Szablon matrycy RACI
Dzięki szablonowi RACI możesz monitorować obowiązki i upewnić się, że prowadzisz właściwe rozmowy z właściwymi osobami.
Informacje o szablonie matrycy RACI
Szablon wykresu RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać nieporozumień podczas realizacji projektów. Od złożonych, wielofunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania – matryca RACI pozwala włączyć role i delegować zadania, łącząc zespół w celu realizacji projektu.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą korzystać z tego narzędzia, aby dostosować się do stakeholderów i członków projektu, upewniając się, że wszyscy mają te same informacje oraz są świadomi swojej roli i odpowiedzialności.
Co oznacza skrót RACI?
RACI to skrót od słów Responsible, Accountable, Consultant i Informed. Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, a dwa ostatnie rozróżnia się ze względu na rodzaj komunikacji, w jaką powinna się angażować podczas projektu.
Responsible: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Musi ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.
Accountable: Kto odpowiada za wynik i proces? Ponosi odpowiedzialność za wykonania zadania. Zalecana najlepsza praktyka to przypisanie do danego projektu tylko jednej odpowiedzialnej osoby. Osoba ta służy jako punkt kontaktowy dla wszystkich stakeholderów w trakcie trwania projektu.
Consulted: Z kim należy się konsultować w przypadku problemów z projektem? Ta osoba musi dostarczać informacji zainteresowanym stronom. Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które należy wprowadzić, lub jeśli napotkają problemy, zgłaszają je konsultantowi.
Informed: Kogo należy poinformować o wprowadzeniu zmian w projekcie? Ta osoba musi być na bieżąco informowana o postępach. Jej rola nie polega na przekazywaniu opinii lub sugerowaniu zmian. Najlepiej byłoby jednak informować ją o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kluczowych etapach.
Dlaczego warto korzystać z matrycy RACI?
Matryca RACI jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ zapewnia jasność i określa oczekiwania. Poniżej znajduje się lista zalet matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt będzie jej potrzebował.
Więcej zaangażowania. Matryca RACI pozwala pracownikom bardziej zaangażować się w projekt. Każdy pracownik w zespole pasuje do kategorii matrycy RACI. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia dotyczące własności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i obowiązki, członkowie zespołu mogą skupić się na swoich rolach.
Większa skalowalność. Po przypisaniu pracowników do każdej części matrycy RACI szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w matrycy.
Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza ryzyko tarć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma dobrze zdefiniowaną rolę, zna zakres swoich obowiązków i wie, z kim rozmawiać w razie pytań.
Zwiększenie wydajności. Użyj matrycy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie matrycy RACI ułatwia organizowanie spotkań, które mają jasny porządek obrad i nie są zbędne w stosunku do innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania, nie martwiąc się o to, czy powinni tam być lub czy ich czas nie byłby lepiej spożytkowany gdzie indziej.
Korzystanie z szablonu matrycy RACI
Podczas rozpoczynania projektów należy korzystać z szablonu matrycy RACI. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak można wykorzystać i dostosować szablon do swoich potrzeb:
Wybierz gotowy szablon matrycy RACI.
Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie poprzez edycję wierszy szablonu.
Przeanalizuj role i obowiązki oraz przypisz je do każdego członka projektu. Możesz dodać do szablonu dodatkowe wiersze, klikając ikonę z trzema kropkami oraz symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich tagiem @mention lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli wyrazić swoją opinię.
Przed dołączeniem go do jakiejkolwiek innej tablicy projektu lub dokumentu, udostępnij go zespołowi i w razie potrzeby iteruj.
Przykład macierzy RACI
Załóżmy, że uruchamiasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj mapy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób biorących udział w projekcie. Ułatwi to komunikację i pomoże każdemu zrozumieć, jaka jest jego rola i do kogo powinien się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub doradztwa projektowego.
Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w matrycy RACI w przypadku uruchamiania funkcji produktu:
Zarządzanie programem
Zarządzanie produktem
Projektowanie
Marketing produktów
Analiza danych
Prawo i zgodność z przepisami
Marketing marki
Sukces klienta
Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od tego, jak zbudowana jest organizacja i jak tworzony jest projekt. Po wybraniu wszystkich zespołów do uruchomienia tego projektu, przypisz role i obowiązki oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest dokładnie przypisana lub czy mają jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące matrycy RACI.
