Szablon oceny ryzyka

Informacje o szablonie oceny ryzyka

Macierz oceny ryzyka może pomóc w ustaleniu priorytetów zagrożeń związanych z projektem lub produktem na podstawie prawdopodobieństwa ich wystąpienia oraz potencjalnego wpływu na firmę.

Macierz ryzyka może pomóc w ustawieniu oczekiwań klienta poprzez budowanie zaufania i przejrzystości przed rozpoczęciem projektu, przygotowując mentalnie wewnętrzny zespół projektowy do radzenia sobie z przyszłymi ryzykami oraz ustalając priorytety działań w zarządzaniu ryzykami i zasobami.

Szablon oceny ryzyka oznacza, że nie musisz zaczynać za każdym razem od zera i możesz pozostać konsekwentny w identyfikacji oraz ocenie ryzyk biznesowych.

Czym jest ocena ryzyka?

W biznesie "ryzyko" ma bardzo specyficzne znaczenie. Ryzyko to wszystko, co może skutkować tym, że rzeczywiste zyski z inwestycji będą niższe niż oczekiwane zyski.

Istnieje wiele rodzajów ryzyka i nie można uniknąć wszystkich. Niektóre ryzyko jest wewnętrzne, ale inne wynika z zewnętrznych okoliczności, których nie możesz kontrolować. Niewydajność wśród pracowników stanowi ryzyko, ale równie dobrze może to dotyczyć bazy klientów, konkurencji, ogólnej sytuacji gospodarczej, a nawet zagrożeń naturalnych, takich jak zła pogoda.

Każda inwestycja wiąże się z ryzykiem. Dlatego, jeśli chcesz zarabiać pieniądze, musisz podjąć pewien poziom ryzyka. Kluczem jest przewidzieć każde potencjalne ryzyko i zaplanować działania zanim się pojawią.

Macierz oceny ryzyka to prosty framework, którego można użyć do planowania cyklu rozwoju projektu lub produktu. Format tabelki pomaga kontrolować ilość ryzyka, z którym prawdopodobnie będziesz musieć się zmierzyć podczas projektu, poprzez jego wizualizację i określenie ilościowe.

Zazwyczaj ocena ryzyka kwantyfikuje ryzyka w kategoriach „prawdopodobieństwo x nasilenie”. Ryzyko, które jest bardzo mało prawdopodobne, może nie być warte alokowania zasobów, nawet jeśli jego konsekwencje byłyby bardzo poważne. W ten sam sposób, bardzo prawdopodobne ryzyko o niewielkich konsekwencjach będzie miało niski priorytet dla działań łagodzących.

Ryzyka można klasyfikować według niskiego prawdopodobieństwa i skutków (1, oznaczone na zielono) do najwyższego możliwego prawdopodobieństwa i skutków (10, oznaczone na czerwono). Klasyfikowanie każdego ryzyka pozwala Tobie i Twojemu zespołowi ustalić priorytety ryzyka i stawić czoła największym zagrożeniom dzięki solidnemu planowi działania.

Jak korzystać z szablonu oceny ryzyka

Stworzenie własnej oceny ryzyka jest łatwe z Miro. Zacznij od wybrania szablonu oceny ryzyka, a następnie wykonaj następujące kroki:

1. Określ, jak szczegółowa powinna być Twoja ocena ryzyka

Prosta struktura oceny ryzyka oferuje trzy poziomy ryzyka: niski (oznaczony na zielono lub 1), średni (oznaczony na żółto lub 2) lub wysoki (oznaczony na czerwono lub 3). Bardziej szczegółowa struktura może rozszerzyć opis do ekstremalnych (nie tylko wysokich) ryzyk i zwiększyć skalę numeryczną do 20. Dodaj nowe wiersze i tabelki według potrzeb.

2. Określ rodzaj ryzyka, z którym zmaga się Twój zespół

Poziom ryzyka zależy od tego, do jakiej kategorii należy samo ryzyko. Czy Twoje ryzyko jest związane ze strategią, organizacją, finansami, rynkiem czy technologią? Bez względu na kategorię, dodaj karteczkę, aby wyjaśnić, gdzie dokładnie znajduje się ryzyko.

3. Zidentyfikuj kryteria ryzyka i odpowiednio uszereguj ryzyko

Twoja macierz pomoże ocenić potencjalne ryzyko w zależności od jego prawdopodobieństwa i wpływu. Mogą istnieć inne kryteria, które warto wziąć pod uwagę, takie jak szybkość ryzyka i podatność organizacji na zagrożenia. Cokolwiek postanowisz, ważne jest, aby osiągnąć konsensus jako zespół.

4. Oceń ryzyka

Analizuj swoje ryzyka według kodów kolorów (zielony do żółtego do pomarańczowego do czerwonego) i skali numerycznej. Omów prawdopodobieństwo i wpływ biznesowy każdego potencjalnego ryzyka. Stąd Twój zespół może przejść do opracowania planu działania. Pamiętaj, aby powtarzać proces tworzenia matrycy kilka razy w roku, aby dostosować się do zmieniającego się krajobrazu ryzyka.

5. Rozważ plany reagowania kryzysowego

Mogą być pomocne w przypadku, gdybyś się mylił co do prawdopodobieństwa lub nasilenia ryzyka o wysokiej ocenie.

Jakie rodzaje ryzyk może napotkać Twoja firma?

Wspomnieliśmy powyżej, że organizacja może napotkać różne rodzaje ryzyka za każdym razem, gdy dokonuje inwestycji. Ryzyka dzielą się na cztery ogólne kategorie.

