Template de Matriz de Esforço e Impacto

Sobre o Template de Matriz de Esforço e Impacto

Está com dificuldades para priorizar tarefas? Ou deseja identificar atividades que proporcionarão a melhor experiência para seus clientes? Uma matriz de esforço e impacto pode ser exatamente o que você precisa.

Use o template Matriz de Esforço e Impacto para priorizar seu trabalho com base no esforço necessário e no impacto que terá sobre seus clientes. Alinhe suas prioridades e coloque os projetos no caminho certo, reduzindo o desperdício de tempo e energia.

O que é um template de matriz de esforço e impacto?

Uma matriz de esforço e impacto (também conhecida como matriz de prioridade de ações) é uma ferramenta de tomada de decisão. Preencher este template de matriz de esforço e impacto ajuda os líderes de equipe a priorizar o seguinte:

• Tarefas e projetos que proporcionam os melhores resultados no menor tempo possível

• Projetos que demoram mais, mas ainda valem a pena

• Tarefas e projetos que terão pouco impacto sobre seus clientes

A matriz é dividida em quatro quadrantes:

Esforço mínimo e baixo impacto: Também conhecidas como "fill-ins", essas atividades exigem pouco trabalho e têm pouco impacto sobre seus clientes.

Esforço máximo e baixo impacto: Tarefas que exigem muito tempo e esforço, mas têm pouco impacto nos seus clientes. Também são conhecidas como perdas de tempo ou tarefas ingratas.

Alto impacto e mínimo esforço: Estas tarefas são seus "quick wins." São ações que impactam significativamente seus clientes e não exigem muito trabalho.

Alto impacto e máximo esforço: Projetos importantes que precisam de muita atenção, mas têm um grande impacto nos seus clientes.

Usando esses quadrantes, você pode visualizar facilmente quais tarefas trarão os maiores benefícios para seus clientes.

Como criar uma matriz de esforço e impacto?

Criar uma matriz de esforço e impacto é simples e direto com o template da Miro:

Passo 1: Reúna todo o time. É fundamental que a matriz seja preenchida por stakeholders reais que estão envolvidos diretamente. Por quê? Porque eles têm uma perspectiva em primeira mão sobre como as tarefas são realizadas e quanto esforço é necessário. 

Passo 2: Identifique objetivos e metas do time. Faça uma sessão de brainstorming para identificar os principais objetivos e metas do time. Isso alinha o time à missão geral.

Passo 3: Crie um gráfico com quatro quadrantes. A matriz de impacto-esforço é plotada em dois eixos: o nível de esforço envolvido em uma tarefa e o nível de impacto potencial que a conclusão da tarefa pode ter. Os quadrantes já estão mapeados no nosso template, então você não precisa se preocupar em criá-lo do zero. 

Passo 4: Adicione as tarefas individuais em um dos quatro quadrantes. Posicione suas tarefas na matriz dependendo de quanto esforço e impacto cada ação pode ter. Revise atentamente cada atribuição com todo o time para garantir que todos concordem. 

Passo 5: Crie um plano de ação com base nos seus resultados. Compreendendo o impacto e o esforço de todas as tarefas, você pode determinar quais tarefas merecem mais tempo e recursos no futuro.

Quando usar uma matriz de esforço e impacto

Existem algumas situações em que o uso de uma matriz de esforço e impacto é útil: 

• Alocação de recursos: Se seu tempo e recursos são limitados, a matriz é incrivelmente útil. Por exemplo, se você tem vários cursos de ação a considerar, pode usar a matriz para encontrar a melhor opção e alocar seus recursos de acordo. 

• Para priorizar tarefas: Uma matriz de impacto e esforço ajuda a priorizar tarefas e encontrar o caminho mais eficiente para alcançar seus objetivos. Você pode se concentrar em vitórias rápidas e ver resultados o mais rápido possível. 

• Para entender as necessidades dos clientes: Usar a matriz proporciona uma melhor compreensão do que seus clientes estão buscando. Você se coloca no lugar deles para ver o que valorizam e incorpora isso ao seu plano de ação.

Benefícios de criar uma matriz de impacto e esforço

A matriz de impacto e esforço é uma ferramenta valiosa de tomada de decisão. Ela ajuda equipes a otimizar o tempo e recursos limitados enquanto oferece um guia visual desde listas de tarefas diárias até planos estratégicos mais complexos. Vamos explorar alguns desses benefícios em detalhes. 

Priorize tarefas

Uma matriz de impacto e esforço força você a priorizar tarefas com base no que é melhor para o cliente e no que ajudará a alcançar seus objetivos. Como resultado, você identifica as maneiras mais frutíferas de usar seu tempo. 

Maximize a eficiência e o impacto

Uma matriz de impacto e esforço bem-sucedida analisa como você está utilizando seu tempo. Com essas informações, você pode encontrar formas de reduzir desperdícios. Por exemplo, você categorizará tarefas com base em seu nível de impacto, o que ajuda a cortar atividades que não valem a pena.

Alinhe objetivos

Uma matriz de esforço e impacto coloca todos na mesma página. Ela alinha diversos stakeholders quanto aos objetivos e prioridades, medindo exatamente qual o impacto que cada esforço terá. Todos sabem quais são as prioridades, o impacto que terão nos clientes e como se alinham com os objetivos da sua empresa e projeto. 

Perguntas Frequentes sobre a Matriz de Esforço e Impacto

Quais são os 4 quadrantes de uma matriz de esforço e impacto?

Os 4 quadrantes são: baixo esforço e baixo impacto, alto esforço e baixo impacto, baixo impacto e alto esforço, e alto impacto e alto esforço.

Como funciona uma matriz de esforço e impacto?

Uma matriz de esforço e impacto funciona ao plotar todas as várias tarefas relacionadas a um projeto em uma matriz com dois eixos: nível de esforço e nível de impacto. Ordenar as tarefas dessa maneira ajuda as equipes com a priorização e a redução de desperdícios.