Szablon zwinnej tablicy Agile
Wyświetlaj i synchronizuj zadania przechodzące pomiędzy etapami produkcji. Skorzystaj z tego szablonu zwinnej tablicy, aby śledzić postępy zespołu lub projektu.
Informacje o szablonie tablicy zwinnej
Niezależnie od tego, czy korzystasz z metodyki Kanban, czy Scrum, ten szablon zwinnej tablicy Agile zapewni łatwy sposób planowania i śledzenia zadań. Gotowy układ karteczek pomaga zespołowi w wizualizacji obciążeń roboczych oraz wydajniejszej współpracy na jednej tablicy.
Czym jest zwinna tablica?
Zwinna tablica to wizualna struktura używana do wyświetlania i synchronizowania zadań przechodzących między etapami produkcji. Zwykle stosuje się ją razem z dwiema najbardziej popularnymi zwinnymi strukturami rozwojowymi — Kanban i Scrum. Używana przez programistów i menedżerów projektów, zwinna tablica pomaga zarządzać obciążeniem pracą w elastyczny, transparentny i iteracyjny sposób.
Korzyści związane z używaniem zwinnej tablicy
1. Lepsza widoczność postępów
Pomyśl o zwinnej tablicy jako źródle prawdziwych informacji na temat pracy, którą należy wykonać. Dzięki temu wszystkie informacje o projekcie są widoczne dla wszystkich osób. Posiadanie jednej tablicy dla wszystkich zadań pozwala na bieżąco informować członków zespołu i stakeholderów o postępach i produktywności.
2. Określa oczekiwania dotyczące rezultatów
Sporządzenie listy zadań i robienie notatek na zwinnej tablicy pomaga ustalić, czego oczekuje się od każdej osoby i jakie ramy czasowe są związane z tymi oczekiwaniami. Wyraźne określenie oczekiwanych rezultatów zachęca do otwartej rozmowy na temat wszelkich nierealistycznych oczekiwań.
3. Efektywne przydzielanie zadań
Wizualna postać prezentacji obciążenia roboczego ułatwia przydzielanie właściwych zadań odpowiednim osobom. Należy pamiętać, że członkowie zwinnego zespołu zazwyczaj wybierają zadania, nad którymi chcą pracować. Wokół zadań na zwinnej tablicy toczy się kolektywna dyskusja. Nie stosuje się metody, gdzie jedna osoba rozdziela wszystkie zadania. Rejestracja do zadań pozwala zwinnemu zespołowi dzielić się obowiązkami w ramach całego projektu i wybierać zadania najlepiej dopasowane do umiejętności konkretnych osób.
4. Pomaga identyfikować problemy
Korzystanie ze zwinnej tablicy pomaga zidentyfikować wszelkie potencjalne wąskie gardła w procesie projektowym. Jeśli zadanie utknie w kolumnie „W toku”, ostrzega to menedżera projektu o potencjalnej blokadzie, która uniemożliwia lub spowalnia postęp.
5. Większa odpowiedzialność
Większa transparentność oznacza większą odpowiedzialność. Korzystanie z tablic zadań sprawia, że każda osoba odpowiada za pracę, której się podjęła. Przesuwając karteczki pomiędzy kolumnami przepływu pracy, każda osoba odpowiada za postępy w realizacji przydzielonych jej zadań.
6. Zwiększa koordynację w obrębie organizacji
Oprócz kolumn postępu, zwinna tablica może zawierać tory. Tory dzielą tablicę na sekcje, aby przedstawić pracę wykonywaną w wielu działach. Taka koordynacja organizacyjna promuje wydajność, gdyż nie dochodzi do duplikowania zadań i niczego się nie pomija.
Jak stworzyć zwinną tablicę?
1. Użyj szablonu zwinnej tablicy
Ten gotowy układ karteczek w siatce stanowi podstawę zwinnej tablicy. Jest w pełni konfigurowalny w zależności od potrzeb projektu, zadań i zespołu.
2. Zaproś uczestników
Zaproś do tablicy swój zespół, aby zaplanować zadania i śledzić dalsze postępy. Zapraszaj członków zespołu używając wiadomości e-mail lub komunikatora Slack albo utwórz łącze do zapraszania zespołu.
3. Dostosuj przepływ pracy do swoich potrzeb
Szablon zaczyna się od trzech kolumn postępu — „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Nazwy poszczególnych kolumn można dostosować w zależności od przepływu pracy. Jeśli przepływ pracy jest bardziej złożony, dodaj kolumny zgodnie z potrzebami.
