Modelo de Reunião Individual

Sobre o Modelo de Reunião Individual

Reuniões individuais são comuns para gerentes e seus subordinados diretos. Elas apoiam o desenvolvimento dos funcionários e dão aos funcionários a chance de abordar qualquer problema, mas nem sempre é fácil garantir que sejam produtivas. Use nosso modelo de reunião individual para criar estrutura, fazer um rápido check-up e delinear itens de ação para a próxima semana.

Como estruturar uma reunião individual?

As reuniões individuais podem ser uma das partes mais produtivas do seu dia ou uma barreira. Tudo depende de quão bem você estrutura a agenda da reunião. Um template de reunião individual ajuda você a conduzir melhores reuniões, alcançar seus objetivos e impulsionar seus colegas ao máximo de seu potencial.

Aqui estão algumas etapas para conduzir sua reunião individual de maneira eficaz:

1. Crie uma agenda de reunião

Para conduzir uma reunião eficaz, use um template para criar uma agenda de reunião individual. Você não precisa seguir o plano o tempo todo, mas ajuda a definir uma série de objetivos, tópicos de discussão, perguntas ou itens de ação. Não há necessidade de escrever frases completas; listas com marcadores funcionam bem também! O template permite que você acompanhe a conversa e garante que você permaneça no tópico.

2. Faça um check-in de humor

Antes de mergulhar nos tópicos da sua reunião individual, faça uma rápida verificação de humor. Pergunte como eles estão se sentindo (tanto no trabalho quanto fora dele) para entender melhor seu estado mental. Este exercício alinha expectativas e ajuda a compreender melhor suas necessidades naquele momento. Como resultado, você pode adaptar sua abordagem de acordo.

Por exemplo, se eles estão passando por um momento difícil fora do trabalho, é útil saber disso antes da reunião. Você pode levar isso em conta ao abordar desempenho, novas ideias e, de um modo geral, como conduz a reunião.

3. Fale sobre o momento presente

Comece falando sobre o momento presente para dar a você e ao seu colaborador uma ideia de onde vocês se encontram atualmente. Você também pode escolher um período de tempo específico e analisá-lo. Discuta o que está indo bem (ou foi bem) e no que você está se concentrando no momento. Depois de falar sobre as coisas boas, você pode seguir em frente e discutir quaisquer frustrações ou retrocessos.

4. Defina os próximos passos

Depois de fazer uma breve reflexão, você pode passar para os próximos passos e discutir estratégias para melhorar o seu trabalho no futuro. Pense nisso como uma oportunidade para experimentar novas ideias e iniciar novos projetos.

5. O que mais? Adicione mais tópicos ao seu one-on-one!

Depois de discutir os assuntos mais urgentes, este é o momento de trazer à tona qualquer coisa que você gostaria de compartilhar ou perguntar e ainda não teve a oportunidade. De novos aprendizados a novas tendências de negócios – este espaço permite que a discussão flua de maneira mais livre e criativa.

Como anfitrião da reunião, este seria geralmente o momento em que você perguntaria ao funcionário se ele tem alguma dúvida, comentário ou sugestão.

6. Registre suas notas no template

É sempre uma boa ideia registrar notas da reunião e documentar qualquer informação discutida no encontro. Isso lhe fornecerá algo para consultar na próxima reunião e refletir sobre o progresso alcançado.

Se você estiver usando um template para estruturar a reunião, também pode usá-lo para anotar observações conforme a reunião avança. Com a Miro, por exemplo, você pode adicionar notas e comentários diretamente no seu template. Quando a reunião terminar, você pode compartilhar as notas com o colaborador para que ele possa ver o que foi discutido.

Por que ter reuniões individuais?

A maioria dos gestores usa uma conversa individual para obter atualizações de status sobre o progresso do projeto e discutir as avaliações de desempenho. É importante que os gestores verifiquem regularmente seus funcionários para que possam fornecer e revisar o feedback de desempenho.

As reuniões individuais também são ferramentas poderosas para construir relações mais fortes entre gestores e funcionários. Essas reuniões mostram aos funcionários que seus gestores se preocupam com seu crescimento profissional, o que pode aumentar sua satisfação no trabalho e felicidade geral.

No curto prazo, as reuniões individuais ajudam gestores e seus funcionários a funcionarem melhor como uma equipe. Gestores podem fornecer feedback construtivo, enquanto os funcionários podem discutir coisas que gostariam de melhorar. As reuniões um-a-um também são ferramentas importantes para descobrir problemas interpessoais e falhas nos processos.

