Szablon przepływu pracy
Określ podstawowe kroki potrzebne do ukończenia projektu i dostosuj przepływy pracy zespołowej.
Informacje o szablonie przepływu pracy
Świat cyfrowy wymaga współpracy, a lepsza współpraca prowadzi do lepszych wyników. Przy tworzeniu wspólnego przepływu pracy konieczne jest wcześniejsze stworzenie prostego sposobu zarządzania tym procesem i szybszych iteracji bez żadnych ograniczeń.
Szablon przepływu pracy od Miro ułatwia to zadanie i dlatego managerowie projektów, projektanci i specjaliści ds. marketingu używają tego szablonu, aby dostosowywać procesy i poprawiać wydajność podczas realizacji projektów.
Czym jest szablon przepływu pracy?
Szablon przepływu pracy to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala szkicować kroki, zasoby, osie czasu i role niezbędne do ukończenia projektu.
Można go używać w każdym wieloetapowym projekcie, czy to w procesie biznesowym, czy w projekcie projektowym. Idealnie nadaje się do planowania działań zmierzających do osiągnięcia celu i tworzenia osi czasu w celu wykonania tych działań.
Jak korzystać z szablonu przepływu pracy
Szablon procesu przepływu pracy Miro jest podzielony na 4 sekcje:
Wstrzymane
W toku
Wymagające sprawdzenia
Zatwierdzona
Najpierw trzeba utworzyć poszczególne kroki przepływu pracy, a następnie umieścić je w odpowiedniej części, gdzie zostaną przypisane do właściwego członka zespołu. Potem wystarczy już tylko przenosić zadania w obrębie procesu przepływu pracy w miarę ich realizacji.
5 kluczowych elementów procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy można dostosować do konkretnego procesu lub potrzeb projektu, ale zazwyczaj obejmuje on następujące podstawowe elementy. Wymieniliśmy pytania, które powinieneś sobie zadać podczas tworzenia szablonu diagramu przepływu pracy:
1. Zainteresowane strony
Kim są stakeholderzy? Ważne jest, aby cały zespół zrozumiał swoje role, zanim rozpoczniecie produkcję. Zdefiniuj stakeholderów i określ zakres ich roli. Kim są strażnicy dostępu? Kto jest właścicielem cyklu przeglądu? Kto przejmuje inicjatywę, gdy pojawia się wąskie gardło?
2. Burza mózgów
Jak przeprowadzacie burzę mózgów? Skąd pochodzi zawartość? Jeśli pracujesz w zespole marketingowym lub projektowym albo jeśli produkujesz program telewizyjny, podcast lub inne kreatywne przedsięwzięcie, niezbędne jest podjęcie na samym początku decyzji odnośnie do formatu sesji burzy mózgów. Pomocne jest również ustalenie, gdzie przechowujesz swoje pomysły, kto je kompiluje i kto podejmuje decyzje redakcyjne.
3. osi czasu
Jak wygląda Wasza oś czasu? Naszkicuj swoje kluczowe kamienie milowe i stwórz oś czasu jako ogólny zarys dla danego projektu. Odnotuj wszystkie zadania związane z przeglądem, które muszą zostać wykonane oraz ich terminy. Stwórz listy kontrolne dla każdego kamienia milowego, aby wiedzieć, kiedy jesteś gotowy na kolejny krok.
4. Komunikacja
Jak będziesz komunikować się z zespołem? Czy będziesz organizować cotygodniowe spotkania kontrolne? Kto powinien być zaangażowany w te spotkania? Czy nie lepiej wysyłać co tydzień e-maila z najnowszymi informacjami? Ustal plan i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany w kolejnych iteracjach.
5. Zasoby
Jakie zasoby są Ci potrzebne, aby odnieść sukces? Zasoby mogą obejmować narzędzia, partnerów międzydziałowych, budżet i inne potrzeby.
