Szablon propozycji projektu

O szablonie propozycji projektu

Czym jest propozycja projektu?

Propozycja projektu opisuje, co chcesz osiągnąć, jakie masz cele i jak planujesz je zrealizować. Zazwyczaj propozycja projektu daje czytelnikowi pewien kontekst dotyczący projektu, wyjaśnia, dlaczego jest on ważny, i wymienia działania, które należy podjąć, aby go ukończyć.

Propozycje projektów mają wiele zastosowań. Często firmy korzystają z propozycji projektów, aby uzyskać poparcie zewnętrzne od darczyńców lub zewnętrznych stakeholderów. Ale wiele firm sporządza propozycje projektów również w celu uzyskania poparcia wewnętrznego.

Co powinno znaleźć się w propozycji projektu?

Propozycja projektu musi być holistyczna, aby była skuteczna. Ważne jest nie tylko uwzględnienie, co będziesz robić, projektować lub realizować, ale także pokazanie, dlaczego projekt jest ważny. To oznacza uwzględnienie informacji wprowadzających na temat projektu, jego konsekwencji oraz tego, co już zostało zrobione. Propozycja powinna odpowiedzieć na pytania, czym jest projekt, dlaczego jest ważny, jak zostanie zrealizowany, oraz kto będzie w niego zaangażowany.

Jaki jest cel propozycji projektu?

Propozycje projektów są niezbędne. Są konstrukcją każdej profesjonalnej działalności. Przed zainwestowaniem zasobów w projekt, propozycja projektu może być skuteczna w ocenie wartości potencjalnego projektu. Ten rodzaj dokumentu jest szczególnie pomocny w komunikacji pomysłów do klientów i zewnętrznych stakeholderów, którzy muszą lepiej zrozumieć koncepcję oraz zakres projektu.

Jak stworzyć propozycję projektu:

Krok 1. Napisz streszczenie.

Streszczenie jest jak abstrakt przed artykułem. Użyj streszczenia, aby wyjaśnić projekt i zdobyć poparcie. Pomyśl o tym jak o krótkiej prezentacji dla inwestorów. Powiedz czytelnikowi, dlaczego podejmujesz ten projekt, co robisz, aby osiągnąć sukces i jak będzie wyglądał sukces. 

Krok 2. Umieść projekt w kontekście.

Przedstaw czytelnikowi krótką historię. Opowiedz im o podobnych projektach, które realizowałeś. Jeśli nigdy wcześniej nie podjąłeś się tego rodzaju projektu, wyjaśnij im, dlaczego teraz jest czas, aby to zrobić. Pokaż czytelnikowi, czego nauczyłeś się z wcześniejszych projektów, aby zoptymalizować sukces w tym.

Krok 3. Przedstaw swoje potrzeby.

Pamiętaj, celem propozycji projektu jest uzyskanie poparcia. Powiedz swojemu czytelnikowi, czego potrzebujesz, aby odnieść sukces. To może obejmować zasoby, pieniądze, materiały oraz personel.

Krok 4. Zademonstruj problem, który rozwiązujesz.

Zacznij od dokładnego przedstawienia czytelnikowi, jaki problem chcesz rozwiązać. Wyjaśnij, dlaczego uważasz, że rozwiązanie tego konkretnego problemu jest ważne. Przedstaw problem jako okazję. To nie tylko przeszkoda -- to potencjalny rynek. Następnie przedstaw argumenty na rzecz swojej firmy. Aby przekonać czytelnika, udowodnij, że Twój projekt jest wyjątkowo dobrze dopasowany do rozwiązania tego problemu. Podkreśl każdą technikę zarządzania projektami, zestawy umiejętności i zasoby, które Twoja firma wnosi do stołu. Nie bądź skromny! 

Krok 5. Utwórz budżet i harmonogram.

Naszkicuj szacunkowy czas trwania tego projektu. Uwzględnij kilka kamieni milowych, które po osiągnięciu pozwolą Ci upewnić się, że projekt jest na właściwym torze. I poinformuj czytelnika, ile będzie kosztować realizacja tego projektu. Upewnij się, że wyjaśnisz, jak i dlaczego planujesz wydać te pieniądze. 

Krok 6. Określ decydentów.

Wyjaśnij, którzy wewnętrzni stakeholderzy będą zarządzać projektem. W ten sposób czytelnik będzie wiedział, z kim się skontaktować, jeśli będzie chciał nawiązać współpracę z Twoją firmą lub dowiedzieć się więcej. Możesz także wyjaśnić, którzy zewnętrzni stakeholderzy muszą zatwierdzić projekt.

Krok 7. Przedstaw plan komunikacji. 

Kiedy ukończysz projekt, jak planujesz powiadomić o tym cały świat? Powiedz swojemu czytelnikowi, jaki wpływ Twój projekt będzie miał na Twoją publiczność oraz jak planujesz przekazać tę informację. Jeśli masz zespół marketingowy, współpracuj z nim nad tą sekcją. Powinni uwzględnić wszelką dokumentację, komunikaty prasowe, e-maile, reklamy oraz kampanie w mediach społecznościowych, które planują uruchomić po ukończeniu projektu.

Krok 8. Dodaj wszelkie dodatkowe informacje. 

Wiele osób dodaje aneks, który szczegółowo analizuje informacje zawarte w propozycji. Możesz użyć aneksu do dokumentacji technicznej lub statystyk, które mogłyby zablokować samą propozycję, ale które mogą zainteresować czytelnika.

Odkryj więcej przykładów kart projektów, aby uprościć swoje planowanie.