Szablon raportu statusu

Informacje o szablonie raportu statusu

Raport statusu powinien idealnie dowodzić, że z czasem zaszła zmiana. Chcesz nakreślić bieżący stan swojego projektu? To brzmi jak raport statusu projektu.

Raport statusu podkreśla i przedstawia łańcuch zdarzeń projektu. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, możesz użyć tego raportu do prowadzenia historycznej dokumentacji osi czasu projektów. W idealnym przypadku każdy stakeholder projektu powinien móc spojrzeć na raport statusu i odpowiedzieć na pytanie: „Gdzie jesteśmy i jak się tutaj dostaliśmy?”

Ten szablon to tylko punkt wyjścia. Możesz także dostosować nazwę tego szablonu zgodnie z wartościami zespołu lub zachowaniami, które chcesz priorytetowo traktować, na przykład „raport postępu”, „raport o sytuacji” lub „raport wdrożeniowy”. 

Czym jest raport statusu?

Raport statusu podsumowuje, jak Twój projekt postępuje w porównaniu do planowanego harmonogramu lub założonego wyniku. Może zawierać podsumowanie projektu lub inicjatywy, daty dostaw oraz wszelkie przeszkody lub niezrealizowane zadania do wykonania.

Może to być szybki i systematyczny sposób na:

• Zachęć stakeholderów do zaangażowania

• Uczyń postęp kamieni milowych przejrzystym 

• Zidentyfikuj i popraw przeszkody zanim wystąpią

Kiedy używać raportu statusu

Raport statusu może być cotygodniowy lub comiesięczny na poziomie dyrektora generalnego lub zespołu. Jak często wysyłasz raport statusu, zależy od tego, kto potrzebuje być świadomy wyróżnionych kamieni milowych i osiągnięć Twojego zespołu. 

Tygodniowy raport statusu jest zazwyczaj tworzony w krótkim czasie dla zespołu, jego menedżera i kluczowego stakeholdera. 

Miesięczny raport statusu może uspokoić menedżerów wyższego szczebla, że projekty pozostają pod kontrolą. Informacje wysokiego poziomu mogą obejmować poziomy zaufania, osi czasu oraz zagrożenia lub przeszkody. Nie powinno być niespodzianek, niezależnie od tego, czy są to problemy, czy duże sukcesy.

Raport statusu na poziomie dyrektora generalnego zapewnia poparcie i widoczność ze strony najwyższego szczebla firmy. Możesz dołączyć sekcję z często zadawanymi pytaniami (FAQ), aby pokazać, jak Twój zespół proaktywnie odpowiada na pytania. 

Dla zapracowanych zespołów obsługujących wiele projektów, osobny miesięczny raport statusu zespołu może skupiać się na alokacji zasobów. Takie podejście może pomóc menedżerom przyporządkować czas i zasoby odpowiednim osobom do właściwych projektów.  

Utwórz własny raport statusu

Tworzenie własnych raportów statusu jest łatwe. Nieskończona plansza Miro to doskonałe miejsce do tworzenia i udostępniania ich. Zacznij od wybrania szablonu raportu statusowego, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własny.

1. Doprecyzuj cele swojego projektu

Obejmuje to tematy projektu, kamienie milowe, rezultaty oraz członków zespołu, którzy będą zaangażowani. Zadawaj też pytania: „Jak mierzymy sukces? Jakie wyzwania możemy napotkać? Czego powinniśmy się z tego nauczyć?”

2. Ustal swoje Cele i Kluczowe Rezultaty (OKR)

Utrzymuj rzeczy w ramach czasowych i bądź przejrzysty przy wypełnianiu szczegółów: jakie są kluczowe cele dla ustalonego przedziału czasowego? Jeśli jeszcze nie ustalono OKR-ów zespołu, wypróbuj nasz szablon [link do szablonu OKR tutaj].

3. Zaangażuj swój zespół

Zaproś swój zespół do współpracy nad szablonem, aktualizując status i uzupełniając informacje w zależności od ich odpowiedzialności. Co jest na dobrej drodze? Co jest zagrożone? Jakie zadania są ukończone? Co będzie wkrótce?

4. Wprowadzaj zmiany zgodnie z potrzebami wraz z zespołem

Zachęć członków zespołu do udostępnienia raportu o statusie wszystkim. Możesz połączyć się z innymi dokumentami lub zasobami dla inspiracji lub wyróżnić czyjś wkład za pomocą karteczki. Po zakończeniu projektu wyślij końcowy raport podsumowujący do zespołu.