Na koniec dodaj swoją matrycę RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby zespół mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby do niej wrócić. Na przykład, jeśli zwykle tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, aby pomóc w wizualizacji obowiązków, macierz RACI doskonale uzupełni go o dalsze szczegóły.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon metody ustalania priorytetów 3x3
Zastosowania:
Operations, Prioritization, Strategic Planning
Polega to na ocenie zadania lub pomysłu i szybkim podjęciu decyzji o wysiłku, jakiego będzie wymagać i potencjalnym wpływie, jaki będzie mieć - uszeregowanym jako niski, średni lub wysoki. Oto, na czym właśnie polega metoda priorytetyzacji 3x3: Pomóż zespołom ustalać priorytety i identyfikować szybkie zwycięstwa, duże projekty, zadania wypełniające lub marnujące czas. Posługując się dziewięcioma obszarami w postaci „koszy”, oferuje ona nieco większą szczegółowość niż macierz priorytetów 2x2 (lub metoda lean przy priorytetyzacji). Łatwo jest stworzyć własną matrycę priorytetów 3x3, a następnie użyć jej do określenia, na jakich działaniach lub pomysłach należy się skupić, wykorzystując cenne zasoby.
Szablon prototypu
Zastosowania:
UX Design, Design Thinking
Prototyp to dostępna na żywo makieta produktu, która definiuje strukturę produktu, przepływ użytkownika i detale nawigacyjne (np. przyciski i menu) bez ustalania ostatecznych szczegółów, takich jak projekt wizualny. Tworzenie prototypu pozwala zasymulować odbiór produktu lub usługi przez użytkownika, mapować konteksty użytkowników i przepływy zadań, tworzyć scenariusze w celu zrozumienia person klientów i zbierać opinie zwrotne na temat produktu. Korzystanie z prototypu pomaga zaoszczędzić pieniądze, ponieważ umożliwia zlokalizowanie przeszkód na wczesnym etapie procesu. Prototypy mogą się różnić, ale zazwyczaj obejmują serię ekranów lub obszarów roboczych połączonych strzałkami lub linkami.
Szablon osi czasu
Zastosowania:
Project Management, Flowcharts, Project Planning
Oś czasu przedstawia chronologiczną kolejność ważnych dat i zaplanowanych wydarzeń. Osie czasu pomagają menedżerom produktu, kierownikom projektów i członkom zespołów tworzyć wizualne historie dotyczące postępu i przeszkód. Osie czasu pozwalają zespołom od razu sprawdzić, co wydarzyło się wcześniej, jakie są aktualne postępy i czym należy się zająć w przyszłości. Aby zagwarantować ich pomyślną realizację, projekty lub produkty o określonym celu lub rezultatach należy realizować z wykorzystaniem osi czasu. Osi czasu należy używać jako wspólnego odniesienia dla dat rozpoczęcia, dat zakończenia i kamieni milowych.
Szablon raportu Kaizen
Zastosowania:
Agile Methodology, Operations, Documentation
Dzięki czemu firmę można uznać za wielką? Takie firmy wiedzą, że wielkość trzeba wspierać i utrzymywać, co oznacza, że nigdy nie przestają dążyć do wyższych standardów. Jeśli pracujesz w jednej z takich firm (lub w firmie, która do tego aspiruje), raport Kaizen jest idealnym narzędziem. Umożliwia stworzenie prostego wizualnego przewodnika po działaniach ciągłego doskonalenia na poziomie zespołu, działu i organizacji. Korzystając z podejścia opartego na raportach Kaizen, każdy pracownik w organizacji przeprowadza audyt własnych procesów i rozumie, co mógł przeoczyć, dzięki czemu jest to potężne narzędzie do zwiększania odpowiedzialności na wszystkich poziomach.
Szablon struktury 4 działań w strategii błękitnego oceanu
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Dla przedsiębiorców bardzo ważna jest kwestia nowych użytkowników – jak ich przyciągnąć, jak im zaimponować i jak przekształcić ich w lojalnych klientów. Ten szablon, zaprojektowany przez autorów książki „Strategia błękitnego oceanu: Jak stworzyć niekwestionowaną przestrzeń rynkową i sprawić, by konkurencja stała się nieistotna”, pomoże Ci zmaksymalizować wartość zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów. Korzystając z czterech kroków szablonu (podzielonych na proste kolumny), z łatwością ocenisz swoje produkty w bardziej innowacyjny sposób i zagwarantujesz, że pieniądze będą wydawane w obszarach, które naprawdę mają znaczenie.
Szablon planszy rozwoju aplikacji
Zastosowania:
Market Research, Product Management, User Experience
Czy zauważyłeś kiedyś, że stworzenie udanej aplikacji wymaga wielu graczy i ruchomych części? Jeśli jesteś managerem projektu, to z pewnością tak. Na szczęście plansza rozwoju aplikacji pozwoli Ci ogarnąć i zoptymalizować cały proces. Zawiera 18 pól, z których każde koncentruje się na kluczowym aspekcie rozwoju aplikacji, co daje szerszy obraz sytuacji. W ten sposób możesz dopracować procesy i ominąć potencjalne problemy po drodze, co skutkuje płynniejszym procesem oraz lepszym i bardziej dopracowanym produktem.