Szablon przepływu pracy
Z szablonem przepływu pracy możesz śledzić status projektu i uzyskać natychmiastowy wgląd w postępy zespołu.
Informacje o szablonie przepływu pracy
Cyfrowy świat wymaga współpracy, a lepsza współpraca pozwala uzyskać lepsze wyniki. Przy tworzeniu wspólnego przepływu pracy konieczne jest wcześniejsze stworzenie prostego sposobu zarządzania tym procesem i szybszych iteracji bez żadnych ograniczeń.
Szablon przepływu pracy od Miro ułatwia to zadanie i dlatego managerowie projektów, projektanci i specjaliści ds. marketingu używają tego szablonu, aby dostosowywać procesy i poprawiać wydajność podczas realizacji projektów.
Czym jest szablon przepływu pracy?
Szablon przepływu pracy to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala nakreślić różne kroki, zasoby, oś czasu i role niezbędne do ukończenia projektu.
Można go używać w każdym wieloetapowym projekcie, niezależnie od tego, czy jest to proces biznesowy, czy projektowy. Idealnie nadaje się do planowania działań zmierzających do osiągnięcia celu i tworzenia osi czasu w celu wykonania tych działań.
Jak korzystać z szablonu przepływu pracy
Szablon procesu przepływu pracy od Miro jest podzielony na 4 części:
Wstrzymane
W toku
Wymagające sprawdzenia
Zatwierdzone
Najpierw trzeba utworzyć poszczególne kroki przepływu pracy, a następnie umieścić je w odpowiedniej części, gdzie zostaną przypisane do właściwego członka zespołu. Potem wystarczy już tylko przenosić zadania w obrębie procesu przepływu pracy w miarę ich realizacji.
5 kluczowych elementów procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy można dostosować do potrzeb każdego konkretnego procesu lub projektu, ale na ogół będzie obejmować następujące podstawowe elementy. Poniżej wymieniono pytania, które należy sobie zadać podczas konfigurowania szablonu wykresu przepływu pracy:
1. Stakeholderzy
Kim są stakeholderzy? Ważne jest, aby cały zespół rozumiał swoje role przed rozpoczęciem produkcji. Zdefiniuj stakeholderów i określ zakres ich roli. Kim są strażnicy dostępu? Kto jest właścicielem cyklu sprawdzania? Kto wkracza do akcji w przypadku wąskiego gardła?
2. Burza mózgów
Jak przeprowadzać burzę mózgów? Skąd pochodzą treści? Jeśli pracujesz w zespole marketingowym lub projektowym albo jeśli produkujesz program telewizyjny, podcast lub inne kreatywne przedsięwzięcie, niezbędne jest podjęcie na samym początku decyzji odnośnie do formatu sesji burzy mózgów. Pomocne jest również ustalenie, gdzie pomysły będą przechowywane, kto będzie je kompilować i kto będzie odpowiadać za ich redagowanie.
3. Oś czasu
Czym jest oś czasu? Naszkicuj kluczowe kamienie milowe i stwórz oś czasu jako przybliżony przegląd danego projektu. Odnotuj wszystkie zadania związane z przeglądem, które muszą zostać wykonane oraz ich terminy. Stwórz listy kontrolne dla wszystkich kamieni milowych, aby wiedzieć, kiedy możesz przejść do następnego.
4. Komunikacja
Jak będziesz się komunikować z zespołem? Czy będziesz organizować cotygodniowe spotkania kontrolne? Kto musi uczestniczyć w tych spotkaniach? Czy nie lepiej rozsyłać co tydzień wiadomość e-mail z najnowszymi informacjami? Ustal plan i w razie potrzeby wprowadzaj zmiany w kolejnych iteracjach.
5. Zasoby
Jakich zasobów potrzebujesz, aby odnieść sukces? Zasoby mogą obejmować narzędzia, partnerów międzydziałowych, budżet i inne potrzeby.
