Szablon matrycy RACI
Dzięki szablonowi RACI możesz monitorować obowiązki i upewnić się, że prowadzisz właściwe rozmowy z właściwymi osobami.
Informacje o szablonie matrycy RACI
Szablon wykresu RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać nieporozumień podczas realizacji projektów. Od złożonych, wielofunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania – matryca RACI pozwala włączyć role i delegować zadania, łącząc zespół w celu realizacji projektu.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą korzystać z tego narzędzia, aby dostosować się do stakeholderów i członków projektu, upewniając się, że wszyscy mają te same informacje oraz są świadomi swojej roli i odpowiedzialności.
Co oznacza skrót RACI?
RACI to skrót od słów Responsible, Accountable, Consultant i Informed. Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, a dwa ostatnie rozróżnia się ze względu na rodzaj komunikacji, w jaką powinna się angażować podczas projektu.
Responsible: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Musi ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.
Accountable: Kto odpowiada za wynik i proces? Ponosi odpowiedzialność za wykonania zadania. Zalecana najlepsza praktyka to przypisanie do danego projektu tylko jednej odpowiedzialnej osoby. Osoba ta służy jako punkt kontaktowy dla wszystkich stakeholderów w trakcie trwania projektu.
Consulted: Z kim należy się konsultować w przypadku problemów z projektem? Ta osoba musi dostarczać informacji zainteresowanym stronom. Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które należy wprowadzić, lub jeśli napotkają problemy, zgłaszają je konsultantowi.
Informed: Kogo należy poinformować o wprowadzeniu zmian w projekcie? Ta osoba musi być na bieżąco informowana o postępach. Jej rola nie polega na przekazywaniu opinii lub sugerowaniu zmian. Najlepiej byłoby jednak informować ją o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kluczowych etapach.
Dlaczego warto korzystać z matrycy RACI?
Matryca RACI jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ zapewnia jasność i określa oczekiwania. Poniżej znajduje się lista zalet matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt będzie jej potrzebował.
Więcej zaangażowania. Matryca RACI pozwala pracownikom bardziej zaangażować się w projekt. Każdy pracownik w zespole pasuje do kategorii matrycy RACI. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia dotyczące własności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i obowiązki, członkowie zespołu mogą skupić się na swoich rolach.
Większa skalowalność. Po przypisaniu pracowników do każdej części matrycy RACI szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w matrycy.
Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza ryzyko tarć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma dobrze zdefiniowaną rolę, zna zakres swoich obowiązków i wie, z kim rozmawiać w razie pytań.
Zwiększenie wydajności. Użyj matrycy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie matrycy RACI ułatwia organizowanie spotkań, które mają jasny porządek obrad i nie są zbędne w stosunku do innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania, nie martwiąc się o to, czy powinni tam być lub czy ich czas nie byłby lepiej spożytkowany gdzie indziej.
Korzystanie z szablonu matrycy RACI
Podczas rozpoczynania projektów należy korzystać z szablonu matrycy RACI. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak można wykorzystać i dostosować szablon do swoich potrzeb:
Wybierz gotowy szablon matrycy RACI.
Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie poprzez edycję wierszy szablonu.
Przeanalizuj role i obowiązki oraz przypisz je do każdego członka projektu. Możesz dodać do szablonu dodatkowe wiersze, klikając ikonę z trzema kropkami oraz symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich tagiem @mention lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli wyrazić swoją opinię.
Przed dołączeniem go do jakiejkolwiek innej tablicy projektu lub dokumentu, udostępnij go zespołowi i w razie potrzeby iteruj.
Przykład macierzy RACI
Załóżmy, że uruchamiasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj mapy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób biorących udział w projekcie. Ułatwi to komunikację i pomoże każdemu zrozumieć, jaka jest jego rola i do kogo powinien się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub doradztwa projektowego.
Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w matrycy RACI w przypadku uruchamiania funkcji produktu:
Zarządzanie programem
Zarządzanie produktem
Projektowanie
Marketing produktów
Analiza danych
Prawo i zgodność z przepisami
Marketing marki
Sukces klienta
Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od tego, jak zbudowana jest organizacja i jak tworzony jest projekt. Po wybraniu wszystkich zespołów do uruchomienia tego projektu, przypisz role i obowiązki oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest dokładnie przypisana lub czy mają jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące matrycy RACI.
