Modelo de Fluxo de Trabalho
Mapeie as principais etapas em um processo usando nosso modelo de fluxo de trabalho.
Sobre o modelo de Fluxo de Trabalho
O que é um Fluxo de Trabalho?
Quer esteja produzindo um podcast, uma campanha de marketing, um programa de TV, ou qualquer conteúdo, estabelecer um fluxo de trabalho é crucial. Um fluxo de trabalho é um processo em etapas que permite que você entenda como os componentes devem se reunir para criar um produto final. Os fluxos de trabalho são importantes para treinar novos membros do time, escalar seus negócios, e fazer um bom trabalho sem ter que reinventar a roda.
Há muitas maneiras de se criar um fluxo de trabalho. Em geral, pode ser útil responder às seguintes perguntas.
Quem são as partes interessadas do projeto? É importante que todo o time entenda suas funções antes de começar a produção. Defina os stakeholders e o escopo de suas funções. Quem são os gatekeepers? Quem comanda o ciclo de revisão? Quem toma a responsabilidade se houver um problema?
Como você faz um brainstorming? De onde vem o conteúdo? Se você está trabalhando em um time de marketing ou design, ou se está produzindo um programa de TV, podcast ou qualquer outro empreendimento criativo, é crucial decidir o formato das sessões de brainstorming desde o início. Também é útil descobrir onde você vai armazenar as ideias que surgiram, quem vai fazer o compilado delas e quem toma decisões editoriais.
Qual é a sua linha do tempo? Organize um cronograma para o projeto e esboce as principais etapas do processo de trabalho até a conclusão. Lembre-se de definir marcos importantes do seu fluxo de trabalho. Anote todas as revisões que devem ocorrer e os prazos para cada revisão. Crie listas de verificação para cada fase. Elas vão te ajudar a definir quando uma etapa estará concluída e quando sua equipe poderá seguir para o próximo estágio do fluxo de trabalho.
Como você vai se comunicar com seu time? Você terá reuniões semanais de acompanhamento? Quem precisa estar envolvido nessas reuniões? Seria melhor enviar uma atualização semanal por e-mail? Tome decisões, estabeleça modos de realizá-lo, mas mantenha-se flexível para alterar se for necessário.
Quais recursos você precisa para o sucesso da entrega que precisa ser realizada? Os recursos podem incluir ferramentas, parceiros, fornecedores, colaboradores e outras necessidades. Lembre-se de definir um teto de orçamento (budget) para que o custo com os recursos não ultrapassem os limites necessários.
O fluxo de trabalho é possível e escalável? Revise seu fluxo de trabalho periodicamente. Certifique-se de que tudo esteja atualizado e que o fluxo de trabalho possa evoluir com a empresa. Incorpore qualquer feedback de novos funcionários, que tenham recebido treinamento a partir do fluxo de trabalho, compartilhem sobre as etapas do processo. Essa prática pode te ajudar a ter insights para melhorias.
Quando você deve usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Você pode usar o modelo de Fluxo de Trabalho sempre que quiser compartilhar como um processo funciona de uma maneira simples e fácil de entender. Ele pode ser útil quando estiver tentando entender onde ocorrem ineficiências ou problemas em seu processo existente, planejando um novo fluxo de trabalho ou processo, ou treinando novos membros do time, ou fornecendo uma visão geral para as partes interessadas.
Os quatro benefícios de um Fluxo de Trabalho
Colaborar de forma eficaz. A produção é um processo confuso e complicado. Pode ser difícil para as partes interessadas saberem seus papéis e responsabilidades, e onde elas se encontram. Um bom fluxo de trabalho reduz as incertezas. Em caso de dúvida, seu time e parceiros podem consultar o fluxo de trabalho para entender qual é o próximo passo e quem deve dá-lo.
Treinar novos colaboradores. Um fluxo de trabalho facilita o treinamento de novos colaboradores. Em vez de ter que se lembrar de cada etapa de um processo de produção complexo, você pode orientar seu novo colaborador usando o fluxo de trabalho. Isso garante consistência em seu treinamento e permite que novos membros do time comecem com o pé direito.
Encontrar falhas em seus processos. Documentar um fluxo de trabalho é uma oportunidade para entender as falhas em seus processos. Existem lacunas? Você precisa de mais recursos? Existe um gargalo? Mapear seu fluxo de produção é a melhor maneira de ter uma noção das necessidades de seu time.
Expandir seus processos. Os fluxos de trabalho ajudam você a expandir. Quando os processos estão apenas na imaginação de seu time, fica difícil garantir recursos, obter adesão, ou contratar novos funcionários. Definir um fluxo de trabalho facilita o crescimento da sua empresa.
Como usar o modelo de Fluxo de Trabalho?
