Cronograma

Cronogramas são ferramentas visuais para organizar atividades, pessoas, recursos e prazos sobre um projeto, seja ele pessoal ou profissional. São usados no meio empresarial para gerenciar a implementação de uma estratégia, proporcionando uma comunicação clara sobre os objetivos e resultados esperados para todos os envolvidos.

Confira nesse conteúdo tudo sobre cronogramas: o que é, como fazer, tipos, exemplos e modelos prontos editáveis, além dos benefícios de implementar essa ferramenta no seu dia a dia.

Criar um cronograma →

Organizar tarefas e atividades pode parecer simples a primeira vista. Todo mundo já fez pelo menos uma vez na vida uma listinha de tarefas em um bloquinho de papel para organização pessoal ou profissional. Mas o que fazer quando as tarefas se tornam mais complexas, com outras pessoas envolvidas e dependências entre si? Aí é que entra a necessidade de usar uma ferramenta mais profissional para criar um cronograma online que realmente funciona apoia o trabalho de todos. Vamos entender melhor?

O que é um cronograma?

Um cronograma é uma estrutura visual, geralmente em formato de calendário, que ajuda na organização e gerenciamento de atividades de um projeto, departamento ou evento. O termo cronograma se origina do grego, da junção de ‘khronos’, que significa tempo e 'gramma’ que se traduz em ‘algo que foi escrito ou desenhado' - o que já esclarece muito o seu uso: descrever algo a ser feito em um determinado período de tempo. Ele é uma ferramenta empresarial essencial que garante que todas as pessoas envolvidas entendam suas responsabilidades, tarefas designadas e prazos a serem cumpridos de forma clara e fácil.

Exemplo de Cronograma

O cronograma abaixo é um exemplo de cronograma de projeto disponível como modelo na Miro, ele é baseado no Modelo de Gráfico de Gantt. Ao criar sua conta, você pode selecionar esse modelo gratuitamente da nossa coleção e personalizar da forma como preferir, definindo datas, responsáveis, tarefas e muito mais.

Para que serve um cronograma?

Um cronograma bem elaborado pode ajudar a evitar atrasos e a garantir que as atividades sejam entregues dentro do prazo e orçamento estabelecido. Ele também ajuda a identificar possíveis riscos e a antecipar problemas, isso permite minimizar os custos e impactos que esses imprevistos poderiam causar no sucesso do projeto. Para ficar mais claro, listamos aqui pra que servem os cronogramas: 1. Planejar as atividades que precisam ser realizadas. 2. Organizar essas atividades em ordem cronológica, estabelecendo datas para o início e término de cada uma. 3. Definir a duração de cada tarefa, considerando a relação de dependência entre elas. 4. Estabelecer prazos intermediários para avaliar o progresso do projeto. 5. Identificar possíveis riscos e antecipar problemas, minimizando impactos negativos no andamento do projeto. 6. Evitar atrasos e manter o projeto dentro orçamento estabelecido. 7. Facilitar a comunicação e coordenação entre os membros do projeto - internos e externos. 8. Permitir que todos tenham uma visão geral das tarefas a serem realizadas e quando elas devem ser concluídas. Em resumo, um cronograma completo é essencial para qualquer projeto que busca ser organizado e bem-sucedido.

Tipos de cronograma

Agora que você já sabe o que é um cronograma e pra que ele serve, vamos conhecer os tipos de cronogramas mais usados:

Cronogramas com tempo determinado

Esses são cronogramas simples, que seguem um formato padrão de tempo determinado, são eles:

• cronograma diário: geralmente utilizados individualmente, para que cada pessoa organize sua própria rotina pessoal ou profissional no dia a dia. Também pode ser definido por um líder para que dê direcionamento a membros mais juniors da equipe. Possui um granularidade maior, definindo micro tarefas a serem realizadas no dia.

• cronograma semanal: o cronograma semanal também oferece uma visão mais detalhada das tarefas a serem realizadas por um indivíduo ou equipe. Nesse tipo de cronograma geralmente temos menos detalhes e mais um panorama do andamento das atividades.

• cronograma mensal: dependendo da ferramenta usada, é possível criar um cronograma mensal com muitos ou poucos detalhes. Esse tipo de cronograma é mais comumente usados por equipes e lideranças que precisam ter uma visão geral do que será feito em um ou mais meses. Na Miro, por exemplo, é possível criar um cronograma mensal que vá incluir cartões em cada dia com detalhes mais a fundo do que será realizado em termos de micro tarefas.

