Szablon procesu kontroli zmian

Informacje o szablonie procesu kontroli zmian

Ten szablon tworzy ustandaryzowaną strukturę do zatwierdzania i zarządzania wnioskami o wprowadzenie zmian do systemu lub produktu. Twój zespół może jasno określić wnioskowane zmiany w jednym skonsolidowanym miejscu i upewnić się, że wszystkie proponowane zmiany zostaną przeanalizowane przed ich wdrożeniem.

Czym jest proces kontroli zmian?

Kontrola zmian jest integralną częścią zarządzania projektami. Większość projektów ma perspektywę wprowadzenia zmian na pewnym etapie swojego cyklu życia. Chociaż zmiana może być konieczna, jej wdrożenie "na bieżąco" może być trudne.

Proces kontroli zmian określa kroki, które należy podjąć, aby zmienić zakres projektu. Dokumentuje proponowaną zmianę i zapewnia jej przegląd i doskonalenie przed wdrożeniem.

Dlaczego używać szablonu procesu kontroli zmian?

Oto, jak korzystanie z szablonu procesu kontroli zmian może pomóc Twojemu zespołowi.

Kolektywnie podejmijcie decyzje o zmianach

Szablon procesu kontroli zmian pomaga zdefiniować proponowaną zmianę oraz zapewnia jej przegląd przed wdrożeniem. W ten sposób umożliwia to zespołowi zawetowanie zmiany, która może okazać się niepotrzebna lub zakłócająca pracę. Jeśli zespół zdecyduje się na wprowadzenie proponowanej zmiany, proces kontroli zmian pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów do jej wdrożenia.

Zapewnia przejrzystość

Wdrożenie procesu kontroli zmian może pomóc w zapewnieniu, że wszyscy członkowie zespołu są zgodni co do proponowanych i zatwierdzonych zmian. Dzięki strukturze tego szablonu wszyscy są bardziej zgodni. Wszelkie zmiany w rezultatach projektu stają się jasne, a zaktualizowane terminy są rejestrowane. Ten szablon można używać razem z Szablonem Zakresu Projektu.

Usprawnij swoje projekty i dotrzymuj terminów

Proces kontroli zmian usunie zamieszanie dotyczące rezultatów projektu. Pozwala zespołowi skupić się na realizacji zatwierdzonych zmian, zamiast zbierać informacje. Skutkuje to zwiększoną produktywnością i wydajnością, co usprawnia procesy pracy i przepływy pracy.

Bez wdrożonego procesu kontroli zmian, produktywność może ucierpieć. Czas marnuje się na próby zrozumienia próśb o zmiany zamiast na realizację rzeczywistych zadań. Przy ograniczonej przepustowości dla najważniejszych zadań, zespół może nie dotrzymać ważnych terminów.

Kiedy używać procesu kontroli zmian?

Proces kontroli zmian jest przydatny dla niemal każdego projektu, ponieważ mało który plan projektu przebiega dokładnie tak, jak zakładano w praktyce. Przy dzisiejszym tempie zmian jest prawie pewne, że projekty będą musiały zmierzyć się z koniecznością zmian w trakcie swojego cyklu życia. Chociaż zmiany mogą pomóc dostosować Twój projekt do wymagań biznesowych, ważne jest, aby dokładnie rozważyć i zatwierdzić każdą zmianę.

Na początku projektu możesz stworzyć proces kontroli zmian, aby każdy wiedział, co robić, jeśli plan wymaga modyfikacji. Proces kontroli zmian w zarządzaniu projektami zapewnia, że każda zmiana przewidziana w trakcie projektu jest skutecznie zdefiniowana, przeanalizowana i zatwierdzona przed wdrożeniem. Ten istotny proces pomaga uniknąć niepotrzebnych zmian, które mogą zakłócać usługi. Zmiany mogą być wprowadzane płynnie, a zasoby mogą być wykorzystywane efektywnie.

Procedury kontrolowania zmian są szczególnie ważne, gdy projekt jest częścią większego programu lub portfela. Potencjalny wpływ niezarządzanej zmiany może być dalekosiężny i wpłynąć na inne zespoły lub działy.

