Szablon agendy spotkania zespołu

O szablonie agendy spotkania zespołu

Poświęcenie czasu dla zespołu jest ważne, aby pomóc w podejmowaniu decyzji, ustalaniu priorytetów i wspólnym podążaniu w tym samym kierunku. Nieprzerwane spotkania zespołu z agendą mogą pomóc zespołowi:

• Przegląd postępów w kontekście zespołowych OKR (celów i kluczowych rezultatów)

• Udostępnij istotne aktualizacje projektów

• Omów problemy związane z produktywnością lub postępami oraz potencjalne rozwiązania

• Przeprowadzaj burzę mózgów dla pomysłów lub projektów

• Doceniaj indywidualne wysiłki i świętuj zwycięstwa zespołu

Ten szablon agendy spotkania zespołu można dostosować do każdej funkcji lub działu – od śledzenia wskaźników, przez kampanie marketingowe, po planowanie sprintu.

Czym jest agenda spotkania zespołu?

Agendy spotkań zespołu dodają harmonogram i strukturę do przydzielonego czasu, gdy potrzebujesz udostępnić informacje i współpracować z zespołem. Pozwalają także zespołowi na uzgodnienie celów, tematów do omówienia, zadań do wykonania oraz ustalenie, kto poprowadzi kolejne kroki. Typowa agenda spotkania zespołu będzie zawierać:

• Planowanie szczegółów, takich jak data, godzina, miejsce i kto powinien uczestniczyć

• Osoba prowadząca spotkanie

• Tematy do omówienia

• Zadania do wykonania

Upewnij się, że przed spotkaniem skontaktujesz się z zespołem lub bezpośrednimi podwładnymi, aby uzyskać opinie na temat najistotniejszych punktów do dyskusji. 

Nawet jeśli tylko pytasz zespół o to, o czym chciałby porozmawiać, o bieżące statusy projektów lub cokolwiek, czym chcieliby się podzielić, to pomoże wszystkim poczuć się wysłuchanymi i doceni to, że mieli swój wkład w agendę spotkania. 

Stwórz własną agendę spotkania

Przygotowanie własnej agendy spotkania jest proste. Zacznij od wybrania szablonu agendy spotkania zespołu, a następnie wykonaj następujące kroki, aby go dostosować:

1. Nadaj nazwę spotkaniu. Czy Twoje spotkanie to synchronizacja zespołu? Retrospektywa? Warsztat? Przygotuj grupę do spotkania, informując ich, jakiego rodzaju będzie to spotkanie.

2. Zrób notatki ze spotkania. Określ, ile czasu poświęcisz na różne części spotkania.

3. Wyrównanie strategiczne. Określ, kto prowadzi spotkanie, i wpisz ich imię lub imiona do szablonu. Wyznacz jasne cele i ustalenia oraz dodaj wszelką istotną dokumentację do spotkania.

4. Udokumentuj punkty do omówienia. Użyj szablonu, aby przypisać tematy do omówienia uczestnikom i wskazać ich pory czasowe. 

5. Rozpocznij spotkanie i zacznij dodawać notatki. Zacznij robić notatki z tego, co omawiano podczas spotkania. Aby pozostać na właściwej drodze, spróbuj z czasomierzem, używając odliczania Miro.

6. Zapisz wynik. Udokumentuj i przypisz kolejne kroki odpowiedniemu członkowi zespołu. Ustal priorytety zadań, które przyniosą największy wpływ i zwrot z inwestycji. Nadaj każdemu członkowi zespołu odpowiedzialność za zarządzanie konkretnymi zadaniami poza spotkaniem. 

Wskazówka eksperta: Podsumuj i podejmij kolejne kroki. Staraj się zakończyć pozytywnie, z jasnymi zadaniami do wykonania i wnioskami do zapamiętania. To podejście da każdemu członkowi zespołu coś do wykonania i monitorowania aż do następnego spotkania.