Poziome pasy pomagają oddzielić i lepiej określić przepływ pracy. Szablon zawiera trzy tory, ale można je dodawać, usuwać lub edytować zgodnie z potrzebami. Używaj tych torów do przydzielania zadań do kategorii związanych z działami, zespołami lub różnymi rodzajami pracy.
4. Wypełnij zwinną tablicę swoimi treściami
Rozpocznij sprint, korzystając z karteczek w sekcji „Do zrobienia”. Wypełnij karteczki przeznaczonymi do realizacji zadaniami z backlogu. Upewnij się, że każdy członek zespołu wie, za jakie zadania odpowiada i z czym wiąże się każde zadanie.
5. Aktualizuj tablicę w miarę postępów w realizacji zadań
Codziennie śledź postępy i przesuwaj karteczki po zwinnej tablicy w miarę przemieszczania się zadań w obrębie przepływu pracy.
6. Omów problemy z zespołem
Pamiętaj, że tablica jest punktem wyjściowym do rozmów. Dodawaj komentarze, zadawaj pytania w celu uzyskania wyjaśnień i stale zastanawiaj się nad swoimi postępami.
7. Wizualnie zorganizuj zgłoszenia Jira
Przeciągaj zgłoszenia z Jira na szablon zwinnej tablicy, aby zespołowo nad nimi pracować lub zamień karteczki i karty Miro w karty Jira. Wszystkie informacje zostaną zaktualizowane w obu narzędziach, niezależnie od miejsca wprowadzania zmian.
Typowy przypadek użycia skutecznej zwinnej tablicy
Poniżej przedstawiono przykład, jak zespół programistów może wykorzystać zwinną tablicę do planowania i śledzenia projektu. W tym przykładzie zespół programistów opracowuje aplikację do dostaw jedzenia przy użyciu ram postępowania (struktury) Scrum.
Scrum Master pobiera szablon zwinnej tablicy. Ponieważ stosowane są ramy postępowania Scrum, zespół używa historii użytkownika do przydzielenia kategorii w obrębie swojej zwinnej tablicy. Następuje personalizacja tablicy w zakresie pięciu kolumn — „Historia”, „Do zrobienia”, „W toku”, „Testowanie” i „Zrobione”.
Przed każdym sprintem właściciel produktu i zespół scrumowy decydują, nad którymi historiami użytkownika będą pracować w danym sprincie. Na przykład: „Jako użytkownik chcę znaleźć pobliskie restauracje, aby móc zamówić jedzenie z dostawą pod mój adres”. Te historie użytkownika dodaje się do kolumny „Historia”. Na podstawie tych historii użytkownika następuje wypełnienie karteczkami (reprezentującymi zadania) kolumny „Do zrobienia”.
Oto dalszy podział każdej kolumny na tej zwinnej tablicy i sposób, w jaki każde zadanie przechodzi przez przepływ pracy:
Historia: Jest to kolumna zawierająca historię użytkownika. Historia użytkownika zapewnia zespołowi programistów kontekst dotyczący tego, co budują i dlaczego.
Do zrobienia: Ta kolumna zawiera wyłącznie konkretne zadania, nad którymi zespół zgodził się pracować podczas bieżącego sprintu.
W toku: Gdy członek zespołu rozpocznie pracę nad zadaniem, należy je przenieść do tej kolumny. Wszyscy członkowie zespołu będą wiedzieć, że ktoś już pracuje nad tym konkretnym zadaniem.
Testowanie: Ukończone zadania należy przenieść do tej kolumny, aby umożliwić sprawdzenie wyników pracy. Przykładowo trzeba przetestować wszystkie nowe funkcje w aplikacji do zamawiania jedzenia. Jeśli jakaś funkcja nie działa zgodnie z założeniami, dane zadanie (razem z odpowiednią karteczką) zostaje przesunięte z powrotem do kolumny „Do zrobienia”.
Zrobione: Jeśli nie są potrzebne dalsze zmiany, ukończone zadania są przenoszone do tej kolumny na końcu sprintu.
Po zakończeniu każdego sprintu w metodzie Scrum wszystkie karteczki powinny znajdować się w kolumnie „Zrobione”. Po zakończeniu retrospektywy sprintu wszystkie karteczki są usuwane, by oczyścić tablicę przed kolejnym sprintem.
Wskazówki dotyczące struktury zwinnej tablicy
Zwinne tablice mają zawsze przynajmniej trzy kolumny — „Do zrobienia”, „W toku” i „Zrobione”. Mogą jednak mieć więcej sekcji w zależności od projektu i tego, czy zespół korzysta z ram postępowania Scrum czy Kanban. Oprócz trzech podstawowych kolumn, tablica Scrum może przykładowo zawierać kolumnę „Historia” dla historii użytkownika.
