Szablon analizy stakeholderów

O szablonie analizy stakeholderów

Podczas planowania i realizacji projektu istotne jest zarządzanie swoimi stakeholderami. Może to być każdy, kto potencjalnie ma wpływ na dany projekt. Możesz spodziewać się, że w pewnym momencie kariery Twoja organizacja będzie mieć zewnętrznych i wewnętrznych stakeholderów.

Zewnętrzni stakeholderzy to klienci, wpływowi liderzy branżowi, eksperci w danej dziedzinie oraz liderzy społeczności, podczas gdy wewnętrzni stakeholderzy to zespoły i członkowie zespołów, kadra zarządzająca oraz działy. Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów.

Czym jest analiza stakeholderów?

Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie tych oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które mają udział w programie lub procesie. W typowej analizie stakeholderów priorytetyzujesz stakeholderów na podstawie ich wpływu na projekt i starasz się zrozumieć, jak najlepiej z nimi współpracować na przestrzeni całego projektu.

Kiedy użyć szablonu analizy stakeholderów

Przeprowadź analizę stakeholderów tak wcześnie w projekcie, jak to możliwe. W większości przypadków Twoi stakeholderzy będą dostarczać istotne informacje i zasoby przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest, aby uzyskać wczesne poparcie i upewnić się, że są oni zaangażowani w projekt oraz że nie ma konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.

Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na początku, nigdy nie jest za późno, aby zacząć. Dostosowanie i komunikacja ze stakeholderami w całej organizacji są kluczowe dla zabezpieczenia sukcesu Twojego projektu.

Twórz własną analizę stakeholderów

Tworzenie własnej analizy stakeholderów jest łatwe. Platforma wirtualnej współpracy Miro to idealne miejsce do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć własną.

1. Rozpocznij identyfikację stakeholderów

Zastanów się nad stakeholderami, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, wykorzystuje wizualną mapę macierzy 2 na 2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na takich o dużej sile i dużym zainteresowaniu, o dużej sile i małym zainteresowaniu, o małej sile i dużym zainteresowaniu oraz o małej sile i małym zainteresowaniu. Ten format ułatwia podjęcie decyzji o tym, którym stakeholderom należy nadać priorytet. Sporządź listę, ale nie przejmuj się jeszcze wypełnianiem macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderzy mogą obejmować organizacje i zespoły, a także osoby indywidualne.

2. Pogrupuj swoich stakeholderów według kategorii

Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów, a następnie zidentyfikuj indywidualnych stakeholderów w tych grupach. To pomoże ci skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według ich zainteresowań, na przykład tych, którzy są zainteresowani wpływem finansowym projektu lub tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu projektu.

3. Ustal priorytety wśród stakeholderów

Teraz możesz rozpocząć mapowanie zainteresowania i wpływu stakeholderów na samej macierzy stakeholderów. Zastanów się nad stakeholderami, którzy prawdopodobnie z entuzjazmem wesprą Twój projekt, oraz nad tymi, którzy mogą świadomie lub nieświadomie działać jako blokery. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Określ, czy powinni otrzymywać codziennie raporty dotyczące projektów, w które są zaangażowani, czy ich rolą jest tylko monitorowanie postępów, czy po prostu muszą być informowani o projekcie. Wiele zespołów uważa, że ​​rysowanie linii łączących stakeholderów o współzależnościach jest pomocne. Pamiętaj też, że priorytety mogą ulec zmianie w miarę rozwoju projektu i zawsze można powrócić do analizy później.

4. Przeanalizuj swoją listę stakeholderów

Gdy macierz analizy stakeholderów jest już gotowa, należy jak najszybciej z niej skorzystać, omawiając ją z zespołem. Przejrzyj listę stakeholderów i zadaj sobie następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i jaką metodę powinniśmy stosować? Co motywuje tego stakeholdera do uczestnictwa w tym projekcie?