Template de kick off de projeto

Sobre o Template de Reunião de Kick Off de Projeto

O template de kick off de reunião de projeto facilita para os gerentes de projeto alinharem os times desde o início, definindo claramente as expectativas e os próximos passos para que o projeto transcorra suave e eficientemente. Este template também é perfeito para criar um manifesto de projeto, onde todos os envolvidos podem ver os objetivos do projeto, valores essenciais e maneiras de trabalhar a qualquer momento.

O que é o template de reunião de kick off de projeto?

O template de reunião de kick off de projeto contém sete passos ou atividades para conduzir a reunião de forma bem-sucedida:

1. Introdução ao projeto + anfitriões da reunião

2. Atividade quebra-gelo

3. Metas e tópicos para a reunião

4. Projeto RACI

5. Perguntas e respostas

6. Board de planejamento de projeto

7. Resumo dos itens de ação + próximos passos

É semelhante a um checklist de reunião de kick off de projeto, onde você definirá todas as etapas necessárias para executar seu projeto e se alinhar com seu time ou participantes do projeto sobre funções e responsabilidades e as melhores maneiras de trabalhar juntos e se comunicar entre si.

O template de reunião de kick off de projeto também funciona como uma fonte de verdade, à qual você pode sempre consultar e retornar quando estiver buscando informações ou orientações sobre seu projeto.

Para quem é o template de reunião de kick off de projeto?

Este template é adequado para gerentes de projeto ajudarem a lançar novas iniciativas, mas qualquer stakeholder envolvido em um projeto também pode usá-lo. Este template também é muito adequado para times multifuncionais que estão iniciando novos projetos, já que organiza as metas do projeto, o RACI e os próximos passos de cada participante em um espaço compartilhado.

Como usar o template de reunião de kickoff do projeto:

Este template é um framework que contém sete atividades (ou quadros) para que você possa conduzir as reuniões de projeto de forma suave e eficiente. Siga os passos abaixo para usar o template e realizar uma reunião de kickoff do projeto:

1. Introdução ao projeto + anfitriões da reunião: é aqui que você apresenta não só o projeto, mas também a si mesmo e quem mais gerencia o projeto com você. É uma ótima oportunidade para explicar sua função e como as pessoas podem entrar em contato com você.

2. Atividade quebra-gelo: o quebra-gelo ‘Uma palavra sobre colaboração’ envolve todos os participantes e mostra como as pessoas no projeto podem colaborar melhor juntas.

3. Metas e tópicos: aqui é o espaço para adicionar as metas do projeto, o que você está fazendo no kickoff e qualquer material de referência ou conteúdo que considere útil para o seu projeto e para o time consultar mais tarde.

4. RACI do projeto: um dos passos mais importantes, RACI (Funções, Aprovador, Consultado, Informado) define quem é responsável por quê e como. Ajuda os times a se manterem alinhados e a se comunicarem de forma mais eficaz com os stakeholders certos.

5. Perguntas e respostas: espaço aberto para perguntas e pratique a escuta ativa. Anote quais são os pontos de dor do seu time e tente resolver os problemas críticos. É crucial que nenhuma dúvida, pelo menos nesta fase, fique sem resposta.

6. Quadro de planejamento do projeto: é aqui que o trabalho começa! Com este board de planejamento do projeto, você pode listar todas as coisas necessárias para que o projeto aconteça, desde times e ações até dependências e riscos. Convide seu time para adicionar suas ideias e cocriar o plano do projeto juntos.

7. Resumo das ações e próximos passos: para resumir sua reunião e elaborar uma lista de verificação de início de projeto, adicione uma timeline com as etapas seguintes e qualquer outro recurso que possa ser útil para iniciar o projeto.

O canvas infinito da Miro permite que você realize uma reunião de início de projeto livremente, sem restrições de dados, pois você pode adicionar quantos recursos e arquivos precisar. Como um documento vivo, o board de início de projeto pode ser facilmente acessado pelos membros do time e atualizado a qualquer momento.

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