Czy przepływ pracy jest przystępny i skalowalny? Okresowo sprawdzaj swój przepływ pracy. Upewnij się, że wszystko jest aktualne i że możliwe jest skalowanie przepływu pracy razem z rozwojem działalności. Uwzględnij wszelkie informacje zwrotne od nowych pracowników, którzy mogli zostać przeszkoleni w zakresie danego przepływu pracy.
Zalety korzystania z szablonu procesu przepływu pracy
Szablon przepływu pracy od Miro to świetny sposób, aby wszystkie zaangażowane osoby były skoordynowane i świadome tego, co wymaga zatwierdzenia, a co jest gotowe do produkcji. Oto kilka głównych korzyści płynących z utworzenia takiego procesu dla Twojego zespołu:
Efektywna współpraca
Zarządzanie projektami to nieuporządkowany, skomplikowany proces. Stakeholderom może być trudno rozpoznać ich role oraz obszary ich obowiązków, które się pokrywają i ze sobą kolidują. Dobry przepływ pracy w produkcji zmniejsza niepewność. W razie wątpliwości zespół i partnerzy międzydziałowi mogą skorzystać z szablonu przepływu pracy, aby zrozumieć następny krok.
Szkolenie nowych pracowników
Posiadanie udokumentowanego przepływu pracy ułatwia szkolenie nowych pracowników. Zamiast pamiętać o każdym kroku w złożonym procesie produkcyjnym, możesz przeprowadzić nowo zatrudnioną osobę przez proces opisany w szablonie. Zapewnia to spójność szkolenia i umożliwia nowym pracownikom szybkie rozpoczęcie pracy.
Znajdowanie błędów w swoich procesach
Przygotowanie mapy procesu jest okazją do zrozumienia jego wad. Czy występują jakieś luki? Czy potrzebujesz więcej zasobów? Czy występuje wąskie gardło? Zmapowanie przepływu produkcji od początku do końca to najlepszy sposób na poznanie potrzeb Twojego zespołu.
Skalowanie procesów
Produkcyjne przepływy pracy ułatwiają skalowanie. Gdy procesy żyją w głowie zespołu, zabezpieczenie zasobów, uzyskanie poparcia lub zatrudnianie nowych pracowników może być utrudnione. Ustalenie przepływu pracy ułatwia rozwój firmy.
Can I change a workflow template to suit my requirements?
Yes, you can customize the workflow template to match the specific needs of your project or process. You can change tasks, roles, and other elements according to your requirements.
Is it possible to collaborate with others using the workflow template?
Yes, you can collaborate with others by sharing the workflow template via a link. They can contribute to the project, provide feedback, and track progress.
How can I ensure that a workflow template remains updated?
To keep your workflow process template up-to-date, it's essential to regularly review and make necessary changes to reflect any updates in processes, technology, or best practices. This helps ensure that your workflow remains effective and aligned with your goals. You should also inform all stakeholders of any revisions to the workflow template to ensure that everyone is on the same page.
How can I measure the success of a workflow using a template?
The success of a workflow using a template can be measured by using key performance indicators (KPIs) relevant to your workflow. KPIs can help you track progress and identify areas for improvement. Some examples of KPIs include completion times, error rates, cost savings, or customer satisfaction. By measuring KPIs, you can determine whether your workflow achieves your goals and make necessary changes to improve it.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon 3 horyzontów rozwoju
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Ten model opisany w książce The Alchemy of Growth daje ambitnym firmom sposób na zrównoważenie teraźniejszości i przyszłości – innymi słowy, tego, co działa w istniejącym biznesie, i jakie potencjalnie opłacalne możliwości rozwoju są przed nami. Wówczas zespoły w całej organizacji mogą się upewnić, że ich projekty są zgodne z celami organizacji i je wspierają. Model 3 horyzonty rozwoju jest również skutecznym sposobem na wspieranie kultury innowacji – takiej, która ceni i polega na eksperymentowaniu i iteracji – oraz na identyfikowanie możliwości dla nowego biznesu.