Liczba sekcji zwinnej tablicy nie jest niczym ograniczona. Inne przykłady kolumn stosowanych na zwinnych tablicach:
Prośba
Gotowe do rozwoju
Rozwój w toku
Przegląd kodu
Gotowe do QA
W trakcie QA
Zaakceptowane
W wersji na żywo
Oprócz pionowych kolumn, zwinne tablice mogą zawierać poziome tory. Grupują one zadania według określonych kryteriów klasyfikacji. Niektóre popularne tory w zwinnych tablicach klasyfikują zadania według:
zespołów, działów lub konkretnych osób;
typu produktu;
projektu lub klienta;
pilności zadania.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon wizualnej mapy historyjki
Zastosowania:
Marketing, Desk Research, Mapping
Niektóre osoby lubią myśleć o wizualnej mapie historyjki jako o stylizowanej liście rzeczy do zrobienia. Jest to jednak o wiele potężniejsze narzędzie. Wizualne mapowanie historyjki umożliwia zespołowi zarządzania produktem wizualizację wielu wymiarów informacji.
Szablon 5 powodów
Zastosowania:
Design Thinking, Operations, Mapping
Czy jesteś gotowy dotrzeć do źródła problemu? Nie ma na to prostszego sposobu niż technika 5 powodów. Zacznij od zadania prostego pytania: Dlaczego problem wystąpił? Następnie zadaj je jeszcze cztery razy – do momentu aż odpowiedź stanie się jasna i będzie można zacząć pracować nad rozwiązaniem. Funkcje Miro wspierają to podejście: Możesz zadawać pytania członkom zespołu na czacie lub oznaczać ich @ w komentarzach, a także używać kolorowych karteczek, aby przywołać kwestie, które są kluczowe dla danego problemu.
Szablon wywiadu z użytkownikiem
Zastosowania:
Desk Research, Product Management
Wywiad z użytkownikiem to technika badań UX, w której badacze zadają użytkownikowi pytania na dany temat. Pozwala on zespołowi szybko i łatwo zbierać dane o użytkownikach i dowiedzieć się o nich więcej. Ogólnie rzecz biorąc, organizacje przeprowadzają wywiady z użytkownikami, aby zebrać podstawowe dane, zrozumieć, w jaki sposób osoby korzystają z technologii, zrobić zrzut interakcji użytkowników z produktem, zrozumieć cele i motywacje użytkowników oraz znaleźć punkty bólu użytkowników. Użyj tego szablonu do zapisywania notatek podczas wywiadu, aby upewnić się, że zbierasz dane potrzebne do stworzenia person.
Backlog ścieżki pomysłów
Zastosowania:
Design, Brainstorming, Agile Workflows
Backlog ścieżki pomysłów umożliwia wizualizację zaległości i ograniczenie liczby zaległych elementów u góry. W ten sposób można ustalać priorytety pozycji na liście bez konieczności angażowania się w niepotrzebne spotkania lub tworzenia zbyt dużego obciążenia operacyjnego. Aby skorzystać z backlogu ścieżki pomysłów, podziel ścieżkę na różne fazy lub potraktuj ją jak plan działania. Użyj backlogu ścieżki pomysłów jako modelu hybrydowego, który łączy plan działania i zaległości w jednym, łatwo przyswajalnym formacie.
Szablon przepływu pracy w produkcji
Zastosowania:
Agile Workflows, Agile Methodology, Project Management
Niezależnie od tego, czy tworzysz podcast, kampanię marketingową, program telewizyjny czy fragment treści, ustalenie przepływu pracy jest kluczowe. Przepływ pracy w produkcji tworzy wizualny przewodnik po różnych etapach procesu. Może być wykorzystywany do szkolenia nowych członków zespołu lub przedstawiania wysokopoziomowego przeglądu stakeholderom. Chociaż przepływy pracy różnią się w zależności od zespołu i firmy, zazwyczaj zawierają informacje o tym, kim są stakeholderzy, jak przeprowadza się burzę mózgów, jak wygląda oś czasu i jakich zasobów potrzebujesz, aby odnieść sukces.
Szablon SIPOC
Zastosowania:
Agile Methodology, Strategic Planning, Mapping
Diagram SIPOC mapuje proces na wysokim poziomie, identyfikując potencjalne luki między dostawcami a specyfikacjami wejściowymi oraz między klientami a specyfikacjami wyjściowymi. SIPOC identyfikuje pętle sprzężenia zwrotnego i prognozowania między klientami, dostawcami i procesami oraz pobudza zespół do myślenia w kategoriach przyczynowo-skutkowych.