Szablon macierzy wpływ-wysiłek

Informacje dotyczące szablonu macierzy wpływ-wysiłek

Czy masz trudności z nadawaniem zadaniom priorytetów? A może chcesz zidentyfikować działania, które zapewnią klientom najlepsze doświadczenia? Macierz wpływu może być dokładnie tym narzędziem, którego potrzebujesz.

Skorzystaj z szablonu macierzy wpływ-wysiłek, aby ustalić priorytety dla Twojej pracy w oparciu o wymagany nakład pracy i wpływ, jaki będzie miała na klientów. Dostosuj Twoje priorytety i skieruj projekty na właściwe tory, jednocześnie zmniejszając ilość marnowanego czasu i energii.

Czym jest szablon macierzy wpływ-wysiłek?

Macierz wpływ-wysiłek (zwana również macierzą priorytetów działań) jest narzędziem służącym do podejmowania decyzji. Wypełnienie tego szablonu macierzy wpływu pomaga liderom zespołów w ustaleniu priorytetów:

• Zadań i projektów, które przyniosą najlepsze rezultaty w najkrótszym czasie.

• Projektów, których realizacja zajmie więcej czasu, ale które nadal warto zrealizować.

• Zadań i projektów, które będą miały mały wpływ na klientów.

Macierz podzielono na cztery ćwiartki:

Minimalny wysiłek i niski wpływ: Te działania, zwane również wypełniaczami, wymagają niewielkiego nakładu pracy i mają niski wpływ na klientów.

Maksymalny wysiłek i niski wpływ: Zadania, które wymagają dużo czasu i wysiłku z Twojej strony, ale mają niewielki wpływ na Twoich klientów. Mówi się o nich również jako o pożeraczach czasu lub niewdzięcznych zadaniach.

Wysoki wpływ i minimalny wysiłek: Te zadania to Twoje szybkie zwycięstwa. Są to działania, które mają znaczący wpływ na klientów i nie wymagają od Ciebie dużego nakładu pracy.

Wysoki wpływ i maksymalny wysiłek: Duże projekty, które wymagają wiele uwagi, ale mają duży wpływ na Twoich klientów.

Korzystając z tych ćwiartek można uzyskać łatwą wizualizację, które zadania przyniosą największe korzyści Twoim klientom.

Jak stworzyć macierz wpływ-wysiłek?

Stworzenie macierzy wpływ-wysiłek jest proste i nieskomplikowane dzięki szablonowi Miro:

Krok 1: Zaangażuj cały zespół. Ważne jest, aby macierz była wypełniana przez faktycznych stakeholderów ryzykujących własną skórą. Dlaczego? Ponieważ osobiście doświadczają tego, jak zadania są realizowane i jakich nakładów pracy to wymaga. 

Krok 2: Określ cele i zadania zespołowe. Przeprowadź burzę mózgów, aby zidentyfikować główne cele i zadania zespołowe. Umożliwi to ukierunkowanie zespołu na ogólną misję.

Krok 3: Stwórz wykres zawierający cztery ćwiartki. Macierz wpływ-wysiłek nanosi się na dwie osie: poziom wysiłku związanego z realizacją zadania i poziom potencjalnego wpływu, jaki może mieć zrealizowanie danego zadania. Te ćwiartki są już zmapowane w naszym szablonie, dlatego nie trzeba się przejmować tworzeniem go od zera. 

Krok 4: Dodaj poszczególne zadania do każdej z czterech ćwiartek. Nanieś swoje zadania na macierz zgodnie z wymaganym poziomem nakładów i wpływem powiązanym z każdym z nich. Dokładnie przeanalizuj z całym zespołem rozmieszczenie wszystkich zadań, aby upewnić się, że wszyscy się z nim zgadzają. 

Krok 5: Na podstawie uzyskanych wyników stwórz plan działania. Dzięki zrozumieniu wpływu i wymaganego wysiłku dla wszystkich zadań możesz określić, które z nich zasługują na poświęcenie w przyszłości największej ilości czasu i zasobów.

Kiedy używać macierzy wpływ-wysiłek

Macierz-wpływ wysiłek jest szczególnie przydatna w przypadku kilku sytuacji: 

• Alokacja zasobów: Ta macierz okazuje się być szczególnie pomocna w sytuacji ograniczonego czasu lub zasobów. Jeżeli na przykład masz do rozważenia wiele różnych działań, możesz użyć macierzy, aby znaleźć najlepszą opcję i odpowiednio przydzielić zasoby. 

• Nadawanie priorytetów zadaniom: Macierz wpływ-wysiłek pomaga ustalić priorytety zadań i znaleźć najwydajniejszą drogę do osiągnięcia celów. Możesz skupić się na szybkich zwycięstwach i jak najszybciej uzyskać wyniki. 

• Zrozumienie potrzeb klientów: Użycie macierzy pozwala lepiej zrozumieć, czego potrzebują klienci. Stawiasz się w ich sytuacji, aby sprawdzić, co sobie cenią i uwzględniasz to w swoim planie działania.

Korzyści związane z używaniem macierzy wpływ-wysiłek

Macierz wpływ-wysiłek to niezwykle cenne narzędzie służące do podejmowania decyzji. Pomaga zespołom zoptymalizować ograniczony czas i zasoby, zapewniając jednocześnie wizualny przewodnik po wszystkich aspektach, od codziennych list zadań do zrealizowania po bardziej złożone plany strategiczne. Przyjrzyjmy się bardziej szczegółowo niektórym z tych korzyści. 

Nadawanie priorytetów zadaniom

Macierz wpływu zmusza do ustalania priorytetów zadań w oparciu o to, co jest najlepsze dla klienta i co pomoże mu w osiągnięciu jego celów. Dzięki temu możesz zidentyfikować najbardziej owocne sposoby wykorzystania dostępnego czasu. 

Maksymalizacja wydajności i wpływu

Skuteczna matryca wpływ-wysiłek analizuje sposób wykorzystywania dostępnego czasu. Dzięki tym informacjom możesz znaleźć sposoby na zmniejszenie ilości traconego czasu. Możesz przykładowo skategoryzować zadania w oparciu o ich poziom wpływu, dzięki czemu możesz pozbyć się tych zadań, których nie warto realizować.

Dopasowanie celów

Macierz wpływ-wysiłek zapewnia spójność działań wszystkich pracowników. Wszyscy stakeholderzy mają świadomość celów i priorytetów dzięki sprawdzeniu, jaki wpływ będzie mieć konkretny wysiłek. Wszyscy wiedzą, jakie są priorytety, jaki wpływ będą miały na klientów i jak pasują do celów firmy i projektu.