Szablon analizy konkurencji
Zastosowania:
Marketing, Decision Making
Opracowanie świetnego produktu zaczyna się od poznania ukształtowania terenu (czyli tego, z kim się mierzysz) i odpowiedzi na kilka pytań: Kim są Twoi konkurenci? Jak Twój produkt lub usługa wypada w porównaniu z ich ofertą? Co sprawia, że Twoje produkty lub usługi się wyróżniają? Analiza konkurencji pomoże znaleźć odpowiedzi, które mogą ostatecznie ukształtować produkt, propozycję wartości, strategie marketingowe i handlowe. Jest to świetne ćwiczenie przy nadchodzącym dużym wydarzeniu biznesowym, takim jak premiera nowego produktu lub sesja planowania strategicznego.
Szablon wywiadu z użytkownikiem
Zastosowania:
Desk Research, Product Management
Wywiad z użytkownikiem to technika badań UX, w której badacze zadają użytkownikowi pytania na dany temat. Pozwala on zespołowi szybko i łatwo zbierać dane o użytkownikach i dowiedzieć się o nich więcej. Ogólnie rzecz biorąc, organizacje przeprowadzają wywiady z użytkownikami, aby zebrać podstawowe dane, zrozumieć, w jaki sposób osoby korzystają z technologii, zrobić zrzut interakcji użytkowników z produktem, zrozumieć cele i motywacje użytkowników oraz znaleźć punkty bólu użytkowników. Użyj tego szablonu do zapisywania notatek podczas wywiadu, aby upewnić się, że zbierasz dane potrzebne do stworzenia person.
Szablon badania projektowego
Zastosowania:
UX Design, Design Thinking, Desk Research
Mapa badania projektowego to siatka pokazująca związek między dwoma kluczowymi punktami przecięcia w metodologii badań: sposobem myślenia i podejściem. Mapy badania projektowego zachęcają zespół lub klientów do opracowywania nowych strategii biznesowych z wykorzystaniem generatywnego design thinking. Ramy, zaprojektowane pierwotnie przez naukowczynię Liz Sanders, mają na celu rozwiązanie nieporozumień lub nakładania się metod badawczych i projektowych. Niezależnie od tego, czy Twój zespół zajmuje się rozwiązywaniem problemów, czy definiowaniem przestrzeni problemowej, korzystanie z szablonu badań projektowych może pomóc w rozważeniu łącznej wartości wielu niezwiązanych ze sobą praktyk.
Szablon prezentacji
Zastosowania:
Presentations, Education
Każdy w pewnym momencie kariery musi przedstawić prezentację. Prezentacje zazwyczaj obejmują wystąpienie wraz z towarzyszącym mu zestawem slajdów, który zawiera ilustrujące temat wizualizacje, teksty i grafiki. Skorzystaj z tego szablonu prezentacji, aby pozbyć się stresu związanego z planowaniem prezentacji i w łatwy sposób tworzyć skuteczne, atrakcyjne slajdy. Szablon prezentacji może zdjąć z Ciebie presję, pomagając odbiorcom utrzymać skupienie i zaangażowanie. Korzystając z prostych narzędzi, możesz dostosować slajdy do swoich potrzeb, udostępnić je członkom zespołu, poznać ich opinie i współpracować.
Szablon wykresu KWL
Zastosowania:
Education, Brainstorming, Retrospectives
Udostępnianie i zdobywanie nowej wiedzy to siła napędowa każdego ambitnego zespołu lub organizacji. Wykres KWL to graficzny organizator, który wspomaga proces uczenia się. Ten prosty szablon pozwala zaprojektować i używać KWL przy użyciu trzech kolumn: Know, Want to Know i Learned. Następnie Ty i Twój zespół wypełnicie każdą kolumnę, wykonując trzy kroki: podsumuj to, co wiesz, udokumentuj to, co chcesz wynieść z sesji, a na koniec zapisz to, czego się nauczyłeś.