Modelo de Matriz de Esforço e Impacto
Defina o impacto e o esforço de cada atividade para ajudar seu time a priorizar a execução delas usando nosso modelo para matriz de esforço x impacto.
Sobre o modelo de matriz de impacto e esforço
O que é um modelo de matriz de impacto e esforço?
Este modelo deve ser usado por qualquer time que queira alinhar suas prioridades e colocar os projetos em andamento, ao mesmo tempo que reduz as perdas de tempo e energia.
Os benefícios de criar uma matriz de impacto e esforço
Muitos times consideram a matriz de impacto e esforço uma ferramenta valiosa para tomar decisões que os ajudam a otimizar tempo e recursos limitados, além de fornecer um guia visual para tudo, de listas de tarefas diárias a planos estratégicos mais complexos.
Priorize as tarefas
Um benefício importante de criar uma matriz de impacto e esforço é que ela força os times ou as pessoas a priorizar as tarefas com base no que mais os ajuda a atingir seus objetivos finais. Priorizar desta maneira ajuda as equipes a identificar as maneiras mais proveitosas de usar seu tempo.
Maximize a eficiência e o impacto
Uma matriz de esforço e impacto bem feita também permite que os times avaliem como estão administrando seu tempo e encontrem maneiras de reduzir o desperdício. Classificar as tarefas com o maior impacto sobre a missão ou objetivo do time ajuda a identificar quais tarefas ou empreendimentos não são produtivos o suficiente.
Alinhe as metas
Uma matriz de impacto e esforço também ajudará várias partes interessadas em um time a alinhar seus objetivos e prioridades, por medir exatamente quanto impacto cada esforço terá no andamento das metas do time.
Quando usar uma matriz de impacto e esforço?
Uma matriz de impacto e esforço funciona melhor quando os times ou funcionários têm vários cursos de ação possíveis que podem realizar ou tarefas por concluir, e precisam decidir de que melhor forma podem alocar seu tempo para maximizar o impacto. Em cenários em que o tempo e os recursos são limitados, uma matriz de impacto pode ajudar os times a priorizar as tarefas e encontrar o caminho mais eficiente para alcançar as metas gerais.
Como criar uma matriz de esforço x impacto?
Criar uma matriz de impacto e esforço é simples e prático com o modelo da Miro:
Passo 1: reúna todo o time
Primeiro, verifique se todos os interessados relevantes estão presentes no início da sessão. É fundamental que a matriz seja preenchida pelos verdadeiros stakeholders com interesses em jogo e com uma perspectiva em primeira mão sobre como as tarefas são concluídas, e o esforço que se coloca em cada uma delas.
Passo 2: identifique os objetivos em paralelo e do time
Peça para o time fazer um brainstorming para ver quais são os principais objetivos gerais e do time. Desta forma, o time estará alinhado com relação à missão geral.
Passo 3: crie um gráfico de quatro quadrantes
A matriz de impacto e esforço é feita sobre dois eixos: o nível de esforço envolvido em uma tarefa e o nível de impacto potencial que pode ter para se completar a tarefa. Os 4 quadrantes são: ganhos rápidos (máximo impacto, mínimo esforço), grandes projetos (máximo impacto, máximo esforço), ações (mínimo impacto, mínimo esforço) e perda de tempo (mínimo impacto, máximo esforço).
Passo 4: insira as tarefas individuais em um dos 4 quadrantes
Coloque todas as tarefas que o time planejou ou considerou na matriz quanto ao esforço e impacto que cada ação pode ter. Certifique-se de revisá-las atentamente com o time todo para ter certeza.
Passo 5: crie um plano de ação com base nos seus resultados
Ao compreender o impacto e o esforço de todas as tarefas, você pode priorizá-las e determinar quais tarefas merecem mais tempo e recursos no futuro.
Quais são os quatro quadrantes de uma matriz de impacto e esforço?
Os quatro quadrantes são: baixo esforço e baixo impacto, alto esforço e baixo impacto, baixo impacto e alto esforço e alto impacto e alto esforço.
Como funciona uma matriz de esforço e impacto?