Cronogramas por método de gerenciamento

Os cronogramas apresentados a seguir, não se restringem a um prazo específico de acompanhamento. Você pode definir o que funciona para você ou sua equipe e estipular os marcos do projeto para acompanhamento. Por exemplo, se sua equipe se reúne a cada duas semanas para discutir o andamento do projeto, você pode estipular os prazos de 15 em 15 dias. Esses tipos de cronogramas seguem formatos diferentes. Não existe certo e errado, mas sim o que mais se adequa a sua necessidade. Não vamos entrar tão a fundo neles agora, porque vamos trazer mais detalhes abaixo com exemplos e modelos editáveis para você usar.

• gráfico ou diagrama de Gantt: um dos principais métodos de gerenciamento de projetos. Possui como principal característica apresentar visualmente as dependências da tarefas, facilitando também a alteração de marcos de todo o projeto, caso aconteça algum atraso.

• linha do tempo: um cronograma em formato de linha do tempo, foca mais em definir etapas do projeto seguindo uma linha do tempo clara e bem definida por marcos. Por exemplo, pode uma etapa durar 3 meses e a segunda 1 mês, por isso não segue um padrão de prazos.

• kanban: o formato de organização de tarefas por um quadro kanban é comum para times ágeis. Esse tipo de cronograma de atividades tem como característica definir um backlog de atividades e periodicamente, como por exemplo todo início de semana, determinar algumas dessas tarefas para produção e entrega.

• to do list: o mais tradicional dos tipos de cronogramas, pode ser feito online, em um papel ou um quadro branco físico. Nada mais é que uma lista de afazeres que pode ser organizado por ordem de prioridade ou datas.

A verdade é que o melhor tipo de cronograma é aquele que funciona para você. Busque o que se adapte ás suas necessidades e coloque em prática.

Como fazer um cronograma?

Para fazer um cronograma eficaz, é importante definir as atividades do projeto em ordem cronológica, estabelecendo datas para o início e término de cada uma. É necessário também considerar a duração de cada tarefa, levando em conta as interdependências entre elas. Além disso, é importante estabelecer marcos intermediários para avaliar o progresso do projeto e realizar ajustes, caso necessário.

1) Defina o tipo de cronograma

Comece por escolher o tipo de cronograma que mais se adequa as suas necessidades. Se é algo mais simples e de curto prazo, um quadro kanban ou to do list pode funcionar. Se for um projeto mais complexo, com muitos detalhes, considere usar um gráfico de Gantt.

2) Esboce o que precisa ser gerenciado

Use a lousa online infinita da Miro para começar a jogar suas ideias de atividades e tarefas. Use post its, bloco de texto ou o que preferir. O importante é pensar e anotar tudo que precisa ser feito e gerenciado. Não se preocupe nesse momento em determinar responsáveis e prazos, isso será definido nas próximas etapas, de qualquer forma, inclua seu time nessa etapa para que possam dar sugestões e identificar possíveis tarefas que você não viu.

3) Defina a EAP (Estrutura Analítica do Projeto)

Muito usada por gerentes de projeto, um modelo de EAP apresenta tudo que um projeto deve realizar. Ela organiza as tarefas em níveis, que possuem um % de entrega do projeto e somadas devem sempre dar 100%. Também é muito útil para dividir times grandes em pequenos grupos encarregados de certas etapas do projeto. Por exemplo, você pode ter um projeto para lançar uma nova funcionalidade, na qual 30% do cronograma deve ser realizado pelo time de UX, 40% pelo time de TI e os outros 30% pela equipe de marketing.

4) Comece a listar envolvidos e orçamento

Com as tarefas bem determinadas, está na hora de definir responsáveis. Essa etapa pode ser mais genérica, como definir um time, até mesmo mais detalhada como definir uma pessoa responsável por aquela atividade. Quanto mais definida a tarefa e a pessoa responsável, melhores resultados você terá. Isso acontece porque quando uma atividade fica 'solta’ para um time inteiro, você não terá clareza quem deverá ser cobrado sobre as entregas, resultados e possíveis gargalos que aparecerem. Em resumo, identifique um responsável por tarefa. Sobre o orçamento, também é essencial ter uma visão clara de como será a disponibilidade de recursos desde o planejamento do cronograma. Isso te ajudará a contabilizar melhor custos, identificar necessidades de compras de materiais e equipamentos. Lembre-se sempre de deixar uma parte do orçamento para extras e imprevistos.

