Template de Kick Off de Projeto
Mantenha todos alinhados desde o início e gerencie projetos com facilidade com o template de Reunião de Kick Off de Projeto.
Sobre o template de Reunião de Kick Off de Projeto
O template de Reunião de Kick Off de Projeto facilita que gerentes de projeto alinhem seus times desde o início do projeto, definindo claramente as expectativas e os próximos passos para que o projeto corra de forma suave e eficiente. Este template também é perfeito para criar um manifesto de projeto, onde todos os envolvidos podem ver os objetivos do projeto, seus valores principais e métodos de trabalho a qualquer momento.
Continue lendo para saber mais sobre o template de Reunião de Kick Off de Projeto.
O que é o template de Reunião de Kick Off de Projeto?
O template de Reunião de Kick Off de Projeto contém sete passos ou atividades para conduzir uma reunião de kick off de projeto com sucesso:
Introdução ao projeto + anfitriões da reunião
Atividade de quebra-gelo
Metas e tópicos para a reunião
RACI do Projeto
Perguntas e respostas
Board de planejamento do projeto
Resumo dos itens de ação + próximos passos
É semelhante a uma lista de verificação para reuniões de kick off de projeto, onde você definirá todos os passos necessários para executar seu projeto e alinhar seu time ou participantes do projeto em funções e responsabilidades, e as melhores maneiras de trabalhar juntos e se comunicar uns com os outros.
O template de Reunião de Kick Off de Projeto também funciona como uma fonte de verdade, que você pode sempre consultar quando buscar informações ou orientação sobre seu projeto.
Para quem foi feito o template de Reunião de Kick Off de Projeto?
Este template é ideal para gerentes de projeto para ajudar a dar o kick off em novas iniciativas, mas qualquer stakeholder envolvido em um projeto também pode usá-lo. Este template também é muito adequado para times multifuncionais que começam novos projetos, pois organiza os objetivos do projeto, o RACI e os próximos passos de cada participante em um espaço compartilhado.
Como usar o template de Reunião de Kick Off de Projeto?
Este template é uma estrutura que contém sete atividades (ou quadros) para que você possa conduzir reuniões de projeto com facilidade e eficiência. Siga os passos abaixo e use o template para conduzir uma reunião de Kick Off de Projeto produtiva:
Introdução ao projeto + anfitriões da reunião: é aqui que você apresenta não apenas o projeto, mas a si mesmo e quem mais gerenciar o projeto com você. É uma ótima oportunidade para explicar seu papel e como as pessoas podem entrar em contato com você.
Atividade de quebra-gelo: o quebra-gelo “Uma palavra sobre colaboração” faz todos participarem e mostra como as pessoas no projeto podem colaborar melhor em conjunto.
Metas e tópicos: aqui é o espaço para adicionar os objetivos do projeto e o que você está fazendo no kickoff, e qualquer material de referência ou conteúdo que você achar útil para seu projeto e para seu time consultar mais tarde.
RACI do projeto: um dos passos mais importantes, o RACI (papéis, responsáveis, consultados, informados) define quem é responsável pelo quê e como. Ele ajuda os times a permanecer alinhados e se comunicar mais eficazmente com as partes interessadas corretas.
Perguntas e respostas: abra espaço para perguntas e seja um ouvinte ativo. Observe quais são os pontos de dor do seu time e tente abordar problemas importantes. É crucial que nenhuma dúvida, pelo menos nesta fase, fique sem resposta.
Board de planejamento do projeto: aqui é onde o trabalho começa! Com este board de Planejamento do Projeto, você pode listar todas as coisas necessárias para que o projeto aconteça, de times e ações a dependências e riscos. Convide seu time para adicionar seus pensamentos e criar em conjunto seu plano de projeto.
Resumo dos itens de ação + próximos passos: para resumir sua reunião e criar uma lista de verificação do kick off do projeto, adicione um cronograma com as etapas seguintes e qualquer outro recurso que possa ser útil para iniciar o projeto.
A lousa infinita da Miro permite que você conduza uma reunião de kick off de projeto livremente, sem quaisquer restrições de dados, pois você pode adicionar tantos recursos e arquivos quanto precisar. Como um documento vivo, seu board de kick off de projeto pode ser facilmente acessado por colegas e atualizado a qualquer momento.
O que uma reunião de kick off do projeto deve incluir?
Você deve incluir qualquer coisa necessária para orientar as pessoas durante o projeto. Estabelecer os objetivos do projeto principal e o RACI facilita a a todos entenderem seu papel e o que devem fazer. A reunião de kick off do projeto também serve para você definir como iniciar a execução do projeto e, como prática recomendada, criar uma lista de verificação de kick off do projeto no final desta reunião e agendar uma sessão de acompanhamento para acompanhar o progresso do projeto.
