Szablon matrycy RACI
Dzięki szablonowi RACI możesz monitorować obowiązki i upewnić się, że prowadzisz właściwe rozmowy z właściwymi osobami.
Informacje o szablonie matrycy RACI
Szablon wykresu RACI jest niezbędnym narzędziem do zarządzania, które pomaga zespołom śledzić role i obowiązki oraz unikać nieporozumień podczas realizacji projektów. Od złożonych, wielofunkcyjnych projektów zespołowych po wewnętrzne, bieżące zadania – matryca RACI pozwala włączyć role i delegować zadania, łącząc zespół w celu realizacji projektu.
Kierownicy projektów i liderzy zespołów mogą korzystać z tego narzędzia, aby dostosować się do stakeholderów i członków projektu, upewniając się, że wszyscy mają te same informacje oraz są świadomi swojej roli i odpowiedzialności.
Co oznacza skrót RACI?
RACI to skrót od słów Responsible, Accountable, Consultant i Informed. Każde z tych słów opisuje rolę danej osoby, a dwa ostatnie rozróżnia się ze względu na rodzaj komunikacji, w jaką powinna się angażować podczas projektu.
Responsible: Kto jest odpowiedzialny za pracę? Musi ukończyć dany projekt, proces lub element projektu.
Accountable: Kto odpowiada za wynik i proces? Ponosi odpowiedzialność za wykonania zadania. Zalecana najlepsza praktyka to przypisanie do danego projektu tylko jednej odpowiedzialnej osoby. Osoba ta służy jako punkt kontaktowy dla wszystkich stakeholderów w trakcie trwania projektu.
Consulted: Z kim należy się konsultować w przypadku problemów z projektem? Ta osoba musi dostarczać informacji zainteresowanym stronom. Jeśli stakeholderzy mają sugestie dotyczące zmian, które należy wprowadzić, lub jeśli napotkają problemy, zgłaszają je konsultantowi.
Informed: Kogo należy poinformować o wprowadzeniu zmian w projekcie? Ta osoba musi być na bieżąco informowana o postępach. Jej rola nie polega na przekazywaniu opinii lub sugerowaniu zmian. Najlepiej byłoby jednak informować ją o wszelkich zmianach, przeszkodach, problemach lub kluczowych etapach.
Dlaczego warto korzystać z matrycy RACI?
Matryca RACI jest bardzo popularnym narzędziem do zarządzania projektami, ponieważ zapewnia jasność i określa oczekiwania. Poniżej znajduje się lista zalet matrycy RACI, ale należy pamiętać, że nie każdy projekt będzie jej potrzebował.
Więcej zaangażowania. Matryca RACI pozwala pracownikom bardziej zaangażować się w projekt. Każdy pracownik w zespole pasuje do kategorii matrycy RACI. Pomaga to ograniczyć nieporozumienia dotyczące własności i procesów. Zamiast wyjaśniać oczekiwania i obowiązki, członkowie zespołu mogą skupić się na swoich rolach.
Większa skalowalność. Po przypisaniu pracowników do każdej części matrycy RACI szkolenie nowych pracowników i rozszerzanie procesów staje się łatwiejsze. Pomaga to skalować zespół. Nowi pracownicy mogą szybciej wdrożyć się do pracy, ponieważ ich role i obowiązki są jasno określone w matrycy.
Rozwiązywanie konfliktów. Matryca RACI zmniejsza ryzyko tarć między pracownikami a kierownictwem. Ponieważ każdy pracownik ma dobrze zdefiniowaną rolę, zna zakres swoich obowiązków i wie, z kim rozmawiać w razie pytań.
Zwiększenie wydajności. Użyj matrycy RACI, aby zwiększyć swoją wydajność. Wypełnienie matrycy RACI ułatwia organizowanie spotkań, które mają jasny porządek obrad i nie są zbędne w stosunku do innych spotkań. Zapraszaj stakeholderów na spotkania, nie martwiąc się o to, czy powinni tam być lub czy ich czas nie byłby lepiej spożytkowany gdzie indziej.
Korzystanie z szablonu matrycy RACI
Podczas rozpoczynania projektów należy korzystać z szablonu matrycy RACI. Pomaga wyjaśnić role i obowiązki. Oto jak można wykorzystać i dostosować szablon do swoich potrzeb:
Wybierz gotowy szablon matrycy RACI.
Dodaj zespoły lub działy uczestniczące w projekcie poprzez edycję wierszy szablonu.
Przeanalizuj role i obowiązki oraz przypisz je do każdego członka projektu. Możesz dodać do szablonu dodatkowe wiersze, klikając ikonę z trzema kropkami oraz symbol „dodaj wiersz”. Oznacz ich tagiem @mention lub dodaj komentarz, aby wiedzieli, że role zostały przypisane i mogli wyrazić swoją opinię.
Przed dołączeniem go do jakiejkolwiek innej tablicy projektu lub dokumentu, udostępnij go zespołowi i w razie potrzeby iteruj.
Przykład macierzy RACI
Załóżmy, że uruchamiasz nową funkcję produktu. Jako kierownik projektu użyj mapy RACI do mapowania ról i obowiązków wszystkich osób biorących udział w projekcie. Ułatwi to komunikację i pomoże każdemu zrozumieć, jaka jest jego rola i do kogo powinien się zwrócić w sprawie podejmowania decyzji, realizacji lub doradztwa projektowego.
