Meeting Agenda

Szablon harmonogramu spotkania

Ustal oczekiwania dotyczące tego, co będzie się działo przed spotkaniem, w jego trakcie i po nim.

O szablonie harmonogramu spotkania

Agenda może pomóc Ci trzymać się harmonogramu spotkania i utrzymać jego produktywność. Użycie szablonu do stworzenia agendy pomaga upewnić się, że masz wszystkie niezbędne informacje, aby Twoje spotkania były udane.

Oto, jak nasz szablon harmonogramu spotkania może pomóc Twojemu zespołowi.

Co to jest szablon harmonogramu spotkania?

Typowy szablon harmonogramu spotkania strukturyzuje spotkania Twojego zespołu. Zazwyczaj zawiera następujące informacje: 

  • Szczegóły planowania, takie jak data, godzina, miejsce oraz kto powinien uczestniczyć.

  • Imię osoby (lub osób), która poprowadzi spotkanie.

  • Tematy i punkty agendy.

  • Cel lub zamierzenie.

  • Punkty działania i zadania do wykonania po zakończeniu spotkania. 

Używanie szablonu harmonogramu spotkania może również pomóc Ci efektywnie współpracować z Twoim zespołem. Dzięki agendzie możesz jasno określić, kiedy można udostępniać informacje, a kiedy najlepiej jest słuchać i przyjmować wszystko do siebie. 

Co to jest agenda spotkania? 

Każdy był na spotkaniu, które zeszło z toru i wydawało się stratą czasu. Pracownicy spędzają 31 godzin na nieproduktywnych spotkaniach każdego miesiąca. 

Aby zwiększyć szanse na zorganizowanie produktywnego spotkania, musisz przygotować plan spotkania. 

Agenda spotkania wyznacza oczekiwania co do tego, co powinno się wydarzyć przed, w trakcie i po spotkaniu. Daje Ci harmonogram do działania i określa szczegóły dotyczące tego, co spotkanie będzie obejmować. Pomaga również podejmować świadome decyzje, ustalać priorytety i działać wspólnie jako zespół w tym samym kierunku. 

Jak napisać agendę spotkania? 

Tworzenie skutecznej agendy spotkania jest łatwe z Miro. Nasza przestrzeń robocza do współpracy to idealna plansza do tworzenia i udostępniania agendy nadchodzących spotkań. Zacznij od wybrania szablonu agendy spotkania, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własną.

1. Określ rodzaj spotkania. Istnieją różne typy spotkań, więc przygotuj swój zespół, informując go, jakiego rodzaju spotkania się spodziewać. Czy Twoje spotkanie będzie asynchroniczne czy synchroniczne? Retrospektywa? Warsztaty? Zdefiniuj parametry, aby uczestnicy mogli się skutecznie przygotować. 

2. Sporządź protokół. Zdefiniuj ilość czasu przeznaczoną na poszczególne części spotkania. To zapewni, że wszyscy będą wiedzieli, co dzieje się na spotkaniu i ile to potrwa. Pomoże to również utrzymać spotkanie na właściwym torze w miarę postępu działań. 

3. Dopasowanie strategiczne. Zidentyfikuj osobę prowadzącą spotkanie i dodaj jej imię do szablonu. To zapewni, że spotkanie będzie prowadzone przez odpowiednie osoby i będzie przebiegało zgodnie z harmonogramem.  

4. Przygotuj plan spotkania. Użyj agendy spotkania, aby dokumentować punkty rozmowy i przydzielać tematy dyskusji uczestnikom w wyznaczonych przedziałach czasowych. Ustal jasne cele i dodaj wszelką istotną dokumentację do spotkania. Jeśli używasz szablonu agendy spotkania Miro, możesz przesyłać pliki i dokumenty bezpośrednio na tablicę. 

5. Udokumentuj spotkanie. Gdy rozpoczyna się spotkanie, warto, aby ktoś sporządził notatki i zapisał protokół ze spotkania. Z Miro możesz zintegrować swoją przestrzeń roboczą Google, co ułatwia robienie notatek ze spotkań i udostępnianie dokumentacji. Warto również użyć timera odliczającego na początku spotkania, aby utrzymać harmonogram. 

