Mapeamento de Processos
Mapear processos te ajuda a esclarecer processos existentes, ter insights e reunir dados úteis para a solução de problemas, identificar gargalos e aumentar a eficiência da sua empresa como um todo. Saiba tudo sobre o que é mapeamento de processos ou comece a mapear os seus agora mesmo na Miro.
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma atividade empresarial que descreve todos os processos de uma empresa, usando o suporte visual de formas, cores e texto para esclarecer o fluxo de trabalho. Ele pode ser tanto usado para descrever processos físicos, por exemplo a rotina de uma indústria, como também processos de atividades, por exemplo, aprovações necessárias de líderes de uma empresa.
Essa é uma ferramenta versátil para visualizar um fluxo de trabalho e melhorar sua eficiência. O mapa de processos fornece clareza, ajuda equipes a trocar ideias para aprimorar processos, melhora a comunicação interna e dá suporte a documentação dos processos. Os mapas de processo são comuns no gerenciamento de projetos. Eles permitem aos gerentes de projeto visualizar todas as contingências de um projeto e compreender as dependências quando se trabalha com equipes de diferentes times. Quando bem feito, o mapeamento de processos também ajuda a identificar áreas de melhoria. Você pode identificar gargalos, repetições e atrasos em seus processos. Como resultado, você pode corrigir estes problemas e melhorar seus processos. Um mapa de processo também estabelece limites. As equipes podem ver o que está envolvido no processo, como ele funciona e onde ele termina. Além disso, o mapeamento de processos esclarece informações-chave, tais como quem está encarregado do processo e as responsabilidades específicas necessárias para manter o processo em andamento. Um mapa de processos também mede a eficácia dos processos que estão conectadas a metas e métricas, permitindo que as equipes acompanhem seu progresso e reflitam sobre seu desempenho em tempo real. Você pode usar um modelo de mapa de processo para fazer um mapeamento de processos que se adapte ao seu propósito, ou criar seu próprio mapa a partir do zero com uma ferramenta de mapeamento de processo.
Qual a importância de fazer mapeamento de processos?
O mapeamento de processos traz clareza e organização tanto para os novos processos quanto para os já existentes. Dê uma olhada em algumas das principais razões pelas quais o mapeamento de processos é importante:
1. Simplifica os processos
Use um mapa de processos para simplificar seus processos. Reveja todo o fluxo, remova áreas desnecessárias e simplifique do início ao fim.
2. Melhora a compreensão
Faça um mapeamento de processos visualmente agradável e compartilhe com membros da equipe e acionistas externos para criar alinhamento em vários níveis da empresa.
3. Melhora a comunicação
Incentive sua equipe a melhorar a comunicação, delineando claramente os processos de seu projeto. Mostre a todos que estão envolvidos no processo quais são suas responsabilidades e a quem recorrer se tiverem dúvidas. Isto é útil para equipes multifuncionais que podem não estar familiarizadas com membros de equipes de outros departamentos.
3. Reforça a documentação
Documente seus processos para que você possa padronizar os fluxos de trabalho em toda a empresa. Retorne ao mapa do processo no futuro para analisar como o processo está funcionan
do e fazer quaisquer mudanças necessárias.
4. Ajuda no planejamento de projetos
Planeje e organize melhor seus próximos projetos ao fazer um mapeamento de processos completo. Visualize todas as etapas de seus processos para garantir que você tenha as informações e os recursos necessários para executar o projeto com sucesso.
Símbolos no mapeamento de processos
Para desenhar efetivamente um mapa de processos, é importante entender os símbolos e o que eles representam. Aqui estão alguns dos símbolos mais comuns:
Processo: Uma ação, tarefa ou operação que precisa ser completada para que o processo avance.
Documento: Uma etapa que produz um documento.
Input/Output: Informações ou objetos que entram ou saem do processo.
Operação Manual: Uma tarefa manual que precisa ser realizada.
Operação: Uma operação que é realizada como parte do processo.
Conexão de Páginas: Indica que o fluxo continua em outra página ou seção do diagrama.
Decisão: Indica que uma decisão precisa ser tomada. As flechas que saem daqui normalmente têm as seguintes etiquetas: verdadeira, falsa, sim ou não.