Oto przykład zespołów, które należy uwzględnić w matrycy RACI w przypadku uruchamiania funkcji produktu:
Zarządzanie programem
Zarządzanie produktem
Projektowanie
Marketing produktów
Analiza danych
Prawo i zgodność z przepisami
Marketing marki
Sukces klienta
Każdy menedżer zespołu będzie miał inną rolę i odpowiedzialność, w zależności od tego, jak zbudowana jest organizacja i jak tworzony jest projekt. Po wybraniu wszystkich zespołów do uruchomienia tego projektu, przypisz role i obowiązki oraz oznacz członków zespołu w komentarzach. Poproś ich o potwierdzenie, czy rola jest dokładnie przypisana lub czy mają jakieś pytania lub wątpliwości dotyczące matrycy RACI.
Na koniec dodaj swoją matrycę RACI do dowolnej innej tablicy dokumentacji projektu, aby zespół mógł się z nią zapoznać i w razie potrzeby do niej wrócić. Na przykład, jeśli zwykle tworzysz schemat organizacyjny dla swojego zespołu projektowego, aby pomóc w wizualizacji obowiązków, macierz RACI doskonale uzupełni go o dalsze szczegóły.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Szablon diagramu tarczy do rzutek
Zastosowania:
Diagrams, Project Management, Prioritization
W rozwijających się organizacjach każda decyzja może wydawać się mieć decydujące znaczenie, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niezdolności do ustalania priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli brzmi to znajomo, zastosuj w praktyce diagram tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych okręgów, aby pomóc firmom w ustalaniu priorytetów, podejmowaniu decyzji o krytycznym znaczeniu lub omawianiu sposobów usuwania lub pokonywania przeszkód.
Szablon planszy modelu biznesowego
Zastosowania:
Leadership, Agile Methodology, Strategic Planning
Twój model biznesowy to najbardziej fundamentalny element – dla Ciebie, dla tego, co tworzysz i sprzedajesz, a ostatecznie, dla tego, czy odniesiesz sukces. Składający się z dziewięciu kluczowych bloków konstrukcyjnych (które odzwierciedlają dziewięć podstawowych elementów biznesu) szablon PMB stanowi wysoce użyteczne narzędzie strategiczne do opracowywania i prezentowania modelu biznesowego. Co sprawia, że ten szablon to świetny wybór dla Twojego zespołu? Jest szybki i łatwy w użyciu, sprawia, że Twoja propozycja wartości jest zawsze na pierwszym planie i tworzy przestrzeń zachęcającą do ideacji.
Szablon matrycy priorytetów działań
Zastosowania:
Mapping
Ty i Twoi koledzy z zespołu prawdopodobnie macie więcej pomysłów niż zasobów, co może utrudniać ustalanie priorytetów zadań. Skorzystaj z matrycy priorytetów działań, aby wybrać kolejność, w jakiej będziesz pracować nad zadaniami, co pozwoli Ci zaoszczędzić czas i pieniądze oraz uniknąć ugrzęźnięcia w niepotrzebnej pracy. Matryca priorytetów działań to prosty diagram, który pozwala oceniać zadania na podstawie ich wpływu i wysiłku potrzebnego do ich wykonania. Używasz swoich wyników, aby umieścić każde zadanie w jednym z czterech kwadrantów: szybkie wygrane, duże projekty, wypełnianie i niewdzięczne zadania.
Szablon metody ustalania priorytetów 3x3
Zastosowania:
Operations, Prioritization, Strategic Planning
Polega to na ocenie zadania lub pomysłu i szybkim podjęciu decyzji o wysiłku, jakiego będzie wymagać i potencjalnym wpływie, jaki będzie mieć - uszeregowanym jako niski, średni lub wysoki. Oto, na czym właśnie polega metoda priorytetyzacji 3x3: Pomóż zespołom ustalać priorytety i identyfikować szybkie zwycięstwa, duże projekty, zadania wypełniające lub marnujące czas. Posługując się dziewięcioma obszarami w postaci „koszy”, oferuje ona nieco większą szczegółowość niż macierz priorytetów 2x2 (lub metoda lean przy priorytetyzacji). Łatwo jest stworzyć własną matrycę priorytetów 3x3, a następnie użyć jej do określenia, na jakich działaniach lub pomysłach należy się skupić, wykorzystując cenne zasoby.
Szablon analizy SOAR
Zastosowania:
Leadership, Decision Making, Strategic Planning
Szablon analizy SOAR skłania do rozważenia mocnych stron danej organizacji oraz jej potencjału w celu stworzenia wspólnej wizji przyszłości. Analiza SOAR jest wyjątkowa, ponieważ zachęca do skupienia się na pozytywach, a nie tylko na identyfikowaniu obszarów wymagających rozwoju. SOAR to skrótowiec od Strengths (mocne strony), Opportunities (szanse), Aspirations (aspiracje) i Results (wyniki). Aby skorzystać z tego szablonu, należy przeanalizować każdą kategorię przez pryzmat pozytywów. Analizę SOAR można przeprowadzić wtedy, gdy chcesz zebrać wszystkich i zachęcić ich do działania.
Szablon macierzy wpływ-wysiłek
Zastosowania:
Project Management, Strategic Planning, Prioritization
Rozwijające się organizacje mają niezliczoną liczbę zadań do zrealizowania i ograniczoną liczbę godzin dostępnych na pracę każdego dnia (lub liczbę tygodni przed dużą premierą). Właśnie w tym miejscu wkracza z pomocą macierz wpływ-wysiłek. To narzędzie umożliwia szybki wzrokowy przegląd, co pomaga w nadaniu priorytetów zadaniom, dzięki czemu dokładnie wiadomo, co warto realizować. Korzystając z naszego szablonu, możesz utworzyć macierz, która zorganizuje Twoje działania w cztery główne kategorie: szybkie zwycięstwa, które wymagają niewielkiego wysiłku, wymagające dużego wysiłku projekty, które zapewnią długoterminowe zyski, wypełniacze, które wymagają niewielkiego wysiłku, ale mają niską wartość, oraz zadania będące stratą czasu.