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Template de Matriz de Prioridades de Ações

Priorize tarefas com base no impacto e esforço.

Sobre o Template de Matriz de Prioridades de Ações

Uma matriz de prioridades de ações é uma grade que permite priorizar tarefas para fazer o melhor uso do seu tempo, habilidades, esforços e talento. 

Os membros de times multifuncionais raramente têm tempo para finalizar todas as solicitações feitas ou projetos iniciados. Escolhendo conscientemente no que investir tempo e esforço, você pode avançar em tarefas de alto valor e deixar para trás aquelas que não causam impacto ou contribuição perceptível. 

O que é uma matriz de prioridades de ações?

Uma matriz de prioridades de ações ajuda você a priorizar tarefas com base no impacto e no esforço necessário para completá-las. 

Esta matriz geralmente tem quatro quadrantes:

  • Ganhos rápidos (alto impacto, baixo esforço): Concentre-se nesses – os projetos que proporcionam um amplo retorno sobre o investimento de pouco tempo ou esforço.

  • Projetos principais (alto impacto, alto esforço): Tarefas maiores que oferecem potencialmente altos retornos sobre o investimento, mas são mais demoradas (e podem ofuscar qualquer ganho rápido).

  • Encheção de linguiça (baixo impacto, baixo esforço): Delegue essas tarefas ou concentre-se nelas apenas se tiver tempo sobrando.

  • Tarefas ingratas (baixo impacto, alto esforço): Melhor evitar – tarefas que consomem tempo e energia e que são melhor ignoradas para se concentrar nos ganhos rápidos.

Você pode pontuar cada tarefa na grade de 0 (baixo impacto, alto esforço) a 10 (máximo impacto, máximo esforço). Este sistema pode ajudar você a plotar mais precisamente a grade e facilitar a determinação de suas prioridades. 

Quando usar uma matriz de prioridades de ação

Os times de produto (e qualquer pessoa colaborando com gerentes de produto) podem usar a matriz de prioridades de ação para:

  • Medir o impacto (como vendas, lucratividade, moral, percepção do cliente) em relação ao esforço (como tempo, custos, obstáculos legais, complexidade organizacional)

  • Ajudar times ou contribuintes individuais a avançar priorizando um grande grupo de tarefas ou ideias.

  • Incentivar os times ou contribuintes individuais a tomarem decisões com base em sua expertise e experiência, em vez de fatores externos.

  • Descubra uma relação razoável entre impacto e esforço para ideias e soluções potenciais.

Como ferramenta de gerenciamento de tempo, as matrizes de prioridades de ação permitem visualizar como concentrar sua energia no que beneficiará seu time e suas contribuições individuais. 

Crie sua própria matriz de prioridades de ação

Criar sua própria matriz de prioridades de ação é fácil. A Miro é a ferramenta perfeita para criar e compartilhar. Comece selecionando o template Matriz de prioridades de ação e siga as etapas abaixo para criar sua própria.

1. Peça ao seu time para gerar novas ideias ou tarefas em notas adesivas. Membros do time podem usar notas adesivas coloridas para registrar suas ideias para tarefas de alta e baixa prioridade. 

2. Escolha um facilitador de grupo para organizar as ideias. O facilitador (por exemplo, um líder ou gerente) pode revisar cada tarefa e realocá-la para o quadrante relevante. Se várias ideias parecerem similares, combine-as em uma única nota adesiva sucinta.

3. Pergunte aos seus colegas o que ajudaria a realizar cada tarefa. Eles precisam de mais tempo, suporte ou outros recursos para concretizar uma ideia? Obtenha contribuições adicionais dos membros do time para verificar se um grande projeto ou tarefa de preenchimento poderia ser impulsionado para facilitar a conclusão. 

4. Plotar as ideias no gráfico como um grupo. Como grupo, reorganizem suas ideias em notas adesivas com base na viabilidade e importância. Fique de olho nas tarefas ou ideias que acabam sendo de alta ou baixa prioridade. Você também pode pontuar cada tarefa em uma escala de 1 a 10, variando de baixo esforço ou importância a esforço e importância máximos. 

5. Atribua tarefas aos membros do grupo conforme necessário – e acompanhe para manter o ritmo. Você pode usar para atribuir tarefas relevantes marcando membros individuais do time. Você também pode usar para marcar membros do projeto ou outros com quem um board ou projeto específico foi compartilhado. Revise o board a qualquer momento que as prioridades mudarem, para realinhar seu time.

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