Modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho)
O modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho) da Miro facilita a colaboração. Ele permite que você acompanhe o status do seu projeto e o progresso de seu time em tempo real. É uma ótima ferramenta para equipes remotas ou híbridas.
Sobre o Modelo de Workflow
O mundo digital requer colaboração, afinal, ela leva a melhores resultados. Quando se trata de criar um template de processos de fluxo de trabalho, é necessário criar uma maneira simples de gerenciar e replicar o processo mais rapidamente, sem quaisquer restrições. É por isso que muitos gerentes, designers e profissionais de marketing usam este modelo de workflow para alinhar os processos e melhorar a eficiência na execução de projetos.
Continue lendo para saber mais sobre esse modelo de workflow.
O que é um modelo de workflow ou fluxo de trabalho?
Um modelo de workflow é uma ferramenta de gerenciamento de processos que permite esboçar etapas, recursos, cronogramas e funções necessárias, ou seja, criar um modelo de fluxo de trabalho para concluir um projeto.
Ele pode ser usado em qualquer projeto que tenha múltiplas etapas, seja um processo de negócios ou projeto de design. É ideal para planejar ações e organizar uma linha do tempo que vai te levar a alcançar sua meta.
Usar um modelo de workflow permite manter todos os profissionais das suas equipes digitais alinhados e cientes do que precisa de aprovação e do que está pronto para produção.
Como usar um modelo de workflow
O template de workflow é dividido em 4 seções: em espera (on hold), em andamento (in progress), precisa de revisão (needs review) e aprovado (approved). As etapas do fluxo de trabalho são criadas e colocadas na seção a qual pertencem, para então serem atribuídas aos profissionais que irão executá-las. A partir daí, é apenas uma questão de mover as tarefas pela etapas, ao longo do fluxo de trabalho à medida que são concluídas.
Se você for um designer ou gerente de operações, poderá organizar seu fluxo de trabalho de design e gerenciar suas telas e status em um board único. Basta arrastar e soltar os cartões com a descrição das atividades entre as colunas para acompanhar o progresso e manter todos de seu time na mesma página.
5 componentes principais de um workflow
Existem muitas maneiras de criar um fluxo de trabalho, mas geralmente envolvem os seguintes componentes básicos. Listamos as perguntas que você deve fazer a si mesmo se estiver tentando criar um modelo de fluxo de trabalho organizado para seu negócio.
1. Partes interessadas
Quem são as partes interessadas no projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina suas partes interessadas e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um gargalo?
2. Brainstorming
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
3. Linha do tempo
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu workflow. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
4. Comunicação
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
5. Recursos
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu workflow periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback que novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do workflow, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quatro benefícios de usar um modelo de workflow
1. Colabore de forma eficaz
Gerenciamento de projetos é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom template de fluxo de trabalho reduz toda essa incerteza. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o workflow para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
2. Treine novos contratados
Ter um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos contratados. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador através do uso de um modelo de workflow visual e padrão. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros da equipe comecem com o pé direito, já dominado os processos e sabendo onde consultar em caso de dúvidas.
3. Encontre falhas em seus processos
Usar o modelo de workflow para documentar o que aconteceu ao longo de um projeto também é uma oportunidade de entender as falhas em seus processos de fluxo de trabalho e buscar por melhorias. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
4. Escale seus processos
Os workflows de produção te ajudam na escalabilidade. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão ou contratar novos funcionários. Dispor de um workflow bem organizado, com as etapas definidas e facilmente identificadas, facilita o crescimento de sua empresa e a conclusão de boas entregas.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Fluxograma Multifuncional
Ideal para:
Org Charts, Business Management
Dê uma olhada rápida em todos os participantes de um projeto e veja exatamente como estão contribuindo. Essa é a clareza e transparência que um fluxograma multifuncional vai oferecer. Eles também são chamados de fluxogramas “swim lane”, porque cada pessoa (cada cliente, consumidor ou representante de uma função específica) é colocada em uma faixa, uma linha clara, que vai ajudar você a visualizar seus papéis em cada etapa do projeto. Este modelo capacitará você a simplificar processos, reduzir ineficiências e criar relacionamentos multifuncionais significativos.
Template de Priorização RICE
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Planejamento Estratégico, Priorização
Ao desenvolver um roadmap de produto, é muito fácil se perder nos detalhes e na construção de soluções. RICE, que significa alcance (reach), impacto (impact), confiança (confidence) e esforço (effort) ajuda você a avaliar e priorizar ideias. Fazer um brainstorming para criar novas maneiras de encantar seus clientes pode ser gratificante, mas também desanimador. Você e seu time podem ficar tentados a se concentrar nas ideias mais incríveis primeiro, sem levar em conta todo o esforço envolvido. O framework RICE permite que seu time considere cuidadosamente cada projeto em potencial para avaliar sua viabilidade.
Modelo de Plano de Trabalho
Ideal para:
Mapeamento, Planejamento de Projetos
Um plano de trabalho é, essencialmente, um roteiro para a execução de um projeto. Ele articula as etapas que você deve seguir para alcançar a meta desejada, define objetivos e estabelece resultados mensuráveis que deverão ser medidos. Um plano de trabalho eficaz orienta você ao longo do ciclo de vida do projeto, permitindo que obtenha resultado em colaboração com seu time. Embora os planos de trabalho possam variar, eles geralmente contêm quatro componentes principais: objetivos, estratégias, táticas e resultados.
Template para UX Research (Pesquisa de UX)
Ideal para:
Pesquisa de Mercado, Desk Research, Experiência do Usuário
Um plano de pesquisa de UX comunica as informações fundamentais que as partes interessadas precisam para executar um projeto: o que deve ser desenvolvido, quem é o responsável pelo projeto, por que ele é importante (quais os objetivos relacionados) e quando tudo deve começar e terminar. O planejamento garante que todos da equipe estejam alinhados e saibam o que devem fazer para tornar o projeto de UX um sucesso. Use esse modelo de UX research para comunicar informações sobre seu projeto; definir seus objetivos; alinhar métodos de pesquisa; estabelecer o escopo e apresentar os perfis dos envolvidos. Um plano de pesquisa ajuda você a obter a colaboração de todas as partes interessadas, alinhando as expectativas para permanecer no caminho certo e se preparar para o sucesso.
Template de Wardley Maps
Ideal para:
Leadership, Strategic Planning, Mapping
Um Wardley Map representa o cenário em que uma empresa opera. É composto por uma cadeia de valor (as atividades necessárias para atender às necessidades do usuário) representadas graficamente em relação à evolução das atividades ao longo do tempo. Você coloca componentes com valor no eixo Y e mercadorias no eixo X. Use um Mapa de Wardley para entender seu ambiente de negócios e descobrir quais opções estratégicas estão disponíveis. Comunique facilmente sua compreensão do cenário para seu time, novos colaboradores e partes interessadas.
Template para Roadmap de Product Development
Ideal para:
Gerenciamento de Produtos, Desenvolvimento de Softwares, Roadmaps
Os roadmaps de desenvolvimento de produto abrangem tudo que seu time precisa realizar ao entregar um produto, desde o conceito até o lançamento no mercado. Seu roadmap de desenvolvimento de produto também é uma ferramenta de alinhamento de time que oferece orientações e liderança para ajudar seu time a focar no equilíbrio entre a inovação do produto e o atendimento às necessidades do seu cliente. Investir tempo na criação de um roadmap focado nas fases de desenvolvimento do seu produto ajuda seu time a comunicar uma visão a líderes de negócios, designers, desenvolvedores, gerentes de projeto, profissionais de marketing e qualquer outra pessoa que influencie os objetivos do time.