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Template de Processo de Controle de Mudanças

Aprove e gerencie várias solicitações de alterações em um sistema ou produto.

Sobre o Template de Processo de Controle de Mudanças

Este template cria um framework padronizado para a aprovação e gerenciamento de solicitações de mudança em um sistema ou produto. Seu time pode definir claramente as alterações solicitadas em um único lugar consolidado e garantir que todas as alterações propostas sejam revisadas antes de serem implementadas.

O que é um processo de controle de mudanças?

O controle de mudanças é uma parte integral do gerenciamento de projetos. A maioria dos projetos enfrenta a possibilidade de mudança em algum momento durante seu ciclo de vida. Embora a mudança possa ser necessária, também pode ser difícil implementá-la rapidamente.

Um processo de controle de mudanças define os passos que devem ser seguidos para alterar o escopo de um projeto. Ele documenta a mudança proposta e garante que seja revisada e aprimorada antes da implementação.

Por que usar o Template de Processo de Controle de Mudanças?

Veja como o Template de Processo de Controle de Mudanças pode ajudar seu time.

Decidir coletivamente sobre as mudanças

O Template de Processo de Controle de Mudanças ajuda a definir uma mudança proposta e garante que ela seja revisada antes da implementação. Dessa forma, permite que seu time vete uma mudança que possa ser desnecessária ou perturbadora. Se o time decidir fazer a mudança proposta, o processo de controle de mudanças permite que você use seus recursos para implementá-la de forma eficaz.

Fornece clareza

A adoção de um processo de controle de mudanças pode ajudar a garantir que todos os membros do time estejam alinhados quanto às mudanças propostas e aprovadas. Com a estrutura deste template, todos estão mais alinhados. Qualquer alteração nos entregáveis do projeto torna-se clara e os prazos atualizados são registrados. Este template pode ser usado em conjunto com o Project Scope Template.

Simplifique seus projetos e cumpra os prazos

Um processo de controle de mudanças eliminará a confusão em torno dos entregáveis do projeto. Ele permite que seu time se concentre na execução das mudanças aprovadas em vez de coletar informações. Isso resulta em maior produtividade e eficiência, o que simplifica os processos de trabalho e fluxos de trabalho.

Sem um processo de controle de mudanças em vigor, a produtividade pode ser afetada. O tempo é desperdiçado tentando entender as solicitações de mudança em vez de concluir as tarefas reais. Com a redução da largura de banda disponível para os trabalhos mais cruciais, seu time pode perder prazos importantes.

Quando você usa um processo de controle de mudanças?

O processo de controle de mudanças é útil para quase qualquer projeto, já que poucos planos de projeto se concretizam exatamente como planejado na prática. Com a rapidez das mudanças hoje em dia, é quase certo que os projetos enfrentarão a necessidade de mudanças ao longo de seu ciclo de vida. Embora as mudanças possam ajudar a alinhar seu projeto com os requisitos de negócios, é importante considerar e aprovar cada mudança minuciosamente.

No início de um projeto, você pode criar um processo de controle de mudanças para que todos saibam o que fazer caso um plano precise ser modificado. O processo de controle de mudanças no gerenciamento de projetos garante que cada mudança prevista durante um projeto seja eficazmente definida, revisada e aprovada antes da implementação. Este processo importante ajuda a evitar mudanças desnecessárias que possam interromper os serviços. As mudanças podem ser feitas suavemente e os recursos podem ser usados de forma eficaz.

Os procedimentos de controle de mudanças são particularmente importantes quando o projeto faz parte de um programa ou portfólio maior. O impacto potencial de uma mudança não gerenciada pode ser amplo, afetando outros times ou departamentos.

Os 5 elementos de um processo de controle de mudanças

Ao usar este template, você encontrará cinco elementos para ajudar a gerenciar o processo de controle de mudanças:

  • Mudança sugerida - Os stakeholders sugerem uma mudança enviando um Formulário de Solicitação de Mudança, que é então adicionado ao Registro de Mudanças do projeto. A mudança sugerida deve incluir uma descrição da mudança e os benefícios esperados.

