Relatórios

Relatórios são poderosas ferramentas de análise que fornecem insights valiosos sobre o desempenho de uma empresa e auxiliam em decisões estratégicas. Os pontos chaves para desenvolver um bom relatório são: planejamento, organização das informações, coleta e análise dos dados, apresentação confiante e conclusão que podem levar ou não a próximos passos.

Vamos entender mais a fundo como um relatório empresarial pode ser o grande diferencial na sua próxima apresentação para a liderança. Se deseja criar um report envolvente e que impacte a sua audiência, conheça as funcionalidades da Miro para fazer relatórios online.

O que é um relatório empresarial?

Um relatório empresarial é um documento que apresenta informações detalhadas sobre um determinado assunto relacionado ao ambiente de negócios. Ele desempenha um papel crucial na comunicação de dados, análises, resultados e conclusões de maneira clara e objetiva. No contexto empresarial, os relatórios são amplamente utilizados para documentar o progresso de projetos, apresentar resultados financeiros, compartilhar análises de mercado e muito mais.

Como fazer um relatório empresarial eficaz?

O primeiro passo antes de fazer um relatório empresarial completo, é separar um tempo para planejar, organizar as informações e dar atenção aos detalhes. Aqui estão algumas etapas importantes a serem seguidas:

1) Defina o objetivo do relatório

Antes de começar inserir dados e gráficos, textos e mais textos, é essencial ter clareza sobre o objetivo do seu relatório empresarial. Pergunte a si mesmo qual informação você deseja comunicar e qual é o objetivo final do documento. São os resultados de algum projeto ou campanha? Insights de uma reunião de equipe? Dados para embasar um novo projeto?

2) Organize as informações de forma lógica

O próximo passo é pensar sobre a forma como você irá organizar o seu relatório, lembrando-se de manter uma ordem lógica e estruturada. Identifique os principais pontos que deseja abordar no relatório e pense em uma ordem adequada para apresentá-los. Usar uma espaço online de trabalho como a Miro, pode te ajudar nesse processo de organização visual das informações.

3) Realize uma pesquisa abrangente

Agora é o momento de trabalhar os dados. Colete todas as informações relevantes sobre o assunto em questão. Isso pode incluir dados, estatísticas, pesquisas e qualquer outra fonte confiável de informação relacionada ao que seu relatório vai apresentar.

4) Inclua uma introdução clara

A introdução deve fornecer uma visão geral do relatório e estabelecer o contexto para sua audiência. Explique brevemente o propósito do relatório e destaque as principais questões que serão abordadas.

5) Desenvolva os tópicos principais

Divida o corpo do relatório em seções com títulos descritivos. Cada seção deve abordar um tópico específico e apresentar as informações relevantes de maneira clara e concisa. Utilize parágrafos curtos e utilize marcadores ou numeração para destacar os pontos importantes.

6) Inclua evidências e exemplos

Ao apresentar argumentos ou conclusões, é importante apoiá-los com evidências sólidas e exemplos relevantes do ambiente empresarial. Por exemplo, se foi realizado um teste para identificar qual produto seu público escolheria, é importante embasar seu relatório com esses dados. Isso ajudará a fortalecer seus pontos de vista e tornar o relatório mais convincente.

7) Elabore uma conclusão significativa

No final do seu relatório empresarial, faça um resumo das principais descobertas, conclusões ou recomendações. Destaque os pontos-chave discutidos ao longo do documento e ofereça uma visão geral clara do que foi abordado. O mais importante é que você consiga concluir os seus argumentos ao final, seja para solicitar mais orçamento para um projeto, concluir uma entrega, ou apresentar uma nova ideia. Garanta que você vai alinhar bem as expectativas com seus stakeholders, objetividade e clareza nesse momento.

8) Revise e edite com cuidado

Após concluir a criação do relatório e antes de apresentar, revise-o cuidadosamente em busca de erros gramaticais, problemas de fluxo de informações, inconsistência de dados, e etc. Certifique-se de que o relatório esteja bem estruturado e que a linguagem utilizada seja clara, objetiva e adequada ao seu público.

Tipos de relatórios empresariais

No contexto empresarial, existem diferentes tipos de relatórios, cada um com um propósito específico. Alguns exemplos comuns incluem:

Relatórios de status de projetos

Documentam o progresso, as atividades e os marcos alcançados em um projeto em andamento dentro do ambiente empresarial. Saiba mais sobre esse tipo de relatório com o modelo de relatório de status de projeto da Miro.

Relatórios financeiros

Apresentam informações sobre o desempenho financeiro de uma organização, incluindo demonstrações de resultados, balanços patrimoniais e fluxos de caixa, como por exemplo esse modelo de apresentação financeira.

