Szablon macierzy priorytetów działań

O szablonie macierzy priorytetów działań

Macierz priorytetów działań to tabelka, która umożliwia priorytetyzację zadań w celu najlepsze wykorzystania czasu, umiejętności, wysiłków i talentu. 

Członkowie międzyfunkcyjnych zespołów rzadko mają czas, aby ukończyć każde zlecone zadanie lub rozpoczęty projekt. Świadomie wybierając, w co inwestować czas i wysiłek, możesz skupić się na zadaniach o wysokiej wartości i zostawić te, które nie mają zauważalnego wpływu ani wkładu. 

Czym jest macierz priorytetów działań?

Macierz priorytetów działań pomaga priorytetyzować zadania na podstawie ich wpływu oraz wysiłku wymaganego do ich realizacji. 

Ta macierz zazwyczaj ma cztery kwadranty:

• Szybkie zwycięstwa (duży wpływ, niski nakład pracy): Skup się na nich – to projekty, które zapewniają szeroki zwrot z inwestycji przy niskim nakładzie czasu lub pracy.

• Główne projekty (duży wpływ, wysoki nakład pracy): Większe zadania, które oferują potencjalnie wysoki zwrot z inwestycji, ale są bardziej czasochłonne (i mogą przyćmić wszystkie szybkie zwycięstwa).

• Zadania uzupełniające (niski wpływ, niski nakład pracy): Zdeleguj te zadania lub skup się na nich tylko, jeśli masz wolny czas.

• Niewdzięczne zadania (niski wpływ, wysoki nakład pracy): Najlepiej unikać – zadania pochłaniające czas i energię, które lepiej zignorować na rzecz szybkich zwycięstw.

Możesz ocenić każde zadanie na tabelce od 0 (niski wpływ, duży wysiłek) do 10 (maksymalny wpływ, maksymalny wysiłek). Ten system może pomóc Ci dokładniej rozrysować tabelkę, a także ułatwić określenie priorytetów. 

Kiedy używać macierzy priorytetów działań

Zespoły produktowe (oraz wszyscy współpracujący z managerami produktu) mogą używać macierzy priorytetów działań, aby:

• Mierz wpływ (taki jak sprzedaż, rentowność, morale, postrzeganie przez klientów) w zestawieniu z wysiłkiem (takim jak czas, koszty, przeszkody prawne, złożoność organizacyjna)

• Pomóż zespołom lub indywidualnym współpracownikom posunąć się naprzód, priorytetyzując dużą liczbę zadań lub pomysłów.

• Zachęcaj zespoły lub indywidualnych współpracowników do podejmowania decyzji opartych na ich wiedzy i doświadczeniu, a nie na czynnikach zewnętrznych.

• Określ rozsądny stosunek wpływu do wysiłku dla potencjalnych pomysłów i rozwiązań.

Jako narzędzie do zarządzania czasem, macierze priorytetów działań umożliwiają wizualizację, jak skupić energię na tym, co przyniesie korzyści Twojemu zespołowi oraz indywidualnym wkładom. 

Utwórz własną macierz priorytetów działań

Stworzenie własnej macierzy priorytetów działań jest łatwe. Miro to doskonałe narzędzie do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu macierzy priorytetów działań, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własną.

1. Poproś zespół o generowanie nowych pomysłów lub zadań na karteczkach. Członkowie zespołu mogą używać karteczek oznaczonych kolorami, aby zapisać swoje pomysły na zadania wysokiego i niskiego priorytetu. 

2. Wybierz prowadzącego grupę do przejrzenia pomysłów. Prowadzący (na przykład lider lub manager) może przeglądać każde zadanie i przypisać je do odpowiedniego kwadrantu. Jeśli wiele pomysłów brzmi podobnie, połącz je w jedną zwięzłą karteczkę.

3. Zapytaj swoich współpracowników, co pomogłoby im zrealizować każde zadanie. Czy potrzebują dodatkowego czasu, wsparcia lub innych zasobów, aby wcielić pomysł w życie? Uzyskaj dodatkowe opinie od członków zespołu, aby sprawdzić, czy duży projekt lub zadanie pomocnicze mogą potrzebować wsparcia, aby łatwiej je ukończyć. 

4. Umieść pomysły na wykresie jako grupa. Jako grupa uporządkujcie swoje pomysły na karteczkach, biorąc pod uwagę wykonalność i znaczenie. Obserwuj, które zadania lub pomysły stają się wysoko- lub niskopriorytetowe. Możesz również ocenić każde zadanie w skali od 1 do 10, przy czym 1 oznacza niski wysiłek lub znaczenie, a 10 maksymalny wysiłek i znaczenie. 

5. Przydziel zadania członkom grupy odpowiednio i śledź ich postępy, aby utrzymać tempo. Możesz używać go do przypisywania odpowiednich zadań, tagując poszczególnych członków zespołu. Możesz również używać go do tagowania członków projektu lub innych osób, z którymi dana tablica lub projekt został udostępniony. Wracaj do tablicy zawsze, gdy zmieniają się priorytety, aby ponownie dostosować zespół.