5) Organize a ordem das atividades e sua duração

Pronto! Temos tarefas, responsáveis, prazos e recursos definidos. Está na hora de começar a organizar as atividades em seu cronograma. Nesse momento é muito importante contar com os envolvidos no projeto para fazer um planejamento preciso sobre tudo que será realizado. Comece organizando as tarefas em ordem sequencial ou concomitante. Em seguida, comece a definir os prazos de entrega para cada atividade.

6) Identifique possíveis riscos e problemas

Após finalizar essa etapa de organização, é importante mapear atividades ou questões que possam implicar no andamento do projeto. Elas não precisam estar dentro do seu cronograma, mas você pode por exemplo incluir notas em etapas específicas já prevendo essas questões. Podem ser por exemplo: - a aprovação das autoridades legais para o acontecimento de um evento - questões técnicas não previstas para o lançamento de um produto - atraso na entrega de um fornecedor - necessidade de recursos extras para a finalização de uma etapa

7) Revise seu cronograma

Tudo finalizado? Muito bem, antes de apresentar para as diretorias e começar a colocar em prática, dê um tempinho do seu cronograma, faça outras tarefas, descanse e separe um momento com a cabeça fresca para revisar seu cronograma. Com a mente menos viciada no cronograma, você pode identificar questões antes não vistas em seu cronograma. Faça uma boa revisão final e garanta que ele está mais próximo possível de um plano preciso, mas lembre-se, imprevistos podem acontecer. Por isso, ter uma versão do seu cronograma online e editável criado na ferramenta da Miro pode te poupar muita dor de cabeça se precisar atualizar seu planejamento.

8) Compartilhe

Comunicação clara e transparente é a chave para um cronograma eficaz. Todos precisam ter clareza sobre suas responsabilidades e como suas atividades impactam todo o projeto. Por isso, compartilhe facilmente seu board da Miro com a versão final do cronograma. Você pode usar as funcionalidades de @ menção para direcionar comentários a pessoas específicas ou incluir comentários sobre o cronograma, além de usar outros recursos da Miro para uma colaboração sem dificuldades.

Exemplos e modelos de cronogramas

Aqui você tem alguns exemplos de cronogramas e modelos que podem ser feitos na Miro para te dar mais inspiração ou simplesmente te ajudar a começar mais rápido.

Cronograma de atividades

Como falamos anteriormente, um cronograma de atividades pode ser tão simples ou complexo quanto necessário. Vai depender da quantidade de informações que você precisa incluir em seu cronograma.

Nesse exemplo trouxemos uma versão simplificada de uma lista de tarefas que uma pessoa deve realizar. Por ser um cronograma individual, você pode até mesmo incluir tarefas pessoais para ter uma visão do que precisa ser feito no dia ou semana. Use esse modelo de planner semanal da Miro e personalize de acordo com suas necessidades.

Cronograma de trabalho

Um cronograma de trabalho pode seguir a mesma lógica de um cronograma de atividades, mas geralmente contém informações mais detalhadas.

No exemplo acima, temos uma divisão semanal com os dias úteis, de segunda a sexta. As tarefas estão dispostas em cartões que contém informações como: - Título da tarefa - Descrição da tarefa - o que precisa ser feito - Responsável designado - Prazo da tarefa - Status

Cronograma de projetos

Um cronograma de projetos geralmente será mais complexo que outros tipos comuns. Nesse caso, indicamos usar o formato do gráfico de Gantt para criar seu cronograma, incluir todos os envolvidos, tarefas e dependências. Dessa forma, você terá uma ferramenta poderosa de gerenciamento de projetos.

O exemplo apresentado é baseado em um gráfico de Gantt online criado em nossa ferramenta. Na Miro é possível conectar tarefas e determinar suas interdependências, assim, caso uma tarefa atrase, as outras subsequentes podem ser atualizadas automaticamente conforme você altera a principal. Também é possível em cada cartão descrever as etapas da tarefa, status, prazos e mais.

Cronograma de eventos

Organizar eventos é mais complexo do que pode parecer. Para grandes eventos, é necessário começar seu planejamento com pelo menos 1 ano de antecedência, pois são diversas as etapas para realizar um evento de sucesso: desde a escolha do local, fornecedores, divulgação e até mesmo as rotinas para os dias do evento. Por isso é essencial fazer um planejamento e cronograma completo, para que todos possam visualizar o progresso do projeto e identificar problemas o quanto antes. Você pode usar o modelo de calendário anual da Miro para criar um panorama geral do plano, como abaixo:

Independente se seu evento é pequeno ou grande, você pode usar o seu mesmo board (ele é infinito!) do panorama geral e incluir também um gráfico de Gantt para incluir mais detalhes como etapas, responsáveis, prazos e tarefas. Será necessário dedicar um bom tempo e esforço no início, mas após essa primeira etapa de planejamento, será só uma questão de colocar as atividades em prática e solucionar possíveis problemas.

