Sobre o template de reunião de kick off de projeto
O template de reunião de kick off de projeto facilita para os gerentes de projeto alinhar as equipes desde o início do projeto, definindo claramente as expectativas e próximos passos, para que o projeto ocorra de maneira tranquila e eficiente. Este template também é perfeito para criar um manifesto do projeto, onde todos os envolvidos podem ver os objetivos do projeto, valores essenciais e formas de trabalho a qualquer momento.
O que é o template de reunião de kick off de projeto?
O template para reunião de início de projeto contém sete passos ou atividades para conduzir uma reunião de kick off de projeto com sucesso:
Introdução ao projeto + anfitriões da reunião
Atividade de quebra-gelo
Metas e tópicos para a reunião
Projeto RACI
Perguntas e respostas
Board de planejamento do projeto
Resumo das ações + próximos passos
É semelhante a um checklist de reunião de início de projeto, onde você definirá todos os passos necessários para executar seu projeto e alinhar com sua equipe ou participantes do projeto sobre funções e responsabilidades e as melhores maneiras de trabalharem juntos e se comunicarem.
O template para reunião de início de projeto também funciona como uma fonte confiável, à qual você sempre pode consultar e voltar quando estiver procurando informações ou orientação sobre seu projeto.
Para quem é o template para reunião de início de projeto?
Este template é adequado para gerentes de projetos que desejam iniciar novas iniciativas, mas qualquer stakeholder envolvido em um projeto também pode usá-lo. Este template é também muito adequado para equipes multifuncionais que estão começando novos projetos, uma vez que organiza os objetivos do projeto, RACI e os próximos passos de cada participante em um único espaço compartilhado.
Como usar o template de reunião de inicialização de projeto:
Este template é um framework contendo sete atividades (ou quadros) para que você possa conduzir reuniões de projeto de forma tranquila e eficiente. Siga os passos abaixo para usar o template para realizar uma reunião de inicialização de projeto:
Introdução ao projeto + facilitadores da reunião: este é o momento de apresentar não apenas o projeto, mas também você e quem mais estiver gerenciando o projeto com você. É uma ótima oportunidade para explicar sua função e como as pessoas podem entrar em contato com você.
Atividade quebra-gelo: a atividade de quebra-gelo ‘Uma Palavra sobre Colaboração’ envolve todos os participantes e mostra como as pessoas no projeto podem colaborar melhor juntas.
Objetivos e tópicos: aqui é o espaço para adicionar os objetivos do projeto, o que você está realizando no kickoff e qualquer material de referência ou conteúdo que considerar útil para o seu projeto e equipe consultarem posteriormente.
RACI do projeto: um dos passos mais importantes, o RACI (Responsável, Aprovador, Consultado, Informado), define quem é responsável pelo quê e como. Isso ajuda as equipes a se manterem alinhadas e a se comunicarem de forma mais eficaz com os stakeholders certos.
Perguntas e respostas: abra espaço para perguntas e seja um ouvinte ativo. Anote quais são os pontos de dor da sua equipe e tente resolver questões críticas. É crucial que nenhuma dúvida, pelo menos nesta fase, fique sem resposta.
Board de planejamento do projeto: é aqui que o trabalho começa! Com este board de planejamento do projeto, você pode listar todas as coisas necessárias para o projeto acontecer, desde equipes e ações até dependências e riscos. Convide sua equipe para compartilhar suas ideias e co-criar o plano do projeto juntos.
Resumo dos itens de ação + próximos passos: para resumir sua reunião e elaborar uma checklist de início de projeto, adicione uma linha do tempo com as etapas seguintes e qualquer outro recurso que possa ser útil para iniciar o projeto.
O canvas infinito da Miro permite que você realize uma reunião de kickoff do projeto sem restrições de dados, já que você pode adicionar quantos recursos e arquivos precisar. Como um documento vivo, seu board de kickoff do projeto pode ser facilmente acessado por colegas de equipe e atualizado a qualquer momento.
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