Modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho)
O modelo de Workflow (Fluxo de Trabalho) da Miro facilita a colaboração. Ele permite que você acompanhe o status do seu projeto e o progresso de seu time em tempo real. É uma ótima ferramenta para equipes remotas ou híbridas.
Sobre o Modelo de Workflow
O mundo digital requer colaboração, afinal, ela leva a melhores resultados. Quando se trata de criar um template de processos de fluxo de trabalho, é necessário criar uma maneira simples de gerenciar e replicar o processo mais rapidamente, sem quaisquer restrições. É por isso que muitos gerentes, designers e profissionais de marketing usam este modelo de workflow para alinhar os processos e melhorar a eficiência na execução de projetos.
Continue lendo para saber mais sobre esse modelo de workflow.
O que é um modelo de workflow ou fluxo de trabalho?
Um modelo de workflow é uma ferramenta de gerenciamento de processos que permite esboçar etapas, recursos, cronogramas e funções necessárias, ou seja, criar um modelo de fluxo de trabalho para concluir um projeto.
Ele pode ser usado em qualquer projeto que tenha múltiplas etapas, seja um processo de negócios ou projeto de design. É ideal para planejar ações e organizar uma linha do tempo que vai te levar a alcançar sua meta.
Usar um modelo de workflow permite manter todos os profissionais das suas equipes digitais alinhados e cientes do que precisa de aprovação e do que está pronto para produção.
Como usar um modelo de workflow
O template de workflow é dividido em 4 seções: em espera (on hold), em andamento (in progress), precisa de revisão (needs review) e aprovado (approved). As etapas do fluxo de trabalho são criadas e colocadas na seção a qual pertencem, para então serem atribuídas aos profissionais que irão executá-las. A partir daí, é apenas uma questão de mover as tarefas pela etapas, ao longo do fluxo de trabalho à medida que são concluídas.
Se você for um designer ou gerente de operações, poderá organizar seu fluxo de trabalho de design e gerenciar suas telas e status em um board único. Basta arrastar e soltar os cartões com a descrição das atividades entre as colunas para acompanhar o progresso e manter todos de seu time na mesma página.
5 componentes principais de um workflow
Existem muitas maneiras de criar um fluxo de trabalho, mas geralmente envolvem os seguintes componentes básicos. Listamos as perguntas que você deve fazer a si mesmo se estiver tentando criar um modelo de fluxo de trabalho organizado para seu negócio.
1. Partes interessadas
Quem são as partes interessadas no projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina suas partes interessadas e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um gargalo?
2. Brainstorming
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
3. Linha do tempo
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu workflow. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
4. Comunicação
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
5. Recursos
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu workflow periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback que novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do workflow, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quatro benefícios de usar um modelo de workflow
1. Colabore de forma eficaz
Gerenciamento de projetos é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom template de fluxo de trabalho reduz toda essa incerteza. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o workflow para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
2. Treine novos contratados
Ter um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos contratados. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador através do uso de um modelo de workflow visual e padrão. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros da equipe comecem com o pé direito, já dominado os processos e sabendo onde consultar em caso de dúvidas.
3. Encontre falhas em seus processos
Usar o modelo de workflow para documentar o que aconteceu ao longo de um projeto também é uma oportunidade de entender as falhas em seus processos de fluxo de trabalho e buscar por melhorias. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
4. Escale seus processos
Os workflows de produção te ajudam na escalabilidade. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão ou contratar novos funcionários. Dispor de um workflow bem organizado, com as etapas definidas e facilmente identificadas, facilita o crescimento de sua empresa e a conclusão de boas entregas.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Template para User Story Mapping
Ideal para:
Marketing, Desk Research, Mapeamento
Popularizada por Jeff Patton em 2005, a técnica de mapeamento de histórias de usuário é uma maneira ágil de gerenciar backlogs de produto. Esteja você trabalhando sozinho ou com um time de produto, é possível aproveitar o user story mapping para planejar lançamentos de produtos. O template de User Story Mapping ajuda as equipes a manterem o foco no valor comercial do que está sendo desenvolvido e a investir seu tempo na criação de recursos que são importantes para os clientes. A estrutura ajuda o time a ter uma compreensão compartilhada do que precisa ser feito para satisfazer as necessidades dos clientes.
