Szablon macierzy wpływ-wysiłek
Pomóż swojemu zespołowi ustalić priorytety, definiując wpływ i wysiłek działań.
O szablonie macierzy wpływ-wysiłek
Masz trudności z nadawaniem priorytetów zadaniom? A może chcesz zidentyfikować działania, które zapewnią Twoim klientom najlepsze doświadczenia? Macierz wpływ-wysiłek może być dokładnie tym, czego potrzebujesz.
Użyj szablonu macierzy wpływ-wysiłek, aby nadawać priorytety swojej pracy na podstawie wysiłku, jaki wymaga, oraz wpływu, jaki będzie miała na klientów. Dostosuj swoje priorytety i skieruj projekty na właściwe tory, jednocześnie redukując zmarnowany czas i energię.
Czym jest szablon macierzy wpływ-wysiłek?
Macierz wpływ-wysiłek (znana również jako macierz priorytetów działań) jest narzędziem do podejmowania decyzji. Wypełnienie tego szablonu macierzy wpływ-wysiłek pomaga liderom zespołów nadać priorytety następującym kwestiom:
Zadania i projekty, które przynoszą najlepsze rezultaty w najkrótszym czasie.
Projekty, które zajmą więcej czasu, ale wciąż są warte realizacji.
Zadania i projekty, które będą miały niewielki wpływ na Twoich klientów.
Macierz jest podzielona na cztery kwadranty:
Minimalny wysiłek i niski wpływ: Tak zwane fill-ins, te działania wymagają niewiele pracy i mają niewielki wpływ na Twoich klientów.
Maksymalny wysiłek i niski wpływ: Zadania, które wymagają dużo czasu i wysiłku z Twojej strony, ale mają niewielki wpływ na klientów. Są również znane jako marnotrawcy czasu lub niewdzięczne zadania.
Duży wpływ i minimalny wysiłek: Te zadania to Twoje szybkie wygrane. To działania, które mają znaczący wpływ na Twoich klientów i nie wymagają wiele pracy z Twojej strony.
Duży wpływ i maksymalny wysiłek: Duże projekty, które wymagają dużo uwagi, ale mają duży wpływ na klientów.
Korzystając z tych kwadrantów, możesz łatwo zwizualizować, które zadania przyniosą największe korzyści dla Twoich klientów.
Jak stworzyć macierz wysiłku i wpływu?
Tworzenie macierzy wpływ-wysiłek jest proste i bezpośrednie dzięki szablonowi Miro:
Krok 1. Zbierzcie cały zespół. Ważne jest, aby macierz była wypełniana przez rzeczywistych stakeholderów, którzy są zaangażowani osobiście. Dlaczego? Ponieważ mają bezpośredni wgląd w to, jak zadania są realizowane i ile wysiłku wymaga ich wykonanie.
Krok 2. Zidentyfikuj cele i zadania zespołowe. Zorganizuj sesję burzy mózgów, aby zidentyfikować główne cele i zadania zespołu. To ujednolica zespół wokół misji ogólnej.
Krok 3. Utwórz wykres czteropolowy. Macierz wpływ-wysiłek jest przedstawiona na dwóch osiach: poziomie wysiłku wymaganego do wykonania zadania i potencjalnym wpływie ukończenia zadania. Ćwiartki zostały już rozplanowane w naszym szablonie, więc nie musisz się martwić o tworzenie go od podstaw.
Krok 4. Dodaj poszczególne zadania do jednego z czterech kwadrantów. Umieść swoje zadania na macierzy w zależności od tego, ile wysiłku i wpływu każde działanie może mieć. Dokładnie przeanalizuj każde umiejscowienie razem z całym zespołem, aby upewnić się, że wszyscy się zgadzają.
Krok 5. Stwórz plan działania na podstawie swoich wyników. Dzięki zrozumieniu wpływu i wysiłku wszystkich zadań, możesz określić, które zadania zasługują na najwięcej czasu i zasobów w przyszłości.
Kiedy używać macierzy wpływ-wysiłek
Jest kilka sytuacji, w których użycie macierzy wpływ-wysiłek jest pomocne:
Alokacja zasobów: Jeśli masz ograniczone czas i zasoby, macierz jest niezwykle pomocna. Na przykład, jeśli musisz rozważyć kilka możliwości działania, możesz użyć macierzy, aby znaleźć najlepszą opcję i odpowiednio przydzielić zasoby.
Ustal priorytety zadań: Macierz wpływ-wysiłek pomaga ustalić priorytety zadań i znaleźć najefektywniejszą drogę do osiągnięcia celów. Możesz skupić się na szybkich zwycięstwach i zobaczyć rezultaty tak szybko, jak to możliwe.