Comece com nosso modelo pronto, fazendo as alterações que desejar para atender às suas necessidades particulares. Convide membros do time para se juntar ao board e colaborar. Use a @menção ou chat por vídeo se você precisar obter informações de outras pessoas. Você pode fazer upload de outros tipos de arquivos, como documentos, fotos, vídeos e PDFs para armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Modelo para Plano de Comunicação
Ideal para:
Marketing, Planejamento de Projetos, Gerenciamento de Projetos
Você viu a oportunidade. Você desenvolveu o produto. Agora vem um passo importante: encontrar seu público-alvo e falar com ele de forma clara, memorável e inspiradora. Você precisa de um plano de comunicação, uma estratégia para controlar sua narrativa em todas as fases do seu negócio, e este modelo ajudará você a criar um bom plano. Não é necessário criar uma nova estratégia sempre que você tiver algo a comunicar. Aqui, você pode facilitar o processo, simplificar sua mensagem e capacitar-se para se comunicar de uma forma que faça seu negócio crescer.
Template para Scaled Agile Framework (SAFe)
Ideal para:
Metodologia Ágil, Diagramas, Workflows Ágeis
Muitas organizações usam a metodologia ágil, mas até mesmo as empresas que não aderem totalmente a todos os padrões de metodologia ágil, adotaram ferramentas e métodos ágeis como o Planejamento de Incremento de Programa (PI). Mesmo que você não esteja participando de uma sessão de PI formal, um board do programa pode ser uma ótima maneira de estabelecer a comunicação entre os times e os stakeholders, alinhar as metas de desenvolvimento com as metas de negócios, esclarecer as dependências e promover a colaboração multifuncional. O board proporciona uma estrutura bastante necessária para as sessões de planejamento, mas é flexível o bastante para se adaptar às reuniões de brainstorming e de alinhamento.
Template para Visual Story Map
Ideal para:
Marketing, Desk Research, Mapeamento
Algumas pessoas gostam de pensar em um mapa visual da história como uma lista de tarefas estilizada, mas é muito mais poderoso do que isso. O mapeamento visual de histórias permite que seu time de gerenciamento de produto visualize várias dimensões das informações. Ao fazer isso, você pode identificar como essas partes se unirão para criar um conjunto bem-sucedido. Use o template de visual story map (ou mapa visual da história) para garantir que seus gerentes de produto estejam alinhados, e para criar uma única fonte de verdade sobre seus projetos.
Modelo para Análise de Stakeholders
Ideal para:
Gerenciamento de Projetos, Planejamento Estratégico, Planejamento de Projetos
A gestão de stakeholders é essencial para que se consiga entregar um projeto a tempo e suprir as expectativas. Então, veja como usar uma análise de stakeholders para ajudar no seu processo. Uma análise de stakeholders possibilita a você satisfazer as expectativas e concluir os projetos no prazo, identificando pessoas, grupos e organizações com interesse pessoal em um programa ou processo. Em uma análise típica de stakeholders, você os priorizará de acordo com sua influência em um projeto, além de procurar entender a melhor forma de interagir com eles durante todo o projeto.
Template para roadmap de transformação Agile
Ideal para:
Metodologia Ágil, Roadmaps, Workflows Ágeis
Um roadmap de transformação Agile pode ajudar você, seu time e sua organização a fazer a transição de métodos rígidos de alta conformidade para a maneira ágil mais flexível de fazer as coisas de forma crescente. De requisitos a integrações e segurança, você pode mapear as partes móveis de sua organização como “raias de natação” que podem ser atualizadas regularmente. Use seu roadmap como uma maneira de contar a história de como você vê seu produto crescendo ao longo de um período. Obtenha adesão sem exagerar e mantenha seu roadmap simples, viável e mensurável. Ao usar um roadmap de transformação ágil, você pode evitar ficar atolado em detalhes e, em vez disso, investir no pensamento estratégico macro.
Modelo de relatório de status do projeto semanal
Ideal para:
Project Management
O modelo de relatório semanal de status do projeto é essencial para manter uma comunicação clara e consistente dentro de uma equipe de projeto. Ele oferece vários benefícios, inclusive uma comunicação aprimorada entre todos os participantes. Ao padronizar a forma como as atualizações do projeto são compartilhadas, o modelo garante que todos os membros da equipe, desde o gerente de projeto até os colaboradores individuais, entendam de forma clara e consistente o progresso do projeto. Essa plataforma comum para relatórios elimina mal-entendidos e garante que todos estejam alinhados com os objetivos, marcos e status atual do projeto. O design intuitivo do modelo facilita a atualização e o compartilhamento, simplificando o processo de comunicação, o que é crucial para o sucesso de qualquer projeto.