Modelo de Apresentação
Ideal para:
Apresentações, Educação
Em algum momento em sua carreira, você provavelmente terá que fazer uma apresentação. As apresentações geralmente envolvem falar acompanhado de slides que contêm elementos visuais, textos e gráficos para ilustrar seu tópico. Remova o estresse do planejamento de apresentações usando este modelo de apresentação para criar facilmente slides eficazes e atraentes. O modelo de apresentação pode aliviar a pressão, ajudando seu público a permanecer focado e engajado. Usando ferramentas simples, personalize um conjunto de slides, compartilhe o arquivo com seu time, obtenha feedback e aprimore em equipe.
Modelo de Escopo do Projeto
Ideal para:
Planejamento de Projetos, Gerenciamento de Projetos, Tomada de Decisão
Um escopo do projeto ajuda você a planejar e confirmar objetivos, resultados, recursos, funções, tarefas, custos e prazos em seu projeto. Gerentes de projeto e times devem desenvolver um escopo de projeto o mais cedo possível, pois influenciará diretamente o cronograma e o custo de um projeto durante o seu progresso. Embora os escopos de projeto possam variar dependendo do time e dos objetivos, eles geralmente incluem objetivos, requisitos, principais resultados, pressupostos e restrições. Procure incluir todo o time quando criar o escopo do projeto, para garantir que todos estejam alinhados em relação às responsabilidades e prazos.
Modelo de Rastreador para Captação de Recursos
Ideal para:
Kanban Boards, Operations
Para muitas organizações, principalmente as entidades sem fins lucrativos, o financiamento é a alma do seu negócio. Portanto, atingir as metas de captação de recursos é essencial para que possam cumprir sua missão. Um rastreador de captação de recursos fornece a eles uma ferramenta poderosa e fácil de usar para medir o progresso da captação e permanecer no rumo certo. Além de ajudar a visualizar marcos, este modelo proporciona uma maneira eficaz de inspirar o público a doar e ainda ajuda você a acompanhar esses doadores. Este modelo é ainda mais útil quando você recebe várias doações de diversas fontes.
Modelo de Estrutura "What's on your radar" (Radar)
Ideal para:
Business Management, Operations, Strategic Planning
Você ou seu time se sentem sobrecarregados por tarefas? Estão com dificuldade de se concentrar em problemas específicos? Um framework no formato de Radar é um exercício de pensamento no qual você organiza ideias de acordo com sua importância ou relevância. Designers usam esse template para garantir que suas ideias estejam dentro do escopo de um determinado projeto. Eles também usam o método para avaliar se uma determinada solução, de fato, pode resolver o problema em questão. Mesmo que você não seja um designer, o modelo pode ajudar a atribuir prioridades e fundamentar suas ideias.
Modelo de quadro Kanban
Ideal para:
Quadros Kanban, Metodologia Ágil, Workflows Ágeis
Processos otimizados, fluxo de trabalho aprimorado e maior valor para seus clientes - é isso que o método Kanban pode ajudar você a alcançar. Baseado em um conjunto de princípios e práticas Lean (e criado nos anos 50 por um funcionário da Toyota Automotive), o Kanban ajuda sua equipe a reduzir o desperdício, abordar inúmeras outras questões e colaborar para resolvê-las em conjunto. Você pode usar nosso modelo de quadro Kanban para monitorar de perto o progresso de todo o trabalho, além de ter uma visão clara do trabalho que está fazendo e apresentar facilmente para colaboradores do projeto. Não deixe todo seu trabalho de desenvolvimento de softwares somente nos bastidores.