Szablon procesu kontroli zmian
Zatwierdzaj różne prośby o zmiany w systemie lub produkcie i i zarządzaj nimi. Bądź na bieżąco ze wszystkimi prośbami o zmiany, które mogą mieć wpływ na Twój projekt.
Informacje na temat szablonu procesu kontroli zmian
Szablon ten tworzy znormalizowane ramy dla zatwierdzania próśb o zmiany w systemie lub produkcie i zarządzania nimi. Zespół może jasno zdefiniować żądane zmiany w jednym skonsolidowanym miejscu i upewnić się, że wszystkie proponowane zmiany są sprawdzane przed ich wdrożeniem.
Czym jest proces kontroli zmian?
Kontrola zmian jest integralną częścią zarządzania projektami. Większość projektów staje przed perspektywą zmian w pewnym momencie ich cyklu życia. Chociaż zmiana może być konieczna, może być również trudna do wdrożenia w locie.
Proces kontroli zmian definiuje kroki, które należy podjąć w celu zmiany skalowalności projektu. Dokumentuje on proponowaną zmianę i zapewnia jej przegląd i ulepszenie przed wdrożeniem.
Dlaczego warto korzystać z szablonu procesu kontroli zmian?
Oto jak szablon procesu kontroli zmian może pomóc Twojemu zespołowi.
Wspólne podejmowanie decyzji o zmianach
Szablon procesu kontroli zmian pomaga określić proponowaną zmianę i zapewnia jej weryfikację przed wdrożeniem. Pozwala to zespołowi zawetować zmianę, która może okazać się niepotrzebna lub uciążliwa. Jeśli zespół zdecyduje się na wprowadzenie proponowanej zmiany, proces kontroli zmian pozwala wykorzystać posiadane zasoby do jej skutecznego wdrożenia.
Zapewnienie przejrzystości
Zastosowanie procesu kontroli zmian może pomóc w zapewnieniu, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco z proponowanymi i zatwierdzonymi zmianami. Dzięki strukturze tego szablonu wszyscy są lepiej skoordynowani. Wszelkie zmiany w rezultatach projektu stają się jasne, a zaktualizowane terminy są rejestrowane. Możesz użyć tego szablonu wraz z szablonem skalowalności projektu.
Usprawnienie projektów i dotrzymywanie terminów
Proces kontroli zmian wyeliminuje zamieszanie wokół rezultatów projektu. Pozwala to zespołowi skupić się na wykonywaniu zatwierdzonych zmian, a nie na zbieraniu informacji. Skutkuje to zwiększoną produktywnością i wydajnością, co usprawnia procesy i przepływy pracy.
Produktywność może ucierpieć na braku wdrożonego procesu kontroli zmian. Czas jest marnowany na próby zrozumienia próśb o zmiany, zamiast na wykonywanie rzeczywistych zadań. Przy ograniczonej przepustowości dostępnej dla najważniejszych zadań, zespół może nie dotrzymać ważnych terminów.
Kiedy warto stosować proces kontroli zmian?
Proces kontroli zmian jest przydatny w prawie każdym projekcie, ponieważ w praktyce niewiele planów projektów działa dokładnie tak, jak zaplanowano. Przy dzisiejszym tempie zmian jest niemal pewne, że projekty będą musiały zostać zmienione w trakcie ich trwania. Chociaż zmiany mogą pomóc w dostosowaniu projektu do wymagań biznesowych, ważne jest, aby dokładnie rozważyć i zatwierdzić każdą zmianę.
Na początku projektu możesz utworzyć proces kontroli zmian, aby każdy wiedział, co zrobić, jeśli plan wymaga modyfikacji. Proces kontroli zmian w zarządzaniu projektami zapewnia, że każda zmiana przewidywana w trakcie projektu jest skutecznie zdefiniowana, zweryfikowana i zatwierdzona przed wdrożeniem. Ten ważny proces pomaga uniknąć niepotrzebnych zmian, które mogłyby zakłócić działanie usług. Zmiany mogą być wprowadzane płynnie, a zasoby mogą być efektywnie wykorzystywane.