  • Em revisão - O gerente de projeto e os stakeholders empresariais então consideram o impacto esperado da mudança. A mudança vai economizar dinheiro? A mudança é muito cara? Como a mudança impacta a timeline do projeto? Existe um motivo legal para a mudança? A mudança introduz novos riscos para o negócio?

  • Rejeitado - Depois de considerar todas as informações, o gerente de projeto rejeita a mudança proposta. As propostas rejeitadas são acompanhadas no template de controle de mudanças e o proponente deve receber feedback sobre o motivo pelo qual a mudança foi rejeitada. 

  • Aceito - Depois de considerar todas as informações, o gerente de projeto aprova a mudança proposta. Se aceitarem, eles podem aprovar a mudança na íntegra ou solicitar revisões na mudança sugerida.

  • Integrado - Se a mudança for aprovada, ela deve ser planejada, agendada e executada. Depois que a mudança é implementada, vale a pena os gerentes de projeto se reunirem com os stakeholders e realizarem uma retrospectiva. A mudança ocorreu conforme o planejado? Como poderia ter sido melhor?

Exemplo de processo de controle de mudanças

Agora que você entende os cinco passos de um processo de controle de mudanças, é hora de colocá-los em prática. Vamos ver um exemplo.

O processo de controle de mudanças começa com a submissão de um pedido de mudança. Isso pode ser uma alteração no escopo do projeto, como um aumento no número de funcionalidades necessárias. Ou pode ser uma redução no cronograma do projeto, para que um produto com prazo sensível seja lançado no mercado antes da concorrência.

A partir daqui, o time do projeto pode implementar estas etapas básicas para controlar a mudança de forma eficaz:

  • Registre a solicitação de mudança em um registro de mudanças (ou template de log). Essas mudanças solicitadas são registradas na coluna "Mudança Sugerida" do Template de Processo de Controle de Mudanças. 

  • Realize uma avaliação inicial do impacto da mudança. Isso requer uma reunião onde todas as partes possam dar suas opiniões sobre as mudanças solicitadas. As mudanças sugeridas passam para a coluna "Em Revisão".

  • Avaliação completa do impacto da mudança. Os fatores a considerar incluem tempo, recursos, custos e riscos.

  • O time decide coletivamente se aceita ou rejeita a mudança sugerida. As mudanças são movidas para a coluna "Aceitas" ou "Rejeitadas", conforme o caso.

  • As ações necessárias para implementar a mudança são discutidas, e um roadmap de produto para essas ações é criado. Uma vez implementadas, as mudanças são movidas para a coluna "Integradas".

As entradas que você incluir em seu próprio template de controle de mudanças podem variar dependendo das mudanças que você frequentemente encontra e da complexidade dos projetos. Enquanto projetos complicados que se estendem por meses podem enfrentar muito mais solicitações de mudanças, projetos menores e pontuais podem não precisar de um template de log de mudanças tão detalhado. 

Esta abordagem direta é um ótimo ponto de partida; no entanto, você pode escolher incluir campos adicionais de acordo com a complexidade do seu projeto. O Template de Processo de Controle de Mudanças é totalmente personalizável, dependendo das necessidades do seu time.

Perguntas frequentes sobre modelo de processos para controle de mudança

Quando usar um processo de Controle de Mudanças?

Crie um processo de controle de mudanças no início de um projeto, para que todos estejam cientes sobre o que fazer se um plano precisar ser modificado. É uma boa ideia observar quando usar um plano de gerenciamento de controle de mudanças para que você esteja preparado quando chegar a hora. Existem muitos tipos diferentes de mudanças que você pode encontrar, dependendo de quaisquer novas iniciativas e das ferramentas disponíveis. Mudanças comuns podem incluir solicitações para estender cronogramas, reorganização de informações ou uma alteração nas entregas. Aqui estão alguns casos adicionais em que você pode querer usar um processo de controle de alterações.

Template de Processo de Controle de Mudanças

Comece com esse modelo agora mesmo.

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