Szablon analizy stakeholderów
Zidentyfikuj stakeholderów i przypisz ich do odpowiedniego planu komunikacji.
O szablonie analizy stakeholderów
Podczas planowania i realizacji projektu istotne jest zarządzanie swoimi stakeholderami. Może to być każdy, kto potencjalnie ma wpływ na dany projekt. Możesz spodziewać się, że w pewnym momencie kariery Twoja organizacja będzie mieć zewnętrznych i wewnętrznych stakeholderów.
Zewnętrzni stakeholderzy to klienci, wpływowi liderzy branżowi, eksperci w danej dziedzinie oraz liderzy społeczności, podczas gdy wewnętrzni stakeholderzy to zespoły i członkowie zespołów, kadra zarządzająca oraz działy. Zarządzanie stakeholderami jest integralną częścią ukończenia projektu na czas i spełnienia oczekiwań. Oto jak możesz sobie pomóc, wykorzystując analizę stakeholderów.
Czym jest analiza stakeholderów?
Analiza stakeholderów umożliwia spełnienie tych oczekiwań i ukończenie projektów na czas poprzez identyfikację osób, grup i organizacji, które mają udział w programie lub procesie. W typowej analizie stakeholderów priorytetyzujesz stakeholderów na podstawie ich wpływu na projekt i starasz się zrozumieć, jak najlepiej z nimi współpracować na przestrzeni całego projektu.
Kiedy użyć szablonu analizy stakeholderów
Przeprowadź analizę stakeholderów tak wcześnie w projekcie, jak to możliwe. W większości przypadków Twoi stakeholderzy będą dostarczać istotne informacje i zasoby przez cały czas trwania projektu. Dlatego ważne jest, aby uzyskać wczesne poparcie i upewnić się, że są oni zaangażowani w projekt oraz że nie ma konfliktów, które mogłyby negatywnie wpłynąć na oś czasu.
Nawet jeśli nie uda Ci się przeprowadzić analizy stakeholderów na początku, nigdy nie jest za późno, aby zacząć. Dostosowanie i komunikacja ze stakeholderami w całej organizacji są kluczowe dla zabezpieczenia sukcesu Twojego projektu.
Twórz własną analizę stakeholderów
Tworzenie własnej analizy stakeholderów jest łatwe. Platforma wirtualnej współpracy Miro to idealne miejsce do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu analizy stakeholderów, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć własną.
1. Rozpocznij identyfikację stakeholderów
Zastanów się nad stakeholderami, którzy powinni być zaangażowani w ten projekt. Większość analiz stakeholderów, w tym ten szablon, wykorzystuje wizualną mapę macierzy 2 na 2. Macierz analizy stakeholderów dzieli stakeholderów na takich o dużej sile i dużym zainteresowaniu, o dużej sile i małym zainteresowaniu, o małej sile i dużym zainteresowaniu oraz o małej sile i małym zainteresowaniu. Ten format ułatwia podjęcie decyzji o tym, którym stakeholderom należy nadać priorytet. Sporządź listę, ale nie przejmuj się jeszcze wypełnianiem macierzy stakeholderów. Pamiętaj, że stakeholderzy mogą obejmować organizacje i zespoły, a także osoby indywidualne.
2. Pogrupuj swoich stakeholderów według kategorii
Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, zacznij od organizacji i zespołów, a następnie zidentyfikuj indywidualnych stakeholderów w tych grupach. To pomoże ci skuteczniej komunikować się z tymi grupami. Następnie pogrupuj stakeholderów według ich zainteresowań, na przykład tych, którzy są zainteresowani wpływem finansowym projektu lub tych, którzy są niezbędni do ostatecznego przeglądu projektu.
3. Ustal priorytety wśród stakeholderów
Teraz możesz rozpocząć mapowanie zainteresowania i wpływu stakeholderów na samej macierzy stakeholderów. Zastanów się nad stakeholderami, którzy prawdopodobnie z entuzjazmem wesprą Twój projekt, oraz nad tymi, którzy mogą świadomie lub nieświadomie działać jako blokery. Następnie umieść każdego stakeholdera w macierzy. Określ, czy powinni otrzymywać codziennie raporty dotyczące projektów, w które są zaangażowani, czy ich rolą jest tylko monitorowanie postępów, czy po prostu muszą być informowani o projekcie. Wiele zespołów uważa, że rysowanie linii łączących stakeholderów o współzależnościach jest pomocne. Pamiętaj też, że priorytety mogą ulec zmianie w miarę rozwoju projektu i zawsze można powrócić do analizy później.
