Modelo de Agenda para Reuniões Online
Defina, organize e compartilhe o que vai ocorrer antes, durante e após uma reunião.
Sobre o Modelo de Agenda para Reuniões
Todos já foram a uma reunião que saiu dos trilhos, não cumpriu seus objetivos declarados e pareceu uma perda de tempo. Para evitar isso, é crucial criar uma agenda para a reunião. Uma agenda define as expectativas para o que deve ocorrer antes, durante e depois de uma reunião. Além disso, dedicar tempo para seu time é importante para ajudá-los a tomar decisões, alinhar-se às prioridades e seguir juntos na mesma direção. Uma reunião ininterrupta com uma agenda pode ajudar seu time a:
Revisar o progresso em relação aos OKRs (objetivos e resultados-chave) do time.
Compartilhar atualizações de projeto relevantes
Discutir a produtividade ou obstáculos no progresso, além das possíveis soluções
Fazer um brainstorming de ideias ou projetos
Reconhecer os esforços individuais e celebrar as vitórias do time
Este modelo pode ser personalizado para qualquer função ou departamento, incluindo rastreamento de métricas, campanhas de marketing e planejamento de sprint. Um Modelo de Agenda para Reuniões de Time demonstra o valor do planejamento e do processo, permitindo que times multifuncionais colaborem melhor.
Continue lendo para saber mais sobre o modelo de Agenda para Reuniões.
O que é um Modelo de Agenda para Reuniões?
Um Modelo de Agenda para Reuniões é onde você programa e estrutura visualmente o tempo alocado quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Ele também permite que sua equipe concorde com objetivos, temas para debate, itens de ação e a liderança para os próximos passos. Uma agenda para reuniões de time típica incluirá:
Detalhes de planejamento como data, hora, local e quem precisa participar
Uma pessoa para liderar a reunião
Tópicos para discussão
Itens de ação
Certifique-se de consultar seu time ou subordinados diretos antes da reunião para obter feedback sobre os temas para debate mais relevantes.
Mesmo que você esteja apenas perguntando o que seu time gostaria de debater, condições atuais do projeto, ou qualquer coisa que gostariam de compartilhar, isso ajudará todos a se sentirem ouvidos e a saber que contribuíram para a agenda da reunião.
Quando usar uma Agenda para Reuniões?
Como uma boa prática, crie sua agenda para a reunião com bastante antecedência. Tente enviá-la a seu time pelo menos um dia antes de cada reunião. Dessa forma, você dá tempo para seus colegas revisarem a agenda antes de se reunirem.
Crie seu próprio Modelo de Agenda para Reuniões
Fazer sua própria agenda para reuniões é fácil. A ferramenta de lousa da Miro é a canvas perfeita para criá-las e compartilhá-las. Comece selecionando o modelo de Agenda para Reuniões e siga as etapas a seguir para criar a sua.
Nomeie a reunião. A reunião é uma sincronização de time? Uma retrospectiva? Um workshop? Prepare o grupo para a reunião informando sua natureza.
Organize o tempo. Defina a quantidade de tempo para cada uma das diferentes partes da reunião.
Alinhamento estratégico. Identifique quem está liderando a reunião, adicione seu nome ou nomes ao modelo. Defina metas e acordos claros, e adicione toda a documentação relevante para a reunião.
Use a agenda para documentar temas para debate e atribuir tópicos para discussão a participantes, definindo também o tempo dedicado a cada um.
Inicie a reunião e comece a adicionar notas ao espaço de trabalho. Experimente cronometrar os momentos em que as pessoas fazem anotações, adicionam perguntas, ou escrevem riscos. Use o Cronômetro da Miro.
Escreva o resultado. Documente e atribua as próximas etapas a cada membro do time. Priorize quais tarefas causarão o maior impacto e o maior retorno sobre o investimento. Dê a cada membro do time a responsabilidade de assumir a propriedade de tarefas específicas após a reunião.
Dica valiosa: faça um resumo e decida os próximos passos. Tente terminar com uma nota positiva com itens de ação e conclusões claros. Esta abordagem dará a cada membro do time algo para realizar e acompanhar até a próxima reunião.