Procedury kontroli zmian są szczególnie ważne, gdy projekt jest częścią większego programu lub portfolio. Potencjalny wpływ niezarządzanych zmian może być daleko idący, wpływając na inne zespoły lub działy.
5 elementów procesu kontroli zmian
Oto pięć elementów szablonu, które pomogą Ci zarządzać procesem kontroli zmian:
Sugerowana zmiana - Stakeholderzy sugerują zmianę poprzez przesłanie formularza prośby o zmianę, który jest następnie dodawany do dziennika zmian dla projektu. Sugerowana zmiana musi zawierać jej opis i oczekiwane korzyści.
W przeglądzie - Manager projektu i stakeholderzy biznesowi rozważają następnie oczekiwany wpływ zmiany. Czy zmiana pozwoli zaoszczędzić pieniądze? Czy zmiana jest zbyt kosztowna? Jak zmiana wpłynie na oś czasu projektu? Czy istnieje prawny powód tej zmiany? Czy wprowadzenie zmiany wiąże się z nowym ryzykiem dla firmy?
Odrzucona - Po przeanalizowaniu wszystkich informacji, manager projektu odrzuca proponowaną zmianę. Odrzucone propozycje są śledzone w szablonie kontroli zmian, a osoba ją proponująca powinna otrzymać informację zwrotną o tym, dlaczego zmiana została odrzucona.
Zaakceptowana - Po rozważeniu wszystkich informacji, manager projektu akceptuje proponowaną zmianę. Może on zaakceptować zmianę w całości lub poprosić o wprowadzenie poprawek do sugerowanej zmiany.
Wdrożona - Jeśli zmiana zostanie zatwierdzona, musi zostać zaplanowana, zaprogramowana i wykonana. Po wdrożeniu zmiany warto, aby managerowie projektów przeprowadzili wraz ze stakeholderami retrospektywę. Czy zmiana przebiegła zgodnie z planem? Co mogło pójść lepiej?
Przykład procesu kontroli zmian
Teraz, gdy rozumiesz już pięć kroków procesu kontroli zmian, nadszedł czas, aby wprowadzić je w życie. Przyjrzyjmy się przykładowi.
Proces kontroli zmian rozpoczyna się od złożenia prośby o zmianę. Może to być zmiana skalowalności projektu, np. zwiększenie wymaganej liczby funkcji. Może to być też skrócenie czasu realizacji projektu, dzięki czemu wrażliwy na zmiany produkt zostanie wprowadzony na rynek przed konkurencją.
Z tego miejsca zespół projektowy może wdrożyć poniższe podstawowe kroki, aby skutecznie kontrolować zmianę:
Rejestracja prośby o zmianę w rejestrze zmian (lub szablonie dziennika). Prośby o zmiany są rejestrowane w kolumnie „sugerowana zmiana” w szablonie procesu kontroli zmian.
Przeprowadzenie wstępnej oceny wpływu zmiany. Wymaga to spotkania, na którym wszystkie strony przedstawią swoje uwagi dotyczące żądanych zmian. Sugerowane zmiany są przenoszone do kolumny „w przeglądzie”.
Dokładna ocena wpływu zmiany. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują czas, zasoby, koszty i ryzyko.
Zespół wspólnie podejmuje decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu sugerowanej zmiany. Zmiany są przenoszone odpowiednio do kolumny „zaakceptowana” lub „odrzucona”.
Omawiane są działania wymagane do wdrożenia zmiany, a także tworzona jest roadmapa produktu dla tych działań. Po wdrożeniu zmiany są przenoszone do kolumny „wdrożona”.
Wpisy, które umieścisz we własnym szablonie kontroli zmian mogą się różnić w zależności od tego, z jakimi zmianami często się spotykasz i od stopnia skomplikowania projektów. Podczas gdy skomplikowane projekty trwające miesiącami mogą wiązać się z dużo większą liczbą próśb o zmiany, mniejsze jednorazowe projekty mogą nie potrzebować szablonu dziennika zmian z tak dużą ilością szczegółów.
