Szablon macierzy RACI

O szablonie macierzy RACI

Szablon wykresu RACI to niezbędne narzędzie zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać zamieszania podczas projektów. Od złożonych, międzyfunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania, macierz RACI pozwala wyjaśnić role i delegować zadania, zbliżając Twój zespół do realizacji projektu.

Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą używać tego narzędzia, aby uzgodnić cele ze stakeholderami oraz członkami projektów, zapewniając, że wszyscy są na tej samej stronie i świadomi swojej roli i obowiązków.

Co oznacza skrót RACI?

RACI to skrót od Responsible (Odpowiedzialny), Accountable (Rozliczany), Consulted (Konsultant) i Informed (Informowany). Każde z tych słów opisuje rolę osoby, a dwa ostatnie różnią się pod względem tego, jakiego typu komunikację powinny prowadzić podczas projektu.

• Odpowiedzialny: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Muszą ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.

• Rozliczany: Kto jest rozliczany za wynik i proces? Muszą być rozliczani za ukończenie zadania.

• Zalecaną najlepszą praktyką jest przypisanie tylko jednej osoby rozliczanej do danego projektu. Ta osoba jest punktem kontaktowym dla wszystkich stakeholderów przez cały czas trwania projektu.

• Konsultowany: Z kim należy się skonsultować, jeśli wystąpi problem z projektem? Muszą dostarczyć informacje stakeholderom.

• Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które trzeba wprowadzić, lub napotkają problemy, zgłaszają je Konsultowanemu.

• Poinformowany: Kogo należy poinformować, jeśli wprowadzisz zmianę w projekcie? Muszą być informowani o postępach.

• Ich rola nie jest wymagana do udzielania feedbacku ani sugerowania zmian. Niemniej jednak, najlepiej byłoby informować ich o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kamieniach milowych.

Dlaczego warto korzystać z macierzy RACI?

Macierz RACI to bardzo popularne narzędzie w zarządzaniu projektami, ponieważ zapewnia jasność i ustala oczekiwania. Oto lista korzyści wynikających z używania macierzy RACI, jednak pamiętaj, że nie każdy projekt jej potrzebuje.

1. Większe zaangażowanie. Macierz RACI pozwala pracownikom na głębsze zaangażowanie w projekt. Każdy pracownik w Twoim zespole należy do kategorii macierzy RACI. Pomaga zmniejszyć zamieszanie dotyczące odpowiedzialności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i odpowiedzialność, Twoi współpracownicy mogą skupić się na swoich rolach.

2. Większa skalowalność. Po przydzieleniu pracowników do każdej części macierzy RACI, szkolenie nowych zatrudnionych i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga Ci skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w macierzy.

3. Rozwiązywanie konfliktów. Macierz RACI zmniejsza możliwości wystąpienia napięć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma jasno określoną rolę, zna zakres swoich obowiązków oraz wie, do kogo się zwrócić, jeśli ma pytania.

4. Zwiększ wydajność. Użyj macierzy RACI, aby zwiększyć wydajność. Wypełnienie macierzy RACI ułatwia organizację spotkań z jasnym planem i uniknięcie dublowania innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania bez obaw o to, czy powinni w nich uczestniczyć, lub czy ich czas nie zostałby lepiej wykorzystany gdzie indziej.

Jak korzystać z szablonu macierzy RACI

Skorzystaj z szablonu macierzy RACI przy rozpoczynaniu projektów. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto, jak możesz używać i dostosować szablon do swoich potrzeb:

1. Wybierz gotowy szablon macierzy RACI.

2. Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie, edytując wiersze szablonu.

3. Analizuj role i obowiązki oraz przypisz je każdemu członkowi projektu. Możesz dodać dodatkowe wiersze do swojego szablonu, po prostu klikając ikonę z trzema kropkami i wybierając symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich @wzmianką lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli przekazać feedback.

4. Zanim załączysz go do jakiejkolwiek innej tablicy projektowej lub dokumentu, udostępnij go swojemu zespołowi i w razie potrzeby wprowadzaj iteracje.

Przykład macierzy RACI

Załóżmy, że wprowadzasz na rynek nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj macierzy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób zaangażowanych w projekt. To ułatwi komunikację i pomoże wszystkim zrozumieć ich rolę oraz to, do kogo powinni się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub porad dotyczących projektu.

Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w macierzy RACI, jeśli wprowadzasz na rynek nową funkcję produktu:

• Zarządzanie programem

• Zarządzanie produktem

• Projekt

• Marketing produktów

• Analiza danych

• Prawo i zgodność

• Marketing marki

• Sukces klienta

Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od struktury Twojej organizacji i sposobu tworzenia projektu. Po wybraniu wszystkich zespołów do realizacji tego projektu, przypisz role i odpowiedzialności oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest prawidłowo przypisana lub czy mają jakieś pytania bądź wątpliwości dotyczące RACI.

Aby zakończyć, dodaj macierz RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby Twój zespół mógł z niej korzystać i wracać do niej w razie potrzeby. Na przykład, jeśli zazwyczaj tworzysz schemat organizacyjny swojego zespołu projektowego, aby pomóc zwizualizować odpowiedzialności, macierz RACI doskonale uzupełnia to o dodatkowe szczegóły.