4. Przeanalizuj swoją listę stakeholderów
Gdy macierz analizy stakeholderów jest już gotowa, należy jak najszybciej z niej skorzystać, omawiając ją z zespołem. Przejrzyj listę stakeholderów i zadaj sobie następujące pytania: Jakich zasobów potrzebujesz od tego stakeholdera? Jak często powinniśmy się z nimi komunikować i jaką metodę powinniśmy stosować? Co motywuje tego stakeholdera do uczestnictwa w tym projekcie?
Jaki jest cel analizy stakeholderów?
Celem przeprowadzenia analizy stakeholderów jest pomoc w koordynacji i lepszej komunikacji ze stakeholderami. Jest to ważne, aby zapewnić realizację osi czasu projektów oraz zarządzanie oczekiwaniami stakeholderów według ich poziomu zaangażowania, wpływu i zainteresowania. Skorzystaj z szablonu analizy stakeholderów Miro, aby uzyskać gwarancję, że nic nie zostanie pominięte, jeśli chodzi o osoby i grupy istotne dla twojego projektu.
Jakie 4 etapy składają się na proces analizy stakeholderów?
Analiza stakeholderów składa się z czterech etapów: 1) Identyfikacja stakeholderów, 2) Pogrupowanie stakeholderów według kategorii, 3) Nadanie stakeholderom priorytetów i naniesienie ich na macierz analizy stakeholderów według ich wpływu oraz zainteresowania, oraz na koniec 4) Analiza listy interesariuszy z zespołem, aby ustalić plan działania. Zrealizowanie tych czterech etapów analizy stakeholderów powinno zapewnić Tobie i Twojemu zespołowi dobre zrozumienie wszystkich waszych stakeholderów. Powinno być teraz również jasne, jak najlepiej komunikować się z każdym stakeholderem, jak zarządzać oczekiwaniami i łagodzić wszelkie opóźnienia, w sytuacji, gdzie mogą występować zależności.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon raportu statusu
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Dokumentacja, Planowanie strategiczne
Raport o stanie dostarcza zrzut pokazujący, jak coś się dzieje w określonym czasie. Możesz przygotować raport o stanie dla projektu, zespołu lub sytuacji, pod warunkiem że podkreśla on i przedstawia przebieg wydarzeń w projekcie. Jeśli jesteś kierownikiem projektu, możesz użyć tego raportu do prowadzenia historycznych zapisów osi czasu projektu. Idealnie, każdy stakeholder projektu powinien być w stanie spojrzeć na raport o stanie i odpowiedzieć na pytanie: „Gdzie jesteśmy i jak się tu znaleźliśmy?” Użyj tego szablonu jako punktu wyjścia do podsumowania, jak coś postępuje w stosunku do planowanego scenariusza lub wyniku.
Szablon propozycji projektu
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Dokumentacja, Planowanie projektu
Dla każdego rodzaju projektu szablon Propozycja projektu może być kluczowym krokiem w celu doprecyzowania kontekstu, celów i zakresu projektu, aby uzyskać poparcie stakeholderów. Propozycja projektu określa, co chcesz osiągnąć, jakie są Twoje cele i jak planujesz je zrealizować. Ogólnie rzecz biorąc, propozycja projektu dostarcza czytelnikowi kontekstu dotyczącego projektu, wyjaśnia, dlaczego jest on ważny, oraz wymienia działania, które zostaną podjęte, aby go zrealizować. Propozycje projektowe mają wiele zastosowań. Często firmy wykorzystują propozycje projektowe, aby uzyskać poparcie zewnętrzne od darczyńcy lub zewnętrznego stakeholdera. Wiele firm sporządza jednak propozycje projektowe także dla wewnętrznego poparcia.