Czy przepływ pracy jest zrozumiały i skalowalny? Okresowo przeglądaj swój przepływ pracy. Upewnij się, że wszystko jest aktualne i że możliwe jest skalowanie przepływu pracy wraz z rozwojem działalności. Uwzględnij wszelkie opinie od nowych pracowników, którzy zostali przeszkoleni w zakresie przepływu pracy.
Zalety korzystania z szablonu procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy Miro to doskonały sposób, aby zapewnić wszystkim spójność i świadomość tego, co wymaga zatwierdzenia, a co jest gotowe do produkcji. Oto kilka głównych korzyści z wdrożenia tego rozwiązania dla Twojego zespołu:
Efektywna współpraca
Zarządzanie projektami to nieuporządkowany, skomplikowany proces. Stakeholderom może być trudno rozpoznać ich role oraz obszary ich obowiązków, które się pokrywają i ze sobą kolidują. Dobry przepływ pracy w produkcji zmniejsza niepewność. W razie wątpliwości zespół i partnerzy międzydziałowi mogą skorzystać z szablonu przepływu pracy, aby zrozumieć następny krok.
Przeszkól nowych pracowników
Udokumentowany przepływ pracy ułatwia przeszkolenie nowych pracowników. Zamiast pamiętać każdy krok w skomplikowanym procesie produkcji, możesz przeprowadzić nowego pracownika przez proces zgodnie z opisem na szablonie. To zapewnia spójność w szkoleniach i pozwala nowym pracownikom szybko odnaleźć się w pracy.
Znajdowanie błędów w swoich procesach
Mapowanie procesu to okazja do zrozumienia błędów w Twoich procesach. Czy są jakieś luki? Czy potrzebujesz więcej zasobów? Czy jest wąskie gardło? Mapowanie przepływu produkcji od początku do końca to najlepszy sposób, aby zrozumieć potrzeby Twojego zespołu.
Skaluj swoje procesy
Produkcyjne przepływy pracy pomagają w skalowaniu. Gdy procesy żyją w głowie zespołu, zabezpieczenie zasobów, uzyskanie poparcia lub zatrudnianie nowych pracowników może być utrudnione. Ułożenie przepływu pracy ułatwia rozwijanie firmy w miarę jej budowy.
Odkryj więcej przykładów diagramów przepływu pracy i posuwaj swoje projekty do przodu.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon struktury kanban
Zastosowania:
Tablice kanban, Metodologia Agile, Zwinne przepływy pracy
Zoptymalizowane procesy, ulepszony przepływ i zwiększona wartość dla klientów — to właśnie może pomóc Ci osiągnąć metoda kanban. Oparta na zestawie zasad i praktyk lean (stworzona w latach 50. przez pracownika Toyota Automotive), metoda kanban pomaga zespołowi zredukować marnotrawstwo, zająć się wieloma innymi problemami i współpracować nad ich rozwiązaniem. Możesz użyć naszego prostego szablonu kanban, aby uważnie monitorować postępy wszystkich prac oraz pokazywać pracę sobie i partnerom międzyfunkcyjnym, dzięki czemu ukryta strona oprogramowania zostanie ujawniona.
Szablon tablicy zwinnej
Zastosowania:
Metodologia Agile, Spotkania, Zwinne przepływy pracy
Część popularnego frameworka Agile, Tablica Agile to wizualny wyświetlacz, który pozwala synchronizować zadania w trakcie cyklu produkcyjnego. Tablica Agile jest zazwyczaj używana w kontekście metod rozwoju Agile jak Kanban i Scrum, ale każdy może zaadoptować to narzędzie. Tablica Agile, używana przez programistów i kierowników projektów, pomaga zarządzać obciążeniem pracą w elastyczny, przejrzysty i iteracyjny sposób. Szablon Agile oferuje łatwy sposób na rozpoczęcie pracy z gotowym układem karteczek, który można dostosować do swoich zadań i zespołu.