Cronograma de treinamentos

O importante em criar cronogramas para treinamentos é manter os participantes alinhados, sejam os professores e mentores ou alunos. Assim, todos tem uma visão do que será lecionado, quando e como eles podem dedicar mais tempo para uma sessão ou outra. Um cronograma de treinamentos também pode ser resumido ou mais complexo,

dependendo dos tópicos a serem abordados. Abaixo um exemplo de cronograma de treinamentos usando como base o modelo de tabela comparativa da Miro , mas você pode criar e personalizar seu cronograma da forma que achar melhor.

O interessante de usar a Miro como base de informações, é que o seu board de treinamento pode ser muito mais poderoso que somente um documento informativo, ele pode se tornar um espaço para feedbacks, para realização de workshops, sessões de brainstormings, dividir links de materiais e muito mais.

Cronograma de estudos

Seja no âmbito profissional ou pessoal, organizar sua rotina de estudos com um cronograma pode ser muito útil para ter mais motivação e ser mais produtivo ao longo dos dias e da semana. Isso porque, ao criar uma lista de tarefas diárias e ir aos poucos validando conforme vai cumprindo as atividades, vai te dar mais motivação para completar aquelas últimas tarefas do dia (que geralmente estamos mais cansados). Com certeza isso te ajudará a cumprir o planejamento diário e te fará dormir com a cabeça tranquila de um dia produtivo.

O exemplo de cronograma de estudos acima também foi feito com base na estrutura de tabela comparativa da Miro. Você pode ajustar com mais linhas ou colunas, personalizar com cores e imagens, acrescentar post its e emojis para deixar mais divertido e com a sua cara.

Benefícios de fazer um cronograma

Ter todas as atividades da sua equipe organizadas, com deadlines, definições de resultados e expectativas já são benefícios claros para te motivar a fazer um cronograma, não é mesmo? O que muitos não sabem é que existem outros benefícios não tão perceptíveis ao criar um cronograma. Neste artigo do nosso blog, exploramos essas vantagens ao criar um gráfico de Gantt, mas que também se aplicam a cronogramas, vamos lá:

Aumenta o senso de responsabilidade

Um cronograma claramente apresenta as responsabilidades de cada membro da equipe. Além disso, reforça a dependência entre as atividades e como um atraso pode prejudicar todo o sucesso do projeto. Isso ajuda a tornar as pessoas mais responsáveis por suas tarefas, já que eles conseguem ver como seu trabalho impacta o restante do projeto.

Melhora a precisão de um planejamento

Pode parecer mais fácil pensar em atividades e tarefas isoladas. Mas um cronograma completo, com toda as tarefas e envolvidos, ajuda a ter uma visão mais realista do que é necessário para completar todos os marcos do projeto. Além do que, apresenta visualmente tarefas que podem ser feitas ao mesmo tempo para agilizar o andamento do projeto.

Possibilita a definição de deadlines mais realistas

Dependendo da complexidade de um projeto, definir somente um deadline final sem ter visão do todo, pode acabar sendo um mero "chute". Isso porque a quantidade de tarefas, subtarefas, dependências, aprovações, pessoas envolvidas e outros requisitos podem ser enormes e definir a quantidade de tempo total, sem ter visão de cada etapa, pode ser um erro de principiante. Um cronograma bem feito te ajuda a ter uma visão real de cada etapa, e assim, do tempo total do projeto.

Mais flexibilidade para ajustes

Até os planos mais bem pensados podem fracassar. Felizmente, se algo acontecer, ter um cronograma online vai te ajudar a reajustar as velas e ter uma nova visão do marco final do projeto em alguns cliques.

Proporciona acessibilidade e transparência

Um cronograma é uma ferramenta poderosa. Ele transforma informações complexas em gráficos visuais fáceis de entender por todos. Um documento útil e que é de fácil entendimento é a chave para uma melhor comunicação e comprometimento do time.

O jeito mais fácil de fazer cronogramas online

Tão importante quanto planejar bem uma estratégia é implementá-la com sucesso. Use a ferramenta da Miro para criar seu cronograma online com uma modelo editável ou crie o seu próprio do 0 com poucos cliques.

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