Como fazer um fluxograma: Um tutorial passo a passo fácil

Seu guia sobre como fazer um fluxograma

Fluxogramas, com sua simplicidade visual e layout estruturado, são ferramentas indispensáveis para transmitir processos complexos. Eles ajudam a dividir informações complexas em etapas simples e fáceis de seguir. No entanto, criar um fluxograma pode parecer assustador, especialmente se você não tiver certeza de por onde começar ou quais ferramentas usar.

Neste guia simples de cinco etapas, abordaremos tudo o que você precisa saber sobre como criar um fluxograma.

Quer você esteja criando um fluxograma para explicar um processo complexo para sua time ou criando um para você mesmo para organizar seus pensamentos, este guia ajudará você a criar fluxogramas claros e eficazes que qualquer pessoa pode entender.

Como criar um fluxograma em 5 etapas fáceis

Aprender a criar um fluxograma pode parecer assustador no começo, mas seguindo estas cinco etapas fáceis, você mapeará facilmente qualquer processo ou fluxo de trabalho. Você pode criar um fluxograma do zero ou usar template de fluxogramaonde as formas e setas são pré-carregadas no board.

Passo 1: Determinar a finalidade e o escopo do fluxograma

Definir o propósito e o escopo é crucial, pois ajuda a focar no que precisa estar no fluxograma e no que não deve estar. Ele também garante que o fluxograma represente com precisão o processo que está tentando descrever. Para um exemplo de fluxograma, considere mapear um cronograma de projeto simples para visualizar melhor a importância de um escopo claro.

2º Passo: Identificar as etapas e a sequência do processo

Dividir um processo em etapas básicas menores deve envolver todos que fazem parte do processo. É importante identificar a sequência correta e evitar pular etapas críticas ou duplicar outras.

Comece adicionando todos os passos que precisam ser cobertos como formas em um board em branco e, em seguida, comece a organizá-los na ordem correta.

Passo 3: Escolha os símbolos e formas apropriados

Depois que todas as etapas estiverem definidas, você precisará garantir que elas estejam representadas com o forma correto. Você pode facilmente alterar as formas existentes no seu board para corresponder ao símbolo correto do fluxograma e ao que ele representa.

4º passo: Desenhe o fluxograma

Desenhar o fluxograma é onde o processo criativo começa. Com as formas organizadas na sequência correta, comece a adicionar linhas de conexão e setas entre as etapas. Você pode adicionar rótulos às linhas de conexão e mover facilmente os elementos para ajustar a ordem conforme necessário.

Passo 5: Teste e melhore o fluxograma

Testar o fluxograma é importante para garantir que ele represente o processo com precisão. Isso inclui revisar o fluxograma com outras pessoas envolvidas no processo para obter feedback. Depois que o feedback for recebido, o fluxograma poderá ser melhorado e modificado adequadamente.

Por que você precisa de um fluxograma

Agora que você sabe como fazer um fluxograma, vamos falar sobre por que é benéfico começar por ele. Um fluxograma é útil para visualizar processos complexos e identificar gargalos ou áreas de refinamento.

Fluxogramas são encontrados em diversos setores, desde desenvolvimento de software até manufatura e logística. Eles mapeiam processos e identificam oportunidades de otimização.

Eles também são usados ​​no gerenciamento de projetos para ajudar as times a entender a sequência de tarefas e as dependências entre elas.

Além disso, os fluxogramas documentam processos, que são cruciais para:

• Treinamento de novos funcionários

• Melhorando o controle de qualidade

• Seguindo os regulamentos

• Compreendendo um processo de negócios

• Identificar gargalos e ineficiências em um processo de negócios

Quando usar um fluxograma

Os fluxogramas são úteis em diversas situações para ajudar no planejamento e na tomada de decisões. Aqui estão alguns tipos comuns de fluxogramas e suas aplicações:

fluxograma do processo:

• Use-o para: plano um novo projeto, um processo básico ou mapear uma organização.

• Ajuda a: informar melhor as decisões ao descrever um processo passo a passo.

• Mais usado por: engenheiros e designers de software.

Diagrama de fluxo de trabalho:

• Use-o para: gerenciar fluxos de trabalho e mapear funções comerciais.

• Padronize procedimentos por meio de: integração de processos automatizados com tarefas manuais.

• Mais usado por: gerentes de negócios e projetos.

fluxograma da raia:

• Use-o para: gerenciar fluxos de trabalho em diferentes departamentos.

• Melhora os processos colaborativos ao: visualizar processos em diferentes partes de uma organização.

• Mais usado por: times multifuncionais.

fluxograma de dados:

• Use-o para: estabelecer uma ponte de comunicação entre sistemas e usuários.

• Ajuda a: informar decisões orientadas a dados, mostrando como os dados são processados.

• Usado por: uma variedade de profissionais, de engenheiros a profissionais de marketing.