Relatórios de análise de mercado

Analisam dados de mercado, tendências, concorrência e oportunidades para ajudar as empresas a tomar decisões informadas sobre estratégias de marketing e vendas, como esses modelos para pesquisa de mercado.

Relatórios de pesquisa

Os modelos para pesquisa do consumidor documentam os resultados de pesquisas realizadas, fornecendo análises e interpretações dos dados coletados com seus atuais ou potenciais clientes.

Relatórios recorrentes

É muito comum também os relatórios diários, semanais, mensais e anuais. São formatos que acontecem com uma certa periodicidade e tem como objetivo mais informar sobre as atividades rotineiras e progresso de um projeto ou área.

Esses são só alguns exemplos de relatórios empresariais, mas cada equipe e empresa possui formatos e estruturas personalizadas para apresentar resultados. Por isso, o mais importante é você sentir segurança ao apresentar sua informação, por isso use um modelo como base, mas crie a sua própria estrutura e maneira de apresentar para que você consiga passar confiança e domínio do assunto para quem assiste.

Como apresentar um relatório empresarial?

Além de elaborar um relatório empresarial de qualidade, é importante saber como apresentá-lo com confiança e domínio do tópico, como falamos anteriormente. Por isso, separamos algumas dicas para uma apresentação de relatório bem-sucedida:

Conheça seu público

Antes de começar a apresentação, leve em consideração quem são os seus ouvintes no contexto empresarial. Isso permitirá que você adapte o conteúdo e o estilo da apresentação para atender às necessidades e expectativas específicas do público.

Prepare-se adequadamente

Pratique a apresentação do seu relatório empresarial antes do momento decisivo. Familiarize-se com o conteúdo, organize os slides (se houver) ou seu board na Miro e ensaie a forma como você irá passar as informações. Certifique-se de ter uma compreensão sólida do material para responder a perguntas e fornecer explicações adicionais, se necessário.

Crie slides claros e visualmente atraentes

Se você estiver utilizando slides na sua apresentação empresarial, certifique-se de que eles sejam claros, concisos e visualmente atraentes. Utilize gráficos, tabelas e imagens relevantes para ilustrar os pontos-chave do seu relatório. Evite sobrecarregar os slides com muitos textos e mantenha um layout limpo e organizado.

Se estiver usando a Miro, você terá uma tela infinita na qual pode tanto seguir o formato tradicional de apresentação de slides, como criar a sua própria ordem mostrando gráficos, tabelas, diagramas, fluxogramas, imagens e muito mais, de acordo com a sua lógica de pensamento.

Destaque os principais pontos

Durante a apresentação do seu relatório, enfatize os principais pontos e as conclusões mais relevantes. Use linguagem clara e direta, evitando jargões técnicos excessivos do ambiente empresarial. Mantenha-se focado nos pontos-chave e forneça exemplos ou evidências do contexto empresarial para apoiar suas afirmações. Pense sempre a forma mais simples de explicar a informação, assim, você terá maior chance de envolver todos que assistem.

Mantenha a atenção do público

Para manter o interesse do público empresarial, adote uma postura confiante e utilize técnicas de comunicação eficazes, como contato visual, gestos adequados e entonação vocal variada. Evite ler os slides ou o relatório diretamente, mas sim use-os como guia para fornecer informações adicionais do ambiente empresarial.

Caso sua apresentação seja online, é importante pensar em formas de interagir com sua audiência para manter eles focados. Na Miro é possível fazer uma apresentação interativa, com atividades quebra-gelo, funções de comentários e reações, além de que todos podem ficar online no board e deixar comentários ou participar ativamente, transformando o momento em uma conversa e não um monólogo.

Responda às perguntas de forma clara

Durante a sua apresentação é provável que surjam perguntas dos participantes. Se prepare para respondê-las de forma clara e concisa. Se você não souber a resposta imediatamente, admita e ofereça-se para fornecer mais informações posteriormente. As perguntas podem ajudar a esclarecer pontos importantes e a aprofundar a discussão no âmbito empresarial.

Encerre com um resumo ou próximos passos

Ao finalizar a apresentação do seu relatório empresarial, faça um resumo dos principais pontos abordados. Recapitule as conclusões e recomendações-chave, destacando a relevância para o contexto empresarial. Agradeça ao público pela atenção e esteja disponível para discussões ou esclarecimentos adicionais.

Lembre-se de que a habilidade de elaborar e apresentar relatórios empresariais eficazes é desenvolvida com a prática e experiência. Aperfeiçoe suas habilidades ao longo do tempo, buscando sempre melhorar a clareza, a objetividade e a qualidade das informações apresentadas.

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