Fluxogramas

Os fluxogramas ajudam a descrever as etapas de um processo em ordem sequencial usando apenas formas, linhas e setas. Saiba tudo sobre essa excelente ferramenta de negócios e use a plataforma visual da Miro para criar seu primeiro fluxograma enquanto aprende sobre o tópico.

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Os fluxogramas são populares no meio empresarial para documentar e visualizar os processos. Devido à sua versatilidade, pessoas de diferentes áreas utilizam fluxogramas para a tomada de decisões, resolução de problemas e melhoria de sistemas.

Para te ajudar a tirar o máximo proveito do criador de fluxogramas online da Miro, reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre fluxogramas, desde o conceito, significados dos símbolos dos fluxogramas até o passo a passo de como criar o seu primeiro fluxograma online sem dificuldade.

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é um tipo de diagrama que explica visualmente um processo ou fluxo de trabalho (workflow), por isso também é chamado de diagrama de fluxo. Usando símbolos e definições padronizados, os fluxogramas descrevem visualmente as diferentes etapas e decisões de um processo. Esses diagramas são populares em diversas áreas há muitos anos - desde engenharia e educação até programação de softwares e gerenciamento de projetos.

Os fluxogramas são úteis para a comunicação desde os processos mais simples até mesmo os mais complexos, por isso são incrivelmente dinâmicos e versáteis. Ao olhar para um fluxograma, um espectador deve ser capaz de obter uma visão geral de um processo facilmente. Normalmente, um fluxograma é desenhado usando vários símbolos, cada um representando uma etapa diferente dentro de uma sequência ou processo. Geralmente usamos uma variedade de elementos e formas para montar um fluxograma como: ações, materiais, serviços, entradas e saídas. Se você tem uma decisão que precisa ser tomada e não tem certeza do processo, usar um fluxograma pode simplificar muito a sua tomada de decisão. Veja abaixo um exemplo de fluxograma criado na Miro.

História do Fluxograma

A origem dos fluxogramas vem de 1921, onde as primeiras versões de fluxogramas conhecidas foram apresentadas por Frank e Lillian Gilbreth em um projeto para American Society of Mechanical Engineers (ASME, ou Sociedade Estadunidense de Engenheiros Mecânicos). Esse fluxograma possuía um formato vertical e foi um dos primeiros frameworks conhecidos para descrever processos. A partir daí, outros profissionais começaram a difundir a metodologia de se criar fluxogramas em empresas através de palestras e aulas. Com a difusão da metodologia, em 1947 a ASME criou um sistema de símbolos padronizados para criação de fluxogramas, inspirado no trabalho do casal Gilbreth. Nessa mesma década, os fluxogramas começaram a se expandir para outras áreas como a de tecnologia, ajudando empresas a desenvolverem códigos de computadores a partir de fluxogramas. Outro marco importante na história dos fluxogramas é utilização destes pelo renomado profissional japonês Kaoru Ishikawa (1915-1989), conhecido por seu trabalho em iniciativas de qualidade de produção. Ele passa a usar essa metodologia e passa a considerar fluxogramas como uma das principais ferramentas de controle de qualidade.

Pra que serve um fluxograma?

Os fluxogramas são utilizados em diferentes contextos e por vários tipos de negócios. Não importa em que setor sua empresa está focada - um fluxograma pode ser usado para ajudar a entender facilmente os processos e operações. Aqui estão alguns exemplos reais onde fluxogramas podem ser efetivamente usados:

Ao projetar e planejar um processo

Criar um novo processo exige que as etapas e eventos sequenciais do processo sejam bem documentados. Ter tudo muito bem documentado ajuda na compreensão do processo como um todo.

Ao estudar um processo e melhorar sua compreensão

Centenas de exemplos de fluxogramas têm sido utilizados pelas empresas para completar e compreender processos complexos. Você pode estudar estes fluxogramas para entender melhor como sua empresa deve sequenciar ações e eventos para atingir um produto final ou uma meta.

