Guia: Como fazer um fluxograma?

Um guia simples para criar um fluxograma em 5 etapas

Os fluxogramas, com sua simplicidade visual e estrutura organizada, são ferramentas indispensáveis para comunicar processos de uma forma que todos entendam. Eles ajudam a decompor informações complexas em etapas simples e fáceis de seguir. No entanto, criar um fluxograma pode parecer intimidante, especialmente se você não souber por onde começar ou que ferramentas usar.

Usando este simples guia de 5 etapas, você pode criar seus próprios fluxogramas que serão ferramentas intuitivas para entender e seguir.

Quer você esteja criando um fluxograma para explicar um processo complexo à sua equipe ou para organizar seus próprios pensamentos, este guia te ajudará a criar fluxogramas claros e eficazes que qualquer pessoa pode compreender.

Pra que serve um fluxograma?

Um fluxograma é uma representação gráfica de um processo ou sistema. Ele usa símbolos, formas e setas para ilustrar as etapas envolvidas.

É uma ferramenta útil para visualizar processos complexos e ajuda a identificar gargalos ou áreas que precisam de aprimoramento.

Os fluxogramas são encontrados em uma variedade de setores, desde desenvolvimento de software até manufatura e logística. Eles mapeiam processos e identificam oportunidades de otimização.

Eles também são usados na gestão de projetos para ajudar as equipes a entender a sequência de tarefas e as dependências entre elas.

Além disso, os fluxogramas documentam processos, o que é crucial para:

• Treinamento de novos funcionários

• Melhoria do controle de qualidade

• Cumprimento de regulamentos

• Compreensão de um processo de negócios

• Identificação de gargalos e ineficiências em um processo de negócios

Quando usar um fluxograma?

Os fluxogramas são úteis em uma variedade de situações para auxiliar no planejamento e na tomada de decisões.

Aqui estão alguns tipos comuns de fluxogramas e seus usos:

Fluxograma de processo

Use-o para: planejar um novo projeto, um processo básico ou mapear uma organização.

Ajuda a: informar melhor as decisões ao representar um processo passo a passo.

Usado principalmente por: engenheiros e designers de software. O modelo BPMN é um exemplo de fluxograma de processo.

Fluxograma de fluxo de trabalho

Use-o para: gerenciar fluxos de trabalho e mapear funções de negócios.

Padroniza procedimentos ao: integrar processos automatizados com tarefas manuais.

Usado principalmente por: gerentes de negócios e de projetos. Explore nossa categoria com modelos de fluxo de trabalho para saber mais.

Fluxograma com raias (swimlane)

Use-o para: gerenciar fluxos de trabalho em diferentes departamentos.

Aprimora processos colaborativos por: representar processos em diferentes partes de uma organização.

Usado principalmente por: equipes de diferentes áreas que precisam entender quando um processo depende de outro de uma área diferente. Veja esse exemplo de diagrama swimlane.

Fluxograma de fluxo de dados

Use-o para: estabelecer comunicação entre sistemas e usuários.

Ajuda a: embasar a tomada de decisão ao mostrar como os dados são processados em um fluxo.

Usado por: uma variedade de profissionais, desde engenheiros até profissionais de marketing. Um exemplo seria esse modelo de diagrama de fluxo de dados Azure.

Como criar um fluxograma em cinco etapas fáceis

Após você seguir esses cinco passos, verá que fazer um fluxograma pode ser muito fácil e intuitivo. Usando a ferramenta da Miro, você pode criar um fluxograma do zero ou usar um modelo de fluxograma, que terá algumas formas e setas pré-carregadas no board e pode te ajudar a sair daquele bloqueio inicial.

Etapa 1: Determine o propósito e o escopo do fluxograma

Definir o propósito e o escopo é crucial, pois ajuda a se concentrar no que deve estar no fluxograma e no que não deve. Isso também garante que o fluxograma represente com precisão o processo que está tentando retratar.

Por exemplo, será um fluxograma para mapear processos da linha de produção da sua indústria. Ou pode ser um fluxograma de algoritmo, para avaliar possíveis caminhos para hipóteses e suas consequências.

Conheça todos os modelos de fluxogramas da Miro para se inspirar.

Etapa 2: Identifique as etapas e a sequência do processo

Ao dividir um processo em etapas básicas menores lembre-se de envolver qualquer pessoa que efetivamente execute esse processo, assim você terá um mapeamento muito mais rico e prático. Isso também ajudará a identificar a sequência correta, evitar a omissão de etapas críticas ou adicionar etapas duplicadas que podem ser nomeadas de formas diferentes por membros da equipe.

Comece adicionando todas as etapas que precisam ser abordadas como formas (círculos, retângulos, etc) em um quadro em branco e comece a organizá-las na ordem correta. Ao criar fluxogramas padronizados, é bem importante ter conhecimento das formas que serão usadas para o seu mapa de processos.

Por exemplo, o BPMN e o UML são linguagens padronizadas para criação de diagramas e fluxogramas.

Etapa 3: Escolha os símbolos e formas apropriados

Depois de dispor todas as etapas, você precisará garantir que elas sejam representadas pela forma correta, como comentamos anteriormente. Você pode facilmente alterar as formas existentes em seu board da Miro para corresponder ao símbolo de fluxograma correto e ao que ele representa.

Etapa 4: Desenhe o fluxograma

Fazer o fluxograma em si é onde o processo criativo começa. Com as formas organizadas na sequência correta, comece a adicionar linhas de conexão e setas entre as etapas. Você pode adicionar rótulos às linhas de conexão e mover os elementos facilmente para ajustar a ordem conforme necessário – essa é a mágica de usar uma ferramenta automatizada online como a Miro, nós te ajudamos a alinhar formas e elementos, sem que você perca muito tempo.

Etapa 5: Teste e aprimore o fluxograma

Testar o fluxograma é importante para garantir que ele represente com precisão o processo desenhado. Reuna com outras pessoas envolvidas no processo (online ou presencialmente) e peça feedback diretamente em seu board da Miro. Seus colegas de trabalho podem comentar, editar e ajustar em tempo real com você tudo que for necessário para deixar o fluxograma mais preciso possível.

Outra vantagem de usar uma ferramenta online, é que esse fluxograma pode ser editado a qualquer momento e se ele estiver incorporado em manuais online ou banco de informações (como o Confluence ou um Google Docs), com as integrações da Miro, você terá sempre a última versão atualizada, sem se preocupar em ir manualmente e atualizar seu fluxograma em todos os locais que ele é mencionado.

Use a Miro para criar facilmente um fluxograma

Os fluxogramas são ferramentas poderosas que ajudam a comunicar visualmente informações complexas em um formato simples e fácil de seguir. Seguindo as etapas e estratégias simples descritas aqui, você pode dominar a arte de criar fluxogramas claros, concisos e informativos. Cadastre-se gratuitamente na Miro para começar hoje mesmo.