Диаграммы рабочих процессов

Что такое диаграмма рабочих процессов?

Диаграммы рабочих процессов — это полезные визуальные инструменты, которые компании используют для упрощения и отображения взаимосвязей рабочих процессов. Они похожи на блок-схемы своей визуальной концепцией и служат для улучшения понимания процессов, важных для бизнеса. Поскольку люди воспринимают в первую очередь визуальную информацию, возможность рассмотреть карту процесса или последовательность рабочего процесса помогает лучше понять его. Диаграмма рабочего процесса показывает этапы процесса и разбивает сложные операции на более удобные для восприятия разделы. Такие диаграммы будут полезны предпринимателям и менеджерам, которые хотят понять различных участников бизнес-процесса и шаги, которые люди должны предпринять для завершения процесса.

Символы, используемые при создании диаграммы рабочих процессов

В диаграммах рабочих процессов, как и в блок-схемах, обычно используются стандартные символы. Необходимо понимать условные обозначения, используемые в диаграммах рабочих процессов, и применять их единообразно. Благодаря этому вы сможете легко читать диаграммы рабочих процессов, построенные другими членами вашей команды. Вот несколько часто используемых символов диаграмм рабочих процессов:

Овалы

Овалы обозначают начальную и конечную точки процесса.

Прямоугольники

Символ прямоугольника на диаграмме рабочих процессов обычно обозначает последовательность задач.

Ромбы

Ромбы обозначают решения, которые нужно принять в ходе процесса. Данные решения обычно разделяются на две ветви / два альтернативные пути.

Круги

Круги встречаются реже, поскольку они содержатся не во всех диаграммах рабочего процесса. Однако они последовательно применяются для обозначения перехода в действиях или указания шагов, которые необходимо пропустить.

Стрелки и соединительные линии

Стрелки и соединительные линии указывают направление последовательности. На диаграмме рабочих процессов стрелки и соединительные линии показывают отношения зависимости между всеми вышеупомянутыми символами и фигурами.

Почему диаграммы рабочих процессов так часто используют?

Диаграммы рабочих процессов становятся все более популярными в профессиональной сфере и применяются в различных отраслях для документирования и разъяснения процессов. Как же диаграмма рабочих процессов может помочь вам и вашей команде? Вот несколько целей и причин создания и внедрения диаграмм рабочих процессов:

Получение наглядного объяснения процесса

Большинство людей легче воспринимают визуальную информацию, особенно когда речь идет об абстрактных и сложных понятиях, которые непросто объяснить на словах. Красота диаграммы рабочих процессов заключается в ее простоте. Отображение всего процесса на одной странице с помощью фигур, цветов и символов значительно облегчает понимание сложных операций и процессов.

Высокая результативность

Диаграммы рабочих процессов обеспечивают, что каждый член команды понимает, какие шаги ему необходимо предпринять в рамках последовательности действий. Это помогает каждому сотруднику понять, какую роль он должен выполнять и какое значение это имеет для завершения операции. Понимание общей картины повышает эффективность и помогает членам команды быстрее завершить процесс.

Более эффективная коммуникация

Диаграммы рабочих процессов наиболее эффективно используются в проектах, где необходимо разъяснить и довести до сведения людей важность процессов. Диаграммы рабочих процессов входят в документацию, которая обеспечивает прозрачность и коммуникацию в команде. Упрощение сложных операций путем использования символов, фигур и определений является эффективным способом представления информации, которую иначе было бы нелегко объяснить.

Каждый сотрудник ясно понимает свои обязанности

Диаграмма помогает визуализировать рабочий процесс сверху вниз. После анализа диаграммы рабочего процесса, каждый будет знать, кто какую роль выполняет. Это способствует повышению ответственности и пониманию каждым членом команды своей области ответственности в общей картине.

Выявление слабых мест и способов улучшения бизнес-процесса

Диаграмма рабочего процесса может использоваться как для отслеживания хода процесса, так и для выявления его нарушения. Графическое представление последовательности действий и исполнителей, которые способствуют продвижению процесса, также помогает определить, на каком этапе последовательности процесс нежелательно замедляется или полностью останавливается. Это позволяет усовершенствовать процесс, что может повысить производительность и экономическую эффективность работы компании.

В каких случаях используются диаграммы рабочих процессов

Диаграммы рабочих процессов — универсальные инструменты, которые позволяют сделать рабочий процесс компании более понятным. Чтобы понять, насколько они полезны, рассмотрите несколько примеров отраслей, в которых диаграммы рабочих процессов особенно эффективны.

Разработка программного обеспечения

Множество процессов разработки ПО подразумевают совместную работу нескольких разработчиков и членов команды в разных уголках мира. Внедрение простой диаграммы рабочих процессов, подобной той, что представлена в данном шаблоне технологической дорожной карты,обеспечит понимание всеми участниками своей роли, обязанностей и того, перед кем необходимо отчитываться. Это также может упростить отслеживание хода разработки программного обеспечения.

Электронная коммерция

В сфере электронной коммерции диаграмма рабочего процесса может представлять клиента, посещающего интернет-магазин. Это может помочь UX-дизайнерам лучше понять, как следует направлять клиента, чтобы он приобрел товар или воспользовался услугой.