Ao comunicar um processo

Empresas do mundo todo usam de fluxogramas detalhados para substituir completamente reuniões longas e demoradas (o famoso ”uma reunião que poderia ser um e-mail”). Os fluxogramas são fáceis de entender e fornecem um documento visual de um processo, são ferramentas de comunicação extremamente eficazes.

Símbolos de fluxogramas

Existem notações e elementos padrões que são usados na maior parte dos fluxogramas. Cada símbolo representa uma ação ou etapa diferente dentro de uma sequência ou processo. Abaixo destacamos os símbolos mais comuns usados em fluxogramas.

- Oval: Um elemento oval em um diagrama de fluxo representa o terminal ou terminador. Ou seja, indica o início e a parada dentro de uma sequência. - Paralelogramas: O paralelograma indica uma entrada ou saída ("input" ou "output"). - Retângulo: Os retângulos indicam ações ou o processo em si. - Diamantes: Diamantes indicam as decisões que precisam ser tomadas. Estes geralmente resultam em dois caminhos alternativos com base na decisão tomada. - Linhas de fluxo ou conectoras: As linhas de fluxo e flechas representam as direções tomadas na sequência. Veja um resumo dos principais símbolos de fluxogramas:

A ferramenta de fluxogramas da Miro possui formas básicas e avançadas para criação de fluxogramas, caso tenha interesse em saber mais clique abaixo para começar o seu primeiro fluxograma agora.

Tipos de fluxogramas

Antes de criar um fluxograma, você precisa decidir que tipo de fluxograma é melhor para o processo que você deseja ilustrar. Existem centenas de tipos de fluxogramas, cada um com seus usos e resultados únicos. Abaixo estão quatro dos fluxogramas mais comuns e úteis.

Fluxograma de processos

Um fluxograma de processos é o mais básico de todos os tipos de fluxogramas. Eles são usados para mapear novos projetos e operações. Engenheiros e desenvolvedores de software frequentemente usam fluxogramas de processo para mapear o progresso e compreender os passos que precisam dar para completar um projeto.

Fluxograma de Swimlane (de raia)

O diagrama ou fluxograma Swinlane possui esse nome pois representa visualmente um processo sem início ou fim verdadeiro, como raias de piscina que são longas e geralmente são feitas em idas e voltas pelos nadadores. Para ficar mais claro, geralmente os processos e ações das pessoas que caem em um diagrama de Swimlane são aqueles que dão voltas, sendo concluídos mais de uma vez. Use um Modelo de Diagrama Swimlane para mapear um processo que precisa ser repetido e evitar que uma sequência fique confusa.

Diagrama de fluxo de dados

Os diagramas de fluxo de dados são usados para preencher a lacuna de comunicação entre os desenvolvedores e os usuários de um programa por completo ou uma única parte de um software. Este é tipo de fluxograma mais especializado, pois contém uma quantidade grande de informações e relativamente poucos símbolos de fluxograma. O Modelo de Diagrama de Fluxo de Dados da Miro torna simples mostrar visualmente os passos ou atores de qualquer sistema, não importa quão complexo seja.

Diagrama de fluxo de trabalho (workflow)

Ao utilizar um diagrama de fluxo de trabalho ou workflow, o objetivo é mapear uma sequência eficaz de eventos ou processos que resultará em uma finalização do projeto ou produto de forma consistente e de qualidade. Os diagramas de fluxo de trabalho são frequentemente usados para mapear um conjunto padronizado de procedimentos com um resultado previsto.

Como criar um fluxograma?

Agora que você sabe pra que serve um fluxograma, os tipos mais comuns e porque eles são ferramentas visuais importantes, é hora de aprender a fazer um. As funcionalidades da Miro para criar fluxogramas online te oferece uma ferramenta fantástica para construir e planejar fluxogramas de todos os tipos com sua equipe online em tempo real ou cada um em seu tempo de forma assíncrona. Crie sua conta gratuita e siga este guia passo a passo para criar seu primeiro fluxograma na Miro.

