Template de Agenda

Sobre o Template de Agenda

Não há nada pior do que uma reunião sem propósito. Mas você não precisa ser um gênio do planejamento para fazer agendas com propósito antes de a reunião começar. Impressione seus colegas e alinhe-se mais rapidamente com este template de agenda fácil de usar.

O que é uma agenda?

Uma agenda é como um roadmap para uma reunião. Ela lista as atividades que acontecerão durante uma reunião, quando acontecerão e em qual ordem. O principal objetivo de uma agenda é fornecer aos participantes um esboço claro da estrutura da reunião. Sem agendas, as reuniões muitas vezes parecem desorganizadas, e você corre o risco de sair sem realizar o que deseja.

Mas uma agenda não precisa ser chata. É por isso que criamos este template para torná-lo visual, divertido e interativo. Facilitamos para você adicionar sua escolha de gráficos, cores, fontes e imagens para dar personalidade e estilo criativo à sua agenda.

Como criar uma agenda

Fazer sua própria agenda é fácil. O canvas infinito da Miro é o lugar perfeito para criar e compartilhar sua agenda com seu time. Comece selecionando o template de agenda, depois siga as etapas a seguir para personalizá-lo.

1. Adicione os detalhes básicos

No topo da sua agenda, adicione detalhes básicos da reunião, como a data e os objetivos.

2. Defina prioridades e tarefas

Certifique-se de ter uma ideia clara sobre quais são os tópicos mais importantes da reunião. Assim que souber quais são as prioridades da reunião, anote-as.

3. Colabore em tempo real

Durante sua reunião, você pode convidar participantes para o board e pedir que adicionem quaisquer prioridades, tarefas ou notas que você não tenha pensado. Discuta quaisquer novos itens durante a reunião.

4. Personalize sua agenda

Usando o template, você pode enfeitar sua agenda com gráficos, cores, fontes e imagens. Não tenha medo de soltar a criatividade! Preencher uma agenda não precisa ser uma tarefa chata. Ao transformar algo em divertido e pessoal, você pode facilitar o planejamento.

Benefícios de criar uma agenda

Aqui estão algumas das vantagens de criar uma agenda eficaz:

Mantém as reuniões organizadas

Uma agenda promove estrutura e ajuda a priorizar as atividades mais críticas de uma reunião. Isso mantém o time focado em assuntos importantes, o que melhora a produtividade. A mera presença de uma agenda formal cria um clima oficial e desencoraja os participantes a perderem tempo.

Uma agenda formal também define os objetivos da reunião e cria uma meta clara. Isso organiza a direção que a reunião tomará e as ações a serem tomadas após a reunião.

Aproxima a tomada de decisões eficazes

As agendas oferecem um resumo dos tópicos a serem discutidos na reunião. Esse resumo impede que o anfitrião da reunião esqueça tópicos importantes que precisam ser apresentados.

Quando todos os itens são discutidos minuciosamente, decisões valiosas podem ser tomadas em grupo em uma única sessão. Isso é muito mais produtivo e transparente do que fazer planos apressadamente fora da reunião. As contribuições e sugestões de diferentes perspectivas aumentam a qualidade do desempenho e criam um sentimento de trabalho em equipe.

Ajuda a comunicar notícias importantes

As agendas oferecem uma oportunidade para fazer anúncios sobre eventos importantes de negócios e metas de reuniões. Sem uma agenda formal, os anúncios podem não ser comunicados a todos os presentes na reunião. Além disso, as agendas proporcionam um espaço para recapitular reuniões anteriores. Isso ajuda com reflexão sobre a reunião e a rever o progresso feito.

Oferece a todos a mesma chance de contribuir

As agendas geralmente mencionam itens de ação que serão discutidos durante uma reunião. Isso dá a todos os membros do time a chance de refletir sobre os tópicos de discussão antecipadamente.