Múltiplos Documentos: Produção de múltiplos documentos.
Database: Uma seleção de dados que é armazenada em uma estrutura padrão.
Atraso: Um período de espera ou atraso em algum lugar do processo.
"Ou": Indica uma bifurcação no processo onde apenas uma das opções pode ser seguida.
Comentários ou Anotações: Informações adicionais ou notas explicativas.
Terminal: Os pontos de entrada e saída de seu processo.
Material: Indica a presença de material necessário para o processo.
Acesso Direto à Database: Acesso direto a uma base de dados específica.
Dados Armazenados: Uma etapa no processo onde os dados são armazenados.
Junção: Indica uma junção de múltiplas linhas de fluxo em uma única linha.
Linhas de Conexão: Indica a direção do fluxo do processo.
Processo Pré-definido: Uma sub-rotina ou um conjunto de passos pré-definidos.
Preparação: Uma etapa inicial que estabelece outra etapa no processo.
Memória Principal: Indica o armazenamento de dados na memória principal.
Armazenamento: Indica onde os dados ou materiais são armazenados.
Display: Indica a exibição de informações ou resultados.
Como fazer mapeamento de processos em 8 etapas simples
Mapear processos é a arte de destrinchar processos complexos em etapas menores e simplificadas, mas a criação de um mapa de processos não precisa ser complexa. Siga estes passos simples para fazer um mapeamento de processos completo e eficiente.
1. Comece com um modelo
Usando um modelo de mapa de processo, você pode cortar caminho e começar a adicionar seus processos em questão de cliques. Personalize o layout existente para criar um mapa de processos que reflita a realidade da sua empresa. Adicione novas colunas, post its, formas ou texto - o que você precisar para fazer um mapeamento de processos preciso e personalizado.
2. Identifique o processo
Agora, é hora de identificar o processo. Você está mapeando um processo de vendas? Um processo interno? A jornada do usuário? Este será o coração do seu mapa de processo, portanto é importante que você e o resto de sua equipe saibam o que estão tentando mapear. Sugerimos fazer essa atividade em uma reunião com seu time para manter todos alinhados e na mesma página. Seja pessoalmente ou online, reúna sua equipe para discutir o processo e por que você quer criá-lo ou melhorá-lo. Não tem que ser uma reunião longa e detalhada. Desde que todos entendam o processo e por que você está mapeando-o, você estará no caminho certo.
3. Faça um brainstorming
O próximo passo é concentrar-se em quais atividades estão envolvidas ao longo do processo. Faça um brainstorming em colaboração com sua equipe para visualizar como o processo funciona com os insights de diferentes colaboradores. Existem várias técnicas de brainstorming para escolher, encontre uma que funcione melhor para você e sua equipe. Em seguida, lidere a sessão e discuta todas as etapas-chave do processo. Não é muito necessário colocar as atividades em ordem nesse momento, mas pode ser útil para algumas equipes. O mapeamento linear das etapas garantirá que você não tenha perdido nenhuma etapa chave. Você também pode querer acrescentar estrutura identificando onde e quando o processo começa e pára.
4. Use os símbolos de mapas de processo
Com seu processo começando a ganhar forma, é hora de atribuir os símbolos relevantes. Dessa forma, qualquer pessoa que olhe para o mapa do processos entenderá o significado dos diferentes elementos e como eles se relacionam.
5. Finalize o mapeamento de processos
Nesse momento, seu mapa de processos deve estar mais robusto e com mais informações. Revise como ele flui, se todas as etapas relevantes foram incluídas e garanta que ele represente o processo com precisão. Aqui estão algumas perguntas que você pode fazer para garantir que seu mapa de processo tenha tudo o que ele precisa: O processo está funcionando como deveria? Se houver alguma área onde as coisas não estão indo bem, volte para a o fluxograma e faça sugestões de correção. Tem algo redundante? Você deve remover qualquer ação redundante para garantir que seus processos sejam o mais eficientes possível. Isto significa cortar partes do processo que não são vitais para seu sucesso. Os membros da equipe acompanharão o processo? Se o processo não for fácil de seguir, ou se os membros da equipe não puderem segui-lo por qualquer razão, talvez seja necessário repensar a estrutura. Faltam algumas etapas? Ao olhar o mapa do processo, passe por cada etapa para garantir que tudo esteja no lugar. Se faltar alguma coisa, agora é a hora de acrescentá-la. Após responder a estas perguntas, seu mapa de processo deverá estar o mais preciso e atualizado possível.
