Template de Matriz RACI

Sobre o Template de Matriz RACI

O Template de Gráfico RACI é uma ferramenta de gerenciamento essencial que ajuda os times a acompanhar as funções e responsabilidades e evitar confusões durante os projetos. De projetos complexos e multifuncionais de time a tarefas internas contínuas, uma matriz RACI permite esclarecer funções e delegar tarefas, unindo seu time para executar seu projeto.

Gerentes de projeto e líderes de time podem usar esta ferramenta para alinhar-se com stakeholders e membros do projeto, garantindo que todos estejam na mesma página e cientes de suas funções e responsabilidades.

O que significa RACI?

RACI significa Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Cada uma dessas palavras descreve a função de uma pessoa, e as duas últimas são diferenciadas pelo tipo de comunicação que devem manter durante o projeto.

• Responsável: Quem é responsável pelo trabalho? Eles devem terminar um determinado projeto, processo ou elemento de um projeto.

• Aprovador: Quem é o responsável pelo resultado e pelo processo? Eles devem ser responsáveis pela conclusão da tarefa.

• Como prática recomendada, deve haver apenas uma pessoa responsável atribuída a um determinado projeto. Essa pessoa serve como ponto de contato para todos os stakeholders durante todo o projeto.

• Consultado: Com quem você deve consultar se houver um problema com o projeto? Eles devem fornecer informações para os stakeholders.

• Se os stakeholders tiverem sugestões sobre mudanças que precisam ser feitas, ou se encontrarem problemas, eles devem relatar para os Consultados.

• Informado: Com quem você deve informar se fizer uma alteração no projeto? Eles devem ser mantidos informados sobre o progresso.

• A função deles não é necessária para fornecer feedback ou sugerir mudanças. No entanto, é melhor mantê-los informados sobre quaisquer mudanças, impedimentos, problemas ou marcos.

Por que usar a matriz RACI?

A matriz RACI é uma ferramenta muito popular para gerenciar projetos, pois traz clareza e define expectativas. Aqui está uma lista de benefícios de usar uma matriz RACI, mas lembre-se de que nem todo projeto precisará de uma.

1. Mais engajamento. A matriz RACI permite que seus funcionários se envolvam mais profundamente com um projeto. Cada funcionário em seu time se encaixa em uma categoria da matriz RACI. Ajuda a reduzir a confusão sobre titularidade e processos. Em vez de esclarecer expectativas e responsabilidades, seus colegas de time podem se concentrar em suas funções.

2. Mais escalabilidade. Depois de atribuir os funcionários a cada parte da matriz RACI, treinar novas contratações e expandir seus processos se torna mais fácil. Ajuda você a escalar seu time. Novas contratações podem se atualizar mais rapidamente, já que suas funções e responsabilidades estão claramente definidas na matriz.

3. Resolução de conflitos. A matriz RACI reduz as oportunidades de atrito entre funcionários e gerência. Como cada funcionário tem uma função bem definida, eles sabem o escopo de suas responsabilidades — e com quem falar se tiverem dúvidas.

4. Aumente a eficiência. Use uma matriz RACI para aumentar sua eficiência. Preencher uma matriz RACI torna mais fácil organizar reuniões com agendas claras e que não sejam redundantes com outras reuniões. Convide os stakeholders para suas reuniões sem se preocupar se eles deveriam estar lá ou se o tempo deles seria melhor empregado em outra atividade.

Como usar o template de Matriz RACI

Use o template da Matriz RACI ao iniciar projetos. Ajuda você a clarificar funções e responsabilidades. Veja como você pode usar e ajustar o template às suas necessidades:

1. Selecione o modelo editável de Matriz RACI pronto.

2. Adicione os times ou departamentos participantes do seu projeto editando as linhas do template.

3. Analise as funções e responsabilidades e as atribua a cada membro do projeto. Você pode adicionar linhas extras ao seu template simplesmente clicando no ícone de três pontos e, em seguida, no símbolo de 'adicionar linha'. Marque-os com @menção ou adicione um comentário para que eles saibam que as funções foram atribuídas e possam dar feedback.

4. Antes de anexá-lo a qualquer outro board de projeto ou documento, compartilhe-o com seu time e itere se necessário.

Exemplo de matriz RACI

Digamos que você esteja lançando uma nova funcionalidade de produto. Como gerente de projeto, use a Matriz RACI para mapear as funções e responsabilidades de todos no projeto. Isso facilitará a comunicação e ajudará todos a entenderem sua função e a quem devem recorrer em relação à tomada de decisão, execução ou aconselhamento sobre o projeto.

Aqui está um exemplo de times a serem incluídos na sua Matriz RACI se você estiver lançando uma funcionalidade de produto:

• Gestão de programa

• Gerenciamento de produtos

• Design

• Marketing de produto

• Análise de dados

• Jurídico e conformidade

• Marketing/Branding

• Sucesso do cliente

Cada gerente de time terá uma função e responsabilidade diferentes, dependendo de como sua organização está estruturada e o projeto é criado. Após selecionar todos os times para dar início e andamento a este projeto, atribua funções e responsabilidades e marque membros do time nos comentários. Peça para eles confirmarem se a função foi atribuída corretamente ou se têm alguma dúvida ou preocupação sobre a RACI.

Para finalizar, adicione sua Matriz RACI a qualquer outro board de documentação do projeto para que seu time possa consultá-la e retorná-la sempre que necessário. Por exemplo, se você geralmente cria um organograma para seu time de projeto para ajudar a visualizar responsabilidades, uma matriz RACI complementa isso perfeitamente com mais detalhes.