Организационные диаграммы

Организационные диаграммы могут иметь разную структуру и формат. Чаще всего используются следующие.

Для начала давайте проясним разницу между организационной диаграммой и организационной структурой. Организационная диаграмма описывает людей, а организационная структура — функции. Организационная структура отображает сферы ответственности, подотчетность и полномочия для каждой роли в компании. В отличие от организационной диаграммы, она не подвержена частым изменениям. Организационная структура основана на общей направленности и концепции бизнеса, поэтому она редко меняется. При выборе организационной структуры для компании следует учитывать, что есть структуры двух основных типов: механистические и органические. К механистическим относятся иерархическая и вертикальная структуры (подобно функциональной вертикальной диаграмме). При механистической структуре отделы, как правило, следуют четкому набору правил, включая четкое определение обязанностей сотрудников и участков работы. Органические структуры предполагают более коллективную, гибкую систему (подобно плоской диаграмме). Для них характерны больший объем кросс-функционального сотрудничества, более широкие сферы ответственности и меньшая централизация. Выбор организационной структуры зависит от концепции функционирования бизнеса. Если компания стремится к гибкости и большей автономии сотрудников, оптимальной будет органическая структура. Если же предпочтительны четко определенные в рамках иерархии роли и обязанности, лучшим выбором станут механистические структуры.

Ниже описаны ситуации, в которых организационная диаграмма может быть полезной для вашего бизнеса.

Четко определяйте место каждого члена коллектива в иерархии компании. Каждый сотрудник будет видеть, где его место в структуре компании и кому он подчиняется.

Уточняйте, как взаимодействуют разные отделы компании, оптимизируйте кросс-функциональное сотрудничество.

Эффективно распределяйте ресурсы на основании структуры и возможностей команд.

В случае реструктуризации команды проекта или всего бизнеса организационные диаграммы позволяют спланировать и отобразить новую структуру бизнеса полностью.

Используйте организационную диаграмму для планирования найма новых сотрудников по мере расширения компании. Четко определяйте, на каких участках вам потребуются новые сотрудники и каковы будут их роли.

Организационные диаграммы полезны на этапе адаптации сотрудников Они позволяют познакомить новых сотрудников со структурой компании, их непосредственными руководителями и коллегами из разных отделов.

Есть много причин, по которым компании используют организационные диаграммы. Например, диаграммы позволяют понять иерархию в компании и определить требующие улучшения области, дают сотрудникам ясное представление об их роли, а также способствуют улучшению коммуникации между отделами. Рассмотрим эти преимущества более подробно.

Всем сотрудникам компании полезно четко понимать ее иерархию. Руководителям это помогает представлять, как взаимодействуют команды и какое место каждый сотрудник занимает в структуре компании. Сотрудники видят, кому они подчиняются и какова их роль в общем устройстве бизнеса. Другими словами, организационные диаграммы помогают компаниям лучше понимать, как организовать эффективную коммуникацию и совместную работу для достижения целей компании.

Организационная диаграмма позволяет обратить внимание на неэффективные участки в структуре компании и показать, как их можно улучшить. Вы увидите, как взаимодействуют команды, на каких участках структура может быть усовершенствована, и на основании этой информации сможете принять необходимые меры.

Организационная диаграмма дает каждому сотруднику ясное представление о его роли в компании или проекте. Как иерархическая, так и горизонтальная диаграмма позволяют каждому сотруднику видеть свое место в общей структуре, знать членов своей команды и тех, к кому они могут обратиться за советом или указаниями.

Четкое определение формальных взаимосвязей обеспечивает более эффективную коммуникацию между членами команды. Это особенно важно для кросс-функциональных команд, члены которых не всегда точно знают, к кому обращаться. Организационная диаграмма позволяет понять, с какими сотрудниками других отделов могут связаться члены команды.

Хотя организационные диаграммы обеспечивают ясное представление о структуре бизнеса, существуют определенные проблемы, которые могут возникнуть в процессе.

Наем новых сотрудников, ротация и текучка кадров — все это неизбежно приводит к необходимости внесения изменений в организационную диаграмму. Нужно постоянно актуализировать ее, что может требовать много времени. К счастью, Miro помогает сделать этот процесс быстрым и удобным. В случае онлайн-диаграмм информацию о компании можно обновлять несколькими щелчками мышью, и внесенные изменения станут немедленно видны всем сотрудникам компании.

Организационные диаграммы не показывают, как отдельный член команды участвует в совместной работе и хорошие ли у него рабочие отношения. Они не отражают стиль управления и не отображают все используемые методы коммуникации. Вся эта информация важна для успеха компании, поэтому не забывайте про эти аспекты при создании организационной диаграммы.

