Szablon matrycy RACI
Dzięki szablonowi RACI możesz monitorować obowiązki i upewnić się, że prowadzisz właściwe rozmowy z właściwymi osobami.
Informacje o szablonie matrycy RACI
Szablon wykresu RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać nieporozumień podczas realizacji projektów. Od złożonych, wielofunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania – matryca RACI pozwala włączyć role i delegować zadania, łącząc zespół w celu realizacji projektu.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą korzystać z tego narzędzia, aby dostosować się do stakeholderów i członków projektu, upewniając się, że wszyscy mają te same informacje oraz są świadomi swojej roli i odpowiedzialności.
Co oznacza skrót RACI?
RACI to skrót od słów Responsible, Accountable, Consultant i Informed. Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, a dwa ostatnie rozróżnia się ze względu na rodzaj komunikacji, w jaką powinna się angażować podczas projektu.
Responsible: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Musi ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.
Accountable: Kto odpowiada za wynik i proces? Ponosi odpowiedzialność za wykonania zadania. Zalecana najlepsza praktyka to przypisanie do danego projektu tylko jednej odpowiedzialnej osoby. Osoba ta służy jako punkt kontaktowy dla wszystkich stakeholderów w trakcie trwania projektu.
Consulted: Z kim należy się konsultować w przypadku problemów z projektem? Ta osoba musi dostarczać informacji zainteresowanym stronom. Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które należy wprowadzić, lub jeśli napotkają problemy, zgłaszają je konsultantowi.
Informed: Kogo należy poinformować o wprowadzeniu zmian w projekcie? Ta osoba musi być na bieżąco informowana o postępach. Jej rola nie polega na przekazywaniu opinii lub sugerowaniu zmian. Najlepiej byłoby jednak informować ją o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kluczowych etapach.
Dlaczego warto korzystać z matrycy RACI?
Matryca RACI jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ zapewnia jasność i określa oczekiwania. Poniżej znajduje się lista zalet matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt będzie jej potrzebował.
Więcej zaangażowania. Matryca RACI pozwala pracownikom bardziej zaangażować się w projekt. Każdy pracownik w zespole pasuje do kategorii matrycy RACI. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia dotyczące własności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i obowiązki, członkowie zespołu mogą skupić się na swoich rolach.
Większa skalowalność. Po przypisaniu pracowników do każdej części matrycy RACI szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w matrycy.
Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza ryzyko tarć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma dobrze zdefiniowaną rolę, zna zakres swoich obowiązków i wie, z kim rozmawiać w razie pytań.
Zwiększenie wydajności. Użyj matrycy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie matrycy RACI ułatwia organizowanie spotkań, które mają jasny porządek obrad i nie są zbędne w stosunku do innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania, nie martwiąc się o to, czy powinni tam być lub czy ich czas nie byłby lepiej spożytkowany gdzie indziej.
Korzystanie z szablonu matrycy RACI
Podczas rozpoczynania projektów należy korzystać z szablonu matrycy RACI. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak można wykorzystać i dostosować szablon do swoich potrzeb:
Wybierz gotowy szablon matrycy RACI.
Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie poprzez edycję wierszy szablonu.
Przeanalizuj role i obowiązki oraz przypisz je do każdego członka projektu. Możesz dodać do szablonu dodatkowe wiersze, klikając ikonę z trzema kropkami oraz symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich tagiem @mention lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli wyrazić swoją opinię.
Przed dołączeniem go do jakiejkolwiek innej tablicy projektu lub dokumentu, udostępnij go zespołowi i w razie potrzeby iteruj.
Przykład macierzy RACI
Załóżmy, że uruchamiasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj mapy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób biorących udział w projekcie. Ułatwi to komunikację i pomoże każdemu zrozumieć, jaka jest jego rola i do kogo powinien się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub doradztwa projektowego.
Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w matrycy RACI w przypadku uruchamiania funkcji produktu:
Zarządzanie programem
Zarządzanie produktem
Projektowanie
Marketing produktów
Analiza danych
Prawo i zgodność z przepisami
Marketing marki
Sukces klienta
Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od tego, jak zbudowana jest organizacja i jak tworzony jest projekt. Po wybraniu wszystkich zespołów do uruchomienia tego projektu, przypisz role i obowiązki oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest dokładnie przypisana lub czy mają jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące matrycy RACI.
