Szablon spotkania

O szablonie spotkania

Każdy był kiedyś na spotkaniu, które nie poszło zgodnie z planem. Może odbiegło od tematu, albo zabrakło ci czasu, aby zrealizować wszystko, co zamierzałeś – lub może po prostu wydawało się to stratą czasu.

Aby tego uniknąć, ważne jest przygotowanie się do prowadzenia spotkania zespołowego z wyprzedzeniem. Dzięki temu prostemu, ale skutecznemu szablonowi spotkania możesz przygotować się do prowadzenia spotkania zespołowego, które spełnia wszystkie wymagania. Przygotuj swoich współpracowników do sukcesu, daj każdemu czas i przestrzeń na wniesienie wkładu i utrzymuj projekty na właściwym torze.

Jak korzystać z szablonu spotkania

Szablon spotkania Miro można używać zarówno podczas zdalnych, hybrydowych, jak i stacjonarnych spotkań. Zacznij od dodania szablonu spotkania do swojej tablicy Miro, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby dostosować go do swoich potrzeb:

1. Określ cel spotkania

Jedną z najczęstszych skarg dotyczących spotkań zespołu jest to, że wydają się one stratą czasu. Kiedy ludzie przychodzą na spotkanie z oczekiwaniem, że nic z niego nie wyniosą, są mniej skłonni do słuchania i angażowania się – a mogą nawet zacząć omijać spotkania.

Zanim rozpoczniesz spotkanie, zapytaj swoich współpracowników, co chcieliby najbardziej zobaczyć, zrobić lub omówić. Czy jest coś, w czym chcieliby uzyskać opinię zespołu? Czy jest wyzwanie, o którym chcieliby mówić?

2. Stwórz plan spotkania

Przed spotkaniem poświęć czas na stworzenie agendy, aby każdy wiedział, czego dotyczy spotkanie, zanim wejdzie do sali (lub pokoju wirtualnego). Bądź transparentny w kwestii, dlaczego pewne elementy uwzględniłeś, a inne nie, w agendzie.

3. Udostępnij punkty agendy

Przed spotkaniem upewnij się, że każdy otrzyma kopię agendy, aby mógł się przygotować. Wiele osób uważa, że przydatne jest wymienienie punktów agendy jako pytań. Na przykład, zamiast „kalendarz redakcyjny”, możesz spróbować „czy powinniśmy zaktualizować kalendarz redakcyjny?”. Fraza taka jak „kalendarz redakcyjny” może sprawić, że uczestnicy będą zastanawiać się, o czym dokładnie będą rozmawiać, co utrudnia im przygotowanie się. Ale używanie konkretnego języka daje im coś, do czego mogą się przygotować. Podczas spotkania wyświetl agendę na tablicy, aby każdy mógł się do niej odwołać podczas dyskusji.

4. Przydziel czas na każdy temat

To zapewnia, że omówisz każdy temat z agendy, nie tracąc czasu, i pozwala członkom zespołu tak zbudować swoje pytania i komentarze, aby pasowały do przydzielonego czasu. Możesz nawet uruchomić timer, gdy wszyscy zaczynają omawiać dany punkt agendy, i zgodzić się na przejście do następnego elementu po upływie określonego czasu.

5. Wyślij notatki ze spotkania

Po spotkaniu upewnij się, że wyślesz podsumowanie tego, co zostało omówione, oprócz samej tablicy. W ten sposób wszyscy mogą wrócić do swoich notatek i szybko przystąpić do działania.