Quem deve participar de uma reunião de kick off do projeto?
Na reunião de kick off do projeto, é importante convidar todos os envolvidos e as principais partes interessadas (que devem ser informados dos resultados e conquistas do projeto posteriormente). Ajuda a listar todos os times envolvidos (desenvolvimento, design, conteúdo, marketing, produto, etc.) e atendentes. Em caso de dúvida, entre em contato com eles antes da reunião real e veja se eles são a pessoa certa para estar lá. Na reunião, é fundamental fazer o exercício da matriz RACI para definir funções e responsabilidades para que todos permaneçam alinhados e na mesma sintonia.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo de Framework H.E.A.R.T.
Ideal para:
Desk Research, Project Management, User Experience
Felicidade (Happiness), Engajamento (Engagement), Adoção (Adoption), Retenção (Retention) e Sucesso da Tarefa (Task Success). Estes são os pilares da experiência do usuário. É por isso que eles servem como as principais métricas do framework H.E.A.R.T. Este framework, desenvolvido pelo time de pesquisa do Google, oferece às grandes empresas uma maneira precisa de medir a experiência do usuário em escala. Essas métricas servem como referência durante o ciclo de desenvolvimento do produto. Embora o framework H.E.A.R.T. use cinco métricas, é possível que não precise das cinco para todos os projetos. Escolha as que serão mais úteis para sua empresa e seu projeto.
Modelo de Cadeia de Valor (Value Chain)
Ideal para:
Liderança, Planejamento Estratégico, Workflows
Criada pela primeira vez pelo professor Michael Porter da Harvard Business School, a análise da cadeia de valor ajuda sua equipe a avaliar suas atividades de negócios para que você possa encontrar maneiras de melhorar sua vantagem competitiva. A cadeia de valor é o conjunto de processos que uma empresa realiza do início ao fim, para entregar um produto relevante. A análise dessa cadeia permite que seu time visualize todas as atividades envolvidas na criação do produto e ajuda você a identificar ineficiências, gargalos e falhas na comunicação durante todo o processo.
Modelo de relatório de status do projeto semanal
Ideal para:
Project Management
O modelo de relatório semanal de status do projeto é essencial para manter uma comunicação clara e consistente dentro de uma equipe de projeto. Ele oferece vários benefícios, inclusive uma comunicação aprimorada entre todos os participantes. Ao padronizar a forma como as atualizações do projeto são compartilhadas, o modelo garante que todos os membros da equipe, desde o gerente de projeto até os colaboradores individuais, entendam de forma clara e consistente o progresso do projeto. Essa plataforma comum para relatórios elimina mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados com os objetivos, marcos e status atual do projeto. O design intuitivo do modelo facilita a atualização e o compartilhamento, simplificando o processo de comunicação, o que é crucial para o sucesso de qualquer projeto.
Template de Six Thinking Hats
Ideal para:
Ideaçaão, Brainstorming
A técnica dos Six Thinking Hats do Dr. Edward de Bono foi criado como uma alternativa ao argumento, foi projetado para ajudar as equipes a explorar e desenvolver ideias de forma colaborativa. Use este modelo para impulsionar o pensamento criativo e obter perspectivas diferentes para que você e sua equipe possam tomar decisões mais bem informadas.
Modelo de Log de RAID
Ideal para:
Metodologia Ágil, Gerenciamento de Projetos, Workflows Ágeis
Um log de RAID, também conhecido como registro de RAID, é uma ferramenta de planejamento de projetos que se concentra em quatro áreas principais: riscos, suposições, problemas e dependências (do inglês risks, assumptions, issues, and dependencies). Os riscos são eventos que podem ter um efeito adverso no projeto se ocorrerem, as suposições são coisas que você supõe que podem contribuir para o sucesso do projeto (e que terão consequências negativas se não acontecerem), os problemas são riscos que já ocorreram e tiveram um impacto negativo no projeto, e as dependências são coisas que devem começar ou terminar, para que o projeto possa progredir. Os logs de RAID são geralmente usados no início de um projeto, mas também são úteis para promover o alinhamento e compartilhar o status de projetos já em andamento.
Template para Visual Story Map
Ideal para:
Marketing, Desk Research, Mapeamento
Algumas pessoas gostam de pensar em um mapa visual da história como uma lista de tarefas estilizada, mas é muito mais poderoso do que isso. O mapeamento visual de histórias permite que seu time de gerenciamento de produto visualize várias dimensões das informações. Ao fazer isso, você pode identificar como essas partes se unirão para criar um conjunto bem-sucedido. Use o template de visual story map (ou mapa visual da história) para garantir que seus gerentes de produto estejam alinhados, e para criar uma única fonte de verdade sobre seus projetos.