Организационные диаграммы являются упрощенным отображением структуры компании, степень их детализации невелика. Поэтому они могут формировать неверное представление о значимости или влиянии сотрудников в компании. Если необходима более расширенная информация, ее может предоставить органограф.

Ниже приведена пошаговая инструкция по созданию хорошо структурированной организационной диаграммы компании.

Сначала определите, зачем вообще нужна эта диаграмма. Будет ли это внутренний документ, который будет использоваться сотрудниками для визуализации структуры компании? Либо же с ее помощью руководство будет выявить области для улучшения? Ознакомить инвесторов и ключевые заинтересованные стороны с вашими планами развития бизнеса? Чтобы включить в диаграмму необходимую информацию и правильно ее структурировать, нужно понимать назначение организационной диаграммы.

Определившись с назначением диаграммы, переходите к сбору всей необходимой информации. К ней относится идентификация сотрудников, определение их ролей и обязанностей в компании.

Выберите формат организационной диаграммы, который в наибольшей степени соответствует структуре компании. Если необходима иерархическая структура, хорошим выбором будут функциональная вертикальная диаграмма или дивизиональная диаграмма. В случае более гибкой организации с меньшим числом уровней иерархии предпочтительна плоская диаграмма.

Создание организационной диаграммы может быть трудоемкой задачей, особенно в случае сложной структуры компании. Чтобы упростить процесс, используйте платформы, предлагающие возможности и структуру, соответствующие потребностям вашей компании. Рассмотрим Miro в качестве примера. Цифровое рабочее пространство Miro содержит инструменты, позволяющие командам создавать оригинальные организационные диаграммы. Добавляйте фирменную символику, делитесь доской с членами своей команды и загружайте требуемые файлы и изображения.

После выбора платформы и получения всей необходимой информации, приступайте к добавлению на доску сотрудников. Вносите столько информации, сколько считаете нужным. Так, в некоторых компаниях на диаграмму добавляют контактную информацию и фотографии сотрудников, тогда как другие ограничиваются лишь именами и названиями должностей. Выбирайте то, что вам больше подходит — тут нет правильного или неправильного варианта, главное, чтобы были указаны имена и должности.

Начните добавлять структуру к вашей диаграмме с формирования команд. Как именно это сделать, зависит от используемой структуры. Ознакомьтесь с разделом «Типы организационных диаграмм», чтобы узнать, как организовывать команды в зависимости от выбранной организационной диаграммы.

Когда команды сформированы, а диаграмма уже имеет определенную структуру, следует установить взаимосвязи внутри команд. Это поможет сотрудникам понять, кто входит в их команду и как все сотрудники связаны друг с другом в рамках общей иерархии. Это также дает возможность установить кросс-функциональные взаимосвязи между отделами компании и горизонтальные связи в руководстве.

Когда диаграмма будет готова, поделитесь ею со своей командой или заинтересованными сторонами. Хотите получить отзывы о вновь созданной диаграмме? Miro позволяет добавлять комментарии и предложения прямо на доску рабочего пространства. Вы сможете сразу увидеть их замечания коллег и внести в диаграмму необходимые изменения.

Как уже упоминалось, структура компании не высечена в камне. Приходят новые люди, сотрудников назначают на другие должности, некоторые — неизбежно уходят. Чтобы диаграмма оставалась полезной и актуальной, не забывайте отражать в ней все возникшие изменения. В случае онлайн-диаграмм можно без труда вносить изменения через интернет, и все сотрудники увидят их в реальном времени.

Рассмотрим несколько примеров организационных диаграмм, на которые вы можете ориентироваться, создавая собственные.

Организационная диаграмма компании отображает ее структуру. Она иллюстрирует порядок субординации, взаимосвязи отделов и организацию работы функциональных подразделений компании. Организационная диаграмма бизнеса часто используется компаниями, которые хотят реструктурировать свой бизнес или переосмыслить существующую структуру. Она также будет особенно полезна новым сотрудникам, поможет им адаптироваться в компании и позволит увидеть картину в целом.

Организационная диаграмма проекта структурирует персонал планируемого проекта. Она позволяет руководителям проекта видеть роль каждого участника, иерархию внутри команды проекта и порядок субординации. Такая диаграмма также является отличным инструментом выявления препятствий для реализации проекта, например, потенциальной нехватки ресурсов. Она помогает руководителям проекта наглядно увидеть возможные проблемы и предлагать необходимые улучшения.

Карта организационных изменений несколько отличается от традиционной организационной диаграммы, однако, тем не менее, является полезным примером. Она содержит описание действий, которые можно предпринять для реорганизации бизнеса. Если планируется реструктурировать бизнес или проект, такая диаграмма — отличный способ оценить все возможности. С ее помощью можно визуализировать сценарии, отмечать заинтересованные стороны и планировать работу новой системы. Когда карта будет готова, это будет безупречный маршрут организационных изменений.