Em muitas reuniões, participantes eloquentes estão mais dispostos a participar, enquanto pessoas reservadas são mais hesitantes. No entanto, saber o que será discutido permite que todo o time pesquise os tópicos que serão tratados. Eles podem refletir sobre como os tópicos se aplicam a eles e fazer contribuições ponderadas e valiosas na reunião.

Melhores práticas para criar uma agenda

Tenha essas melhores práticas em mente ao criar sua agenda:

Busque contribuições de todo o time

Se você quer que todo o seu time esteja engajado nas reuniões, certifique-se de que a agenda inclua uma lista de tópicos que reflitam suas necessidades. Peça aos membros do seu time que sugiram itens para a agenda juntamente com uma razão pela qual cada item de ação deve ser abordado em um ambiente de equipe.

Priorize tópicos que afetam todo o time

O tempo de reunião do time é caro e difícil de agendar. Isso significa que deve ser usado principalmente para discutir e tomar decisões sobre problemas que afetam todo o time — e que requerem o time inteiro para resolvê-los. Se os participantes não passarem a maior parte da reunião discutindo problemas interdependentes, podem acabar se desengajando.

Liste os tópicos da agenda como perguntas que o time tem que responder

A maioria dos objetivos de reuniões são apenas várias palavras reunidas para formar uma frase. Por exemplo: "realocação de espaço de escritório." Isso deixa os participantes da reunião questionando: "E a realocação de espaço de escritório?"

Quando você lista um tópico de reunião como uma questão (ou questões) que precisa ser respondida, isso estimula o pensamento estratégico e encoraja contribuições. Por exemplo, "Sob quais condições, se houver, devemos redistribuir o espaço de escritório?"

O que você deve incluir na agenda de uma reunião?

Aqui estão alguns dos elementos-chave que a agenda da sua reunião deve incluir:

1. Cabeçalho da pauta

O cabeçalho da pauta é utilizado para identificar os seguintes itens:

• A entidade, organização ou comitê que está convocando a reunião.

• O cabeçalho da pauta conterá o nome do corpo de reunião, como um Board, Grupo Consultivo, Comitê ou participantes da reunião.

• O tipo de reunião.

2. Participantes da reunião

Sua pauta formal deve listar os participantes da reunião. No entanto, ela também deve listar os itens da pauta pelos quais cada membro do time será responsável.

3. Objetivos principais

Sua pauta deve informar a todos os participantes quais são os objetivos da reunião, sobre o que será falado e que tipos de decisões devem ser tomadas.

O objetivo principal da reunião é frequentemente uma ou duas frases que respondem a duas perguntas principais:

• Por que estamos nos reunindo?

• O que queremos alcançar?

4. Contribuição do seu time

Lembre-se de envolver seu time ou os outros participantes da reunião na elaboração da pauta. O time pode muito bem saber mais sobre os pontos de discussão do que o organizador.

Dessa forma, você garantirá que todos os tópicos principais e qualquer item sejam abordados. Também manterá os participantes engajados, à medida que estão envolvidos na criação da reunião.

5. Plano de trabalho da reunião

O plano de trabalho da reunião é o que você deseja que a reunião alcance.

Certifique-se de estabelecer metas de tempo realistas para cada item. É sempre uma boa ideia reservar alguns minutos a mais do que você acha que vai precisar por ponto em sua agenda. Com muita frequência, surge uma questão ou ponto de discussão que precisa ser resolvido, o que consome tempo.

6. Duração e o tempo alocado para cada item da agenda

Um dos objetivos mais importantes de uma agenda de reunião é garantir que a reunião aconteça dentro do tempo previsto. Afinal, você quer respeitar o tempo daqueles que estão participando. Definir a quantidade de tempo que será gasta em cada item da agenda ajudará a manter sua reunião no caminho certo.

Certifique-se de estabelecer metas de tempo realistas para cada item. É sempre uma boa ideia reservar alguns minutos a mais do que você acha que vai precisar por ponto na sua agenda. Com muita frequência, surge uma questão ou ponto de discussão que precisa ser resolvido, e isso consome tempo.