5 elementów procesu kontroli zmian

Korzystając z tego szablonu, znajdziesz pięć elementów, które pomogą zarządzać procesem kontroli zmian:

• Sugerowana zmiana - Stakeholderzy sugerują zmianę, składając formularz żądania zmiany, który następnie zostaje dodany do rejestru zmian dla projektu. Sugerowana zmiana musi zawierać opis zmiany i oczekiwane korzyści.

• W trakcie przeglądu - Kierownik projektu i biznesowi stakeholderzy rozważają następnie oczekiwany wpływ zmiany. Czy zmiana zaoszczędzi pieniądze? Czy zmiana jest zbyt kosztowna? Jaki wpływ ma zmiana na harmonogram projektu? Czy istnieje prawny powód zmiany? Czy zmiana wprowadza nowe ryzyka dla biznesu?

• Odrzucone – Po rozważeniu wszystkich informacji, kierownik projektu odrzuca proponowaną zmianę. Odrzucone propozycje są śledzone w szablonie kontroli zmian i osobie, która złożyła propozycję, powinna zostać zaoferowana opinia na temat powodów odrzucenia zmiany. 

• Zaakceptowane – Po rozważeniu wszystkich informacji, kierownik projektu akceptuje proponowaną zmianę. Jeśli zaakceptują, mogą zaakceptować zmianę w całości lub poprosić o poprawki do sugerowanej zmiany.

• Zintegrowane – Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, musi być zaplanowana, zaprogramowana i wykonana. Po wprowadzeniu zmiany, warto, aby menedżerowie projektów usiedli ze stakeholderami i przeprowadzili retrospektywę. Czy zmiana przebiegła zgodnie z planem? Co można było zrobić lepiej?

Przykład procesu kontroli zmian

Teraz, gdy rozumiesz pięć kroków procesu kontroli zmian, czas wprowadzić te kroki w życie. Przyjrzyjmy się przykładowi.

Proces kontroli zmian rozpoczyna się od złożenia prośby o zmianę. Może to być zmiana zakresu projektu, na przykład zwiększenie wymaganej liczby funkcji. Lub może to być skrócenie harmonogramu projektu, tak aby produkt wymagający szybkiego wprowadzenia na rynek został wypuszczony przed konkurencją.

Stąd zespół projektowy może wdrożyć te podstawowe kroki, aby skutecznie kontrolować zmiany:

• Zaloguj prośbę o zmianę w rejestrze zmian (lub szablonie dziennika). Te żądane zmiany są zapisywane w kolumnie „Proponowane zmiany” szablonu procesu kontrolowania zmian. 

• Przeprowadź wstępną ocenę wpływu zmiany. To wymaga spotkania, na którym wszystkie strony mogą wyrazić swoje opinie na temat żądanych zmian. Sugerowane zmiany przenoszą się do kolumny „W trakcie przeglądu”.

• Dokładna ocena wpływu zmiany. Czynniki do rozważenia to czas, zasoby, koszty i ryzyko.

• Zespół wspólnie decyduje, czy zaakceptować, czy odrzucić sugerowaną zmianę. Zmiany są przenoszone odpowiednio do kolumny „Zaakceptowane” lub „Odrzucone”.

• Omówione zostają wymagane działania w celu wdrożenia zmiany, a dla tych działań stworzona zostaje roadmapa produktu. Po wdrożeniu zmiany są przenoszone do kolumny „Zintegrowane”.

Wpisy, które zamieszczasz w swoim szablonie kontroli zmian, mogą się różnić w zależności od zmian, na które często natrafiasz i od złożoności projektów. Podczas gdy skomplikowane projekty trwające miesiącami mogą napotykać na wiele więcej próśb o zmiany, mniejsze, jednorazowe projekty mogą nie potrzebować szablonu rejestru zmian o tak dużej szczegółowości. 

To proste podejście jest świetnym punktem wyjścia, jednak możesz wybrać dodanie dodatkowych pól zgodnie ze złożonością Twojego projektu. Szablon Procesu Kontroli Zmian jest w pełni konfigurowalny, w zależności od potrzeb Twojego zespołu.