Modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho)
O modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho) da Miro facilita a colaboração. Ele permite que você acompanhe o status do seu projeto e o progresso de seu time em tempo real. É uma ótima ferramenta para equipes remotas ou híbridas.
Sobre o Modelo de Workflow
O mundo digital requer colaboração, afinal, ela leva a melhores resultados. Quando se trata de criar um template de processos de fluxo de trabalho, é necessário criar uma maneira simples de gerenciar e replicar o processo mais rapidamente, sem quaisquer restrições. É por isso que muitos gerentes, designers e profissionais de marketing usam este modelo de workflow para alinhar os processos e melhorar a eficiência na execução de projetos.
Continue lendo para saber mais sobre esse modelo de workflow.
O que é um modelo de workflow ou fluxo de trabalho?
Um modelo de workflow é uma ferramenta de gerenciamento de processos que permite esboçar etapas, recursos, cronogramas e funções necessárias, ou seja, criar um modelo de fluxo de trabalho para concluir um projeto.
Ele pode ser usado em qualquer projeto que tenha múltiplas etapas, seja um processo de negócios ou projeto de design. É ideal para planejar ações e organizar uma linha do tempo que vai te levar a alcançar sua meta.
Usar um modelo de workflow permite manter todos os profissionais das suas equipes digitais alinhados e cientes do que precisa de aprovação e do que está pronto para produção.
Como usar um modelo de workflow
O template de workflow é dividido em 4 seções: em espera (on hold), em andamento (in progress), precisa de revisão (needs review) e aprovado (approved). As etapas do fluxo de trabalho são criadas e colocadas na seção a qual pertencem, para então serem atribuídas aos profissionais que irão executá-las. A partir daí, é apenas uma questão de mover as tarefas pela etapas, ao longo do fluxo de trabalho à medida que são concluídas.
Se você for um designer ou gerente de operações, poderá organizar seu fluxo de trabalho de design e gerenciar suas telas e status em um board único. Basta arrastar e soltar os cartões com a descrição das atividades entre as colunas para acompanhar o progresso e manter todos de seu time na mesma página.
5 componentes principais de um workflow
Existem muitas maneiras de criar um fluxo de trabalho, mas geralmente envolvem os seguintes componentes básicos. Listamos as perguntas que você deve fazer a si mesmo se estiver tentando criar um modelo de fluxo de trabalho organizado para seu negócio.
1. Partes interessadas
Quem são as partes interessadas no projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina suas partes interessadas e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um gargalo?
2. Brainstorming
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
3. Linha do tempo
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu workflow. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
4. Comunicação
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
5. Recursos
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu workflow periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback que novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do workflow, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quatro benefícios de usar um modelo de workflow
1. Colabore de forma eficaz
Gerenciamento de projetos é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom template de fluxo de trabalho reduz toda essa incerteza. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o workflow para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
2. Treine novos contratados
Ter um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos contratados. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador através do uso de um modelo de workflow visual e padrão. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros da equipe comecem com o pé direito, já dominado os processos e sabendo onde consultar em caso de dúvidas.
3. Encontre falhas em seus processos
Usar o modelo de workflow para documentar o que aconteceu ao longo de um projeto também é uma oportunidade de entender as falhas em seus processos de fluxo de trabalho e buscar por melhorias. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
4. Escale seus processos
Os workflows de produção te ajudam na escalabilidade. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão ou contratar novos funcionários. Dispor de um workflow bem organizado, com as etapas definidas e facilmente identificadas, facilita o crescimento de sua empresa e a conclusão de boas entregas.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Carta de Alinhamento de Equipe
Ideal para:
Reuniões, Reuniões de Equipe, Workshops
Uma carta de equipe é um documento que descreve o propósito e os objetivos da sua equipe, bem como as etapas que você precisará seguir para alcançá-los. A carta de equipe ilustra o foco e a direção de todos os membros da equipe. Quando criado de forma colaborativa, o estatuto da equipe é uma ótima maneira de as pessoas se sentirem ainda mais conectadas umas às outras dentro do grupo. Um modelo de carta de alinhamento de equipe é útil quando você está montando um novo time pela primeira vez, quando adiciona novos membros a um time existente ou quando precisam se alinhar melhor, independentemente do tempo de existência da sua equipe.
Modelo para Framework Cynefin
Ideal para:
Leadership, Decision Making, Prioritization
As empresas enfrentam uma variedade de problemas complexos. Às vezes, esses problemas deixam os tomadores de decisão inseguros sobre onde começar e quais perguntas fazer. O Framework Cynefin, desenvolvido por Dave Snowden na IBM em 1999, pode ajudar você a navegar por esses problemas e encontrar a resposta adequada. Muitas organizações usam esse framework poderoso e flexível para ajudá-las durante o desenvolvimento de produtos, planos de marketing e estratégias organizacionais, ou quando enfrentam uma crise. Esse modelo também é ideal para treinar novos contratados sobre como reagir a esses tipos de evento.
Modelo para Gráfico de Marcos do Projeto
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Planejamento Estratégico, Planejamento de Projetos
Quando seu time estiver colaborando em um projeto grande, acompanhar todas as tarefas e cronogramas pode ser um desafio. É por isso que você precisa de um gráfico de marcos do projeto. Essas representações visuais de eventos importantes no projeto tornará fácil para seu time permanecer no cronograma e alcançar as metas no prazo. E é tão fácil começar! Basta determinar os principais marcos, usar o nosso modelo para criar um gráfico de marcos do projeto, e definir as principais datas e entregas que cada marco do projeto exigirá.
Template para Design Research (Pesquisa de Design)
Ideal para:
Design Thinking, Desk Research, UX Design
Um mapa de pesquisa de design é uma estrutura de grade que mostra a relação entre duas interseções importantes nas metodologias de pesquisa: mentalidade e abordagem. Os mapas de pesquisa de design incentivam seus times ou clientes a desenvolver novas estratégias de negócios usando o design thinking generativo. Originalmente projetado pela professora universitária Liz Sanders, o framework para design research tem o objetivo de resolver a confusão e a justaposição entre os métodos de pesquisa e design. Esteja seu time em modo de resolução de problemas ou de definição do espaço do problema, usar um modelo de pesquisa de design pode ajudar você a considerar o valor coletivo de muitas práticas não relacionadas.
Modelo de Mapa da Jornada do Cliente
Ideal para:
Ideaçaão, Mapeamento, Gerenciamento de Produtos
Um mapa de jornada do cliente (Customer Journey Map) é uma representação visual da experiência de seu cliente. Ele permite que você capture o caminho que um cliente segue quando compra um produto, se inscreve para um serviço ou interage de outra forma com seu site. A maioria dos mapas inclui uma pessoa específica, descreve a experiência de seu cliente do início ao fim, e captura os altos e baixos emocionais potenciais de interagir com o produto ou serviço. Use este modelo para criar facilmente mapas de jornada do cliente para projetos de todos os tipos.
Template de wireframe para aplicativos
Ideal para:
Design UX, Wireframes
Vamos começar a criar um aplicativo? Como funcionará? Como será a interação dos usuários com seu app? Não fique somente na imaginação, o wireframe mostra tudo isso para você. A criação de wireframe é uma técnica para criar um layout básico de cada tela. Quando faz um wireframe, idealmente no início do processo, você entende o que cada tela realizará e recebe a adesão de importantes partes interessadas — tudo antes de adicionar o design e o conteúdo, o que economizará tempo e dinheiro. E ao pensar nas coisas em termos de jornada de um usuário, você oferecerá uma experiência mais atraente e bem-sucedida.