1) Defina o objetivo de seu fluxograma

Antes de começar a criar seu fluxograma, primeiro você precisa entender qual sua expectativa com esse diagrama. Descreva os objetivos e resultados que você espera ter com seu fluxograma e identifique os processos que você quer que o diagrama explique. Tenha cuidado para não buscar resolver muitos processos e ações em um único mapeamento de fluxos. É melhor manter seu fluxograma o mais simples possível para torná-lo facilmente compreensível. Se perceber que está tentando abranger eventos demais em um único diagrama de fluxo, considere criar fluxogramas diferentes para cada processo ou grupo de informações.

2) Use um modelo de fluxograma

O uso de um modelo pronto editável te ajuda a traçar seus processos ao te dar um ponto de partida. Ou seja, começar com um modelo economiza seu tempo e também já consta com símbolos de fluxograma padronizados. A Miro tem uma extensa biblioteca de modelos de fluxogramas que você e sua equipe podem usar.

3) Adicione formas de fluxogramas

Dê outra olhada nos símbolos e formas de fluxogramas padrões descritos acima e comece a construir seu processo visual. Identifique os diferentes componentes dentro de sua sequência de processos e acrescente as formas apropriadas para criar um workflow.

4) Conecte as formas com linhas e setas

O próximo passo é adicionar as linhas e flechas de conexão para sequenciar os eventos e símbolos escolhidos.

5) Colabore em seu fluxograma

Se seu fluxograma descreve um processo que afeta outras áreas, é fácil compartilhar seu fluxograma na Miro com as pessoas relevantes. Convide sua equipe para colaborar você e garanta que todos estejam na mesma página. Com a Miro, os membros da equipe podem dar feedbacks e fazer sugestões com comentários e post its online, tudo dentro de um mesmo espaço virtual. Esta colaboração contextual é o que ajudará sua equipe a finalizar um fluxograma útil e que seja aplicável para todos.

6) Mantenha seu fluxograma atualizado

Os sistemas e processos estão em constante mudança, portanto, os fluxogramas que descrevem esses processos também precisam mudar. Mantenha seu fluxograma atualizado, revisando-o regularmente e fazendo as mudanças necessárias em poucos cliques. Ter um fluxograma online na Miro facilita que sua equipe o mantenha atualizado e faça melhorias sem dificuldades.

4 exemplos de fluxogramas

Antes de começar a criar, veja se um destes exemplos de fluxogramas pode ser um bom ponto de referência para sua necessidade. Separamos os mais comuns e utilizados por diversas empresas:

Fluxograma de produção

O modelo de fluxograma de produção consiste em um diagrama que mostra a decomposição sistemática do processo de produção. Cada área do modelo representa uma fase ou etapa distinta no processo, facilitando a compreensão da progressão das tarefas. Detalhar um processo de produção do início ao fim facilita a visualização de operações complexas.

Fluxograma de um site

Construir um site é muito mais complexo e complicado do que muitos pensam. Desenhar menus de navegação, organizar o conteúdo e personalizar a aparência são alguns passos importantes e necessários para criar um site que as pessoas vão querer visitar. O modelo de fluxograma de site fornece um diagrama de processo robusto para criar uma ótima experiência online centrada no usuário.

Fluxograma de árvore de decisão

Não importa em qual mercado você esteja, há muitos resultados diferentes que sua empresa poderia enfrentar com base em suas decisões. O efeito borboleta de suas decisões significa que você precisa pensar em todos os resultados possíveis e no resultado que eles poderiam ter em sua empresa. Este modelo de diagrama de árvore de decisão lhe mostrará como mapear as diferentes decisões e seus resultados para que você possa decidir sobre o melhor caminho possível.

Fluxograma multifuncional

A maioria dos fluxogramas são interfuncionais, na medida em que são responsáveis por diferentes resultados possíveis. O diagrama de swimlane é um bom exemplo de diagrama que conecta diferente funções porque ajudam a visualizar as contribuições comerciais e as relações entre projetos de ponta a ponta. Este modelo de fluxograma multifuncional ajudará você a compreender os elementos e relações entre as diferentes fases de um projeto.

Benefícios de criar um fluxograma

A utilização de um fluxograma para visualizar os processos pode beneficiar sua empresa ou mesmo sua vida cotidiana. Aqui estão alguns benefícios de usar fluxogramas.

