Szablon metody ustalania priorytetów 3x3

O szablonie metody ustalania priorytetów 3x3

Szablon metody ustalania priorytetów 3x3, znany również jako macierz priorytetów działań, pomaga zespołom ustalać priorytety funkcji i inicjatyw na podstawie ich wpływu na użytkowników oraz poziomu wysiłku potrzebnego do osiągnięcia sukcesu. Oferuje nowy poziom szczegółowości, którego może brakować w macierzy priorytetów 2x2 (lub metodzie lean priorytetów). 

Dzięki dziewięciu „kieszeniom” lub obszarom zainteresowań Twój zespół może szybko zdecydować, czy pomysł lub funkcja wymaga niskiego, średniego czy wysokiego nakładu pracy. Zespół może również zdecydować, czy pomysł lub funkcja prawdopodobnie będzie miała niski, średni, czy wysoki wpływ. 

Jako narzędzie wizualne, priorytetyzacja 3x3 pomaga zespołom szybko osiągnąć porozumienie w sprawie szybkich wygranych, dużych projektów, zadań wypełniających lub czegokolwiek, co może marnować czas. 

Czym jest metoda ustalania priorytetów 3x3?

Metoda ustalania priorytetów 3x3 to wizualna reprezentacja, gdzie zespoły powinny przeznaczać swój czas i zasoby. Zazwyczaj w macierzy metody ustalania priorytetów 3x3 znajdują się 4 kwadranty:

• Szybkie wygrane: działania kluczowe dla sukcesu zespołu, które prowadzą do najlepszego zwrotu z wysiłku i powinny być priorytetowe przed innymi.

• Duże projekty: złożone działania z długoterminowym zwrotem z wysiłku, najlepiej jeśli są wybierane selektywnie i realizowane efektywnie. 

• Zadania wypełniające: codzienne czynności, które można łatwo zdeprioratyzować. 

• Pochłaniacze czasu: czynności zbyt czasochłonne, które można delegować lub unikać.

Ta macierz jest elastyczna i może być stosowana podczas dziennych stand-upów zespołowych, a także do strategicznych planów działania lub planowania sprintów Agile. 

Kiedy używać metody ustalania priorytetów 3x3

To podejście do ustalania priorytetów może pomóc menedżerom produktu i zespołom międzyfunkcyjnym:

• Szybko określ, na których działaniach lub pomysłach się skupić

• Wykorzystaj maksymalnie ograniczone zasoby

• Zastanów się nad strategiami i celami bez marnowania czasu i wysiłku 

• Uzgodnij priorytety i zsynchronizuj rozwiązania dla omówionych problemów

Strukturę może rozpocząć lider zespołu, który następnie zaprasza pozostałych członków zespołu do udzielenia opinii i dodania pomysłów do czterech kwadrantów w razie potrzeby. 

Utwórz swoją własną macierz priorytetów 3x3

Stworzenie własnej macierzy priorytetów 3x3 jest łatwe. Miro to doskonałe narzędzie do jej tworzenia i udostępniania. Zacznij od wybrania szablonu Metoda Priorytetyzacji 3x3, a następnie wykonaj poniższe kroki, aby stworzyć własny.

1. Zdecyduj o jasnym celu analizy wpływu i wysiłku. Spytaj swój zespół, czy ten cel powinien być strategiczny, taktyczny, związany z projektem, produktem lub usługą, czy też osobisty (w kontekście rozwoju lub wzrostu zespołu). Miej również na uwadze jasny zakres lub ramy czasowe – czy planujesz na dni, tygodnie, miesiące, czy ponad rok?

2. Przeprowadź burzę mózgów, czego potrzebujesz, aby osiągnąć te cele. Przykłady potrzeb napędzanych przez tę strukturę mogą obejmować ustalanie priorytetów działań z sesji planowania, opracowywanie priorytetów dla zespołu projektowego, ustanawianie kamieni milowych dla planu osiągnięć pracownika lub ustalanie priorytetów funkcji do skupienia się na nich z backlogu produktu. 

3. Zbieraj i dopracowuj pomysły zespołu. Każdy może przedstawić swoje pomysły lub wkład na karteczkach. Następnie dopracuj je podczas rozmowy na żywo lub, w razie potrzeby, poprzez czat wideo. 

4. Ustaw swoje pomysły według wpływu i nakładu pracy. Zachęć każdego do oceny, gdzie jego pomysł mieści się w kwadrancie, i przenieś go odpowiednio: czy jest to szybkie zwycięstwo, duży projekt, pomysł zapychający czy strata czasu?

5. Stwórz plan działania z kolejnymi krokami. Czy niektórzy członkowie zespołu muszą sprawdzić, czy pomysł jest prawidłowy? Zaplanuj spotkanie kontrolne? Wyjaśnić wpływ i nakład pracy? Pamiętaj, że wartość można definiować jakościowo (od niskiej do wysokiej) lub ilościowo (przy użyciu skali numerycznej, waluty, czasu poświęconego lub ilości wyjścia).

6. Udostępnij wynik każdemu, kto nie mógł uczestniczyć w sesji. Zapraszaj członków zespołu, klientów lub stakeholderów przez Slacka, e-mail albo publiczne lub prywatne hiperłącze, aby wszyscy mogli nadrobić szczegóły.