PI Planning
A sessão de PI Planning na metodologia Ágil permite que as equipes alinhem sua visão, colaborem com outros membros e identifiquem seus objetivos. Ao final da sessão, as equipes Agile têm um plano de ação claro de como seguir os próximos passos. Continue lendo para saber mais sobre PI Planning ou comece o seu próprio agora mesmo com a Miro.
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O que é PI Planning?
PI Planning vem do inglês Program Increment Planning, que significa Planejamento de Incremento de Programa (PI) e é um evento ou reunião para criar uma visão compartilhada entre as equipes Ágeis. Durante todo o evento, os stakeholders, proprietários de projetos e equipes de projetos revisam seu Backlog de Programas. Eles identificam prioridades, analisam objetivos, identificam dependências e determinam a nova direção para o negócio. As organizações normalmente realizam estas reuniões a cada 8-12 semanas. Elas são geralmente distribuídas em 1-2 dias (embora as sessões virtuais tendam a ser mais curtas). Isto permite que as equipes tenham muito tempo para organizar intervalos, colaborar e discutir o novo plano de ação. Mas onde o Agile entra nisto, e o que é planejamento de PI em Agile? Na estrutura Ágil, o planejamento de PI permite que as equipes criem um Agile Release Train (ART). Um ART reúne as equipes para ajudá-las a tomar decisões embasadas e mais seguras sobre o futuro do desenvolvimento de produtos.
O que é SAFe PI planning?
O Scaled Agile Framework (SAFe) é uma estrutura para implementação de práticas Ágeis. Ela ajuda as equipes a se reunirem para revisar os mesmos produtos, resultados e objetivos-chave em uma escala empresarial. O quadro do programa SAFe é uma parte importante do PI planning Ágil. Na verdade, é a chave para uma sessão de PI (mais sobre isto mais adiante). Um quadro do programa SAFe mapeia datas de entrega, dependências, marcos e linhas de tempo.
Qual é o objetivo de um evento de PI planning?
Há muitos benefícios em fazer uma reunião de PI Planning com sua equipe. Os principais objetivos de um evento de PI planning são:
1. Alinhar equipes ágeis
A colaboração entre departamentos é complicada, especialmente para equipes distribuídas e remotas. Todos ficam na mesma página com uma reunião de PI planning - não importa de qual departamento são.
2. Definir metas claras
O PI planning delineia as metas e objetivos de sua empresa. Cada participante sabe qual é a meta final, por que ela é importante e como alcançá-la - muito além das atividades em um quadro kanban.
3. Construir confiança
O PI planning é um processo colaborativo. É uma ótima maneira para que as equipes Agile construam relacionamentos e desenvolvam confiança com outros membros da equipe.
4. Oferecer uma melhor experiência ao cliente
O planejamento de PI permite agilizar seus processos e garantir que suas equipes estejam alinhadas em toda a empresa. Como resultado, seus clientes obtêm uma experiência mais suave, mais eficiente e melhor de forma geral.
5. Tomar decisões rápidas
A tomada de decisões não é fácil para equipes grandes e interfuncionais. Use um evento de PI planning para reunir as equipes e tomar decisões rápidas e informadas.
6. Priorizar tarefas
Use uma sessão de PI planning para identificar as áreas mais importantes de seu trabalho e concentre-se nos itens de ação que o ajudarão a atingir seus objetivos.
Quem deve estar envolvido no PI planning?
Os seguintes membros da equipe formam um evento de PI planning:
Product Manager (Gerente de produto)
O Product Manager é responsável pela apresentação da visão do programa e de quaisquer etapas futuras. Eles revisam o esboço do plano para garantir que possam administrar efetivamente o fluxo de trabalho. Sua perspectiva também é valiosa para o processo de PI planning, principalmente porque eles entendem plenamente as necessidades do cliente. Sua contribuição garante que o objetivo e a direção do planejamento vai agregar valor ao usuário final.
Product Owner (Proprietário do produto)
Um Product Owner mantém e prioriza o backlog de produtos e se concentra no planejamento da iteração. Eles também são responsáveis por explicar as metas e visões da liderança ao resto da equipe. Além disso, eles são responsáveis pela elaboração dos objetivos da PI, pela avaliação do progresso e pela elaboração de relatórios sobre as principais métricas.
Release Train Engineer (RTE)
O Release Train Engineer (RTE) é o líder e o técnico do Agile Release Train (ART). Eles formam a liderança do conselho do planejamento de PI. Seu papel é planejar, gerenciar e facilitar o evento de PI planning.
Scrum master
O scrum master no PI planning gerencia e lidera os processos durante o evento e facilita a preparação com a RTE. Eles também revisam a capacidade da equipe, assegurando que ela possa concluir o trabalho necessário para atingir as metas e objetivos. O scrum master é responsável pela avaliação do tempo, identificando as dependências e abordando quaisquer ambiguidades durante as sessões de breakout.