Uma matriz de esforço e impacto funciona plotando todas as várias tarefas relacionadas a um projeto em uma matriz com dois eixos: nível de esforço e nível de impacto. A classificação de tarefas dessa maneira ajuda os times a priorizar e reduzir o desperdício.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo para mapa do fluxo de valor (VSM)
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Planejamento Estratégico, Mapeamento
O mapeamento de fluxo de valor é um método para descrever a movimentação de materiais e informações necessárias para levar um produto a um cliente. É simples: você usa uma série de símbolos para mostrar fluxos de trabalho e de informações; e outro símbolo para indicar se esses itens agregam valor ao processo. Dessa forma, é possível descobrir quais itens não estão agregando valor do ponto de vista do cliente. Criar um mapa do fluxo de valor resulta em uma melhor comunicação e colaboração. Use o nosso modelo para mapa de fluxo de valor para entender as lacunas do conhecimento na colaboração entre membros da equipe e entre os diferentes times envolvidos. Um mapa de fluxo de valor eficaz ajuda a identificar desperdícios, promover a colaboração e agilizar a produção.
Modelo para Matriz de Balanced Scorecard (BSC)
Ideal para:
Operações, Planejamento Estratégico, Planejamento de Projetos
Comunique os objetivos de seu time com clareza e meça seu progresso com precisão. As coisas não andam bem, certo? Na verdade, comunicar metas e objetivos é um desafio comum para muitas empresas. E a nossa matriz de Balanced Scorecard (BSC) está aqui para ajudar. Ela coloca o seu plano estratégico em uma tela, em um único local central de informação, que apresenta as tarefas para os membros do time e os prepara para o sucesso. Se você colocar sua matriz de Balanced Scorecard em prática da maneira correta (e a Miro facilita isso), você vai melhorar em três áreas principais: planejamento estratégico, comunicação estratégica e relatórios de desempenho.
Modelo de Votação por Pontos
Ideal para:
Tomada de Decisão, Reuniões, Workshops
A votação por pontos, também conhecida como “votação com adesivos”, “democracia de pontos”, ou “votação com pontos”, permite que os times apontem os problemas em uma série de possíveis soluções ou priorizem as tarefas quando forem apresentadas várias opções. A votação por pontos é diferente da regra de “um voto para cada”. Em vez disso, cada pessoa no grupo recebe um número de votos (ou “pontos”) igual ao número de opções. Esses votos podem ser dados todos à mesma ideia, ou distribuídos entre muitas ideias. Você pode usar a votação por pontos sempre que seu time precisar priorizar opções ou concordar em uma direção para um projeto de alto risco.
Modelo para Matriz de Eisenhower
Ideal para:
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
Tem uma lista esmagadora de tarefas? Priorize-as com base em dois fatores importantes: urgência e importância. Isso funcionou para o presidente americano Dwight D. Eisenhower e pode funcionar para você. Essa estrutura de tomada de decisão ajudará você a saber onde começar e como planejar seu dia. Com nosso modelo, você pode construir facilmente uma Matriz de Eisenhower com um quadrante de áreas chave (Fazer, Agendar, Delegar e Não fazer) e revisitá-la durante todo o dia conforme suas prioridades mudarem.
Modelo para Matriz de Eisenhower
Ideal para:
Leadership, Strategic Planning, Prioritization
Tem uma lista esmagadora de tarefas? Priorize-as com base em dois fatores importantes: urgência e importância. Isso funcionou para o presidente americano Dwight D. Eisenhower e pode funcionar para você. Essa estrutura de tomada de decisão ajudará você a saber onde começar e como planejar seu dia. Com nosso modelo, você pode construir facilmente uma Matriz de Eisenhower com um quadrante de áreas chave (Fazer, Agendar, Delegar e Não fazer) e revisitá-la durante todo o dia conforme suas prioridades mudarem.
Template para Scaled Agile Framework (SAFe)
Ideal para:
Metodologia Ágil, Diagramas, Workflows Ágeis
Muitas organizações usam a metodologia ágil, mas até mesmo as empresas que não aderem totalmente a todos os padrões de metodologia ágil, adotaram ferramentas e métodos ágeis como o Planejamento de Incremento de Programa (PI). Mesmo que você não esteja participando de uma sessão de PI formal, um board do programa pode ser uma ótima maneira de estabelecer a comunicação entre os times e os stakeholders, alinhar as metas de desenvolvimento com as metas de negócios, esclarecer as dependências e promover a colaboração multifuncional. O board proporciona uma estrutura bastante necessária para as sessões de planejamento, mas é flexível o bastante para se adaptar às reuniões de brainstorming e de alinhamento.