Szablon matrycy RACI
Dzięki szablonowi RACI możesz monitorować obowiązki i upewnić się, że prowadzisz właściwe rozmowy z właściwymi osobami.
Informacje o szablonie matrycy RACI
Szablon wykresu RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać nieporozumień podczas realizacji projektów. Od złożonych, wielofunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania – matryca RACI pozwala włączyć role i delegować zadania, łącząc zespół w celu realizacji projektu.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą korzystać z tego narzędzia, aby dostosować się do stakeholderów i członków projektu, upewniając się, że wszyscy mają te same informacje oraz są świadomi swojej roli i odpowiedzialności.
Co oznacza skrót RACI?
RACI to skrót od słów Responsible, Accountable, Consultant i Informed. Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, a dwa ostatnie rozróżnia się ze względu na rodzaj komunikacji, w jaką powinna się angażować podczas projektu.
Responsible: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Musi ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.
Accountable: Kto odpowiada za wynik i proces? Ponosi odpowiedzialność za wykonania zadania. Zalecana najlepsza praktyka to przypisanie do danego projektu tylko jednej odpowiedzialnej osoby. Osoba ta służy jako punkt kontaktowy dla wszystkich stakeholderów w trakcie trwania projektu.
Consulted: Z kim należy się konsultować w przypadku problemów z projektem? Ta osoba musi dostarczać informacji zainteresowanym stronom. Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które należy wprowadzić, lub jeśli napotkają problemy, zgłaszają je konsultantowi.
Informed: Kogo należy poinformować o wprowadzeniu zmian w projekcie? Ta osoba musi być na bieżąco informowana o postępach. Jej rola nie polega na przekazywaniu opinii lub sugerowaniu zmian. Najlepiej byłoby jednak informować ją o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kluczowych etapach.
Dlaczego warto korzystać z matrycy RACI?
Matryca RACI jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ zapewnia jasność i określa oczekiwania. Poniżej znajduje się lista zalet matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt będzie jej potrzebował.
Więcej zaangażowania. Matryca RACI pozwala pracownikom bardziej zaangażować się w projekt. Każdy pracownik w zespole pasuje do kategorii matrycy RACI. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia dotyczące własności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i obowiązki, członkowie zespołu mogą skupić się na swoich rolach.
Większa skalowalność. Po przypisaniu pracowników do każdej części matrycy RACI szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w matrycy.
Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza ryzyko tarć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma dobrze zdefiniowaną rolę, zna zakres swoich obowiązków i wie, z kim rozmawiać w razie pytań.
Zwiększenie wydajności. Użyj matrycy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie matrycy RACI ułatwia organizowanie spotkań, które mają jasny porządek obrad i nie są zbędne w stosunku do innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania, nie martwiąc się o to, czy powinni tam być lub czy ich czas nie byłby lepiej spożytkowany gdzie indziej.
Korzystanie z szablonu matrycy RACI
Podczas rozpoczynania projektów należy korzystać z szablonu matrycy RACI. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak można wykorzystać i dostosować szablon do swoich potrzeb:
Wybierz gotowy szablon matrycy RACI.
Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie poprzez edycję wierszy szablonu.
Przeanalizuj role i obowiązki oraz przypisz je do każdego członka projektu. Możesz dodać do szablonu dodatkowe wiersze, klikając ikonę z trzema kropkami oraz symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich tagiem @mention lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli wyrazić swoją opinię.
Przed dołączeniem go do jakiejkolwiek innej tablicy projektu lub dokumentu, udostępnij go zespołowi i w razie potrzeby iteruj.
Przykład macierzy RACI
Załóżmy, że uruchamiasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj mapy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób biorących udział w projekcie. Ułatwi to komunikację i pomoże każdemu zrozumieć, jaka jest jego rola i do kogo powinien się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub doradztwa projektowego.
Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w matrycy RACI w przypadku uruchamiania funkcji produktu:
Zarządzanie programem
Zarządzanie produktem
Projektowanie
Marketing produktów
Analiza danych
Prawo i zgodność z przepisami
Marketing marki
Sukces klienta
Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od tego, jak zbudowana jest organizacja i jak tworzony jest projekt. Po wybraniu wszystkich zespołów do uruchomienia tego projektu, przypisz role i obowiązki oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest dokładnie przypisana lub czy mają jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące matrycy RACI.