Developers (Desenvolvedores)
Os desenvolvedores pesquisam, projetam, testam e mantêm sistemas de software. Durante o planejamento da PI, eles participam das sessões de breakout para ajudar a refinar as histórias dos usuários, identificar riscos e ajudar o product owner a finalizar os objetivos da PI.
Big room planning versus PI planning
Big room planning é outra palavra para PI planning, mas indica que a reunião da equipe é presencial. Hoje, muitas equipes optam por um formato híbrido para hospedar estas reuniões. Isto permite que equipes distribuídas possam facilmente assistir às sessões de onde quer que estejam. E quando as reuniões são online, as equipes podem gravar as sessões e revisá-las no futuro.
Mas organizar uma sessão de PI planning online tem lá seus desafios. Sediar uma reunião virtual pode ser difícil para os anfitriões, ainda mais quando se tem mais considerações a serem feitas do que um evento presencial. A tecnologia, por exemplo, é um grande fator a ser considerado. Se a tecnologia não funcionar ou não for eficiente, a reunião inteira pode ser um fracasso. As reuniões online também podem ser complicadas para os participantes. O foco em uma tela por longos períodos pode ser um desafio, levando a falta de concentração. Felizmente, existem ferramentas para te ajudar a superar estes desafios. Dê uma olhada na Miro, por exemplo. Se você optar por organizar uma sessão de PI planning online, uma ferramenta como Miro pode ajudar a planejar, gerenciar e executar sua reunião - assim como manter seus participantes engajados. Usar um espaço de trabalho digital personalizável e intuitivo permite que as equipes colaborem melhor online. Comece selecionando o modelo de planejamento de PI pronto e comece a salvar todas as informações discutidas em nossa lousa online. Para manter os participantes focados, use o timer para limitar o tempo gasto em cada sessão. Permita intervalos, e considere usar atividades quebra-gelo para manter as coisas leves e envolventes.
Como é a agenda de uma reunião de PI planning?
Uma agenda para uma sessão de PI planning bem sucedida deve incluir as seguintes informações:
Contexto empresarial
O proprietário do negócio começa descrevendo o estado atual do negócio. Eles compartilharão a visão da empresa para o futuro e descreverão como as soluções de negócios existentes atendem às necessidades atuais dos clientes.
Visão do produto/solução
O time de produto apresenta então a visão atual. Geralmente essa descrição envolve citar por exemplo quais são as próximas 10 funcionalidades do produto a serem desenvolvidas ou os itens mais urgentes no backlog de produtos. O gerente de produto então destaca quaisquer mudanças em relação à última sessão de planejamento PI.
Arquitetura, visão e práticas de desenvolvimento
O desenvolvedor (ou arquiteto de sistema) traça a visão da arquitetura, incluindo quaisquer mudanças ágeis de apoio às práticas de desenvolvimento.
Contexto de planejamento
A RTE apresenta o processo de planejamento e delineia os resultados esperados.
Divide-se a equipe
Os participantes se dividem em suas equipes para estimar a capacidade para cada iteração. As equipes então criam um plano preliminar delineando cada iteração. Esta sessão é cronometrada (use o Timer da Miro para administrar isto).
Esboce o plano de revisão
As equipes apresentam seus principais resultados do planejamento, incluindo sua capacidade, objetivos do PI, riscos e dependências. Outras equipes revisam todas as minutas dos planos e dão feedback.
Revisão da liderança e solução de problemas
Normalmente, os planos de PI apresentam desafios a serem superados, tais como escopo limitado, capacidade, recursos e dependências conflitantes. A liderança o gasta algum tempo descobrindo como enfrentar esses desafios. A RTE mantém esta reunião no caminho certo.
Riscos do programa
Antes de lançar qualquer nova iteração, é importante identificar os riscos potenciais. As equipes classificam esses riscos em uma das cinco categorias. A primeira categoria é Resolvido, o que significa que toda a equipe concorda que não há mais riscos. A segunda categoria é Propriedade, o que significa que alguém toma posse da gestão de um risco não resolvido. A terceira categoria é Aceito, que inclui riscos que são inevitáveis e que simplesmente precisam ser compreendidos e aceitos. A quarta categoria é Mitigados, onde as equipes descobrem como reduzir o impacto de um risco. Finalmente, a quinta categoria é Voto de Confiança. O voto de confiança no planejamento de PI permite que as equipes votem sobre o quão confiantes estão de que a equipe cumprirá os objetivos depois de enfrentar todos os riscos.
Retrabalhar o plano
As equipes então refazem seus planos e abordam os riscos potenciais para alcançar um nível de confiança mais alto possível.