• Ryzyko operacyjne to ryzyko pochodzące z wewnątrz Twojej organizacji. Nieprzeszkoleni ludzie, niewystarczająca liczba personelu, zagrożenia bezpieczeństwa i kosztowne proceduralne wąskie gardła to przykłady ryzyka operacyjnego. Ponieważ wynika to z Twoich własnych wyborów, ryzyko operacyjne jest najłatwiejszym typem do złagodzenia, pod warunkiem że potrafisz je dostrzec.

• Ryzyko ekonomiczne to ryzyko niepowodzenia inwestycji z powodu ogólnych okoliczności gospodarczych. Najbardziej powszechnym przykładem jest krach na giełdzie, który zmniejsza siłę nabywczą klientów i obniża przychody. Ryzyko ekonomiczne może jednak wystąpić także po stronie podaży, na przykład gdy rynek przyjazny pracownikom zmusza do oferowania wyższych wynagrodzeń.

• Ryzyko strategiczne pochodzi od konkurentów. Twoje zyski mogą być niespodziewanie niskie, ponieważ inna firma w Twojej branży zaoferowała lepszy produkt. Możesz to złagodzić, pielęgnując bliską relację z klientami.

• Ryzyko regulacyjne pochodzi od rządów państw, w których prowadzisz działalność. Rządowe regulacje mogą uniemożliwić Ci czerpanie zysku z projektu.

Szablon oferuje elastyczny framework, którego możesz użyć do omówienia wszystkich czterech głównych typów ryzyka oraz wszelkich innych rodzajów ryzyka, które nie pasują dokładnie do żadnej kategorii.

Jakie rodzaje oceny ryzyka możesz przeprowadzić?

Tak jak istnieje wiele rodzajów ryzyka, tak samo istnieje wiele rodzajów oceny ryzyka. Te kategorie nie są oddzielnymi jednostkami — jeden rodzaj oceny może wpaść do więcej niż jednej kategorii.

• Jakościowa ocena ryzyka określa prawdopodobieństwo ryzyka na podstawie doświadczenia i wiedzy oceniającego na temat potencjalnego zagrożenia. Jakościowe oceny ryzyka można przeprowadzać szybko, bez ścisłej struktury.

• Ilościowa ocena ryzyka przypisuje liczby do prawdopodobieństwa i ciężkości każdego ryzyka. Oceny numeryczne pozwalają oceniającemu szybko podsumować ryzyka.

• Ogólna ocena ryzyka analizuje zagrożenia związane z daną aktywnością lub inwestycją w dowolnym kontekście, w którym mogą się one pojawić. Możesz używać ogólnych ocen ryzyka jako podstawy do późniejszych, bardziej ukierunkowanych ocen.

• Specyficzna dla miejsca ocena ryzyka analizuje ryzyko w danym kontekście. Może to dotyczyć wszystkiego, od zagrożeń dla zdrowia i bezpieczeństwa na placu budowy po ryzyka ekonomiczne związane z oferowaniem produktu na danym terenie.

• Dynamiczna ocena ryzyka jest przeprowadzana w czasie rzeczywistym, gdy ryzyko się rozwija. Jest to najczęściej spotykane w pracach z fizycznym ryzykiem, ale może również odnosić się do rozwijającej się sytuacji biznesowej.

Kiedy używać oceny ryzyka

Zanim zaplanujesz ocenę ryzyka, Twój projekt potrzebuje solidnej podstawy. Upewnij się, że zdefiniujesz zakres projektu, zoptymalizujesz przepływy pracy zespołu i określisz role i odpowiedzialności członków zespołu.

Ryzyko może przybierać różne formy. Managerowie projektów i produktów muszą poczuć się swobodnie w etykietowaniu ryzyka w oparciu o poziomy ryzyka i prawdopodobieństwo. Ocena ryzyka może pomóc Ci ustalić, czy musisz:

• Unikaj ryzyka: Jeśli jest to zdarzenie lub sytuacja o dużym wpływie i dużym prawdopodobieństwie, warto zainwestować większy budżet lub wysiłki, aby jak najszybciej uniknąć ryzyka.

• Przenieś lub podziel się ryzykiem: Jeśli ryzyko ma duży wpływ, ale jest mniej prawdopodobne, warto rozważyć przeniesienie odpowiedzialności na stronę trzecią (na przykład zespół prawny lub plan ubezpieczeniowy). Ryzyko może być również dzielone między różne zespoły lub grupy w firmie.

• Zminimalizuj ryzyko: Takie podejście stara się zmniejszyć zarówno wpływ, jak i prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka. Odbywa się to w konsultacji z Twoim zespołem kierowniczym lub ekspertami zatrudnionymi do doradzania Twojej firmie.

• Zaakceptuj ryzyko: Jeśli zdarzenie ma niskie ryzyko i niskie prawdopodobieństwo, Twojemu zespołowi może być bezpiecznie po prostu zaakceptować, że może się zdarzyć i iść dalej.

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nowy projekt, czy rozwijasz nowy projekt lub usługę, istnieje wiele wewnętrznych i zewnętrznych ryzyk, które będziesz musiał(a) pomóc przewidzieć i kontrolować. Analizowanie i mierzenie ryzyka poprzez klasyfikowanie poszczególnych rodzajów na wizualnym narzędziu do oceny ryzyka daje Ci możliwość zaplanowania najlepszej reakcji.