Como fazer um plano de ação?

Começar um projeto é emocionante, mas pode ser intimidante. Para transformar grandes ideias em ações concretas, os planos de ação são essenciais. Eles dividem o projeto em tarefas menores, atribuindo responsabilidades, recursos e prioridades, facilitando o acompanhamento do progresso e a superação de obstáculos. Diferentemente de outras ferramentas de gestão, os planos de ação se concentram em tarefas de curto prazo, tornando-as mais tangíveis e alcançáveis.

Por isso, nesse conteúdo vamos falar de forma prática e direta como fazer um plano de ação para sua empresa te ajudando a colocar a mão na massa agora mesmo. Vamos lá!

Como fazer um plano de ação simples e efetivo

Ao criar um plano de ação para sua empresa ou um projeto, lembre-se de envolver a equipe no processo de escrita e priorizar o trabalho em equipe, pois isso pode ajudar a motivar os membros da equipe e torná-los mais responsáveis.

Se você está começando do zero ou preenchendo um modelo de plano de ação, aqui estão algumas etapas-chave a serem consideradas:

• Um dos primeiros passos é definir seu objetivo final, garantindo que seja específico, mensurável, alcançável, relevante e com um prazo definido. Você pode usar a modelo de metas SMART da Miro para te ajudar a esboçar esse plano de ação de forma estruturada.

• Em seguida, divida as tarefas em partes menores e gerenciáveis e estabeleça prazos para garantir que você se mantenha no caminho certo.

• Estabeleça marcos que levem ao objetivo principal, pois eles fornecem um foco para os membros da equipe e ajudam a garantir que você esteja progredindo em direção ao objetivo final.

• Identifique e aloque os recursos necessários, incluindo recursos humanos e materiais, para garantir que o plano possa ser implementado com sucesso.

• Liste obstáculos potenciais e planeje contingências para lidar com quaisquer problemas que possam surgir durante o processo de implementação.

• Use uma ferramenta para documentar o plano. Na Miro é possível organizar esses planos de ação no formato de metodologias padronizadas como um

  quadro Kanban ou uma tabela de cronograma.

• Acompanhe o progresso e atualize o plano regularmente.

Seguindo essas etapas, você irá criar um plano de ação organizado, fácil de entender e que pode ser facilmente atualizado e acessível a todos os envolvidos.

Dicas para elaborar planos de ação que serão cumpridos

Aqui vão algumas dicas extras ao elaborar um plano de ação para atingir metas.

• Priorize tarefas com sua equipe: Ao criar o plano de ação, você terá uma lista com dezenas de tarefas. Nesse momento é importante priorizar tarefas com base em sua importância e impacto no objetivo final, quanto maior o impacto, maior sua prioridade.

• Atribua responsáveis e acorde os prazos: Ao envolver sua equipe, você tem a oportunidade de atribuir responsabilidades claras a cada membro da equipe e garantir que todos saibam o que precisam fazer. Além disso, é importante definir prazos realistas para cada tarefa, levando em consideração a disponibilidade de recursos e possíveis contratempos. Isso ajudará a manter todos responsáveis engajados e garantir que o trabalho seja concluído dentro do cronograma definido.

• Comunicação é a chave: Manter uma comunicação aberta e regular é fundamental para o sucesso do seu plano de ação. Desde o início do projeto, já deixe reuniões recorrentes agendadas para revisar o progresso, discutir quaisquer problemas ou obstáculos encontrados e ajustar o plano conforme necessário. Isso ajudará a garantir que todos estejam alinhados e comprometidos com o sucesso do projeto.

• Avalie e ajuste o plano conforme necessário: Não se trata apenas de criar um plano e segui-lo cegamente. É importante monitorar o progresso regularmente e estar preparado para ajustar o plano conforme necessário. Esteja disponível para receber feedback e novas informações que possam surgir durante a execução do plano. Flexibilidade e tomada de decisão pelo líder é importante para que as alterações sejam feitas conforme necessário para garantir o sucesso do projeto.

Seguindo essas dicas adicionais, você terá plano de ação eficaz que leve ao sucesso do projeto.

Aplicando um plano de ação

Os planos de ação são ferramentas fundamentais para alcançar o sucesso , especialmente quando combinados com diferentes metodologias de gestão de projetos. Separamos as principais abaixo para que você possa entender como aplicar um plano de ação em cada tipo de metodologia e obter o maior aproveitamento das mesmas:

Metodologia 5W2H

A metodologia 5W2H é uma abordagem estruturada que visa responder a sete perguntas-chave: O quê? Por que? Quem? Quando? Onde? Como? e Quanto? Essas perguntas fornecem uma base sólida para a elaboração de um plano de ação detalhado.

• O quê: Define-se claramente o objetivo ou a tarefa a ser realizada.

• Por que: Compreende-se a razão pela qual essa tarefa é importante para o projeto ou para a organização como um todo.

• Quem: Identificam-se as pessoas ou equipes responsáveis pela execução da tarefa.

• Quando: Estabelecem-se os prazos para a conclusão da tarefa, garantindo um cronograma claro e realista.

• Onde: Especifica-se o local onde a tarefa será realizada, se aplicável.

• Como: Descreve-se o método ou as etapas necessárias para concluir a tarefa de forma eficaz.

• Quanto: Determina-se os recursos necessários, como materiais, pessoal ou orçamento, para realizar a tarefa com sucesso.

Ao aplicar a metodologia 5W2H em um plano de ação, é possível garantir que todas as informações essenciais estejam claramente definidas, proporcionando uma base sólida para o sucesso do projeto.

Sprints Ágeis

O método Ágil ou Agile divide o trabalho em sprints gerenciáveis, com equipes entregando incrementos de produto ao final de cada sprint. Planos de ação detalhados ajudam a garantir o cumprimento das tarefas de cada sprint, mantendo o projeto no caminho certo.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban oferecem uma visão visual do progresso do projeto, facilitando o acompanhamento das tarefas. Ao integrar um plano de ação com um quadro Kanban, é possível identificar gargalos, priorizar tarefas e manter o projeto alinhado com os objetivos.

Eventos Kaizen

Os eventos Kaizen são essenciais para a melhoria contínua dos processos. Planos de ação são cruciais para implementar as melhorias identificadas, garantindo que as tarefas sejam concluídas dentro do prazo e com responsabilidade atribuída a cada membro da equipe.

DMAIC Seis Sigma

A metodologia DMAIC Seis Sigma envolve cinco fases para aprimoramento de processos. Durante a fase de Melhoria, um plano de ação detalhado é essencial para monitorar o progresso e garantir que o projeto atinja seus objetivos.

Diagramas SIPOC

Os diagramas SIPOC fornecem uma visão geral dos processos, facilitando a identificação de áreas para melhoria. Um plano de ação bem definido é necessário para implementar as mudanças identificadas, com tarefas atribuídas e prazos estabelecidos.

Garanta que seu planejamento seja cumprido com sucesso usando a Miro

A plataforma da Miro oferece recursos para facilitar a criação, visualização e colaboração ao criar planos de ação, garantindo que a equipe permaneça alinhada e os objetivos sejam alcançados. Você pode criar um hub visual onde vai desde o planejamento dos projetos, a definição de datas e cronograma, até mesmo o monitoramento e apresentação de resultados á liderança, tudo em uma única ferramenta.

Use os recursos da Miro ou impulsione ainda mais seu espaço de trabalho com app e integrações com outras ferramentas como Google Docs e Sheets, Jira, Confluence, Atlassian e muito mais. Crie uma conta gratuita agora mesmo e comece a explorar tudo que sua equipe pode realizar juntos na Miro.