Na koniec dodaj swoją matrycę RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby zespół mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby do niej wrócić. Na przykład, jeśli zwykle tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, aby pomóc w wizualizacji obowiązków, macierz RACI doskonale uzupełni go o dalsze szczegóły.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Tablica SAFe Roam
Zastosowania:
Agile Methodology, Operations, Agile Workflows
Tablica SAFe ROAM to struktura umożliwiająca uwidocznienie ryzyka. Zapewnia Tobie i Twojemu zespołowi wspólną przestrzeń do zauważania i podkreślania zagrożeń, dzięki czemu nie są one ignorowane. Tablica ROAM pomaga rozważyć prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ ryzyka oraz zdecydować, które ryzyko ma niski, a które wysoki priorytet. Podstawowe zasady SAFe (Scaled Agile Framework) to: tworzenie opłacalnych rozwiązań, stosowanie myślenia systemowego, założenie, że będą następowały zmiany, budowanie przyrostowe, opieranie kluczowych etapów na ocenie działających systemów oraz wizualizowanie i ograniczanie prac w toku.
Szablon żaglówki
Zastosowania:
Agile Methodology, Meetings, Retrospectives
Retrospektywa żaglówki to okazja, by w sposób nieskrępowany zespoły zastanowiły się nad tym, jak poradziły sobie z projektem. Definiując ryzyko (skały), problemy (kotwice), pomoc (wiatr) i cel (ląd), będziesz w stanie określić, co robisz dobrze, a co musisz poprawić w następnym sprincie. Podejście do dynamiki zespołu za pomocą metafory żaglówki pomaga wszystkim opisać, dokąd chcą razem dotrzeć, poprzez ustalenie, co ich spowalnia, a co pomaga im osiągnąć przyszłe cele.
Szablon Lean Coffee
Zastosowania:
Agile Methodology, Product Management, Meetings
Co czyni spotkanie świetnym (oprócz pączków)? To docenianie umiejętności, zasobów i czasu każdego z nas poprzez jak najlepsze ich wykorzystanie. To właśnie jest celem podejścia Lean Coffee. Świetny do przeprowadzania burz mózgów i retrospektyw, Lean Coffee dzieli spotkanie na trzy podstawowe etapy: co omówić, co jest omawiane i co zostało omówione. Ten szablon ułatwia zbieranie karteczek i aktualizowanie kolumn w miarę przechodzenia od tematu do tematu.
Szablon karty zespołu
Zastosowania:
Meetings, Workshops, Team Meetings
Karta zespołu to dokument, który określa cel i zadania zespołu, a także kroki, które zostaną podjęte w celu osiągnięcia celów. Karta zespołu ilustruje środek ciężkości i kierunek działań dla wszystkich członków zespołu. Stworzona we współpracy karta zespołu jest świetnym sposobem na to, aby poszczególne osoby poczuły się jeszcze bardziej związane ze sobą w grupie. Szablon karty zespołu jest przydatny, gdy po raz pierwszy tworzysz nowy zespół, dodajesz nowych członków do istniejącego zespołu lub gdy potrzebujesz lepszego zgrania niezależnie od stażu zespołu.
Szablon macierzy priorytetów 2x2
Zastosowania:
Operations, Strategic Planning, Prioritization
Czy jesteś gotów wyznaczać granice, ustalać priorytety zadań do wykonania i zdecydować, jakie funkcje, poprawki i ulepszenia wprowadzić w następnej kolejności? Macierz priorytetów 2x2 to świetne narzędzie, które pomoże Ci się tego podjąć. W oparciu o podejście lean przy priorytetyzacji, szablon ten zapewnia zespołom szybki i skuteczny sposób, aby dowiedzieć się, co jest realistyczne do osiągnięcia i co jest kluczowe do wyodrębnienia w celu osiągnięcia sukcesu (w porównaniu z tym, co po prostu miło jest mieć). Poza tym stworzenie własnej matrycy priorytetów 2x2 jest łatwe.
Szablon icebreakera „love bomb”
Zastosowania:
Icebreakers
Zachęć członków zespołu do okazywania sobie nawzajem uznania, korzystając z darmowego szablonu icebreakera „love bomb” od Miro. Uczestnicy mogą dodawać słowa lub wyrażenia, które pokazują, co cenią w swoich współpracownikach.