6. Defina o sucesso
Antes de compartilhar o resultado final do seu mapeamento de processos com sua equipe, você precisa definir o “sucesso”. Ou seja, isso significa identificar o que seu processo deve alcançar, qual o objetivo dele, como você planeja alcançá-lo e como você vai medir seu sucesso. Para criar uma definição clara e mensurável de sucesso, dê uma olhada em metas SMART. A estrutura de metas SMART ajuda as equipes a criar metas específicas, mensuráveis e realistas. Usando este modelo, você pode traçar com precisão o que seu processo visa fazer. Você pode usá-lo para acompanhar seu progresso ao longo do caminho e ver quando seu processo tiver alcançado sua meta. Se o processo não atingir seu objetivo, você pode rever o que deu errado e corrigir as coisas para o futuro.
7. Compartilhe o mapa do processo com sua equipe
Com seus objetivos em vigor, você pode agora compartilhar o mapa final do processo com as partes interessadas relevantes. Estes podem ser membros da equipe, clientes, supervisores, fornecedores, clientes ou qualquer pessoa impactada pela forma como o processo funciona. Peça a todos os interessados relevantes que analisem e acrescentem comentários, façam perguntas e deixem comentários diretamente sobre o mapa do processo. Quando se trata de revisar suas sugestões, fazer o mapeamento de processos online facilita a sua vida. Você não precisa alternar entre diferentes plataformas ou falar com todos individualmente. Em vez disso, você pode simplesmente acessar o mapa do processo online e ver os feedbacks em um único lugar. Após revisar suas anotações, faça as mudanças necessárias antes de iniciar o processo.
8. Atualizar, iterar e melhorar
Os mapas de processo não são definitivos. As mudanças inevitavelmente virão em seu caminho, seja uma nova estrutura empresarial ou seus clientes mudando completamente o que eles querem de seu negócio. Seus processos precisarão se adaptar para acompanhar um ambiente em mudança. Isto significa rever seu mapa de processo para melhoria contínua e fazer mudanças relevantes para mantê-lo atualizado.
3 exemplos de mapeamento de processos
Agora que você já sabe o que é o mapeamento de processos, pra que serve e como criar o seu, confira alguns exemplos de diferentes tipos de mapas de negócios.
Mapa de processos de uma empresa
Analistas comerciais e desenvolvedores técnicos usam diagramas BPMN para estabelecer uma visão completa dos processos organizacionais. O objetivo é criar uma compreensão compartilhada dos procedimentos de sua empresa. Como resultado, este diagrama agiliza a comunicação e melhora a produtividade em toda a organização.
Diagrama de Swimlane (Raias)
Um diagrama de Swimlane é um fluxograma de processo que mostra quem é responsável por certas partes de um processo. O diagrama é dividido em linhas (ou faixas) separadas, com cada linha representando uma equipe ou departamento diferente. As formas em cada faixa representam as ações, e as setas mostram como o processo progride quando cada ação é concluída.
Diagrama de cadeia de valores
Um diagrama da cadeia de valor (também conhecido como análise da cadeia de valor ou mapeamento do fluxo de valor) permite que as equipes analisem as atividades empresariais. O objetivo é ver como você pode obter uma vantagem competitiva melhorando seus processos atuais.
As formas conectadas representam uma versão simplificada de um processo para uma rápida compreensão. Com esta visão geral básica, você pode visualizar os passos de sua empresa para melhorar o valor do cliente.
Comece agora a mapear seus processos
Mapeamento de processos de uma empresa pode ser uma tarefa demorada, mas os benefícios valem a pena. Você terá clareza sobre seus processos, dando a todos em sua equipe um senso de responsabilidade e propriedade sobre suas tarefas. Use o modelo de mapa de processos ou a ferramenta de mapeamento de processos da Miro para colaborar com sua equipe e criar um fluxograma que seja ao mesmo tempo claro e eficaz.
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