PI Planning

Há muitos benefícios em fazer uma reunião de PI Planning com sua equipe. Os principais objetivos de um evento de PI planning são:

A colaboração entre departamentos é complicada, especialmente para equipes distribuídas e remotas. Todos ficam na mesma página com uma reunião de PI planning - não importa de qual departamento são.

O PI planning delineia as metas e objetivos de sua empresa. Cada participante sabe qual é a meta final, por que ela é importante e como alcançá-la - muito além das atividades em um quadro kanban.

O PI planning é um processo colaborativo. É uma ótima maneira para que as equipes Agile construam relacionamentos e desenvolvam confiança com outros membros da equipe.

O planejamento de PI permite agilizar seus processos e garantir que suas equipes estejam alinhadas em toda a empresa. Como resultado, seus clientes obtêm uma experiência mais suave, mais eficiente e melhor de forma geral.

A tomada de decisões não é fácil para equipes grandes e interfuncionais. Use um evento de PI planning para reunir as equipes e tomar decisões rápidas e informadas.

Use uma sessão de PI planning para identificar as áreas mais importantes de seu trabalho e concentre-se nos itens de ação que o ajudarão a atingir seus objetivos.

Os seguintes membros da equipe formam um evento de PI planning:

O Product Manager é responsável pela apresentação da visão do programa e de quaisquer etapas futuras. Eles revisam o esboço do plano para garantir que possam administrar efetivamente o fluxo de trabalho. Sua perspectiva também é valiosa para o processo de PI planning, principalmente porque eles entendem plenamente as necessidades do cliente. Sua contribuição garante que o objetivo e a direção do planejamento vai agregar valor ao usuário final.

Um Product Owner mantém e prioriza o backlog de produtos e se concentra no planejamento da iteração. Eles também são responsáveis por explicar as metas e visões da liderança ao resto da equipe. Além disso, eles são responsáveis pela elaboração dos objetivos da PI, pela avaliação do progresso e pela elaboração de relatórios sobre as principais métricas.

O Release Train Engineer (RTE) é o líder e o técnico do Agile Release Train (ART). Eles formam a liderança do conselho do planejamento de PI. Seu papel é planejar, gerenciar e facilitar o evento de PI planning.

O scrum master no PI planning gerencia e lidera os processos durante o evento e facilita a preparação com a RTE. Eles também revisam a capacidade da equipe, assegurando que ela possa concluir o trabalho necessário para atingir as metas e objetivos. O scrum master é responsável pela avaliação do tempo, identificando as dependências e abordando quaisquer ambiguidades durante as sessões de breakout.

Os desenvolvedores pesquisam, projetam, testam e mantêm sistemas de software. Durante o planejamento da PI, eles participam das sessões de breakout para ajudar a refinar as histórias dos usuários, identificar riscos e ajudar o product owner a finalizar os objetivos da PI.

Big room planning é outra palavra para PI planning, mas indica que a reunião da equipe é presencial. Hoje, muitas equipes optam por um formato híbrido para hospedar estas reuniões. Isto permite que equipes distribuídas possam facilmente assistir às sessões de onde quer que estejam. E quando as reuniões são online, as equipes podem gravar as sessões e revisá-las no futuro.

Uma agenda para uma sessão de PI planning bem sucedida deve incluir as seguintes informações:

O proprietário do negócio começa descrevendo o estado atual do negócio. Eles compartilharão a visão da empresa para o futuro e descreverão como as soluções de negócios existentes atendem às necessidades atuais dos clientes.

O time de produto apresenta então a visão atual. Geralmente essa descrição envolve citar por exemplo quais são as próximas 10 funcionalidades do produto a serem desenvolvidas ou os itens mais urgentes no backlog de produtos. O gerente de produto então destaca quaisquer mudanças em relação à última sessão de planejamento PI.

O desenvolvedor (ou arquiteto de sistema) traça a visão da arquitetura, incluindo quaisquer mudanças ágeis de apoio às práticas de desenvolvimento.

A RTE apresenta o processo de planejamento e delineia os resultados esperados.

Os participantes se dividem em suas equipes para estimar a capacidade para cada iteração. As equipes então criam um plano preliminar delineando cada iteração. Esta sessão é cronometrada (use o Timer da Miro para administrar isto).

As equipes apresentam seus principais resultados do planejamento, incluindo sua capacidade, objetivos do PI, riscos e dependências. Outras equipes revisam todas as minutas dos planos e dão feedback.

Normalmente, os planos de PI apresentam desafios a serem superados, tais como escopo limitado, capacidade, recursos e dependências conflitantes. A liderança o gasta algum tempo descobrindo como enfrentar esses desafios. A RTE mantém esta reunião no caminho certo.