Planejamento retrospectivo e seguindo em frente
Na etapa final da reunião, a RTE conduz uma breve retrospectiva. Eles cobrirão o que correu bem, o que não correu, e o que pode ser melhorado para a próxima sessão. O tempo que você atribui a cada uma dessas áreas depende de você. Não há certo ou errado, mas tenha em mente que é mais difícil para os membros da equipe manter o foco se eles estiverem participando virtualmente da reunião. Permita intervalos suficientes durante a sessão para mantê-los motivados e engajados.
Como se preparar para uma sessão de PI planning?
Siga estes três passos simples para se preparar para sua próxima sessão de planejamento de PI.
Execute atividades de pré-planejamento
Os eventos de planejamento pré-PI ajudam tudo a correr sem problemas no dia da sessão. Você se certificará de que todas as equipes estejam prontas para a sessão, que as pessoas necessárias tenham sido convidadas e que a tecnologia (ou local, se a reunião for presencial) esteja pronta. Aqui estão as três áreas-chave do planejamento pré-PI:
1. Prontidão organizacional
Isto envolve a preparação do escopo de planejamento para garantir que todos estejam preparados para a reunião. Também significa alinhar os tópicos com os profissionais de negócios antes da reunião para torná-los mais cientes possível e garantir que todas as funções críticas sejam atribuídas.
2. Prontidão de conteúdo
Para garantir uma visão clara para a reunião, as equipes precisam ter todo o conteúdo certo em mãos. Isto inclui o briefing executivo para definir o estado atual do negócio, um backlog de produtos atualizado, e o briefing de visão de arquitetura.
3. Prontidão logística
Organizar a logística é uma parte vital do planejamento de PI. Ela envolve o planejamento do local (em uma instalação ou online), o fornecimento da tecnologia correta e a escolha dos canais de comunicação corretos.
Então, quando o planejamento pré-PI é necessário? O ideal é que o planejamento pré-PI ocorra pelo menos quatro semanas antes do evento de PI planning real. Isto dá a todos tempo suficiente para planejar e organizar as informações e logística necessárias.
Entenda os inputs e outputs
Os itens que você precisará preparar antes da reunião são seus inputs. Eles são vitais para o sucesso de sua sessão de PI planning, por isso é importante saber exatamente o que eles são e como prepará-los. Aqui estão alguns exemplos de insumos ou inputs para PI Planning: Resumos executivos. Os resumos devem ser preparados com antecedência para alinhar as equipes e fornecer contexto para sua sessão. Roadmap e visão. Você precisa de uma definição clara da direção do negócio e da visão da gerência para o futuro. Backlog do programa. Prepare sua lista priorizada de características e funcionalidades do produto antes da reunião para que você possa discutir quais itens devem ser foco em suas próximas iterações. Agora, vamos olhar para os outputs. Os outputs são quaisquer resultados tangíveis de sua sessão de planejamento. Dois outputs do planejamento de PI indicam que a sessão foi um sucesso: Objetivos do PI definidos. O compromisso da equipe durante o planejamento da PI resultará em um conjunto de metas SMART que descrevem o que você pretende alcançar em suas próximas iterações. Cada equipe pode ter sua própria meta a ser focada, dependendo do que você discutiu durante a sessão. Um board de programa. Um quadro de programa delineia suas datas de entrega, dependências entre as equipes, marcos e uma cronologia dos eventos. Estes outputs marcam o final de sua sessão de PI planning. Eles guiarão suas futuras iterações e ajudarão suas equipes a atingir seus objetivos antes de voltar para uma nova reunião de planejamento PI.
Escolha a plataforma certa
Planejando realizar uma sessão de PI Planning? Você precisa de um software que funcione para você e sua equipe Agile. Se a plataforma não for boa, pode ser difícil realizar uma reunião de sucesso. Para encontrar a plataforma certa, pense nas funcionalidades necessárias para que sua reunião seja executada da maneira mais suave e eficiente possível. Aqui estão algumas sugestões: Bate-papo em vídeo de alta qualidade. Se os participantes estiverem disponíveis online, você precisa de uma plataforma de videochamada de alta qualidade. Dessa forma, todos podem vivenciar a reunião sem falhas na comunicação. Um espaço de trabalho colaborativo. Um espaço de trabalho virtual e colaborativo permite que as equipes trabalhem em conjunto durante toda a sessão. Usando um espaço de trabalho online, as equipes podem adicionar comentários, enviar mensagens e facilmente compartilhar informações com seus colegas de equipe. Um cronômetro. Mantenha suas reuniões nos trilhos usando um cronômetro. Isto ajuda as equipes a serem o mais concisas e produtivas possível durante a sessão.
Use a Miro para sua próxima sessão de PI Planning
Organizar um evento de planejamento PI não é uma tarefa fácil. Se sua preocupação é sobre como realizar uma sessão de PI planning, não se preocupe - com o software de planejamento correto, organizar o seu evento torna-se mais fácil. Simplifique todas as comunicações, acompanhe sua agenda e armazene todas as suas informações pré e pós-evento em um único local. Crie sua conta gratuitamente e use nosso modelo de PI Planning.