Na koniec dodaj swoją matrycę RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby zespół mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby do niej wrócić. Na przykład, jeśli zwykle tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, aby pomóc w wizualizacji obowiązków, macierz RACI doskonale uzupełni go o dalsze szczegóły.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon trzygodzinnego sprintu dotyczącego marki
Zastosowania:
Marketing, Workshops, Sprint Planning
Zanim klienci uwierzą w Twoją markę, Twój zespół musi w nią uwierzyć. To właśnie tutaj sprinty dotyczące marki potrafią zdziałać cuda. Spopularyzowany przez zespół Google Ventures sprint dotyczący marki pomoże zespołowi uporządkować różne pomysły dotyczące marki i uzgodnić podstawowe elementy składowe marki - wartości, odbiorców, osobowość, misję, plan działania i inne. Niezależnie od tego, czy budujesz nową markę, czy też modernizujesz istniejącą, sprinty dotyczące marki są idealne w przypadku kluczowych wydarzeń, takich jak nadanie nazwy firmie, projektowanie logo, zatrudnianie agencji lub pisanie manifestu.
Szablon struktury 4 działań w strategii błękitnego oceanu
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Dla przedsiębiorców bardzo ważna jest kwestia nowych użytkowników – jak ich przyciągnąć, jak im zaimponować i jak przekształcić ich w lojalnych klientów. Ten szablon, zaprojektowany przez autorów książki „Strategia błękitnego oceanu: Jak stworzyć niekwestionowaną przestrzeń rynkową i sprawić, by konkurencja stała się nieistotna”, pomoże Ci zmaksymalizować wartość zarówno dla Ciebie, jak i dla Twoich klientów. Korzystając z czterech kroków szablonu (podzielonych na proste kolumny), z łatwością ocenisz swoje produkty w bardziej innowacyjny sposób i zagwarantujesz, że pieniądze będą wydawane w obszarach, które naprawdę mają znaczenie.
Szablon planowania OKR
Zastosowania:
Strategic Planning, Meetings, Workshops
Szablon planowania OKR pomaga przekształcić wyczerpujące sesje OKR w dynamiczne i produktywne spotkania. Skorzystaj z tego szablonu, aby planować OKR-y w bardziej interaktywny sposób, prowadząc zespołowe sesje z kreatywnymi icebreakerami i burzami mózgów, które pomogą zdefiniować kluczowe wyniki i plan działań koniecznych do ich osiągnięcia.
Szablon opisu problemu klienta
Zastosowania:
Ideation, Design Thinking, Product Management
Korzystając z narzędzia Opis problemu klienta, postaw się w sytuacji swoich klientów. Poznaj ich problemy i dowiedz się, w jaki sposób Twój produkt lub usługa może je rozwiązać i ułatwić im życie. Dodatkową korzyścią jest lepsze zrozumienie klientów w trakcie całego procesu.
Szablon macierzy MoSCoW
Zastosowania:
Ideation, Operations, Prioritization
Śledzenie własnych priorytetów jest dużym wyzwaniem w przypadku dużych projektów, zwłaszcza przy dużej liczbie rezultatów. Metoda MoSCoW ma za zadanie zapewnić pomoc w tym aspekcie. Tę potężną technikę stworzono na podstawie modelu macierzy podzielonej na cztery segmenty: Must Have (musi być), Should Have (powinien być), Could Have (może być) i Won't Have (nie będzie tym razem) (od których pochodzi nazwa MoSCoW). Oprócz pomocy w ocenie i śledzeniu priorytetów, podejście to pomaga również w prezentowaniu potrzeb biznesowych odbiorcom i współpracy ze stakeholderami w zakresie uzyskiwania wyników.
Szablon pracy od końca
Zastosowania:
Desk Research, Strategic Planning, Product Management
Dowiedz się, jak korzystać z szablonu pracy od końca, aby zaplanować, ustrukturyzować i zrealizować wprowadzenie na rynek nowego produktu. Korzystając z szablonu, dowiesz się, czy produkt jest w ogóle wart wprowadzenia na rynek.