To proste podejście jest doskonałym punktem wyjścia; możesz jednak zdecydować się na uwzględnienie dodatkowych pól w zależności od złożoności projektu. Szablon procesu kontroli zmian jest w pełni konfigurowalny, w zależności od potrzeb zespołu.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon OKR
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Przejrzystość, skupienie i struktura to kluczowe składniki wymagane, aby mieć pewność odnośnie do podejmowanych w firmie decyzji i kierunku, w którym ona podąża. Celem struktury OKR jest ich zapewnienie. Działając na dwóch głównych poziomach – strategicznym i operacyjnym – struktura OKR pomaga liderom organizacji określać cele strategiczne i definiować kwartalne kluczowe wyniki, które następnie łączy się z inicjatywami. W ten sposób struktura OKR umożliwia zespołom skupienie się na rozwiązywaniu najbardziej palących problemów organizacyjnych.
Szablon zwinnej roadmapy
Zastosowania:
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
Roadmapa jest tak samo ważna jak sprinty i standupy, jeśli chodzi o zwinne podejście do pracy. Skorzystaj z tego szablonu, aby stworzyć, zweryfikować i przekazać zwinną roadmapę we współpracy z zespołem projektowym.
Szablon diagramu związków encji
Zastosowania:
Flowcharts, Strategic Planning, Diagrams
Czasami najważniejszymi relacjami w biznesie są relacje wewnętrzne - między zespołami, podmiotami i aktorami systemu. Diagram związków encji (ERD) to diagram strukturalny, który wspomaga wizualizację oraz zrozumienie wielu złożonych połączeń pomiędzy różnymi rolami. Kiedy przydaje się diagram ERD? Jest to świetne narzędzie do edukacji i wdrażania nowych pracowników lub członków zespołu, a nasz szablon można bajecznie łatwo dostosować do własnych, niepowtarzalnych potrzeb.
Szablon karty zespołu
Zastosowania:
Meetings, Workshops, Team Meetings
Karta zespołu to dokument, który określa cel i zadania zespołu, a także kroki, które zostaną podjęte w celu osiągnięcia celów. Karta zespołu ilustruje środek ciężkości i kierunek działań dla wszystkich członków zespołu. Stworzona we współpracy karta zespołu jest świetnym sposobem na to, aby poszczególne osoby poczuły się jeszcze bardziej związane ze sobą w grupie. Szablon karty zespołu jest przydatny, gdy po raz pierwszy tworzysz nowy zespół, dodajesz nowych członków do istniejącego zespołu lub gdy potrzebujesz lepszego zgrania niezależnie od stażu zespołu.
Szablon planszy produktu
Zastosowania:
Desk Research, UX Design
Plansze produktu to zwięzłe, ale bogate w treść narzędzie, które pozwala wskazać, czym jest Twój produkt i jak jest strategicznie pozycjonowany. Łącząc zwinne podejście oraz UX, plansza produktu stanowi uzupełnienie historyjek użytkowników o persony, scenorysy, scenariusze, szkice projektowe i inne artefakty UX. Plansze produktu są użyteczne, ponieważ pomagają managerom produktu definiować prototyp. Stworzenie planszy produktu jest ważnym pierwszym krokiem na drodze do podjęcia decyzji, kim mogą być potencjalni użytkownicy, jaki problem produkt będzie rozwiązywać, jaka będzie podstawowa funkcjonalność produktu, jakie zaawansowane funkcje warto rozważyć, jaką produkt będzie mieć przewagę nad rozwiązaniami konkurencji oraz jaki będzie potencjalny zysk klientów z używania tego produktu.
Szablon OGSM
Zastosowania:
Strategy, Planning
Szablon OGSM zapewnia czytelne ramy, systematycznie dzieląc strategie biznesowe na cele, zadania, strategie i mierniki. Dzięki takiemu ustrukturyzowanemu podejściu nadrzędna wizja przekłada się na wykonalne plany, co sprzyja spójnym działaniom różnych zespołów i harmonijności inicjatyw. Jedną z wyróżniających się zalet korzystania z tego szablonu jest jego zdolność do zapewnienia przejrzystości. Dzięki wyraźnemu rozgraniczeniu między ogólnymi celami a konkretnymi działaniami, stakeholderzy mogą łatwo zrozumieć i skupić się na najbardziej krytycznych elementach strategii, zapewniając, że wszystkie wysiłki są ukierunkowane na pożądane wyniki.