Antes de lançar qualquer nova iteração, é importante identificar os riscos potenciais. As equipes classificam esses riscos em uma das cinco categorias. A primeira categoria é Resolvido, o que significa que toda a equipe concorda que não há mais riscos. A segunda categoria é Propriedade, o que significa que alguém toma posse da gestão de um risco não resolvido. A terceira categoria é Aceito, que inclui riscos que são inevitáveis e que simplesmente precisam ser compreendidos e aceitos. A quarta categoria é Mitigados, onde as equipes descobrem como reduzir o impacto de um risco. Finalmente, a quinta categoria é Voto de Confiança. O voto de confiança no planejamento de PI permite que as equipes votem sobre o quão confiantes estão de que a equipe cumprirá os objetivos depois de enfrentar todos os riscos.

As equipes então refazem seus planos e abordam os riscos potenciais para alcançar um nível de confiança mais alto possível.

Na etapa final da reunião, a RTE conduz uma breve retrospectiva. Eles cobrirão o que correu bem, o que não correu, e o que pode ser melhorado para a próxima sessão. O tempo que você atribui a cada uma dessas áreas depende de você. Não há certo ou errado, mas tenha em mente que é mais difícil para os membros da equipe manter o foco se eles estiverem participando virtualmente da reunião. Permita intervalos suficientes durante a sessão para mantê-los motivados e engajados.

Siga estes três passos simples para se preparar para sua próxima sessão de planejamento de PI.

Os eventos de planejamento pré-PI ajudam tudo a correr sem problemas no dia da sessão. Você se certificará de que todas as equipes estejam prontas para a sessão, que as pessoas necessárias tenham sido convidadas e que a tecnologia (ou local, se a reunião for presencial) esteja pronta. Aqui estão as três áreas-chave do planejamento pré-PI:

Isto envolve a preparação do escopo de planejamento para garantir que todos estejam preparados para a reunião. Também significa alinhar os tópicos com os profissionais de negócios antes da reunião para torná-los mais cientes possível e garantir que todas as funções críticas sejam atribuídas.

Para garantir uma visão clara para a reunião, as equipes precisam ter todo o conteúdo certo em mãos. Isto inclui o briefing executivo para definir o estado atual do negócio, um backlog de produtos atualizado, e o briefing de visão de arquitetura.

Organizar a logística é uma parte vital do planejamento de PI. Ela envolve o planejamento do local (em uma instalação ou online), o fornecimento da tecnologia correta e a escolha dos canais de comunicação corretos.

Os itens que você precisará preparar antes da reunião são seus inputs. Eles são vitais para o sucesso de sua sessão de PI planning, por isso é importante saber exatamente o que eles são e como prepará-los. Aqui estão alguns exemplos de insumos ou inputs para PI Planning: Resumos executivos. Os resumos devem ser preparados com antecedência para alinhar as equipes e fornecer contexto para sua sessão. Roadmap e visão. Você precisa de uma definição clara da direção do negócio e da visão da gerência para o futuro. Backlog do programa. Prepare sua lista priorizada de características e funcionalidades do produto antes da reunião para que você possa discutir quais itens devem ser foco em suas próximas iterações. Agora, vamos olhar para os outputs. Os outputs são quaisquer resultados tangíveis de sua sessão de planejamento. Dois outputs do planejamento de PI indicam que a sessão foi um sucesso: Objetivos do PI definidos. O compromisso da equipe durante o planejamento da PI resultará em um conjunto de metas SMART que descrevem o que você pretende alcançar em suas próximas iterações. Cada equipe pode ter sua própria meta a ser focada, dependendo do que você discutiu durante a sessão. Um board de programa. Um quadro de programa delineia suas datas de entrega, dependências entre as equipes, marcos e uma cronologia dos eventos. Estes outputs marcam o final de sua sessão de PI planning. Eles guiarão suas futuras iterações e ajudarão suas equipes a atingir seus objetivos antes de voltar para uma nova reunião de planejamento PI.

Planejando realizar uma sessão de PI Planning? Você precisa de um software que funcione para você e sua equipe Agile. Se a plataforma não for boa, pode ser difícil realizar uma reunião de sucesso. Para encontrar a plataforma certa, pense nas funcionalidades necessárias para que sua reunião seja executada da maneira mais suave e eficiente possível. Aqui estão algumas sugestões: Bate-papo em vídeo de alta qualidade. Se os participantes estiverem disponíveis online, você precisa de uma plataforma de videochamada de alta qualidade. Dessa forma, todos podem vivenciar a reunião sem falhas na comunicação. Um espaço de trabalho colaborativo. Um espaço de trabalho virtual e colaborativo permite que as equipes trabalhem em conjunto durante toda a sessão. Usando um espaço de trabalho online, as equipes podem adicionar comentários, enviar mensagens e facilmente compartilhar informações com seus colegas de equipe. Um cronômetro. Mantenha suas reuniões nos trilhos usando um cronômetro. Isto ajuda as equipes a serem o mais concisas e produtivas possível durante a sessão.