Aby zrozumieć potrzeby klientów: Użycie macierzy pozwala lepiej zrozumieć, czego poszukują Twoi klienci. Postaw się w ich sytuacji, aby zobaczyć, co cenią, i uwzględnij to w swoim planie działania.
Korzyści z tworzenia macierzy wpływ-wysiłek
Macierz wpływ-wysiłek to cenne narzędzie ułatwiające podejmowanie decyzji. Pomaga zespołom optymalizować ograniczony czas i zasoby, jednocześnie dostarczając wizualny przewodnik do wszystkiego, od codziennych list zadań po bardziej złożone plany strategiczne. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo niektórym z tych korzyści.
Nadaj priorytety zadaniom
Macierz wpływ-wysiłek zmusza do ustalania priorytetów zadań w oparciu o to, co jest najlepsze dla klienta i co pomoże mu osiągnąć jego cele. W rezultacie możesz zidentyfikować najbardziej owocne sposoby spędzania czasu.
Maksymalizuj efektywność i wpływ
Udana macierz wpływ-wysiłek analizuje, jak spędzasz swój czas. Dzięki tym informacjom możesz znaleźć sposoby na zmniejszenie strat. Na przykład, będziesz kategoryzować zadania w oparciu o ich wpływ, co pomoże Ci wyeliminować działania, które nie są warte uwagi.
Dostosuj cele
Macierz wpływ-wysiłek sprawia, że wszyscy są na bieżąco. Pozwala na zharmonizowanie celów i priorytetów różnych stakeholderów poprzez dokładne mierzenie wpływu każdego wysiłku. Wszyscy wiedzą, jakie są priorytety, jaki wpływ będą miały na klientów i jak zharmonizują się z celami firmy i projektów.
Jakie są 4 ćwiartki macierzy wpływ-wysiłek?
Te cztery ćwiartki to: niski wysiłek i niski wpływ, wysoki wysiłek i niski wpływ, niski wpływ i wysoki wysiłek oraz wysoki wpływ i wysoki wysiłek.
Jak działa macierz wpływ-wysiłek?
Macierz wpływ-wysiłek działa poprzez naniesienie wszelkich zadań związanych z projektem na macierz z dwiema osiami: poziom wysiłku i poziom wpływu. Posortowanie zadań w ten sposób pomaga zespołom w ustalaniu priorytetów i ograniczaniu marnotrawstwa.
Skorzystaj z tego szablonu już teraz.
Macierz Eisenhowera
Zastosowania:
Kierownictwo, Planowanie strategiczne, Ustalanie priorytetów
Masz przytłaczającą listę rzeczy do zrobienia? Nadaj im priorytet na podstawie dwóch kluczowych czynników: pilności i ważności. Działała dla amerykańskiego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera, a może działać i dla Ciebie—ta struktura podejmowania decyzji pomoże Ci zdecydować, od czego zacząć i jak zaplanować dzień. Z naszym szablonem możesz łatwo stworzyć macierz Eisenhowera z kwadrantami kluczowych obszarów (Zrób, Zaplanuj, Deleguj i Nie Rób) i wracać do niej przez cały dzień, gdy zmieniają się Twoje priorytety.
Szablon diagramu tarczy strzeleckiej
Zastosowania:
Diagramy, Zarządzanie projektami, Ustalanie priorytetów
Kiedy jesteś rozwijającą się organizacją, każda decyzja może wydawać się mieć kluczowe konsekwencje, co może prowadzić do paraliżu decyzyjnego, niemożności ustalenia priorytetów, nieefektywnych spotkań, a nawet niskiego morale. Jeśli to brzmi jak Ty, zacznij używać diagramu tarczy do rzutek. Zgodnie ze swoją nazwą, diagram tarczy do rzutek wykorzystuje model koncentrycznych kręgów, aby pomóc firmom ustalać priorytety, podejmować kluczowe decyzje lub omawiać, jak usuwać lub pokonywać przeszkody.
Co jest na Twoim radarze - szablon
Zastosowania:
Zarządzanie biznesem, Operacje, Planowanie strategiczne
Czy Ty lub Twój zespół czujecie się przeciążeni zadaniami? Masz trudności ze skupieniem się na konkretnych problemach? Co jest na Twoim radarze to ćwiczenie intelektualne, w którym umieszczasz pomysły według ich ważności lub znaczenia. Projektanci i zespoły korzystają z Co jest na Twoim radarze, aby upewnić się, że ich pomysły mieszczą się w zakresie danego projektu. Również polegają na tej metodzie, aby ocenić, czy dane rozwiązanie prawdopodobnie rozwiąże istniejący problem. Ale nawet jeśli nie jesteś projektantem, ta metoda może pomóc w wyznaczaniu priorytetów i zakotwiczeniu pomysłów w rzeczywistości.