Como criar um fluxograma que funcione: principais práticas recomendadas a serem seguidas

Ao criar um fluxograma, não se trata apenas de mapear etapas e decisões, mas de deixar tudo mais claro para sua time. Não importa se você está liderando o desenvolvimento de produtos ou executando um sprint de desenvolvimento, os fluxogramas podem simplificar até os sistemas mais complexos. Vamos analisar algumas das melhores práticas para criar fluxogramas e, tão importante quanto, os erros que você deve evitar.

Comece com um propósito claro

Cada fluxograma deve ter um propósito, e é fundamental defini-lo antecipadamente. Este gráfico pretende mostrar a jornada do usuário ? Você está mapeando um processo de backend? Saber o objetivo ajudará você a tomar melhores decisões sobre o que incluir e onde simplificar. Os recursos avançados de criação de diagramas do Miro eliminam as suposições do processo, ajudando você a começar mais rápido com a estrutura correta.

Erro a evitar: Não mergulhe sem um plano. Pular essa etapa geralmente resulta em um fluxograma muito complexo ou sem elementos importantes. Antes de começar a criação de diagramas, tenha clareza sobre o resultado que você está buscando.

Mantenha-o simples e escalável

Um fluxograma desorganizado não deixará ninguém na mesma página. Para manter as coisas simples, concentre-se nas etapas principais, use formas consistentes e evite colocar muita informação em um único diagrama. A canvas infinita do Miro garante que, à medida que suas ideias se expandem, seu fluxograma tenha espaço para crescer junto — não é preciso amontoar tudo em espaços apertados.

Erro a evitar: Complicando demais seu fluxograma. É tentador adicionar todos os pontos de decisão possíveis, mas isso pode tornar seu gráfico difícil de acompanhar. Em vez disso, concentre-se nos detalhes essenciais e divida as coisas em diagramas menores, se necessário.

Use símbolos padrão para evitar confusão

Quando todos entendem seu fluxograma rapidamente, a colaboração se torna muito mais tranquila. O pacote de formas padrão da indústria do Miro facilita a escolha dos símbolos certos, para que seus fluxogramas tenham uma aparência profissional e sejam fáceis de interpretar – sem necessidade de explicações adicionais. Isso ajuda desenvolvedores, gerentes de projetos e outras partes interessadas a acompanhar sem precisar de um manual.

Erro a evitar: Não invente seus próprios símbolos. Formas personalizadas podem fazer sentido para você, mas podem confundir outras pessoas. Use símbolos padrão, como retângulos para processos, losangos para decisões e assim por diante.

Personalize, mas mantenha a legibilidade em mente

A personalização pode fazer com que seu fluxograma pareça mais pessoal e adaptado ao seu projeto. As opções de personalização do Miro permitem que você ajuste cores, fontes e formas para que o diagrama se adapte às preferências da sua marca ou time . Mas tenha em mente a legibilidade: use cores estrategicamente para destacar partes importantes sem sobrecarregar o visualizador.

Erro a evitar: Exagerar na personalização. Muitas fontes ou cores podem distrair o fluxo. Mantenha uma aparência limpa e profissional, usando a personalização para enfatizar os pontos principais em vez de decorar o gráfico inteiro.

Colabore cedo e frequentemente

Os fluxogramas são ferramentas poderosas para o alinhamento da time , então não espere até o último minuto para trazer pessoas. Com as ferramentas de colaboração do Miro, você pode convidar sua time para dar feedback em tempo real ou de forma assíncrona, o que for melhor para eles. Isso facilita o refinamento e a iteração, garantindo que seu fluxograma seja o mais preciso e útil possível. Além disso, você pode incorporar seu fluxograma em ferramentas como Confluence ou Asana, para que ele fique acessível onde sua time trabalha.

Erro a evitar: Trabalhando isoladamente. Esperar até que seu fluxograma esteja "perfeito" para compartilhar pode atrasar o progresso e levar à perda de insights. Obtenha feedback com antecedência e frequência para identificar lacunas ou possíveis confusões antes de finalizar seu gráfico.

Conecte seu fluxograma ao seu fluxo de trabalho

Seu fluxograma não deve ficar isolado. A integração do Miro com ferramentas como o Jira permite que você vincule seu diagrama diretamente ao fluxo de trabalho da sua equipe. Por exemplo, se uma etapa do fluxograma exigir ação, você poderá convertê-la diretamente em um cartão Jira, economizando tempo e reduzindo o atrito entre o planejamento e a execução.

Erro a evitar: Deixando seu fluxograma acumulando poeira. Certifique-se de que ele esteja conectado ao restante do seu trabalho para que sua time possa transformar essas ideias mapeadas em ações.

Use o Miro para criar um fluxograma facilmente

Os fluxogramas são ferramentas poderosas que ajudam você a comunicar visualmente informações complexas em um formato simples e fácil de seguir. Seguindo os passos e estratégias simples descritos aqui, você pode dominar a arte de criar fluxogramas claros, concisos e informativos. Cadastre-se gratuita no Miro para começar hoje mesmo.