Modelo de Matriz de Prioridades
Traga agilidade para seu time e identifique problemas urgentes com o modelo de matriz de prioridades. Mantenha controle sobre qualquer problema e dê seguimento facilmente usando uma matriz de priorização.
Sobre o modelo de matriz de prioridades
O modelo de matriz de prioridades ou priorização funciona como uma tabela 2x2 onde é possível incluir as tarefas e ordená-las por urgência, impacto e nível de esforço.
Gerentes de Projetos e times de operações adoram este modelo porque esclarece visualmente como priorizar tarefas de um projeto ou até mesmo por onde começar. Vamos entender melhor como o modelo de matriz de prioridades funciona e como usá-lo de forma prática.
O que é uma matriz de prioridades ou priorização?
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta usada para priorizar o trabalho de forma estruturada, embasando a tomada de decisões e o gerenciamento do tempo. É uma ferramenta útil, porque sua estrutura simples pode ser aplicada a todos os tipos de trabalho, seja em processos de negócios, de projetos ou operacionais. As matrizes de prioridade começam em um formato simples, mas podem ser personalizadas dependendo das suas necessidades. A maioria das organizações prioriza por impacto (baixo, médio, alto), nível de esforço e urgência.
Quando usar uma matriz de prioridades?
Uma matriz de prioridades é uma ferramenta de gerenciamento para quem precisa priorizar e organizar tarefas, indo além do que somente uma lista de tarefas básica, sendo muito valiosa para o gerenciamento e a priorização de projetos. A matriz de 2x2 foi projetada para ajudar você a determinar quais tarefas são mais importantes, para que você possa se concentrar primeiro nas necessidades mais urgentes.
Uma variedade de fatores pode influenciar a urgência ou a importância de uma tarefa em sua lista. Por exemplo, se você deve concluir uma tarefa que afeta diretamente a satisfação do cliente, essa tarefa provavelmente possui alta urgência e alta prioridade. No entanto, se você concluir que uma tarefa não terá um impacto rápido e somente irá fazer seus clientes mais felizes no futuro, essa tarefa provavelmente é de baixa urgência, mas de alta prioridade ainda assim.
Como fazer uma matriz de priorização?
Comece listando todas as tarefas a serem realizadas. Você pode criar uma conta gratuita na Miro e começar agora mesmo, só clicar em "Usar modelo". Em seguida, defina os critérios e classifique as tarefas nos quadrantes de acordo. Veja um exemplo de como organizar uma matriz de priorização:
O quadrante I (urgente e alta prioridade): pode ser para os prazos mais urgentes e importantes.
O quadrante II (não urgente e alta prioridade): para estratégias e desenvolvimentos de longo prazo, tarefas que não são urgentes, mas ainda são importantes.
O quadrante III (urgente e baixa prioridade): para tarefas urgentes, mas não importantes, idealmente para tarefas que precisam ser realizadas, mas que podem ser feitas em momentos mais tranquilos da rotina.
O quadrante IV (não urgente e baixa prioridade): é para o tipo de tarefas que gera pouco ou nenhum valor. Geralmente serão as últimos a serem priorizadas.
Analise suas atividades diárias ou semanais e atribua ao seu quadrante apropriado na matriz de priorização e por último, não esqueça de fazer uma revisão geral final para reorganizar suas tarefas de acordo.
Crie sua própria matriz de prioridades
A plataforma de colaboração visual da Miro é a ferramenta perfeita para criar e compartilhar sua matriz de prioridades. Comece selecionando este modelo de Matriz de Prioridade e faça o passo a passo abaixo:
1. Selecione o modelo da Miro
Abra este modelo da Miro para começar! No board, liste as tarefas que você precisa fazer ou que seu time realize. Você pode usar post its para anotar todas as tarefas separadamente.
2. Pense em cada tarefa
Responda a seguinte pergunta para cada tarefa: quais são as consequências de não realizar essa tarefa?
3. Priorize as tarefas
Com base nessas informações, categorize cada item da lista como “alta prioridade” ou “baixa prioridade”.
4. Atribua uma urgência às tarefas
Agora, divida as tarefas de cada categoria em duas subcategorias: “alta urgência” e “baixa urgência”. Você deve agora ter quatro listas.
5. Atribua valores
Atribua valores de 1 a 4 a cada opção, onde números menores significam que a tarefa é de prioridade mais alta.
6. Coloque-as na matriz
Ordene as opções em sua matriz de priorização. Depois de concluídas, compartilhe suas prioridades com outros envolvidos.
Como criar uma matriz de prioridade?
Para criar uma matriz de prioridade, primeiro você precisa criar uma lista de tarefas a serem feitas. Depois de ter essa lista, você deve começar a priorizar as tarefas com base na importância e na urgência da tarefa. Uma vez atribuído um valor a tudo, você coloca as tarefas na matriz.
Como usar uma matriz de prioridade?