Производство

Изначально диаграммы рабочих процессов использовались в производственной сфере. Они наглядно отражают последовательность шагов, которые необходимо предпринять производственному персоналу для разработки стабильно высококачественной продукции. Графическое представление процессов и последовательностей с помощью диаграммы рабочего процесса является частью процедуры управления качеством.

Медицина

Медицинские процедуры можно легко расписать в виде линейной последовательности шагов. Диаграммы рабочих процессов могут быть полезны для определения стандартного процесса, которому могут следовать медицинские работники при выполнении операции.

Типы диаграмм рабочих процессов

Диаграммы рабочих процессов бывают разных видов. Каждый из типов этих диаграмм имеет свое назначение и используется в разных ситуациях. Каждый имеет собственные условные обозначения, связанные с определенными вариантами использования и символами. Мы расскажем о некоторых самых популярных видах диаграмм рабочих процессов.

Блок-схема

Блок- схема состоит из разных фигур и символов, каждый из которых обозначает определенный этап последовательности событий или процесса. Эти фигуры представляют различные элементы рабочего процесса, такие как действия, материалы, услуги, исходные данные и результаты. Использование блок-схемы для изображения рабочего процесса может наглядно показать, как задачи будут распределяться между ресурсами. Такое графическое отображение бизнес-процесса или системы может помочь в принятии решений и выявлении слабых мест.

Диаграмма плавательных дорожек

Название диаграммы плавательных дорожек вполне уместно, поскольку она визуально напоминает дорожки в бассейне. Каждая дорожка отображает собственные процессы и членов команды. Диаграмма четко показывает, как действия разных членов команды влияют на результаты в разных дорожках. Диаграммы плавательных дорожек особенно полезны для крупных организаций, в которых есть различные отделы и команды, зависящие друг от друга. Наблюдая за тем, как сотрудники работают в коллективе, но в то же время самостоятельно, можно понять сложный процесс. Таким образом, диаграммы рабочих процессов выступают в качестве источника данных, к которому может обратиться любой сотрудник организации.

Блок-диаграмма

Блок-диаграмма — это вид диаграммы рабочего процесса, который применяется в основном к системам, а не к сложным процессам или бизнес-операциям. При построении блок-диаграммыкаждый блок представляет часть системы. Эта система может быть механической или технической, и каждая ее часть связана со следующей по порядку. Каждый блок имеет важное значение для работы системы, и, подобно другим диаграммам рабочего процесса, блок-диаграмма помогает визуализировать работу такой системы.

Нотация моделирования бизнес-процессов:

BPMN-диаграмма — это пример диаграммы рабочего процесса, используемый в основном менеджерами и бизнес-аналитиками. Они используют эту диаграмму для визуализации бизнес-процессов, таких как начисление заработной платы или подбор персонала. Диаграмму анализируют и оптимизируют для повышения эффективности основных процессов компании.

Диаграмма SIPOC

Название Диаграмма SIPOC отображает первое реальное отклонение от примера стандартной диаграммы рабочих процессов. Вместо визуального представления последовательности шагов и событий в программе, в диаграмме SIPOC используется табличный формат для обобщения исходных данных и итогов процесса. Это позволяет добиться большей прозрачности и понимания процесса.

Диаграмма деятельности UML

Диаграмма деятельности UML дает общее представление обо всем, что происходит в компании или организации. Этот тип диаграммы рабочих процессов отражает составные части всего бизнес-процесса, а не более мелкие функциональные рабочие процессы. Используя диаграмму деятельности UML,вы сможете планировать и оптимизировать процессы вашей компании «сверху вниз». Создав такую диаграмму, можно легко понять различные элементы и роли, которые обеспечивают выполнение процесса.

Как создать диаграмму рабочих процессов

Хотите создать собственную диаграмму рабочих процессов? Ниже приведено пошаговое руководство по созданию подробной диаграммы рабочих процессов:

1. Выбор процесса

Перед созданием диаграммы рабочих процессов укажите один процесс, который будет документировать диаграмма. Важно визуализировать один процесс для каждой диаграммы, чтобы ваша диаграмма не стала слишком сложной и трудночитаемой.

2. Определение начальной и конечной точек

Как и в случае со многими сложными процессами, прежде чем добавлять более мелкие детали, необходимо определить план проекта. Определение первого и последнего шага осуществления рабочего процесса задаст направление и поможет его придерживаться.

3. Сбор информации

Большинство диаграмм рабочих процессов содержат множество изменяющихся элементов, в рамках которых разные люди выполняют разные роли. Соберите всю необходимую информацию о рабочем процессе, включая исходные данные и результаты, а также информацию об участниках. Важно пообщаться со всеми участниками, включенными в диаграмму рабочего процесса, чтобы понять их обязанности в общей картине. Это поможет организовать подотчетность и двигаться в одном направлении.

4. Разработка рабочего процесса

Теперь можно систематизировать предстоящие шаги и связующие элементы между начальной и конечной точками. Прежде всего изучите символы диаграммы рабочих процессов, чтобы можно было создать лаконичную и четкую диаграмму, понятную всем членам команды. Для каждого этапа рабочего процесса добавьте соответствующий символ и соедините его с предыдущей фигурой.