6. Przypisz kolejne kroki. Po zakończeniu spotkania przypisz kolejne kroki każdemu członkowi zespołu. Dzięki temu każdy członek zespołu będzie miał odpowiedzialność za zarządzanie określonymi zadaniami poza spotkaniem. Nadawaj priorytet zadaniom, które przyniosą najwyższy wpływ i zwrot z inwestycji. 

Rady od eksperta: Podsumuj i zastosuj kolejne kroki. Staraj się zakończyć pozytywnie, z jasnymi zadaniami do wykonania i wnioskami. To podejście da każdemu członkowi zespołu coś do zrealizowania i śledzenia aż do następnego spotkania.

Co powinna zawierać agenda?

Trudno powiedzieć, jakie punkty powinna zawierać agenda. Różni się to w zależności od firmy i spotkania. Jednak kilka wspólnych elementów często się pojawia: 

  • Ramach czasowych. Kiedy spotkanie się zacznie, zakończy, i to co pomiędzy.

  • Uczestnicy. Wszyscy, którzy muszą uczestniczyć w spotkaniu. 

  • Prelegenci. Osoby, które poprowadzą spotkanie i utrzymają jego porządek. 

  • Tematy agendy. Punkty do omówienia i zagadnienia do dyskusji na spotkanie. 

  • Ogólny cel/obiektyw spotkania. Cel spotkania. 

  • Wyniki i rezultaty. Wyniki spotkania i kolejne kroki. 

  • Działania. Zadania, które należy wykonać po zakończeniu spotkania. 

Podczas tworzenia agendy warto zauważyć, że opłaca się skonsultować się z zespołem przed rozpoczęciem spotkania. Daj uczestnikom szansę na przekazanie opinii na temat najważniejszych punktów dyskusji. Zapytaj, o czym chcieliby porozmawiać, jaki jest status ich bieżących projektów lub czy mają coś, czym chcieliby się podzielić, aby upewnić się, że wszyscy czują się wysłuchani i docenieni.

Kiedy używać agendy spotkania 

Używanie agendy spotkania to dobra praktyka przed każdym spotkaniem, ale oto kilka konkretnych sytuacji, w których agenda byłaby korzystna: 

  • Musisz trzymać się ram czasowych. Jeśli masz napięty termin lub twoi uczestnicy są niezwykle zajęci, agenda pomoże śledzić ramy czasowe. Dzięki niej będziesz mieć strukturę potrzebną do przeprowadzenia spotkania w wyznaczonym czasie.

  • Musisz przygotować uczestników do spotkania wcześniej. Agendy to świetny sposób, aby uczestnicy spotkania byli na bieżąco z tym, co chcesz omówić. Daje im to szansę na przygotowanie się wcześniej i zwiększenie produktywności podczas spotkania. 

  • Chcesz zachęcić do uczestnictwa. Zwiększ zaangażowanie uczestników, oferując im agendę. Mogą przygotować się wcześniej i przyjść na spotkanie gotowi do wniesienia wkładu. 

Najlepiej przygotować agendę spotkania przed jego rozpoczęciem. Wyślij go swojemu zespołowi co najmniej dzień przed spotkaniem. W ten sposób dajesz swoim kolegom z zespołu czas na zapoznanie się z agendą przed spotkaniem. 

Szablon harmonogramu spotkania – FAQ

What items are on a typical meeting agenda?

A team Meeting Agenda template can be very flexible, but some things are fundamental for running a successful meeting: goals, topics, time slots, and outcome. If you include these things, your entire team can easily align on projects with the Meeting Agenda template, set clear expectations, and run an efficient meeting.

How to save your finished meeting agenda as a PDF

With Miro, you can download your meeting agenda template as a PDF file for printing. Simply create your template and download it, and it’ll be ready to print. However, it’s worth thinking about the benefits of keeping your meeting template online. With a paper copy, it’s hard to make changes. Our online template allows you to instantly move things around, add comments and suggestions, and get input from your colleagues. If you have a remote team, an online agenda is also easier to distribute. Before you print your meeting agenda, think about the added benefits you’ll get if you use it online instead.

Szablon harmonogramu spotkania

Skorzystaj z tego szablonu już teraz.

Powiązane szablony
meeting-thumb
Podgląd
Szablon spotkania
team-meeting-agenda-thumb-web
Podgląd
Szablon agendy spotkania zespołu
one-on-one-meeting-thumb-web (1)
Podgląd
Szablon spotkania jeden na jeden
Meeting Notes Thumbnail
Podgląd
Szablon notatek ze spotkania