Uma matriz de prioridade é uma ferramenta de tomada de decisão usada para dividir as tarefas em diferentes categorias por urgência e importância. Classificar tarefas dessa maneira é útil para aprimorar as prioridades e garantir que você atribua seu tempo da maneira mais eficiente.
Can I customize a priority matrix template to suit my needs?
You can personalize the priority matrix template to suit your specific criteria, goals, and projects. Double-click on the quadrants to change the color, expand the matrix, or edit its content.
Are there different types of prioritization matrix templates?
Yes, the priority matrix templates vary in structure and criteria. Some templates may use a simple four-quadrant matrix, while others may include additional factors such as risk or effort.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Linha do Tempo (timeline)
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Fluxogramas, Planejamento de Projetos
Uma linha do tempo exibe uma ordem cronológica de datas importantes e eventos agendados. Um template de linha do tempo vai ajudar gerentes de produto, gerentes de projeto e membros da equipe a contarem histórias sobre a evolução e os obstáculos que ocorreram durante a realização de cada projeto. Uma linha do tempo bem construída permite que as equipes tenham uma visualização imediata sobre as etapas que já foram concluídas, ao que está acontecendo no momento e o que precisa ser realizado no futuro. Projetos ou produtos com especificações predefinidas exigem que sua equipe crie um cronograma para que todas as etapas de execução ocorram da maneira ideal. Isso garante a qualidade da entrega e o alinhamento com o que foi solicitado. Use esse modelo de linha do tempo como uma referência para organizar as datas de início, meio e fim de um projeto, incluindo todos os marcos mais importantes.
Modelo para Janela de Johari
Ideal para:
Liderança, Reuniões, Retrospectivas
A compreensão é o segredo para poder confiar melhor nos outros e em si mesmo também. Com base nessa ideia, o framework da Janela Johari visa melhorar a compreensão do time, fazendo com que os participantes completem quatro quadrantes. Cada um desses quadrantes vai revelar algo que talvez não saibam sobre si mesmos ou sobre os outros. Use este modelo para realizar um exercício da Janela Johari quando sua empresa estiver em fase de expansão, para aprofundar as conexões multifuncionais ou entre times, ou para ajudar os funcionários a se comunicar melhor e cultivar a empatia.
Modelo para Análise PESTEL
Ideal para:
Ideaçaão, Planejamento Estratégico, Gerenciamento de Negócios
Deseja manter sua empresa segura e com bom desempenho? Você precisa saber primeiro como será afetado por elementos e fatores externos, especialmente aqueles de natureza política, econômica, econômica, tecnológica, legal e ambiental. Uma análise PESTEL ajuda você a identificá-los e se preparar para eles. Com este modelo fácil de usar, você pode realizar uma análise PESTEL e depois usar os resultados para moldar seu planejamento estratégico, alocação orçamentária, marketing, atualizações de produto e iniciativas de mudança organizacional.
Template para Backlog de Produto
Ideal para:
Metodologia Ágil, Quadros Kanban, Gerenciamento de Produtos
Os times de desenvolvimento frequentemente estão lidando com muitos produtos ao mesmo tempo. Um backlog de produto é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que ajuda os times a acompanhar projetos em andamento durante sua construção e iteração, para que você possa registrar as ideias de todos, planejar epics e priorizar tarefas. As tarefas de maior prioridade estão no topo do backlog do produto, para que seu time saiba o que fazer primeiro. Os backlogs de produto facilitam o planejamento e alocação de recursos dos times, mas também fornecem uma única fonte de verdade para todos saberem o que os times de desenvolvimento estão fazendo.
Modelo de Brainstorming de Tópicos de Pesquisa
Ideal para:
Desk Research, Brainstorming, Ideation
Criar um tema para um projeto de pesquisa pode ser uma tarefa bastante difícil. Use o Modelo de Brainstorming de Tópicos de Pesquisa para transformar uma ideia geral em algo concreto. Com o Modelo de Brainstorming de Tópicos de Pesquisa, você pode compilar uma lista de ideias gerais que lhe interessam e depois dividi-las em partes componentes. Você pode então transformar essas partes em perguntas que podem ser o foco de um projeto de pesquisa.
Modelo de Planner Semanal Online
Ideal para:
Gerenciamento de Negócios, Planejamento de Projetos
Neste nosso mundo agitado pode ser difícil planejar um cronograma e cumpri-lo. Seja você uma pessoa rigorosa com horários ou apenas alguém que se esforça para manter seu calendário atualizado, um planner semanal online vai trazer muitos benefícios. Um planner é um tipo de cronograma que organiza seus planos e atividades ao longo de uma semana. Ele permite que você gerencie seu tempo de forma mais eficiente, acompanhe tarefas que precisam ser realizadas e organize sua tarefas ou do seu time diariamente. Ao contrário da maioria dos planners de papel, que não são personalizáveis, com um modelo de planner online como este você pode fazer alterações para criar uma agenda que atenda a todas às suas necessidades. Além de configurar cores, formas e etiquetas para deixar ainda mais do seu jeito.