No longo prazo, as reuniões individuais permitem que gestores ajudem seus funcionários a terem sucesso. Essas reuniões são oportunidades para perguntar aos funcionários sobre seu desenvolvimento de carreira. Gestores podem oferecer dicas e atribuir projetos que se alinhem a seus objetivos profissionais.

Qual é o valor das reuniões um-a-um com seus membros da equipe?

Existem muitos benefícios em realizar reuniões one-on-one com sua equipe. Vamos ver quais são:

• Ajuda os funcionários a se sentirem valorizados. Dedicar tempo exclusivo a cada membro da equipe mostra que você se importa com o desenvolvimento profissional deles. Você está reservando tempo para apoiar suas metas de carreira, ouvir seus problemas e responder suas perguntas.

• Trata quaisquer questões. Os funcionários podem ter dificuldades para levantar preocupações em um ambiente de grupo. Uma reunião one-on-one permite que eles falem com você em um ambiente seguro.

• Apoiar o desenvolvimento dos funcionários. Reuniões individuais são uma excelente oportunidade para você apoiar o crescimento e desenvolvimento dos seus funcionários. Você pode descobrir o que eles desejam aprender, onde estão suas forças e fraquezas, e apoiá-los em sua educação. Seja oferecendo mentoria ou enviando-os para um curso de treinamento, suas reuniões individuais permitem que você acompanhe o desenvolvimento deles.

• Mantenha-se atualizado. Manter contato regular com os membros da equipe te mantém atualizado sobre o que eles estão fazendo, como estão se sentindo em relação ao trabalho e como você pode melhor apoiá-los.

• Aumentar a produtividade. Realizar reuniões one-on-one pode ajudar a manter os colaboradores engajados em seu trabalho. E quando o engajamento dos funcionários está alto, as chances são de que seus níveis de produtividade também sejam mais elevados. Em termos de gestão de projetos, isso é extremamente útil. Significa que você pode maximizar o tempo e os recursos gastos em cada projeto, entregando projetos bem-sucedidos no prazo e dentro do orçamento.

Quais são boas perguntas para fazer durante reuniões one-on-one?

As perguntas certas para a reunião dependerão de vários fatores variáveis, incluindo com quem você está se encontrando, no que eles estão trabalhando e como tem sido o desempenho deles. Mas, para lhe dar um ponto de partida sólido, aqui estão alguns possíveis tópicos de discussão para seu template:

• O que você realizou na última semana?

• Quais atividades você mais gostou?

• Que tipo de tarefas você prefere?

• Existe alguma forma de eu ajudar a tornar seu projeto mais agradável?

• Você tem alguma sugestão que possa nos ajudar a trabalhar melhor como time?

• Quais gargalos você encontrou nos seus projetos atuais?

• Você sente que está aprendendo e crescendo no trabalho?

• O que posso fazer para melhor apoiar seu crescimento de carreira?

Quais são boas perguntas para fazer ao seu gestor em um one-on-one?

No final da reunião, frequentemente o colaborador terá a chance de fazer algumas perguntas ao seu gestor. As perguntas de one-on-one que você deseja fazer variarão de pessoa para pessoa. Depende das circunstâncias em que você está trabalhando, de seu relacionamento com seu gestor e do estilo de gerenciamento dele.

Para dar início à conversa, aqui estão algumas possíveis perguntas:

• Como posso melhorar meu desempenho no dia a dia?

• O que estou fazendo bem?

• Tenho alguma competência na qual devo focar para desenvolver ainda mais?

• Como posso assumir mais responsabilidades?

• Em quais habilidades devo focar para melhorar?

• Existe alguma oportunidade de desenvolver minhas habilidades através de treinamentos?

• Em que área posso progredir dentro da empresa?

• Você tem algum conselho para me ajudar a desempenhar melhor meu trabalho?

• Quais são as tarefas de maior prioridade na minha lista de afazeres?

• Como posso apoiar melhor você e/ou o time?

Perguntas frequentes sobre o template de reunião individual

Quais são boas perguntas para fazer durante reuniões individuais?

Aqui estão alguns possíveis tópicos de discussão para seu template: O que você conseguiu realizar na última semana? Quais tarefas você mais gostou? Quais você prefere? Há algo que eu possa fazer para tornar seu projeto mais agradável? Você tem alguma sugestão que poderia nos ajudar a trabalhar melhor como equipe? Que gargalos você encontrou nos seus projetos atuais? Você sente que está aprendendo e crescendo no trabalho? O que posso fazer para melhor apoiar seu crescimento?