Szablon notatek ze spotkania
Stwórz trwały zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania.
Informacje o szablonie notatek ze spotkania
Gdyby ktoś zapytał Cię, ile spotkań masz w danym tygodniu, prawdopodobnie miałbyś trudności z odpowiedzią — nie dlatego, że nie zwracasz na nie uwagi, ale dlatego, że masz ich tak wiele! Kiedy przez cały dzień uczestniczysz w ważnych spotkaniach, może być trudno zapamiętać, kto co powiedział lub jakie cele zostały uzgodnione.
Notatki ze spotkania to po prostu zapis Twojego spotkania. Większość zespołów woli wyznaczyć osobę do protokołowania na początku każdego spotkania, aby jedna osoba mogła skupić się na zapisywaniu treści spotkania, zamiast aby wszyscy starali się notować, co tylko zdołają. Wiele zespołów rotuje protokolantów, aby każdy miał równy udział w spotkaniu.
Kto powinien korzystać ze szablonu notatek ze spotkania?
Każdy zespół, który chce prowadzić pisemny zapis tego, co wydarzyło się podczas spotkania. Jest to szczególnie ważne dla spotkań z zadaniami do wykonania, terminami i podjętymi decyzjami. Możesz wyznaczyć jedną osobę jako odpowiedzialną lub chcieć rotować obowiązki, tak aby za każdym razem inna osoba była odpowiedzialna za aktualizację notatek ze spotkania.
Jak utworzyć notatki ze spotkania
Krok 1. Wyznacz osobę do protokołowania przed spotkaniem.
Krok 2. Zdecyduj o tematach, które zamierzasz omówić podczas spotkania. Protokolant może zanotować te tematy.
Krok 3. Podczas spotkania poproś osobę robiącą notatki, aby podsumowała notatki z poprzedniego spotkania, dając Ci punkt wyjścia.
Krok 4. Poproś osobę robiącą notatki, aby zapisała nazwiska uczestników, czasy agendy, zadania do wykonania i daty końcowe, a także główne punkty z zebrania.
Krok 5. W miarę trwania spotkania osoba robiąca notatki może nadal notować wszelkie decyzje podejmowane przez uczestników, najważniejsze omawiane punkty oraz przyszłe decyzje, które trzeba podjąć.
Krok 6. Osoba robiąca notatki może, jeśli to stosowne, udostępnić je zespołowi.
Jak korzystać z szablonu notatek ze spotkania?
Zacznij od naszego gotowego szablonu i wprowadź potrzebne zmiany, aby dostosować szablon do swoich konkretnych potrzeb. Zaproś członków zespołu do dołączenia do Twojej tablicy i współpracy. Użyj @wzmianki lub czatu wideo, jeśli potrzebujesz uzyskać wkład od innych. Możesz przesyłać inne typy plików, takie jak dokumenty, zdjęcia, wideo i pliki PDF, aby przechowywać wszystkie istotne informacje w jednym miejscu.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon agendy spotkania zespołu
Zastosowania:
Dokumentacja, Spotkania zespołu, Warsztaty
Poświęcenie czasu dla zespołu jest ważne, aby wspólnie podejmować decyzje, ustalać priorytety i podążać w tym samym kierunku. Agendy spotkań zespołu pomagają dodać harmonogram i strukturę do przydzielonego czasu, gdy potrzebujesz przekazać informacje i współpracować z zespołem. Pozwalają także Twojemu zespołowi uzgodnić cele, punkty do omówienia, zadania do wykonania i określić, kto poprowadzi kolejne kroki. Nieprzerwany czas spotkań zespołu z agendą może pomóc zespołowi przeglądać postępy w odniesieniu do OKR, udostępniać aktualizacje, omawiać przeszkody i przeprowadzać burzę mózgów w celu wymyślania pomysłów.
Szablon macierzy parkingowej
Zastosowania:
Zarządzanie projektami, Ideacja, Spotkania
Kiedy energia twórcza jest w rozkwicie, warsztat lub spotkanie przyniesie wiele nowych pomysłów — ale nie wszystkie są na temat lub możliwe do realizacji w tej chwili. Umieść je na matrycy parkingowej, prostym i skutecznym narzędziu do oddzielania najlepszych pomysłów od tych, które są obiecujące, ale mogą wymagać więcej badań lub dyskusji. Ten szablon pozwoli Ci łatwo stworzyć własną matrycę parkingową, która będzie szczególnie przydatna podczas długich spotkań (i gdy masz współpracowników, którzy mają tendencję do zbaczania z tematu).
Szablon spotkania refleksyjnego
Zastosowania:
Spotkania, Burza mózgów, Spotkania zespołu
Kiedy harmonogram jest napięty, „nauka przez działanie” staje domyślną metodą. Znajdź więc czas dla swojego zespołu, aby uczyć się w inny, wartościowy sposób – poprzez refleksję i słuchanie. Prowadzone przez „uczących się” (członków zespołu, którzy dzielą się doświadczeniami z resztą zespołu) spotkanie refleksyjne pozwala udostępnić nowe informacje na temat firmy klienta lub wewnętrznej inicjatywy biznesowej, zaoferować techniki rozwiązywania problemów, a nawet polecić książki lub podcasty, które warto sprawdzić. Spotkania refleksyjne zachęcają również współpracowników na wszystkich poziomach do angażowania się w rozwój zawodowy swoich koleżanek i kolegów z zespołu.