Clareza visual

Possivelmente o benefício mais importante de utilizar um fluxograma é poder visualizar e compreender os processos de uma operação complexa em um formato simples. Muitas empresas que trabalham nas indústrias de manufatura, logística e administrativa utilizam fluxogramas para traçar corretamente sequências de processos importantes. Você também pode usar fluxogramas para ajudar stakeholders a compreender facilmente os fluxos de trabalho de sua empresa.

Comunicação aprimorada

Os fluxogramas são muito úteis em reuniões onde sua equipe precisa compreender e comunicar processos importantes. A simplificação de uma operação complexa utilizando símbolos e padronizações de fluxogramas é uma maneira eficaz de comunicar claramente informações que, de outra forma, seriam desafiadoras de serem discutidas.

Documentação eficiente

Usar um fluxograma para traçar processos dentro de uma empresa é uma ótima forma de documentar o que precisa ser feito e também entender o progresso na conclusão de tarefas. Os fluxogramas online são uma ótima estratégia para complementar sua documentação com elementos visuais.

Dicas para criar um fluxograma ideal

Você está no caminho certo para iniciar sua jornada de criação de fluxogramas. Agora só falta conferir algumas dicas e melhores práticas para a construção do fluxograma perfeito. Mantenha seu fluxograma em uma página. Uma característica importante dos fluxogramas é que eles precisam ser de fácil leitura e compreensão. Você não quer folhear diversas páginas para ver todo o processo. Mantendo-o em uma única página, ele se mantém objetivo e simplifica a visualização. Utilize símbolos, formas e cores consistentes. Manter-se consistente com os símbolos e formas usados em seu fluxograma ajudará a manter todo o processo alinhado e fácil de entender. Cada símbolo precisa representar um elemento diferente dentro do processo. Se você usar uma variedade de símbolos diferentes, será difícil ler e entender o progresso do processo. A coerência é fundamental quando se cria um processo visual compreensível. Conheça o propósito de seu fluxograma antes de criá-lo. Como explicado acima, este é um passo essencial na criação de seu fluxograma. Eles são comumente utilizados para representar um processo específico, tente trazer esse processo de forma clara e objetiva ao criar seu fluxograma online. Fluxos de dados da esquerda para a direita. Os fluxogramas devem fluir na mesma direção que nós lemos e escrevemos. Isto ajudará a manter a estrutura dos fluxogramas simples e fácil de entender. Inclua todos os envolvidos. É provável que o fluxograma que você criou tenha impacto sobre outras pessoas em sua equipe, especialmente se for um fluxograma de processo comercial. Em vez de criar vários fluxogramas para o mesmo sistema, envolva as pessoas de sua equipe que fazem parte do processo. Com a Miro, você pode facilmente compartilhar seu fluxograma com os colaboradores via Slack, e-mail ou link privado. Faça mudanças relevantes conforme necessário. Não adianta ter um fluxograma que está desatualizado e impreciso. Na verdade, isto poderia causar confusões e falhas, o que, por sua vez, poderia causar alguns problemas sérios para sua equipe. À medida que seu sistema ou processo muda, certifique-se de manter seu fluxograma atualizado. Se sua equipe estiver usando regularmente a documentação de seu fluxograma, será mais fácil mantê-lo atualizado. Outra dica seria agendar reuniões periódicas para reavaliar todos os fluxogramas de sua equipe e fazer as mudanças necessárias.

Use um fluxograma para visualizar soluçõesAgora você tem tudo necessário para começar a elaborar, ler e entender fluxogramas. Com o tipo certo de fluxograma, todos em sua equipe podem entender a direção de um projeto e o processo a seguir. Pense em um fluxograma como um roteiro que ajude todos a entender a direção a ser tomada. Pronto para criar seu fluxograma online? Simples, mas conciso, o criador de fluxogramas online da Miro tem tudo o que você precisa para criar seu primeiro de forma eficiente e fácil. Nossos modelos de fluxogramas facilitam a criação de fluxogramas com aparência profissional num piscar de olhos.

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