Warsztat tworzenia planu usługi

Tablica służy do wspólnego tworzenia przez zespół planów usługi na różnym poziomie szczegółowości. 

Czym jest plan projektu?

Plan projektu to narzędzie operacyjne, które wizualizuje komponenty usługi w wystarczającym stopniu, aby je analizować, wdrażać i doskonalić. Plany projektów pokazują współdziałanie ludzi, punktów styku, procesów i technologii zarówno na scenie (co widzą klienci), jak i za kulisami (co jest ukryte). 

Stworzyliśmy ten szablon, aby pomóc zespołom zdalnym i rozproszonym zbudować obraz ich obecnego lub przyszłego stanu usług. W Xero używamy tej serii szablonów przez ponad 180 godzin warsztatów w wielu krajach, z udziałem ponad 100 osób – uważamy więc, że działają dobrze! 

Na tej tablicy zawarte są działania na przełamanie lodów, plansza kontekstowa, mapa empatii, plany działań (koncepcja, którą stworzyliśmy do uchwycenia przejść usług niezbędnych do zmiany z obecnego stanu na stan docelowy) oraz matryca opinii z warsztatów. Dołączyliśmy dwa unikalne szablony planu usługi: jeden uproszczony i jeden bardziej szczegółowy, więc wybierz szablon, który najlepiej Ci odpowiada! 

Kluczowe powody do użycia planu projektu

• Wizualny i przejrzysty – Wizualizowanie usług za pomocą planów projektów pomaga nam zrozumieć wszystkie ruchome części — ich interakcje, zależności i relacje z produktami. Wizualne przekazywanie tej wiedzy współpracownikom i stakeholderom przekształca abstrakcyjny koncept w coś namacalnego i ułatwia opowiedzenie tej historii.

• Wyrównanie procesu od początku do końca, działając międzydziałowo – plany projektów zapewniają wspólne zrozumienie, jak funkcjonują Twoje usługi. Jest to szczególnie wartościowe, gdy zespoły i grupy robocze (zarówno lokalnie, jak i globalnie) łączą siły, aby zrealizować wizję usługi. Plany projektów pomagają zapewnić, że gdy wszystkie części doświadczenia zostaną skonstruowane, pasują do siebie zgodnie z założeniami.

• Identyfikacja możliwości - mając wgląd w ludzi, procesy i technologie, łatwo jest zidentyfikować, co działa dobrze, a co nie. Plany projektów mogą łatwo pozwolić nam zmapować, jak wewnętrzne procesy i procedury powodują problemy dla klientów i wewnętrznie. Dzięki temu spojrzeniu, plany projektów tworzą jedną roadmapę w poprzek strumieni wejścia na rynek, aby działać w oparciu o doświadczenia, a nie silosy czy działy.

• Tworzenie prototypów - Planowanie projektu usługi to świetny proces do szybkiego prototypowania dostarczania usług w niskiej wierności. Plany projektów mogą być używane jako kanwy do utrwalania obserwacji i eksplorowania wykonalności biznesowej oraz operacyjnej dla różnych rozwiązań. Plany projektów mogą być również używane jako skrypty do ułatwienia i wizualizacji przepływu klientów oraz architektury doświadczenia usługi.

Poziom powiększenia: od helikoptera do mikroskopu

Plany projektów są zaprojektowane tak, aby można je było czytać na różnych poziomach powiększenia – od widoku makro, czyli widoku „z helikoptera”, do widoku mikroskopowego, szczegółowego.

Widok z helikoptera zawiera wystarczające informacje do nakreślenia grupy docelowej, odcinka i kroków, które muszą wykonać, aby zrealizować działania.

Najbardziej szczegółowy, mikroskopowy widok jest na poziomie punktu styku. Na tym etapie można dokładnie zobaczyć, jak klient wchodzi w interakcję z produktem lub usługą, jakie zespoły lub osoby są zaangażowane w tę interakcję i gdzie się ona znajduje w szerszym kontekście, który klient stara się osiągnąć.

Plany projektów to żywe dokumenty w Miro, są cyfrowe, aby zachować dokładność. To Twoja odpowiedzialność, by utrzymać je w takim stanie, aby były dla nas użyteczne teraz i w przyszłości.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak ukończyliśmy projekt, do którego użyliśmy tego pierwotnego szablonu, możesz również przeczytać nasz dwuczęściowy artykuł na temat Przyszłość prowadzenia: cyfrowe planowanie projektów na globalną skalę.