O que deve ser incluído em uma agenda para reuniões de equipe?
Um template de Agenda para Reuniões em Equipe pode ser bem flexível, mas algumas coisas são fundamentais para realizar uma reunião de sucesso: objetivos, tópicos, temas, intervalos e resultados esperados. Ao incluir essas informações no planejamento da reunião, você e seu time poderão alinhar seus projetos usando o template da agenda, além de estabelecer expectativas e realizar a reunião com mais eficiência.
Como salvar sua pauta de reunião em PDF?
Com a Miro, você pode baixar o modelo de pauta de reunião como um arquivo PDF para impressão. Basta criar seu modelo e baixá-lo, e ele estará pronto para ser impresso. No entanto, vale a pena pensar nos benefícios de manter seu modelo de pauta de reunião online. Com uma cópia em papel, é difícil fazer mudanças. Nosso modelo online permite que você mova as coisas instantaneamente, acrescente comentários e sugestões e obtenha informações de seus colegas. Se você tiver uma equipe remota, uma agenda on-line também é mais fácil de distribuir. Antes de imprimir sua agenda de reuniões, pense nos benefícios adicionais que você obterá se a utilizar online, compartilhada com todos da sua equipe.
Comece com esse modelo agora mesmo.
Template de Reunião
Ideal para:
Reuniões, Reuniões de time, Workshops
Todas as pessoas já participaram de uma reunião que não saiu como planejado. Talvez tenha saído do curso, ou você não teve tempo para realizar tudo o que planejou — ou talvez só tenha parecido uma perda de tempo. Para evitar isso, é importante se preparar para conduzir uma reunião de time com antecedência. Com este template simples, mas eficaz, você pode se preparar para conduzir uma reunião de time que atende a todos os critérios. Ao criar uma maneira otimizada de incorporar a preparação no seu fluxo de trabalho, você garantirá que suas reuniões sejam eficientes, agradáveis e colaborativas.
Modelo para Pauta de Reunião de Equipe
Ideal para:
Workshops, Documentação, Reuniões de Equipe
Dedicar tempo à equipe é importante para poder tomar decisões, alinhar as prioridades e seguir na mesma direção juntos. As pautas para reuniões de equipe ajudam a criar cronogramas e estruturar o tempo alocado, quando você precisa compartilhar informações e colaborar com seu time. Elas também permitem que a equipe entre em acordo sobre os objetivos, temas de discussão, itens de ação e quem irá liderar os próximos passos. Fazer reunião ininterrupta com uma pauta pode ajudar seu time a revisar o progresso em relação aos objetivos e resultados-chave (OKRs), compartilhar atualizações, discutir obstáculos e ideias de brainstorming.
Modelo de Reunião One-on-one
Ideal para:
Reuniões
Quando se trata de criar relacionamentos entre gerentes e seus funcionários, as reuniões one-on-one fazem maravilhas. Elas oferecem o fórum e o espaço para manter contato, dar feedback ou resolver problemas. No entanto, para fazer reuniões one-on-one produtivas, é necessário se preparar com antecedência. Este modelo oferece uma maneira fácil de criar uma agenda na qual você define os objetivos gerais da reunião, plano de ação, tópicos para discussão ou perguntas. Essas perguntas tendem a variar entre o curto prazo: "o que você realizou essa semana?”; e o longo prazo: “você sente que está aprendendo e crescendo no trabalho?”.
Modelo para Notas de Reuniões
Ideal para:
Business Management, Meetings
Quando sua reunião é um sucesso (e a Miro ajudará a garantir isso), a participação será alta, ideias brilhantes surgirão e decisões serão tomadas. Certifique-se de não perder nenhum delas. Use nosso modelo de notas de reuniões para acompanhar notas e feedback em um local centralizado que seu time pode acessar. Basta designar uma pessoa responsável por tomar notas antes da reunião, identificar os tópicos de discussão, e permitir que essa pessoa tome nota dos participantes, dos pontos importantes abordados e de quaisquer decisões tomadas.