картой процесса с другими заинтересованными участниками. Это могут быть члены команды, клиенты, руководители, поставщики, заказчики или все, кого затрагивает этот процесс. Предложите всем участникам просмотреть карту и добавить комментарии, задать вопросы и оставить отзывы непосредственно на карте процесса. Когда дело дойдет до рассмотрения внесенных предложений, с картой процесса будет легче сделать это. Тогда не придется переключаться между различными платформами или разговаривать с каждым по отдельности. Вместо этого вы сможете просто открыть карту процесса онлайн и увидеть на ней все отзывы. Просмотрев добавленные заметки, вы сможете внести все необходимые изменения перед запуском процесса.

Карты процессов не являются статичными. Вы неизбежно столкнетесь с изменениями, будь то новая бизнес-структура или изменившиеся потребности клиентов. Чтобы соответствовать меняющейся ситуации, необходимо будет адаптировать процессы. Для поддержания карты в актуальном состоянии будет необходимо пересматривать карту процессов с целью постоянного улучшения и внесения соответствующих изменений.