Na koniec dodaj swoją matrycę RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby zespół mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby do niej wrócić. Na przykład, jeśli zwykle tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, aby pomóc w wizualizacji obowiązków, macierz RACI doskonale uzupełni go o dalsze szczegóły.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon celów SMART
Zastosowania:
Prioritization, Strategic Planning, Project Management
Wyznaczanie celów może być zachęcające, ale może też okazać się przytłaczające. Wyobrażenie sobie każdego kroku, który należy wykonać, aby osiągnąć cel, może być trudne, dlatego tak często zdarza nam się wyznaczać cele, które są zbyt ogólne lub przesadzone. SMART to struktura, która pozwala na ustalenie celów w sposób, który zapewni Ci sukces. SMART to skrót od Specific (konkretny), Measurable (mierzalny), Attainable (osiągalny), Relevant (istotny) i Timely (terminowy). Jeśli będziesz pamiętać o tych atrybutach za każdym razem, gdy ustalasz cele, będą one jasne i osiągalne. Twój zespół może korzystać z modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz wyznaczyć cele. Możesz także używać modelu SMART za każdym razem, gdy chcesz ponownie ocenić i udoskonalić te cele.
Szablon roadmapy rozwoju technologii
Zastosowania:
Agile Methodology, Roadmaps, Agile Workflows
Roadmapa rozwoju technologii pomaga zespołom udokumentować, kiedy, dlaczego, w jaki sposób i jakie rozwiązania związane z technologią mogą pomóc firmie iść naprzód. Znana również jako roadmapa IT, roadmapa rozwoju technologii pokazuje zespołom, jakie technologie są dla nich dostępne, koncentrując się na planowanych ulepszeniach. Pozwala zidentyfikować luki lub nakładanie się wycofywanych narzędzi technicznych, a także oprogramowań lub programów, które wkrótce zostaną zainstalowane. Z praktycznego punktu widzenia, roadmapa powinna również nakreślać, na jakiego rodzaju narzędzia najlepiej wydać pieniądze oraz najbardziej efektywny sposób wprowadzania nowych systemów i procesów.
Szablon Teoria zmiany
Zastosowania:
Leadership
Skorzystaj z szablonu Teoria zmiany, aby nakreślić roadmapę wprowadzania zmian w Twojej organizacji. Zostań agentem transformacji w Twojej organizacji.
Szablon 3 horyzontów rozwoju
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Ten model opisany w książce The Alchemy of Growth daje ambitnym firmom sposób na zrównoważenie teraźniejszości i przyszłości – innymi słowy, tego, co działa w istniejącym biznesie, i jakie potencjalnie opłacalne możliwości rozwoju są przed nami. Wówczas zespoły w całej organizacji mogą się upewnić, że ich projekty są zgodne z celami organizacji i je wspierają. Model 3 horyzonty rozwoju jest również skutecznym sposobem na wspieranie kultury innowacji – takiej, która ceni i polega na eksperymentowaniu i iteracji – oraz na identyfikowanie możliwości dla nowego biznesu.
Szablon macierzy priorytetów 2x2
Zastosowania:
Operations, Strategic Planning, Prioritization
Czy jesteś gotów wyznaczać granice, ustalać priorytety zadań do wykonania i zdecydować, jakie funkcje, poprawki i ulepszenia wprowadzić w następnej kolejności? Macierz priorytetów 2x2 to świetne narzędzie, które pomoże Ci się tego podjąć. W oparciu o podejście lean przy priorytetyzacji, szablon ten zapewnia zespołom szybki i skuteczny sposób, aby dowiedzieć się, co jest realistyczne do osiągnięcia i co jest kluczowe do wyodrębnienia w celu osiągnięcia sukcesu (w porównaniu z tym, co po prostu miło jest mieć). Poza tym stworzenie własnej matrycy priorytetów 2x2 jest łatwe.
Szablon 3 horyzontów rozwoju
Zastosowania:
Leadership, Strategic Planning, Project Planning
Ten model opisany w książce The Alchemy of Growth daje ambitnym firmom sposób na zrównoważenie teraźniejszości i przyszłości – innymi słowy, tego, co działa w istniejącym biznesie, i jakie potencjalnie opłacalne możliwości rozwoju są przed nami. Wówczas zespoły w całej organizacji mogą się upewnić, że ich projekty są zgodne z celami organizacji i je wspierają. Model 3 horyzonty rozwoju jest również skutecznym sposobem na wspieranie kultury innowacji – takiej, która ceni i polega na eksperymentowaniu i iteracji – oraz na identyfikowanie możliwości dla nowego biznesu.